檔案管理現狀及信息化的幾點認識

李杰

摘 要：此文簡單介紹了檔案信息化的含義，詳細分析了公路工程檔案管理信息化具有的意義，并提出了檔案管理信息化的方式。

關鍵詞：檔案管理;現狀;信息化;研究

俗話說：“要想富，先修路。”公路是我國最為重要的交通紐帶之一，同時也是保障區域之間經濟、文化交流的重要支撐。公路工程建設，檔案管理工作必不可少。公路工程檔案記錄了公路工程建設過程中的重要信息，對公路工程后期的檢修、保養和高效使用具有重大意義。在傳統的工作模式下，部分工作人員未能意識到公路工程檔案管理的重要性，因而在具體的檔案管理中存有不少的缺陷與漏洞。為此，在當前的公路工程檔案管理工作中，管理人員要充分意識到加強檔案管理的重要性、必要性和迫切性。采取積極的手段、方法，優化檔案管理模式，做好檔案管理工作，切實促進社會經濟的發展。

使用檔案信息過程的網絡化和檔案信息資源的數字化的原理經過相關的傳輸和加工等相關步驟，合理有效地利用檔案信息，最終實現信息共享的目的，這個過程就是公路工程檔案管理信息化。

1 檔案信息化概述

我們可以從廣義和狹義這兩個角度對檔案信息化的含義進行描述：從廣義的角度來描述，公路工程檔案管理信息化其實就是使企業本身的信息與社會生產中的各種信息相結合，通過相關的步驟，最終形成一個完整的、全面的信息系統，進而為管理人員的相關判斷和決策提供信息依據;從狹義的角度來描述，就是將檔案進行信息化的管理。狹義的信息化是廣義信息化的基礎，但是兩者都是為了將檔案進行信息化處理，從中提取有用的信息便于決策者的判斷。在現階段的背景下，將社會經濟和政治相關信息與檔案有機進行結合，整合成更全面的信息是發展的大趨勢[1]。

2 公路工程檔案管理信息化的意義

2.1 使公路工程檔案的使用期限延長

在對工程的檔案管理實踐過程中，我們發現將傳統的紙質化的檔案管理過程轉化成信息化管理的過程可以提高檔案的使用壽命，使用信息化管理技術可以在有效降低檔案管理成本的同時減小空間的使用，從而降低在檔案管理過程中的資源浪費。除此之外，在傳統的紙質化檔案管理過程中經常會出現檔案丟失和被破壞的現象，信息化管理可以有效規避這些風險，從而使公路工程檔案保存和使用的期限更加長久。

2.2 推動公路工程建設施工的高效進行

公路工程是系統性工程，投入較大、周期較長，且具有廣泛的社會影響。公路工程施工過程十分復雜，除了要擁有扎實的專業技能之外，還需要整合各方面資源，施工過程涉及面廣[2]。公路工程牽一發而動全身，在施工之前需要統籌兼顧，管理人員需要做好各方面信息的搜集、整理，以客觀的數據信息，保障施工的技術性、通暢性和安全性。公路工程檔案管理與公路工程施工一起進行，可通過檔案管理為公路工程提供重要的數據信息和參考數據。設計方案、施工方案、施工過程中的安全管理以及公路工程的后期檢修、維護等工作，均離不開檔案管理工作。公路工程檔案管理與公路工程相伴始終，而任何一個環節或領域的積極作用，均能極大降低公路工程的風險事件發生。

2.3 使檔案管理的服務效率提高

在傳統的紙質化檔案管理過程中，需要大量的物力和人力，但檔案的管理效率低下，比如在檔案的查閱過程中往往需要很復雜的手續才能完成，而且也會出現信息不準確等問題[3]。對公路工程中的檔案進行信息化管理，可以對整合好的檔案進行快速閱讀和調取，只要在計算機中輸入相應的關鍵詞，就可以查找到自己需要的檔案和與之相關的檔案，整個過程操作簡單且查閱速度快，節省了很多人力物力。

3 檔案管理信息化路徑

3.1 強化檔案管理人員的意識

在進行檔案信息化管理過程中，相關的工作人員及領導應該意識到檔案管理的重要性，只有從心底意識到檔案管理信息化的重要性，才能將工作落實到實處。但是，現在檔案管理相關人員還是習慣傳統的管理方式，思想觀念和意識很難發生改變，所以應該對檔案管理人員進行相關的培訓宣傳，使他們盡快適應信息化的檔案管理方式[4]。

3.2 規范檔案管理

公路工程中的相關檔案會涉及大量數據和工程圖紙，所以在對公路工程的信息化管理過程中應該對管理人員的管理行為進行規范，進而保證檔案的安全性。與此同時，還應該建立健全相應的檔案信息化管理制度，使制度建設的信息化與檔案管理信息化同步進行，從而通過完善檔案管理信息化的相關制度對檔案管理的工作進行約束。除此之外，也應該注意文件檔案的備份和保護，防止數據的丟失。

3.3 建設復合型的檔案管理隊伍

在公路工程檔案管理信息化過程中，對人才的培養是一項非常重要的基礎工作。第一，應該使檔案管理人員熟悉電子文件的相關特點，使其了解網絡安全防護的相關知識，從而保證檔案信息的安全性和完整性。第二，檔案管理人員應該從自己的實際工作出發，不斷進行強化學習，持續學習最新的專業技能，提高自身的業務水平和素質。為了加快傳統檔案管理模式向信息化管理模式的轉變，相關部門應該定期對檔案管理人員進行培訓，培訓內容是信息管理和計算機網絡的知識。檔案管理部門還應該購買先進的檔案管理設備，使檔案管理人員及時了解最新的檔案管理技術和發展趨勢，從而使檔案信息化管理能夠與時俱進。檔案管理者必須嚴格執行相應的規章制度，規范管理人員的行為，使安全至上的理念深入人心。

3.4 建立檔案數據庫，保證檔案信息安全

為了保證檔案信息的安全性，我們應該不斷對信息數據庫進行完善和補充。信息化時代，互聯網實現了信息的共享，使用戶之間能夠方便快捷交流[5]。公路工程的相關檔案數量巨大且種類繁多，這就使得公路工程的檔案管理信息化極為困難。所以，在對公路工程進行信息化管理的過程中，面對檔案進行精確的篩選是保證公路工程數據庫準確性和完整性的關鍵。除此之外，對公路工程的數據信息中心進行建立和完善也是提高檔案安全性的關鍵工作。由于公路工程的建設數量不斷增多，數據庫中的信息量也開始不斷增加，這就使傳統的信息管理弊端開始暴露。基于這個原因，為了更好地給人們提供便捷和人性化的服務，應該從公路工程的實際情況出發，增加對公路信息檔案管理的資金投入，充分利用現代化的手段，建立并完善檔案管理的信息化體系。雖然目前檔案信息化管理過程中存在很多安全性問題，但是只要相關人員能夠對檔案管理進行統籌規劃，提高檔案管理的水平，就可以有效保障檔案的安全性。

4 結束語

綜上所述，為了順應時代的發展要求，應該全面提高公路工程檔案管理信息化的水平，從事相關行業的人員應該加強對檔案管理的分析和研究。加強檔案管理信息化的創新和調整，完善安全體系，提高檔案管理人員的素質，可以為公路工程檔案管理信息化奠定基礎，為今后公路建設提供支持，從而保證公路檔案管理過程中的高效性。

參考文獻

[1]胡信鴿，郝敏，陳曉，張良，胡方江.檔案信息化建設的幾點思考[J].科技風，2018（36）：110.

[2]劉群.“互聯網+”時代高校檔案管理信息化建設中存在的問題與對策[J].科技經濟導刊，2018，26（35）：22.

[3]李艷芳.“互聯網+”時代學校檔案管理信息化建設研究[J].延安職業技術學院學報，2018，32（06）：37-38.

[4]宋歡.提升醫院人事檔案信息化管理全面促進人事管理創新[J].內蒙古醫科大學學報，2018，40（S1）：440-446.

[5]王磊.試論新醫改形勢下改進醫院檔案管理工作的思路[J].蘭臺內外，2018（12）：21+66.