中職院校固定資產信息化管理的現狀與思考

陳少蘭

[摘 要] 中職院校的固定資產是為社會培養高技能人才，開展教學、教研、后勤保障管理活動提供的物質基礎。這幾年中職院校固定資產規模在不斷攀升，而相對的管理，比如有形資產、無形資產軟件的內控有效管理；管理中薄弱之處，如何施展有效的激勵方法，運用管理手段使固定資產保值發揮作用。本文從固定資產內控的重要性談起，分析固定資產和無形資產的內控程序，提出實現管理上的新看法，希望可以促進中職院校固定資產信息化管理進程。

[關鍵詞] 中職院校；固定資產；信息化管理；現狀與思考

國家對人才培養的投入逐年增長，特別是對中等職業教育在經費投入比重是明顯提升的。據2018年省教育部門統計數據，其中，財政性教育經費投入232.67億元，比2017年增長8.90%。到如今，中職院校的人才培養和市場接軌更加緊密，不斷配置新型資產設備，培養更多企業需要的高技能人才。這樣，在中職院校中資產設備成為了主要的固定資產，管理好這些資產使其發揮作用，是中職院校資產管理的重頭戲。誠然，只有面對問題敢于突破，才能獲得管理上的成功。

一、中職院校固定資產信息化管理優勢及具體組成

在網絡信息化環境下，中職院校固定資產實現信息化管理后，實現了資產管理與財務管理相結合、實物管理與價值管理相結合的管理思想。幫助財政部門、主管部門、各單位在預算編制階段、預算執行階段與預算報告分析階段做好資產的配置管理、資產的增量和減量管理、資產的分析報告等工作；協助資產使用單位有效地對資產進行管理，使得資產數據在各使用單位的部門間實現了互通共享。新型條形碼技術、移動掃碼盤點的采集技術不斷成熟，為中職院校固定資產管理帶來了新的技術手段和管理方向。現今的固定資產管理，由以往手工管理被信息化管理主導；同時，新的管理技術的出現，為中職院校固定資產管理的科學化、規范化、高效性帶來了新的挑戰[1]。

固定資產管理信息系統的管理流程中，在用戶管理、基礎數據、資產賬、財務賬、處置管理、實物管理、統計分析、物業管理以及報表上報等，資產管理人員可在較短時間里熟悉掌握操作。資產在信息化管理下，有利于監督、數據互通共享、提升管理效能、提高工作效率。

二、通過C技師學院發展看中職院校固定資產管理

1.C技師學院的發展和固定資產變化

C技師學院由最初30多年前的XX技工學校，到XX高級技工學校、“國家中等職業教育改革發展示范學校”，再到現在的技師學院，固定資產也由原來的幾千萬元增加至目前的2.9億元之多，分布在二十幾個大小部門，由各使用部門兼職資產管理員進行分管。固定資產實行統一領導、歸口分級管理和管用結合原則，實行分級管理模式。

2.國家教育政策對中職院校固定資產影響

2017年C技師學院在校生7200余人，開設有20多個專業。這些專業學制不同，專業各異，要配置不同的資產設備，同時也得到了國家對應的投入。在現代學徒制教學管理理念下，C技師學院采用的校企合作教學模式，生源大幅增長，教學設備的固定資產也在快速增加。如何科學管理保障固定資產的安全、增值、保值，更好地服務于教學；如何提升有效的內部控制管理，是中職院校探究的問題，下表是C技師學院近年來購置教學設備的數據[2]。

3.現階段C技師學院固定資產管理

從上圖的數據看出C技師學院每年購置資產的數量波幅較大。學院當前的管理模式是：對資產的使用狀況、報廢情況、閑置情況、維修情況及設備完好率等管理，一年進行一次資產檢查且是停留在賬、卡、物相符的層面上。

（1）統一領導、歸口分級管理和管用結合的原則，實行“三級管理機制”即學院財務部門為一級管理機構，負責資產的統一管理，包括入賬、計提折舊、定期或不定期核對、組織清查盤點、資產處置等賬務工作；資產歸口管理科室為二級管理機構，負責資產購置申請、驗收、調劑、建卡、登記賬、庫存資產的保管；各資產使用部門為三級管理機構，負責實物的保管、使用和維護。

（2）學院歸口管理科室歸管的資產劃分為：總務處負責固定資產管理和校舍零星修繕工程；基建處負責新建工程；圖書館負責所有圖書資料方面資產的管理；倉庫負責存貨管理。

（3）C技師學院的資產表現形式為：流動資產、固定資產、在建工程、無形資產和對外投資等。存貨，是指本院在開展教學業務活動及其他活動中為耗用而儲存的資產，包括維修材料、消耗品、低值易耗品。

三、C技師學院固定資產管理中的不足

1.內控管理

學院固定資產的內控管理不全，在日常管理中，內控管理要實現資產管理與預算管理相結合、財務管理與資產管理相結合、價值管理與實物管理相結合。由于市場需求的緣故，生源喜歡扎堆選擇專業；加之學院在購置具體設備時調研及預算管理不充分，導致某些專業的設備購買后使用了兩三年后就閑置放壞。這樣，很大程度上占用了資金以及存放的空間，故固定資產在有效期內難發揮應有的價值，從而造成浪費；閑置的資產設備需要定期養護，又提高了學院的管理成本。

2.報廢處置的問題

在固定資產中的家具資產：如臺、椅等木質資產，因學生的使用率高、磨損程度大的影響，還沒到使用年限已難以正常使用。由于受報廢年限的規定，難提前報廢處置，而資產的使用狀況，有損壞的但已無法修復，只能擱置一邊等年限到才申報處置。這樣，致使資產管理的賬實不完整情況存在；當前，市場專業技術發展太快，導致專業設備更新換代時間縮短，一些資產很難達到文件規定報廢期限，導致資產閑置，難于管理。

3.無形資產中計算機軟件使用管理存在的問題

主要是使用不充分，學院快速發展和管理信息化水平的提高，教學教研用的軟件資產種類和數量也在增長。第一方面：軟件改良升級密切，致使購置資金的增加；第二方面：在管理中不重視軟件使用的管理，只將申購的電子狗、光盤軟件裝置到業務部門中使用，且自成管理，并沒有統一的監管其使用狀況，導致軟件的實用性管理低；第三方面：信息化管理手段薄弱，特別是創新管理不足，對一些已不適用的、已計提完折舊的軟件資產，沒有及時清查、處置，這樣難以保證固定資產賬實相符；第四方面：開設的某些專業受生源的影響，計劃開設的課程與實際有距離，所配置教學用的軟件資產使用率低下，形成閑置。

4.教學用機械設備的維修保養不給力

學院的部門資產管理員都是兼管，且擔任繁忙的教學工作，在日常的使用中較難用心管理，難界定其責。設備日常維修保養制度不完善，監督力不足，影響設備的壽命，降低了設備運行效率以及價值。資產使用狀況中，出現損壞情況但沒及時有效修護，常擱置一邊，時間長了再無修復價值，待年限到申請處置。這樣，致使資產管理的賬實不符。

5.在日常資產管理中思想的認識不夠

存在“重采購輕管理”的思想意識。遇到界定責任時，不敢擔當；要求待遇補貼；資產管理員技能培訓欠缺，交流不主動；存在管理不規范，資產信息變動不及時向歸口部門反饋；資產管理中虧損的追責賠償制度欠缺。

四、新形勢下如何創新固定資產管理的內部方法

1.建立有效的績效考評與完善內控制度

（1）制定有效考評方法

績效是考評工作成績的主要指標，更是落實工作的基本依據。制定能夠量化、操作性強的考評方法，力求規范、客觀、準確。具體指標有：制度執行情況、安全責任情況、資產標簽完好率、儀器設備完好率、資產使用達到預期目標情況等。無論使用怎樣的考評方法，都要以事實為依據，獎懲有度；提高管理責任意識，達到科學管理的目的。

（2）完善內控制度

一是加強資產管理與財務管理、預算管理的銜接，構建有機聯系相互制衡的內部工作機制，提升管理效能。對資產配置、使用、處置等事項，按照規程報經主管部門或財政部門審批。

二是強化內控管理，要求財務建立預算系統，實現各部門成本控制，且以此建立績效制度，鼓勵節約。對內部資源進行優化調整，使資源得到最合理配置，做到人財物的一一對應；對項目或設備建立成本核算，確保資源利用率最高。

三是使用部門要按照“配置科學、使用有效、處置規范、監督到位”的創新管理目標，對資產進行管理。將責任落實到人，部門間發生資產變動要建立明確的對接手續，并在信息管理系統中及時體現。

四是采購入庫工作中，要健全重大資產購建審批、資產入庫驗收登記、資產保管清查、資產領用變動等日常管理細則。

五是財務、資產管理部門做好資產建賬、核算和錄入工作，充分利用資產管理信息系統，定期或者不定期進行核查，保證賬實相符、賬卡相符。年度終了，進行全面的資產清查盤點，及時處理資產的盤盈、盤虧；實際中需提前報廢的資產要嚴格按流程處置。

2.規范資產信息化管理

高度重視資產管理信息系統，它是資產管理工作的重要載體。強化資產管理系統的數據填報工作，通過制定《固定資產管理考評辦法》、實施交叉清查管理。使用部門資產管理員負起對資產在壽命周期內的動態管理，資產出現問題及時上報歸口部門處理。這樣，方能提高資產的使用率、提高投入運行效率，同時盤活資產使其發揮應有的價值功能。

資產管理系統數據將作為財政部門、主管部門統計上報資產信息時收集各單位資產數據的主要渠道。所以，建立健全的資產管理長效機制，方能使資產管理負責人和分管人員榮于擔責、樂于管理[3]。

3.制定無形資產的計算機軟件資產管理制度

無形資產是中職院校資產的重要組成部分。它是由院校所擁有的、不具有實物形態而能為學院校創造價值的資產，包括專利權、商標權、專有技術權、著作權、土地使用權、特許經營權、校名校譽以及其他財產權利等。

（1）采購環節：使用部門做好專業長遠規劃，在購置軟件要從符合實際需求出發，制定合理的、科學的、細化的軟件配置計劃。

（2）使用環節：加強軟件資產的日常管理與維護，嚴格執行操作規程，發揮軟件資產的價值；按財務準則對軟件資產進行核算、計提折舊。長期閑置的軟件資產及時調配使用，提高利用率；對正版軟件資產制定檔案式管理標準。

（3）管理環節：建立實行“統一領導、歸口管理、分級負責、責任到人”的無形資產管理制度。

（4）處置環節：軟件資產每年至少全面清查一次，不能給學院帶來效益；沒有使用價值、無法升級整合再用的軟件資產，經技術鑒定后，嚴格按照國有資產報廢處置程序進行處理，且應及時銷賬處置。加強清查和財務檢查監督，防止損失浪費，保證軟件資產安全、完整，發揮使用效益。

4.建立健全的機械設備維修保養管理制度

目前，要完善這一制度，必須建立科學的內控機制。使用部門作為第一使用人和管理人，自然第一時間發現問題，嚴格實施和監督維修保養規程。

一級維保：日常對機械設備普遍清潔、加固和潤滑，維護機械完好使用狀況。使用部門資產管理員根據維保計劃，協同維保技術人員按規程操作完成，分管責任人檢查監督[4]。

二級維保：包括一級維保的規程內容，以檢測、完整為目的，保持機械設備的各組機件處在良好運行性能。由使用部門資產管理員根據規程要求，發出維保通知，由專業技術維保人員操作完成。資產管理員、技術分管人、分管責任人檢查監督。

轉季維保：更換適合季節的潤滑油料，采用防潮、防凍方法增加防護設施等。由使用部門組織安排，資產管理員、維保技術人員操作；分管責任人檢查監督。

閑置保養：閑置停用的機械應進行養護，一是保潔、防銹、防潮等，減少故障提高機件完好率，停用機械由資產使用部按規程保養或委托保養。所有的計劃維保級別，按規程完成后，需經過嚴格檢查和驗收，并編寫維保詳細情況且報送歸口部門備案；記錄齊全、真實，確保機械設備常處在良好的可運行狀態。

五、結束語

當今，中職院校實施固定資產信息化管理的方法，應遵循系統化、信息化、資產管理內部控制的原則。實施管理不斷創新，在管理中像關注教學質量的提升一樣，去管好資產用好資產。這樣，資產的安全完整運行；實現增值保值的作用就自然發揮其意義，從而促進整體教育教學質量的活力。

參考文獻：

[1]魯慧勤.淺談固定資產的信息化管理[J].電信建設，2003（1）.

[2]郭世魁.技工院校固定資產管理模式創新探析[J].設備管理與維修，2015.

[3]沈秀麗.加強高校資產管理內部控制的探討[J].知識經濟，2015（24）.

[4]趙文淼，宋勝菊.基于反饋控制談高校固定資產管理制度體系改進[J].中華女子學院學報，2016（4）.

[作者單位]

廣東省城市建設技師學院，廣東 廣州 510520