區級檔案館如何適應新形勢加強婚姻檔案管理

丁利紅

摘 要：隨著群眾檔案意識的不斷提高，區級檔案館檔案管理與利用工作呈現出新的發展形勢。如何適應新形勢加強婚姻檔案管理，已經成為區級檔案館檔案管理的重要內容。本文通過對區級檔案館婚姻檔案管理問題與利用形勢的分析，提出幾點適應新形勢價錢婚姻檔案管理的策略，以供諸位參考。

關鍵詞：新形勢 區級檔案館 婚姻檔案 管理

中圖分類號：G27文獻標識碼：A文章編號：1003-9082（2019）12-00-01

引言

婚姻檔案作為民生檔案的一種，記錄著婚姻當事人的婚姻關系，在財產分割與繼承、貸款辦理、戶口轉移、離婚、再婚、購房等方面有重要的憑證作用。婚姻檔案利用人數、利用內容及利用目的的變化，給婚姻檔案管理與利用工作帶來了新的挑戰。對區級檔案館來說，應當適應新的檔案利用發展形勢，采取滿足檔案信息化管理需求的措施，加強婚姻檔案管理，提高管理與利用服務水平，推進管理規范化進程。

一、區級檔案館婚姻檔案管理問題與利用形勢分析

1.婚姻檔案管理問題

1.1查閱不便

當前婚姻檔案管理實施分時段、分地域的管理制度，對婚姻當事人查閱檔案造成嚴重不便。一些查檔者有跨地域結婚的狀況，當需要向其他人出示婚姻證明時，往往需要在兩個地域間來回奔波。還有些查檔者有多次婚姻狀況，不同時段的婚姻檔案保存地點不同，常需要耗費大量的時間查閱檔案，從而造成嚴重不便。

1.2檢索效率低

雖然不少區級檔案館已經引入了檔案檢索系統，但是檢索關鍵詞只局限于婚姻當事人的姓名、時間及地點等信息。查檔者利用這些信息查檔時，往往會檢索到許多相似信息。而且，一旦查檔者對當時婚姻登記時間、地點記憶模糊，就會提高檢索難度，甚至會出現檢索不到的情況。在此情況下，還需要檔案管理人員入庫調卷核對，從而導致檢索效率低下。

1.3不規范檔案較多

區級檔案館保存著多個時間段、多個范圍內的婚姻檔案。在以往保存的過程中，采取紙質化保存方式。由于對紙質檔案缺少標準化管理，所以存在較多的不規范檔案，如實際登記姓名與身份證姓名有明顯差異、登記編號順序混亂、缺少登記時間等。

2.婚姻檔案利用形勢分析

2.1人數增加

現階段，檔案查詢者人數逐漸遞增，個體查檔者成為查檔中的主體。筆者認為，其主要原因在于當前婚姻檔案在生活中的作用越來越重要，財產分割與繼承、貸款辦理、戶口轉移、離婚、再婚、購房等都需要婚姻當事人出示婚姻關系證明。而且，當前有上述需要的已婚人士越來越多，這就造成了查詢婚姻檔案人數的增多。

2.2內容集中

婚姻檔案的主要內容是婚姻登記表及相關證件材料，包括結婚登記、撤銷婚姻、離婚登記和補發婚姻登記證等材料，由區級檔案館實行統一管理。從目前婚姻檔案利用情況來看，大多集中于利用結婚登記表及補發婚姻登記證這兩類檔案材料，主要用于證明現有婚姻關系。就補發結婚登記證而言，過去人們并不注重結婚證，認為結婚證可有可無，而現在無論是房屋抵押貸款，還是購房，亦或者是轉移戶口，都需要證明婚姻關系。所以，出現許多人補辦結婚證的現象。在對結婚登記信息記憶模糊的情況下，大多人選擇查詢補發結婚登記證檔案。

2.3目的擴展

在各行各業管理制度逐漸完善的背景下，各項審批程序越來越嚴格，許多行業都要求人們出示婚姻證明。由此，人們利用婚姻檔案的目的發生了根本性的變化。過去，大多數人只有在離婚的時候才會查詢婚姻檔案。而現在，大多數人都是為了購房、房屋抵押貸款、戶口登記與轉移、送孩子入學等查詢婚姻檔案。

二、區級檔案館適應新形勢加強婚姻檔案管理的重要策略

1.建立健全檔案信息化管理制度

成熟而完善的信息化制度對婚姻檔案管理有規范及指導的作用，為適應婚姻檔案利用新形勢，提高婚姻檔案管理與利用服務水平，區級檔案館應當建立健全婚姻檔案信息化管理制度。其一，建立婚姻檔案信息化管理系統，要求下轄婚姻登記機關通過應用和運行管理系統，實現全區、全省婚姻檔案數據共享及全國聯網。其二，建立管理系統操作規程，要求操作人員制造系統運行日志，詳細記錄系統運行情況。其三，健全人員管理制度，下設區級管理員、一般管理員、一般統計員、信息管理員等職位，合理分配職責。

2.嚴格落實標準化、規范化管理工作

標準化、規范化管理工作是否落實，對婚姻檔案管理的推進起重要作用。所以，區級檔案館應當嚴格落實標準化、規范化管理工作。一方面，按照相關規定上給出的分類方案、歸檔范圍、保管期限等，結合檔案編號、目錄號，對長期形成的婚姻檔案進行分門別類，同時，全面清理核對現存檔案，經鑒定后刪除無任何價值的檔案，避免檔案重復。另一方面，對一些內容混雜、信息模糊不清的婚姻檔案進行重新組卷，并制定統一且全面的檔案分類號，同時，規范案卷題名，防止系統識別不清，提高檔案檢索的準確性。

3.優化婚姻檔案數據庫

婚姻檔案信息化管理系統的運行需要依靠龐大的婚姻檔案數據庫，而且，每年有大量的群體婚姻關系都在發生變動。因此，區級檔案館應當注重對婚姻檔案數據庫的優化。例如，對以往的婚姻檔案利用情況進行統計與分析，基于此，優先加工整理一些常用的、需求量大的婚姻檔案，同時，定期收集轄區內婚姻登記機關的婚姻檔案，及時更新當前的婚姻檔案數據庫，確保檔案信息的準確性與數據庫的全面性。

4.提升管理人員素質

無論是婚姻檔案管理信息化建設，還是檔案管理與服務工作的落實，都需要人才的支持。對區級檔案館而言，應當根據當前的檔案管理情況，引入高素質的專業性婚姻檔案管理人才，調整人員結構，同時，做好對現有管理人員的培訓與考核工作，通過繼續教育、專題培訓、專題研討等方式，建立其信息化檔案管理意識，使其掌握豐富的婚姻法律知識、現代化檔案管理知識，提高其計算機操作水平，從而提升管理人員的整體素質。

結語

綜上所述，區級檔案館要順應當前婚姻檔案利用的新形勢，加強婚姻檔案管理，應當建立健全婚姻檔案信息化管理制度，嚴格落實標準化、規范化管理工作，并優化婚姻檔案數據庫，同時，提升管理人員綜合素質，逐漸提高婚姻檔案管理與服務水平，真正發揮檔案館的社會服務功能。

參考文獻

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