論新形勢下企業檔案編研工作的困境與突破

劉俊

摘 要：新形勢下，企業檔案編研工作呈現編研主體擴大化、編研客體廣泛化、編研行為智能化、編研成果形式多樣化等特點。然而在現實中，企業編研工作尚未跟上時代發展的步伐，面臨著“重藏輕用”，對檔案編研工作缺乏正確的認識;信息技術運用不充分，編研手段較為落后;編研力量不足，檔案編研工作受阻;編研思路狹隘，編研成效不大等困境，與企業日益增長的檔案信息利用需求脫節。為此，企業應圍繞中心工作，從思想上、手段上、模式上、思路上突圍，實現檔案編研工作跨越式發展。

關鍵詞：新形勢;檔案編研;檔案工作

當前，計算機技術、電子信息技術、網絡技術已滲透到社會生活的各個角落，大數據時代、知識管理時代已經到來，深刻改變著人們的工作生活方式，以大數據、云計算、人工智能、物聯網、區塊鏈等為代表的新一代信息技術及其應用更是將這種改變推向了極致。與此相適應，檔案工作的觀念、對象、方法和職能也在發生重大的變化 [1]。可喜的是，面對新形勢，我國檔案工作并沒有墨守成規，而是全面提速檔案信息化建設，如建立數字化檔案信息資源庫、研究電子文件歸檔和電子檔案管理、實現檔案信息資源共享利用等。從筆者近年來參加檔案行業學術交流活動來看，社會檔案意識在不斷增強，檔案工作日益受到各行各業的重視，檔案工作的側重點也從規范檔案管理階段逐步向深度挖掘檔案信息資源、提供深層次檔案信息利用的更高階段邁進，一些先進單位在檔案信息資源服務主營業務、支持公司發展方面也切實取得了成效，得到了單位內外部的普遍認可。就整體而言，近年來我國檔案工作確實有了一定提升。但是，由于工作思想、思路、模式等限制，我們也應看到檔案編研工作，尤其是企業檔案編研工作還未跟上時代發展的步伐，尚存在一些問題。在本文中，筆者試圖分析新形勢下企業檔案編研工作的特點，探究目前面臨的困境，并力求尋找出檔案編研工作能夠取得突破發展的有效措施，進而為企業檔案編研工作提供新思路。

一、新形勢下企業檔案編研工作的特點

新形勢下，信息技術的快速發展，企業內部各部門之間、內部與外部之間的緊密分工與合作等影響了企業檔案編研工作思路，為編研工作提供了新的工作方式與手段，使企業檔案編研工作的主體、客體、行為、成果都具有了新的特點。

1、編研主體擴大化

新形勢下，檔案編研主體不再是傳統的單一性，而是呈現合作化、擴大化的特點。首先，隨著現代信息技術在檔案工作中的運用，檔案部門與信息技術部門之間的合作逐步深入。加強與信息技術部門的合作，可有利于擴充編研素材、提升編研成果展示效果等。其次，圍繞企業中心工作、為企業主營業務提供前瞻性服務的編研才具有生命力，因而編研工作應與業務部門建立順暢的溝通渠道，在編研選題等方面與業務部門保持合作，讓業務部門融入其中。最后，檔案服務中介機構的規范化發展，以及企業自身從管理效益方面的考慮，越來越多的企業選擇借助服務機構開展檔案工作，使企業檔案工作社會化成為一種趨勢，這也讓檔案服務機構參與編研工作成為一種可能。

2、編研客體廣泛化

新形勢下，檔案工作“存量數字化、增量電子化”的信息化戰略逐步落實，企業檔案資源建設不斷取得新成果，檔案信息檢索效能也不斷得到提升，為檔案編研提供了豐富的素材基礎和高效的編研效率。同時，信息技術的快速發展，檔案編研素材的來源也不再局限于本單位的室藏資源，互聯網、數據庫、微博、公眾號等都有可能成為其來源，這些外部信息只要在檔案編研中被有效運用，則都是重要的補充，甚至具有不可或缺的“檔案”意義。檔案編研可以跨越本單位，多方位、多角度地收集素材資源，實現“全面查找、寧多勿漏”。而檔案編研素材的豐富與廣泛，也使得編研素材的類型實現了由傳統紙質載體資料為主向文檔、圖像、音頻、視頻等多樣化擴展。

3、編研行為智能化

在檔案信息化浪潮下，檔案編研工作也充分運用信息技術從而實現檔案編研行為、手段的智能化。如通過檔案管理系統或專門的編研工具實現編研選題、素材檢索、加工整合和考訂出版等工作的技術化轉變[2]，相較于人工收集檔案信息資源，手工挑選、加工、轉錄、點校、編排、撰寫信息的傳統方式，編研效率更高。又如，通過運用大數據技術對檔案管理系統中的用戶日志與用戶查借閱利用行為進行分析與挖掘，了解哪些檔案經常被哪些用戶利用，獲得用戶隱形利用需求。這對編研人員確立合適的編研選題，并針對用戶群體推出精準的且利用價值高的編研成果具有積極作用。

4、編研成果形式多樣化

傳統檔案編研成果主要是書籍、畫冊、文獻匯編等紙質形式，展示效果平面化，關注度與吸引力不強。新形勢下，檔案編研成果形式表現出豐富多樣的特點，能夠集圖、文、聲、像等為一體，展示效果也向多維化轉變，能夠多層次、多角度、全方位展示編研成果。多樣化的成果形式大大增強了編研成果的可讀性與可視性，增加了受眾群體的吸引力和感染力，使受眾群體得到更深刻的感官體驗。

二、 新形勢下企業檔案編研工作的困境

檔案編研是整合與開發檔案信息資源的重要舉措，也是檔案工作創造價值、服務企業發展的一種較高層次、較高效能的方式，但新形勢下，企業檔案編研工作卻陷入了困境，與企業對檔案所存儲的信息、所蘊含的知識日益增長的需求嚴重脫節。

1、“重藏輕用”，對檔案編研工作缺乏正確的認識

“重藏輕用”一直以來都是企業檔案工作的通病。檔案人員往往注重檔案的收集、整理、保管等業務，但對檔案工作如何為企業的現實工作服務、如何讓企業從檔案工作中獲益卻思考較少。檔案編研工作亦是如此。有些企業編研工作僅停留在編寫大事記、組織機構沿革、文件匯編等初級階段上，缺乏編研主動性與積極性，具有企業特色的、貼近企業工作實際的編研成果少。另外，編研工作在檔案歸檔整理節點后的一段時間開展，檔案信息收集、整理、加工工作周期較長，使得編研成果滯后于事情發展，適時性較差，缺乏實用價值。此外，編研工作也存在“重編輕研”現象，編研內容比較單薄，深度、廣度和高度不夠。

2、信息技術運用不充分，編研手段普遍落后

現階段，社會各業都在積極運用信息技術為業務發展助力，不斷拓展信息技術應用場景。另一方面，新一代信息技術也在政策、資本以及大規模實踐的共同作用下日趨成熟。然而企業利用多媒體技術、數碼影像技術等信息化技術開展檔案編研工作，整體上仍局限于較淺層次的應用，編研的產品呈現出層次偏低的現象[3]。檔案編研工作基本還是沿用傳統做法，通過原始檔案材料的積累和匯聚等手段，進行數據的統計、摘錄、匯總，或按照專題對檔案資料進行初步分析再完成一定的排列組合，形成一定編研成果。

3、編研力量不足，編研工作受阻

檔案編研工作是一項長期性、系統性的工程，從確定選題到最終出版，時間周期一般較長，需要編研人員付出大量的時間和精力。然而，當下企業檔案工作人員普遍配備不足，即便在一些大型國有企業，專職檔案人員也捉襟見肘，許多民營企業甚至幾乎不設檔案崗位[4]，檔案編研人員普遍匱乏。檔案編研隊伍建設和資源投入的不足，而檔案工作又瑣碎繁重，這種矛盾現象的存在直接影響編研工作的效率，導致編研工作進展緩慢，甚至根本沒有力量開展編研，不能有效發揮檔案編研工作為企業各項工作服務的作用。

4、編研思路狹隘，編研成效不大

長期以來，檔案編研選題、內容形式單一，僅局限大事記、組織機構沿革、文件匯編、畫冊等傳統編研形式上，編研成效有限，難以迎合現實利用需求。另外，對信息技術運用不充分，編研力量不足等因素，也加深了編研思路的狹隘與保守。筆者曾就編研工作與多家大中型國企、央企檔案人員交流，大家對“編研是檔案工作的重要組成部分，也是提升檔案工作價值與地位的重要途徑”這一事實深為其然，但同時也表示，“除了大事記、組織機構沿革等傳統的編研成果外，也想不出其他更好的形式”，編研工作突破難度大。

三、新形勢下企業檔案編研工作的突破

1、思想“解困”——轉變觀念，主動圍繞企業價值創造服務

企業的根本目標是創造價值、實現利潤最大化。作為企業的一項基礎性工作，檔案工作也應以“為企業價值創造活動服務、為企業實現利潤最大化服務”為根本動力，滿足企業現實工作的需求。正如加拿大檔案學者高德·拉伯楚克（ Gord Rabchuk）所言：“企業檔案管理的成功主要依靠兩個基本因素：（1）所提供的服務或產品確實有需求;（2）保證必須的靈活性以滿足利用者不斷變化的需要。”[5]企業檔案工作不應該僅限于做好檔案的收集、整理、保管，被動提供檔案利用，其高級形態應該是以檔案信息資源為武器，發揮出檔案資源價值，主動參與，主動融入，為企業各項業務提供切實有效的幫助。故而，檔案人員應認識到檔案編研的文化價值、教化功能、服務功能，重視編研工作，樹立超期服務意識，圍繞企業中心工作，確立選題，對浩如煙海的檔案信息進行梳理，將雜亂的檔案信息變得清晰、條理、有序，主動服務于企業價值創造，提升檔案的認知度。

2、手段“解困”——積極運用新興技術，提升編研工作智能化

新興技術加速了新形勢的發展，同時也是新形勢的紅利，檔案編研工作應全方位運用各種新興技術，為高效、靈活以及多元化開展檔案編研工作提供強有力的技術支持和保障。對此，吳志杰提出構建涵蓋編研模板設計、編研選題推薦、智能抽取與檢索、可視化等技術與功能的一體化檔案編研平臺，使編研手段實現由“人工為主”向“以機器為主、人工為輔”的轉變[6]。實踐層面，有些技術已經得到成功運用，如編研素材的智能檢索。為解決聲像檔案因著錄、文字說明等不完整造成照片、錄像數據檢索難度大的問題，解放軍檔案館、國泰君安證券股份有限公司分別運用人臉檢測、識別技術對照片、錄像中的人臉臉部特征值進行提取、關聯[7][8]，實現了聲像檔案的精準高效檢索，從而為人物專題編研提供了有效輔助作用。

3、模式“解困”——擴大編研主體，實現編研工作合作化

擴大編研主體，改變由檔案人員單獨完成編研工作的情況，是破解編研力量不足難題的一種有效方法。一方面，從企業內部尋求合作，通過與編研選題涉及的相關部門之間的合作實現不同部門之間優勢互補，以提升編研成果的深度。如，編寫業務選題時應多與相關業務部門合作;編寫黨組織工作選題時應多與黨委部門合作。需要說明的是，與內部部門合作，契機很重要，檔案人員應抓住企業重大活動、重要工作等契機推進合作。另一方面，從企業外部尋求合作，通過與檔案中介服務機構合作，讓符合資質要求的第三方機構參與其中，實現社會化“大編研”，以提升編研成果的廣度。如，利用第三方力量協助搜尋編研素材、提議編研選題、參與編寫等。不過，在與外部機構合作編研過程中，需要格外注意企業信息保密與編研成果知識產權歸屬問題。

4、思路“解困”——拓展編研成果邊界，加強檔案專題數據庫建設

新形勢下，檔案編研成果形式多樣化、類型多元化，編研成果邊界不斷拓寬，建設檔案專題數據庫已成為檔案信息資源開發利用的一項創新手段和重要途徑。與傳統的編研成果相比，以數字化為展現形式的檔案專題數據庫集合了某一專題不同全宗、不同類別的檔案數據，具有系統性、復合性、針對性、便捷性等特征[9]，既可以滿足利用者對檔案信息資源“全面”的需求，也能滿足對“準確”、“快速”的需求，尤其是在計算機系統作用下，其利用方式、利用效果更具有利用優勢，因而日益成為各級各類檔案部門大力開展的重要工作。編制檔案專題數據庫，遵循分析主題、確定主題、采集數據、加工整合、編排整理等步驟[10]，其中確定主題決定著檔案專題數據庫的價值和作用，直接關系建庫成敗，是整個編制過程中極其重要的一步，應力求科學論證、嚴格審查。另外，檔案專題數據庫建設過程中，應從實際建設結果和利用效率兩個方面檢驗，避免只是對基礎數據庫簡單抽取或僅是單一的檢索工具，重建設輕維護，缺少技術支持等問題，切實為企業創造出經濟效益與社會效益。

檔案編研是檔案信息資源開發利用的重要舉措，不僅是衡量企業檔案館（室）基礎工作和業務水平的重要尺度，也是企業檔案工作發展的重要標志[11]。新形勢下，企業檔案編研工作應緊跟時代發展步伐，圍繞中心工作，轉變編研工作模式，掌握與運用新興技術，尋求合作，不斷探索、拓展編研成果邊界，促進檔案編研工作實現跨越式發展，使檔案信息資源為企業價值創造提供更大作用。

參考文獻：

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[2]吳志杰.新技術環境下檔案編研工作探析[J].北京檔案，2019（6）.

[3]彭插三.檔案編研信息化及管理體系構建[J].檔案學研究，2017（S2）.

[4][5]徐擁軍，張斌.企業檔案工作的困境與出路[J].北京檔案，2007（11）.

[7]胡湖.基于人臉識別的照片檔案挖掘利用架構[A].檔案管理與利用——方法 技術 實踐[C]：國家檔案局檔案科學技術研究所，2013：5.

[8]彭蒙蒙.人臉識別技術在聲像檔案挖掘利用中的應用探析[A];2019年全國青年檔案學術論壇論文集[C];2019年.

[9][10]莊長華，冀建嶂.論檔案專題數據庫建設[J].云南檔案，2006（6）.

[11]陳忱，呂艷兵.淺談企業檔案編研工作[J].機電兵船檔案，2019 （2）.

（國泰君安證券股份有限公司? 上海? ?200060）