檔案信息化建設與檔案管理

王磊

摘 要：檔案信息化是現代檔案管理的主要形式之一，代表了未來檔案管理的發展趨勢，也是檔案管理工作適應現代社會發展的必然結果。為了實現這一目標，我國不斷推進檔案管理信息化建設的步伐，使檔案管理體現出它的價值。自改革開放以來，我國引入先進的檔案管理技術，不斷更新檔案管理理念，因此我國檔案管理人員的檔案管理能力、技術以及工作效率都在不斷進步，使我國檔案管理適應了社會的發展。基于此，文章就檔案信息化建設與檔案管理展開論述。

關鍵詞：檔案工作;信息化建設;檔案管理

近年來，隨著信息技術在檔案中的應用，檔案已進入變革的關鍵時期，信息技術在整個檔案變革中發揮著至關重要的作用，在新時期下為了讓檔案管理工作適應時代的發展需要，充分發揮檔案在社會中的作用，對信息資源進行科學有效的管理是檔案信息發展過程不可或缺的重要環節。受多種因素的影響，當前我國檔案信息化管理中還存在諸多問題，為讓檔案朝著信息化、現代化方向發展，完善我國檔案信息化建設，我們需分析當前檔案信息化建設與檔案管理中存在的問題，采取針對性措施，促使我國檔案管理朝著規范化、電子化方向發展。

1 檔案信息化建設的概念和特征

1）概念。檔案信息化可以從廣義或狹義上來講。檔案信息化從廣義上講是對經濟、政治、社會等方面的信息進行各領域信息的融合，實現信息共享和融合。從狹義上來講，檔案信息化是對檔案內部資料的信息化，伴隨著信息技術的不斷發展，檔案資料的全面性和豐富性更為突出。檔案信息化建設其實就是將檔案的保存方式進行改變，由電子數字化載體替代傳統的紙質實體進行保存，從而實現檔案的長期保存，通過信息化平臺實現檔案資源的共享，并且使檔案信息查找更加方便。檔案信息化建設能夠有效提高檔案建設的效率，還能夠提高服務群眾的質量。

2）特征。檔案信息化建設在不同階段具有不同的特征：在實驗階段，檔案信息化建設是對以往檔案管理手段的一種突破和改良，體現了多元化的特點;在普及階段，通過檢索手段的開發和應用，使得檔案管理信息技術在計算機相關領域的應用開始被承認，其中包括一些編目的普及和計算機輔助立卷;在網絡階段，通過多媒體技術的應用和光盤儲存能力的使用，讓計算機的主體地位逐漸被承認，在檔案管理中的位置也逐漸靠前;在數字檔案時代，隨著數據庫的建立和使用電子文件管理網站的建立，意味著數字檔案的發展成為了檔案管理的主要代表。使得數據庫向數字檔案管理的發展趨勢也逐漸顯露。

2 當前檔案信息化建設與檔案管理存在的問題

1）檔案信息化認識存在不足。現階段很多學校領導觀念落后，沒有從思想上認識到檔案管理的重要性，沒有從資源的角度來認識檔案信息，導致學校檔案管理長期停留在查檔、管檔以及建檔水平上，常將一些很有利用價值的檔案信息遺忘在角落里，在很大程度上忽視了對檔案信息資源的合理開發利用，嚴重影響了學校檔案管理。

2）信息數字化進程較為緩慢。一般來說，學校在實際教學中所產生的日常管理信息、教學信息等檔案工作人員在完成信息整理后，將信息內容通過電子文件形式傳遞到數據庫中，便于信息使用者通過模塊進行信息查閱，實現管理的高效化、簡單化。檔案信息則不同，傳統檔案管理主要是以紙質形式保存或是記錄的，倘若我們要將學校所有的檔案信息進行錄入，并未為這些信息構建一個檔案管理數據庫，是非常具有難度的，并且還會耗費大力的精力時間，故而，學校檔案數字化進程還比較緩慢。

3）檔案信息的安全保密管理面臨挑戰。企業檔案信息化管理的目的最終還是要回歸到幫助企業的經營活動。信息化管理大量依賴軟硬件設備，且通常處于開放的網絡環境下，這也給企業檔案帶來了更多的信息安全問題。過去，檔案管理具有封閉性和利用率低的特點，安全風險通常較小。在開放的網絡環境下則恰恰相反。企業檔案可能涉及到企業的經營數據或是敏感信息，這些商業秘密一旦泄露或者損壞，則會對企業造成不可估量的損失。因此，如何在檔案信息化建設、檔案利用和檔案安全管理中找到平衡點，也是企業檔案管理人員的重要工作。

3 應對策略

1）積極更新觀念，提高信息認識。在新時期下，學校領導要樹立“電子檔案”觀念，堅持與時俱進，積極轉變過去檔案簡單收集、整理以及借閱模式，進而與當前的社會接軌。另外，學校領導和管理人員還需摒棄傳統手工操作管理的觀念，從思想意識上樹立起檔案管理信息化的觀念，進一步實現學校檔案自動化管理，真正的認識到檔案信息的價值，以便在今后的檔案管理中利用各種先進的信息化手段動態化、便捷性的傳播檔案信息，讓檔案價值得以最大化的發揮。

2）推進數字化進程，構建管理系統。資源建設是學校檔案信息化建設的核心內容，學校所有的業務都必須要圍繞資源建設來開展。在信息化時代，學校檔案管理工作，需將重點放置在檔案資源共享和檔案數字化兩方面，首先學校要投入人力財力推進檔案數字化建設進程，同時還需嚴格遵守相應原則，科學合理編制數字化建設工作計劃，重點加強監督管理，以便有效保障檔案數字化工作的順利有序開展。同時，還需基于最大化滿足廣大用戶使用需求基礎上，構建完整檔案數字化目錄，形成各個單位協同努力的局面。其次，學校檔案管理部門還需要實行電子文件和紙質雙歸檔制度，與此同時還需對規定范圍圖形文件和文本實行并聯并存制度，通過這些舉措，實現檔案的全檢索。最后，學校檔案部門還需以政府最新出臺的標準為依據，針對性構建科學統一的檔案信息管理系統，與辦公應用系統結合起來，從真正意義上的實現檔案信息的整理、收集以及歸檔全過程的網上操作。

3）加強檔案信息的安全保密管理。傳統檔案工作具有封閉性的特點且檔案利用率較低，這一定程度上保障了檔案的安全性。在信息化時代，檔案的數字化讓信息變得可以復制，且能夠較快地傳輸，企業檔案面臨著更加多元化，信息安全也更加多元。（1）對涉密檔案實行安全等級管理。企業要全面細致地對當前檔案進行梳理，根據檔案的價值和保密程度進行分級，對不應該公開的涉密信息，應該采取措施加以保護。（2）著重加強檔案管理人員的信息安全意識。檔案管理部門應牽頭組織，聯合上下層的檔案管理中心開展培訓活動，吸收專業的檔案管理人才，不斷推動檔案培訓的系統化、組織化和長期化。在信息化背景下，檔案管理工作的社會化和服務化特點逐漸突出，還應注重服務管理方面的培訓，同步提高檔案管理人員的信息安全意識。

4 結語

在信息化的時代背景下，檔案信息化建設是檔案工作改革與發展的必然選擇，有助于轉變傳統的檔案管理方式，有利于提高檔案資源的合理運用，提高檔案的管理能力。在未來的發展中，檔案管理部門應用先進的管理技術引入創新性的思路，促進檔案信息化建設的全面發展，從而全面提升檔案管理水平。

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