基于移動(dòng)辦公的合同管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)研究

趙南

[摘 要]合同管理是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理基礎(chǔ)工作中的重要內(nèi)容，通過信息化技術(shù)，優(yōu)化合同審批流程，規(guī)范合同簽訂和履行，能夠有效防范企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。本文基于移動(dòng)辦公，對(duì)合同管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)進(jìn)行研究，旨在完善企業(yè)現(xiàn)有合同審批流程、合同主題數(shù)據(jù)、合同文本規(guī)范化管理，提升合同審批和管理效率。

[關(guān)鍵詞]移動(dòng)辦公;合同管理;流程優(yōu)化;系統(tǒng)集成;電子印章

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.22.036

[中圖分類號(hào)]TP311.52[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A[文章編號(hào)]1673-0194（2019）22-00-02

0? ? ?引 言

本文所研究的企業(yè)屬于制造類企業(yè)，在各地設(shè)立了多個(gè)分公司和子公司，企業(yè)對(duì)公司本部、分公司、子公司有不同的合同管理要求。隨著業(yè)務(wù)拓展，企業(yè)對(duì)內(nèi)擴(kuò)大生產(chǎn)，對(duì)外加強(qiáng)合作，在多地新建廠區(qū)，隨之產(chǎn)生大量的合同。如果企業(yè)對(duì)合同管理方面仍采用線下人工管理或單純的電腦端合同管理系統(tǒng)模式，將導(dǎo)致合同處理效率低下、資源浪費(fèi)，嚴(yán)重的可能會(huì)導(dǎo)致法律糾紛。因此，如何建立基于移動(dòng)辦公的合同管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同管理的信息化、一體化、規(guī)范化，滿足公司本部、各分子公司的合同管理需求，成為各項(xiàng)工作乃至整個(gè)企業(yè)能否平穩(wěn)發(fā)展的關(guān)鍵。

1? ? ?移動(dòng)辦公合同管理系統(tǒng)的內(nèi)涵和意義

合同管理系統(tǒng)以合同信息為管理主線，圍繞合同管理流程優(yōu)化進(jìn)行系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)，將其應(yīng)用到企業(yè)實(shí)際合同管理業(yè)務(wù)中，從而實(shí)現(xiàn)合同管理的標(biāo)準(zhǔn)化、集中化、精細(xì)化，減少合同的法律糾紛。移動(dòng)辦公，是利用手機(jī)的移動(dòng)信息化軟件，建立手機(jī)與電腦端同步辦公的企業(yè)應(yīng)用系統(tǒng)，使用戶擺脫時(shí)間和空間束縛，隨時(shí)隨地進(jìn)行辦公，提高企業(yè)的辦公效率。基于移動(dòng)辦公的合同管理系統(tǒng)具備合同模板管理、合同審批管理、合同變更、合同履行、合同歸檔、合同報(bào)表等功能，幫助企業(yè)優(yōu)化合同管理流程，借助移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)合同異地審批，滿足企業(yè)本部及分子公司的辦公需求。

2? ? ?移動(dòng)辦公合同管理系統(tǒng)的軟件架構(gòu)和集成模塊

2.1? ?軟件架構(gòu)

根據(jù)合同管理系統(tǒng)的特點(diǎn)，軟件的構(gòu)架主要分為以下幾層。①表現(xiàn)層。主要負(fù)責(zé)合同文本及合同流程展示，電腦端采用網(wǎng)頁的形式進(jìn)行展示，移動(dòng)端采用APP的形式展示。②應(yīng)用層。主要負(fù)責(zé)合同業(yè)務(wù)流程控制，其中包括合同模板管理、合同審批、電子印章、電子歸檔、合同報(bào)表查詢等功能。③應(yīng)用支撐層。主要負(fù)責(zé)合同數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，為應(yīng)用層和表現(xiàn)層提供數(shù)據(jù)支持，其中包括合同基本信息、合同里程碑信息、審批流程數(shù)據(jù)等。

2.2? ?集成模塊

合同管理系統(tǒng)集成設(shè)計(jì)則主要包括兩大模塊。

2.2.1? ?與企業(yè)數(shù)據(jù)中心集成

企業(yè)已建立數(shù)據(jù)中心，含有人員主題數(shù)據(jù)、合同主題數(shù)據(jù)、供應(yīng)商/客戶主題數(shù)據(jù)、物料主題數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)主題數(shù)據(jù)、項(xiàng)目主題數(shù)據(jù)等，與本系統(tǒng)有關(guān)的是人員主題數(shù)據(jù)、合同主題數(shù)據(jù)、供應(yīng)商/客戶主題數(shù)據(jù)，與數(shù)據(jù)中心集成能夠確保數(shù)據(jù)源的準(zhǔn)確性、穩(wěn)定性、唯一性。集成內(nèi)容包括以下幾點(diǎn)：①與人員主題數(shù)據(jù)集成，獲取企業(yè)實(shí)時(shí)組織機(jī)構(gòu)人員數(shù)據(jù)，為合同系統(tǒng)提供人員基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)流向是數(shù)據(jù)中心→合同系統(tǒng);②與供應(yīng)商/客戶數(shù)據(jù)集成，獲取實(shí)時(shí)的供應(yīng)商/客戶數(shù)據(jù)，為合同起草時(shí)提供供應(yīng)商/客戶數(shù)據(jù)源，數(shù)據(jù)流向是數(shù)據(jù)中心→合同系統(tǒng);③與合同主題數(shù)據(jù)集成，形成規(guī)范的合同主題數(shù)據(jù)庫(kù)，用于統(tǒng)計(jì)分析、企業(yè)決策，數(shù)據(jù)流向是合同系統(tǒng)→數(shù)據(jù)中心。

2.2.2? ?與企業(yè)財(cái)金系統(tǒng)集成

將合同審批通過后的數(shù)據(jù)推送到財(cái)金系統(tǒng)中，用戶在財(cái)金系統(tǒng)中對(duì)合同進(jìn)行收/付款操作，收/付款后財(cái)金系統(tǒng)將合同系統(tǒng)的收/付款進(jìn)度推送回合同系統(tǒng)，在合同系統(tǒng)中能夠生成合同收款進(jìn)度明細(xì)，用于合同履行及報(bào)表綜合查詢，數(shù)據(jù)流向是合同系統(tǒng)→財(cái)金系統(tǒng)→合同系統(tǒng)。

3? ? ?移動(dòng)辦公合同管理系統(tǒng)的主要功能模塊

為了實(shí)現(xiàn)合同管理業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，系統(tǒng)功能模塊主要包含以下6個(gè)方面。

3.1? ?合同模板管理

規(guī)范合同以及保證合同內(nèi)容和管理系統(tǒng)相匹配是合同模板管理的主要目標(biāo)，合同模板主要由合同承辦人員根據(jù)實(shí)際情況來創(chuàng)建，使合同起草更加規(guī)范并且減少煩瑣的輸入工作。由于企業(yè)每年的業(yè)務(wù)量巨大，因此涉及的合同文本數(shù)量也非常多，要提高合同文本規(guī)范化的管理效率，則需要改變傳統(tǒng)的合同文本創(chuàng)建或錄入模式，有效的合同模板管理可以避免合同漏洞，使之更加符合法律條件的要求。在合同模板管理中，審計(jì)法務(wù)部主要負(fù)責(zé)檢查合同模板的各項(xiàng)條款是否合法、條款是否齊全、是否存在不平等條約等，而承辦部門則負(fù)責(zé)維護(hù)和選擇合同模板。

3.2? ?合同審批管理

合同審批管理流程設(shè)計(jì)主要由工作流引擎實(shí)現(xiàn)，包括流程圖、頁面表單以及流程控制等設(shè)計(jì)，流程主要環(huán)節(jié)包括以下步驟。①發(fā)起審批流程：用戶選擇合適的合同模板、供應(yīng)商/客戶信息、符合條件的合同類型、各節(jié)點(diǎn)審批人，根據(jù)具體情況選擇合適的電子印章，填寫必要的合同基礎(chǔ)數(shù)據(jù)字段，發(fā)起審批流程。②通過及駁回：審批流程發(fā)起后，審批消息會(huì)發(fā)送到流程下一個(gè)節(jié)點(diǎn)執(zhí)行人的頁面，執(zhí)行人點(diǎn)擊查看審批消息后可以對(duì)合同進(jìn)行批注。③自動(dòng)催辦：在1個(gè)工作日內(nèi)，如果某審批節(jié)點(diǎn)的執(zhí)行人還沒有完成審批，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)給該執(zhí)行人的郵箱發(fā)送催辦郵件。④合同電子印章：合同審批執(zhí)行到電子印章環(huán)節(jié)時(shí)，用印人員對(duì)合同進(jìn)行電子印章用印，合同生效。

根據(jù)企業(yè)對(duì)公司本部、分子公司劃分以及合同收/付款類型，合同審批流程分為公司本部收/付款審批流程、分公司收/付款審批流程、子公司收/付款審批流程。圖1是付款合同審批流程圖，其他流程與此類似，故不再贅述。

3.3? ?合同變更

如果客觀環(huán)境發(fā)生了變化，則合同雙方之間的一些利益關(guān)系也會(huì)發(fā)生變化，導(dǎo)致合同變更。合同承辦人在系統(tǒng)中發(fā)起合同變更流程，根據(jù)實(shí)際情況填寫合同變更的內(nèi)容以及理由，如果涉及合同解除，也需要填寫解除理由。合同變更流程審核通過后合同自動(dòng)變更，并保留變更記錄。

3.4? ?合同履行

合同生效后，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)合同基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、合同審批數(shù)據(jù)、財(cái)金系統(tǒng)推送的合同收/付款數(shù)據(jù)生成合同履行臺(tái)賬。合同履行是否有效，關(guān)系整個(gè)合同管理的結(jié)果，因此，真實(shí)有效的合同履行臺(tái)賬數(shù)據(jù)至關(guān)重要。合同履行臺(tái)賬包含了合同履行過程中重要的時(shí)間節(jié)點(diǎn)任務(wù)，比如合同收/付款節(jié)點(diǎn)、合同歸檔節(jié)點(diǎn)，沒有按照時(shí)間節(jié)點(diǎn)要求完成任務(wù)的則需要對(duì)合同承辦人發(fā)出預(yù)警提示。

3.5? ?合同歸檔

合同歸檔，指合同履行完畢之后，合同承辦人在系統(tǒng)中選擇合同歸檔，帶有電子印章的合同電子文本自動(dòng)歸檔，同時(shí)承辦人將紙質(zhì)合同文本和合同審批單交由檔案管理部門進(jìn)行統(tǒng)一管理。

3.6? ?合同報(bào)表

合同審批生效后，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)合同基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、合同審批數(shù)據(jù)、財(cái)金系統(tǒng)推送的合同收/付款數(shù)據(jù)生成合同報(bào)表，用戶可以根據(jù)承辦人、承辦部門、承辦公司、供應(yīng)商/客戶、收/付款類型、合同生效日期和合同金額等字段進(jìn)行綜合查詢和統(tǒng)計(jì)分析。

4? ? ?移動(dòng)辦公合同管理系統(tǒng)的運(yùn)行維護(hù)設(shè)計(jì)

主機(jī)設(shè)備、操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)安全以及其他運(yùn)行維護(hù)等都屬于合同管理系統(tǒng)運(yùn)維服務(wù)的范疇，運(yùn)維服務(wù)的主要目的是確保合同管理系統(tǒng)穩(wěn)定和安全運(yùn)行，節(jié)約管理成本，增強(qiáng)系統(tǒng)操作性。同時(shí)根據(jù)維護(hù)情況對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化，使合同管理更加規(guī)范化和具有保障。合同管理系統(tǒng)的運(yùn)維管理可以監(jiān)控電腦端和移動(dòng)端系統(tǒng)的運(yùn)行狀態(tài)、配置情況、各項(xiàng)指標(biāo)情況以及故障診斷、提供各類數(shù)據(jù)報(bào)告和工作報(bào)告等，使管理人員可以更好地了解系統(tǒng)運(yùn)行情況，并且及時(shí)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維修和升級(jí)。運(yùn)維服務(wù)效率提升可以促進(jìn)合同管理效率提升，促使企業(yè)各項(xiàng)資源更加協(xié)調(diào)。

5? ? ?結(jié) 語

基于移動(dòng)辦公的合同管理系統(tǒng)利用移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)合同電子審批對(duì)企業(yè)本部及子分公司的全覆蓋，確保合同業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)真實(shí)有效，提高合同審批效率，促進(jìn)企業(yè)異地高效辦公。

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