精益管理在醫院檔案管理中的應用

鄒萍萍

[摘要] 在醫院的管理工作中，檔案管理是非常重要的一部分，隨著醫療水平的提高，人們逐漸意識到檔案管理在醫療管理中的位置，并且逐步加大了管理力度，傳統的管理模式顯然不足以滿足現在的醫療管理，所以推出了一種新型的管理模式，即精益管理，精益管理可提高工作效率，降低管理成本，工作效果良好。該文從醫院檔案管理以及精益管理的應用等方面進行分析，以期為未來醫院檔案管理提供一些建議和意見。

[關鍵詞] 精益管理;醫院;檔案管理;醫院管理

[中圖分類號] R19 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2019）10（b）-0099-02

Application of Lean Management in Hospital Archives Management

ZOU Ping-ping

Party Work Department， Rizhao City Chinese Medicine Hospital， Rizhao， Shandong Province， 276800 China

[Abstract] In the management of hospitals， file management is a very important part. With the improvement of medical level， people gradually realize the position of file management in medical management， and gradually increase the management intensity， traditional management mode. Obviously not enough to meet the current medical management， so a new management model， namely lean management， lean management can improve work efficiency， reduce management costs， and work well. The article analyzes the management of hospital files and the application of lean management， in order to provide some suggestions and opinions for future hospital file management.

[Key words] Lean management; Hospital; File management; Hospital management

檔案管理是醫院管理的一項重要工作內容，他記錄著醫院的日常工作事務以及醫院的發展歷程，可以為科研、診療及教學等活動提供一些參考資料，同時還能夠為患者及廣大群眾提供就醫的文本資料和膠片資料等，能夠促進醫生及患者的交流與溝通，增強廣大群眾對醫院的信任度，樹立醫院良好的形象，具有重要的保存價值[1]。精益管理可提高工作效率，降低成本，還能夠有效的保護患者的隱私，是一種非常好的管理方式，該文主要講述精益管理在醫院檔案管理中的應用。

1 ?精益管理的概況以及醫院檔案管理的重要性

對于精益管理來說，是借鑒日本豐田汽車公司的精益生產理念而延伸出來的管理模式。精益管理的核心思想是生產者站在客戶的角度上進行思考，并減少生產過程中不必要的活動，從而有效提高生產的效率[2]。

檔案管理是醫院管理的一個重要環節，也屬于同外界溝通、維護自身利益的一個元素。醫院檔案管理的質量直接影響到醫院工作能否順利進行與否[3]。

2 ?醫院檔案管理中的現狀

目前，許多醫院都不夠重視檔案管理工作，再加上管理體制并不健全，只是在檔案管理中出現各種各樣的問題，具體為如下。

2.1 ?醫院檔案管理內容不清晰，管理范圍不明確

隨著醫院的發展，醫院檔案管理也發生了很大的改變，如已經從傳統的文書檔案發展到現在的科研檔案，但是檔案管理員對檔案的管理內容卻沒有一定的區分，導致在檔案的歸納中出現了很多的遺漏[4]。

2.2 ?醫院檔案管理制度不完善，信息收集不夠完整

目前在我國，很多醫院在檔案管理這一方面都沒有一個完善的管理制度，致使檔案管理比較混亂，在一定程度上增加了醫療活動以及醫學研究的難度，阻礙了醫院的日常工作，影響到醫療水平以及管理水平，而且會導致了很多工作人員的懈怠，因此對于檔案信息的收集就不夠完善，造成很多的檔案混亂甚至是遺失，這一現象會加大管理成本，降低工作效率，同時也影響醫院的整體形象。

2.3 ?檔案管理人員的管理水平差，業務能力不高

目前很多醫院對檔案管理并不重視，任用檔案管理人員的要求不高，并且提供的學習機會也比較少，也未開展系統的醫院檔案管理知識的培訓，很多的檔案管理人員的管理水平還停留在以往的經驗上。而且，缺乏統一的管理標準以及模式，致使醫院檔案管理比較混亂，內容雜亂寬泛，檔案管理隨意、粗放。同時管理人員未指定相關的章程，導致檔案的內容主次不分、形式雜亂，很難進行檔案統一的立卷、歸檔。相關人員未約束檔案管理，致使檔案的應用、整合等不合理，無法充分發揮醫院檔案應發揮的作用，影響到醫療工作和科研工作。

2.4 ?檔案管理較分散，不利于檔案的安全和完整

很多醫院的每個科室的檔案分散管理，各個科室有各個科室的保管人員，這就造成了人力、物力、及空間上的一個浪費，并且不利于檔案的完整及安全。相關人員對信息管理管理并不重視，致使檔案管理中出現各種各樣的問題[5]。

3 ?醫院檔案管理工作中精益管理的實際應用

3.1 ?在歸檔范圍內精益管理的應用

對于精益管理來說，是追求精益求精、持續改進，核心思想是經過強化管理創造更大價值、盡可能消除浪費。在檔案管理中運用IS09000質量管理體系，有效明確目的，建立規章制度，并確定歸檔標準和范圍、歸檔方法和歸檔要求，確保檔案的完整性、原始性，充分落實各項管理措施，確保檔案資料科學規范、完整標準。在檔案的收集、整理等環節中，精益管理強調提高文件材料安全以及質量，相關人員抱有檔案工作無小事思想，體現精益管理的細化、精心、精品、精細、細致和細節，從檔案管理工作點滴做起。增強相關人員的檔案意識，使其充分認識到醫院檔案的價值和檔案帶來的效益（社會效益以及經濟效益），從而自覺參與到檔案管理工作中，重視檔案管理，注意保存、收集各種資料并移交到中心檔案室[6]。檔案室的工作人員要緊跟時代節拍，及時改變過去的工作模式，積極開拓進取，同各部門主動協調，按檔案管理要求蹤重點項目開展，有效收集檔案材料，避免重要的資料遺漏丟失。鼓勵利于保護檔案的行為，控制管理檔案的收集、歸檔等安全意識，強化相關人員的檔案管理知識培訓，并制定保密制度和工作崗位責任制。構建檔案信息安全保障的體系，建立院內局域網，經計算機收集、整理檔案，完善檔案傳遞，保障檔案安全的同時，提高收集、管理檔案的速度。

3.2 ?在管理制度建設中精益管理的應用

要想使醫院檔案管理的效率提高，就要制定合理、完善的醫院檔案管理制度。為適應醫院目前的發展需求，就要對檔案管理制度的建設給予足夠的重視。在醫院檔案管理制度的建設中，精益管理可提高檔案管理的效率，提高醫院的整體水平。集中統一的管理各科室、各類的檔案材料，并納入考核范圍，檔案管理同醫療業務共同進行考核評價，使醫療水平和檔案管理同步發展[7-8]。

3.3 ?檔案管理相關人員的要求

相關人員要加強學習《檔案法》，從而提高其依法歸檔的自覺性。要大力宣傳檔案管理工作，使各級人員都意識到檔案的重要性，了解檔案同自身日常工作息息相關，從而更好地配合、支持檔案的管理工作，全員形成檔案意識格局。對于檔案管理人員來說，要加強培訓，提高其素質。

4 ?小結

在醫院檔案的管理中，融入精益管理理念，并且合理的運用精益管理理念，時醫院檔案的管理水平提高，并且在提高檔案管理效率的同時，還會使檔案管理質量提高，盡可能的降低檔案管理的難度，從而為醫院的醫療活動以及研究工作等帶來便利。而且還可保證醫院檔案管理的各個環節都做到精細化，避免出現各種各樣的問題，在保證患者和醫院雙重利益的同時，提高醫院醫療、管理的整體水平，促進醫院綠色健康的發展。

[參考文獻]

[1] ?成艷.醫院檔案管理中精益管理的探討[J].管理觀察，2019， 25（1）：179-180.

[2] ?李宏琛.傅斯年檔案學思想的現實價值—以醫院設備檔案精益化管理為視角[J].檔案時空，2018，30（9）：42-43.

[3] ?馬博.淺談醫院檔案管理中精益管理的應用[J].才智，2018， 24（4）：238.

[4] ?朱華英.淺談醫院檔案管理中精益管理的應用[J].卷宗，2017， 17（36）：3.

[5] ?李世鋒.醫院檔案管理中精益管理的應用[J].辦公室業務，2017，20（19）：122.

[6] ?鄒曉春.醫院檔案管理工作中精益管理模式的引用[J].赤子，2018，26（10）：183.

[7] ?劉茵.醫院檔案管理中精益管理理念的整合及意義探尋[J].辦公室業務，2017，30（23）：125.

[8] ?杜青.醫院檔案管理工作中精益管理理念的介入[J].蘭臺內外，2017，20（2）.

（收稿日期：2019-07-13）