強化企業檔案管理信息化建設的方法分析

詹昌繁

摘要：檔案管理工作需要進行在內部管理工作上需要進行一定的全新建設，以順應時代潮流，對不同類別的信息內容進行分類整合，實現檔案信息的數據化管控。企業在現階段社會環境下，為了得到更多發展支持需要將自身管理模式進行深化改革，實現檔案信息化管控，重視檔案管理工作的現代化發展，從而實現檔案管理工作的全面信息化建設，促使企業發展能夠擁有更為準確的信息數據。需要工作人員明確認識工作內容，落實工作責任，不可一蹴而就，需要層層遞進，結合實際發展情況來進行建設，保證信息化檔案內容與企業未來發展相吻合。

關鍵詞：企業檔案管理;信息化建設;強化途徑分析

前言：目前社會環境下，經濟市場不斷完善發展，企業要保持自身經濟活力與創新力不僅需要規模的擴大也需要實力的增強。企業檔案管理工作是為企業未來發展決策提供信息支持的工作，在當前科技進步的社會環境下需要進行工作的全面化整改，使其功能發揮更加便捷、精準，進而有效促使企業整體發展順利。檔案管理的主要工作內容就是將不同信息進行歸類儲存，妥善保管，確保今后使用查詢的便利，并且還要保證信息的完整性和真實準確性。檔案管理工作的信息化建設可以很好的提升工作效率，降低人力人員使用成本，為企業發展提供更為精準的材料數據，促使企業經濟收益上升。

一、加強企業檔案管理工作信息化建設的重要意義

在現今企業發展過程中進行檔案管理工作優化加強，促使檔案管理工作進行信息化發展，對企業整體發展和檔案管理工作效率來說都有促進作用。

（一）有利于檔案管理工作查詢效率提升

對于檔案管理工作的信息建設會將檔案信息進行數據化上傳，然后進行分類存儲，便于今后數據信息的有效查詢，很大程度上便利了查詢工作，促使檔案管理效率得到進一步提升優化，并且，現代網絡技術的發達，讓信息資源共享成為可能，更多的信息內容可以通過網絡實現共享性，進而降低了企業成本。檔案管理工作信息化建設發展可以通過技術手段將傳統信息檔案資料進行轉變，完成企業檔案信息數據庫的建立，從而保證檔案信息的規范性保存，使得檔案管理工作更加規范化。并且，如今的網絡發展也有一定的規章約束，將檔案內容進行信息化存儲，然后進行企業局域網融入，就可以在保證數據信息精準真實的基礎，為信息儲存提供安全保障，結合現代化企業辦公系統平臺，建立與檔案管理工作相關的信息查詢管理機制，進而促使企業檔案信息查詢工作更加合理科學且具備足夠的效率。

（二）有利于企業綜合競爭實力的提升

集團型企業在當前社會經濟發展過程中不斷出現，旗下分公司和管理部門較多，在應用管理模式時，傳統的管控手段不適合企業的發展需要，會使企業各部門之間存在資源信息的割裂，很容易形成信息傳輸難題。加強企業檔案管理工作信息化建設可以將企業各個部門通過網絡進行連接，利用企業內部網絡實現檔案信息資源的有效傳輸，打破傳統管理模式下的資源傳輸局限性，使檔案信息數據庫建設更加符合企業發展需要。在網絡內部，不同部門利用自身優勢，通過有效的技術資源共享使用來完成企業的發展創新，活躍企業內部發展動力，促使企業發展更具現代活力，實現企業綜合實力的全面提升。

二、加強企業檔案管理信息化建設的途徑研究

對現今市場環境下的企業進行發展促進，就需要從檔案管理工作入手，結合現代社會發展特點，將信息化建設力量融入其中，促使檔案管理工作更具現代化發展優勢，通過不同角度的建設方法來實現信息化建設的加強。

（一）轉變思想態度重視信息化建設

為了將企業檔案管理工作進行信息化建設加強，需要對內部管理層進行認知思想的轉變，讓更多管理人員了解到檔案管理工作的價值，明白檔案管理工作對于企業發展的重要性，從而對信息化建設工作進行觀念上的改變，為檔案管理工作提供更多優勢政策支持。企業需要加強檔案信息管理工作重要性的宣傳，通過對管理人員和領導人員的專業知識培訓來保證檔案信息管理工作信息化建設大方向的準確，保證企業整體發展與檔案管理工作是契合的。另外，還需要企業重視對檔案管理工作全新建設的各方面成本投資，利用豐厚的底蘊來保證信息化建設工作能夠順利。

（二）建立健全企業檔案信息化管理系統

傳統紙質檔案內容在現如今的社會發展狀態下受到一定的發展局限性，很多檔案管理起來較為繁瑣，管理工作效率得不到有效提升，相應的查詢工作也是較為繁瑣的。企業進行檔案管理信息化建設借助了信息時代科學技術的力量，為了保證檔案管理信息化建設足夠安全有序，需要建立健全相應的管理系統平臺，利用網絡系統的技術力量來進行檔案內容的一體化管控，將信息錄入和查詢進行工作性質上的整合，確保信息化檔案在實際工作中能夠發揮更多作用。實際的檔案管理信息化建設，需要利用互聯網將整體的檔案信息收集整合工作進行完善，提升工作效率。

（三）完善檔案管理工作基礎設施建設

檔案管理工作的信息化建設需要機考更加健全的軟硬件設施和就計算機，只有基礎設備進行更多功能性的豐富和承載力加強，才能保證檔案管理的信息化改革進步。在實際的檔案管理信息化建設過程中需要企業為檔案管理部門提供較為現代化的檔案管理系統作為設備支持力，借助更為先進的系統軟件來提升建設工作效率。計算機軟硬件設備的完善，可以滿足企業在現代化社會的發展需要，提供較好的網絡服務，將錄入、輸出設備進行品質提升，同時為工作人員提供較為完善的硬件設備，輔助工作人員進行信息化工作建設。

計算機系統在檔案管理工作中可以幫助工作人員進行信息的收集、整理、分類。檢索、編制目錄等，還能夠將其運用在庫房管理中，因此，計算機基礎設施的完善是很有必要的。就當前社會計算機技術的加強現狀來看，企業利用計算機技術進行建設發展，需要對計算機系統以及軟硬件設備進行完善，利用企業內部網絡構建更適合企業發展的系統。

結語：為了在現代化社會進行企業發展的促進，需要借助時代發展特點，將現代化科學技術與企業檔案管理工作進行一定的融合，對檔案管理進行信息化建設，促使各類資源信息的數據化存儲，進而建立出較為完善的信息化管理體系，保證企業發展的順利。

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