文書檔案整理對單位效能化發展的重要意義

袁玉菊

摘 要：在國家機關、事業單位等相關企業的日常經營管理中，會產生大量的資料及文書檔案，而文書檔案管理作為企業管理工作中的組成部分之一，對企業運營效率和質量都有重要影響。在市場競爭越來越大的情況下，很多企業都在逐步開展管理機制改革，希望能促進企業效能化發展。文章則針對這一情況先闡述了文書檔案管理的內涵和特點，再具體分析了文書檔案管理在企業效能化發展中具有的意義，最后從信息化文書檔案管理機制角度分析文書檔案整理工作的優化策略。

關鍵詞：文書檔案;效能化;企業管理

文書檔案是國家機關、企事業單位日常開展行政事務活動中所形成的重要資料，其不僅能反映單位經營狀況，還能給單位戰略規劃和發展提供重要依據。在我國行政事業單位工作和管理機制改革不斷深入的情況下，文書檔案整理工作面臨著更高的要求。為了提高事業單位管理質量，促進效能化發展，有必要對文書檔案整理工作的意義和策略進行分析。

1 文書檔案整理工作的含義和特點分析

在行政事業單位的行政管理活動當中，會形成很多資料文件，同時專業人員還會出具一些文字性、數據性的資料，這些資料便是文書檔案。文書檔案的內容記錄了事業單位日常管理和發展活動的相關資料，也包含了大量重要信息，其形式包括但不僅限于報告、通知、通告、計劃、會議記錄等。文書檔案整理，就是事業單位由相關崗位人員主導、各部門負責人及辦事人員配合，將文書檔案進行分類、妥善保存，并在單位相關活動需要時及時提供相關資料的過程[1]。

從文書檔案及整理工作的含義和內容可以看出來，文書檔案具有信息內容多、重要性級別高等特點，也就意味著文書檔案整理工作需要具有足夠的專業性和耐心。高質量的文書檔案整理工作，對事業單位的日常管理發展都有重要意義。

2 文書檔案整理對事業單位效能化發展的重要性和意義分析

2.1 有利于構建成熟的檔案體系

前文已提到，事業單位的文書檔案內容豐富、信息量大且十分重要，而這些文書檔案的保存及調取速度，直接會影響事業單位各部門工作的開展，對單位效能化發展有重要影響。文書檔案整理作為檔案管理中至關重要的工作，需要構建一套成熟、嚴謹的檔案體系，在該體系下，文書檔案資料才能得到妥善保管和高效應用。首先，高質量的文書檔案整理工作有利于保證所有資料文件的完整性，通過嚴謹的整理和科學保存，避免資料遺失或損壞;其次，通過對單位行政管理工作產生的文件以及具有記錄性質的文件進行收集、分類，在科學性的編目體系下進行保存，有利于提高后續查找、提取和使用這些資料的便捷性;最后，文書檔案整理過程中還可以基于詳細的檔案體系，來對相關資料進行對比和分析，甚至出具相關數據對比和分析報告，將有利于提高文書檔案資料的利用價值。

2.2 有利于促進檔案信息資源的開發

事實上，從根本性的角度來講，文書檔案整理工作的核心目的就是為了更好利用這些資料，提高單位工作質量。顯然，如果所有文件和資料被簡單保存，不進行分類和細化，在后續的查找和使用方面會存在嚴重問題。因此，通過文書檔案整理來提升檔案資料的完整性、系統性，將有利于事業單位其他部門人員對這些資料和信息資源進行開發。當然，文書檔案整理工作雖然是基礎性工作，但是對提升文書檔案資料價值有重要意義[2]。

2.3 有利于規范單位工作和管理機制

對單位相關文書檔案資料進行整理，該過程中相關人員也會對資料的齊全性和規范性進行檢查，通過這種方式不僅可以規范其他部門相關工作中所形成的資料的規范性，還能對單位工作者的日常工作進行監督。事實上，很多事業單位關于規范工作行為、加強工作監督的機制，都是基于完善的文書檔案體系而建立的，所以說，文書檔案整理工作是提高事業單位工作規范性、加強管理的關鍵。

2.4 對促進單位可持續發展有重要作用

進一步來講，文書檔案資料實際上是事業單位相關人員日常工作的成果，也是記錄和反映其工作質量的主體。因此，通過文書檔案整理，將這些資料進行系統化的保存，可以方便工作人員隨時查閱和分析相關資料，一方面有利于工作人員進行工作自審自查，另一方面也給單位工作質量評價和管理提供了便利。也就是說，事業單位通過高質量的文書檔案整理工作，可以全面提升單位工作效率和質量。另外，當代事業單位通過文書檔案管理的信息化改革，基于信息化檔案系統減少了辦公資源的消耗，同時基于嚴謹規范的管理機制，也減少了工作人員資源浪費的現象。而這一切與當前我國事業單位改革的要求高度契合，有助于促進事業單位的可持續發展[3]。

3 文書檔案整理促進單位效能化發展的具體措施

3.1 構建數字化文書檔案體系

在信息技術不斷發展，我國信息化水平不斷提高的大環境下，事業單位文書檔案整理和管理工作也需要重視信息化技術的應用。在構建數字化文書檔案體系時，需要做好相關資源收集和整理[4]。具體包括：將實物性文件和資料通過技術手段轉化為數字文件，進行分類儲存;將通過網絡渠道接收到的文檔資料進行整理和儲存;鼓勵相關人員采用信息化辦公方法，通過單位統一的文檔數據庫進行上傳和

儲存。

3.2 構建文書檔案管理的硬件和軟件系統

事業單位需要針對文書檔案的整理和管理工作配置相應的硬件，并開發與之配套軟件，完善的硬件、軟件系統一方面需要滿足辦公人員日常信息化辦公和文檔資料管理、使用的需要，另一方面也需要滿足文檔信息保密性、安全性的保障需求。值得一提的是，在如今云技術越來越成熟的情況下，事業單位文書檔案的整理和管理還可以利用云技術實現云端儲存，并滿足工作人員跨地區的資料上傳和下載，基于嚴謹的權責機制，來保證文書檔案管理和使用的規范性。

3.3 加強人才引進和專業培訓

事業單位應當深刻意識到文書檔案整理工作對企業效能化發展的重要性，積極引進擁有文檔管理專業知識儲備和可靠職業素養的專職人才，并組建文書檔案信息化機制建設和維護團隊，為單位的文書檔案管理工作構建信息化機制[5]。然后，由這些專業人員牽頭，對單位所有員工進行針對性培訓，一方面提高所有工作人員的文檔資料規范性管理意識，另一方面讓團隊熟練掌握文書檔案資料的信息化處理和管理技能。通過這種方式，不僅可以全面提升單位文書檔案管理水平，還可以全面提升單位效能化發展水平。

4 結語

綜上所述，文書檔案整理雖然是事業單位日常發展管理中的基礎性工作，但是其所承擔的責任和具備的意義對單位日常管理和發展而言有至關重要的意義。在事業單位管理機制改革和發展的過程中，需要深刻意識到文書檔案管理工作的重要性，對傳統工作中存在的不足進行研究，并通過構建信息化文書檔案管理機制，來做好文書檔案資料的整理、分類、儲存工作，保證文書檔案資料的安全，并提高其利用價值。只有這樣，才能全面提升事業單位工作效率和管理水平，促進單位效能化發展。

參考文獻

[1]高威.文書檔案整理對事業單位效能化發展的重要意義探究[J].卷宗，2019，9（9）：98.

[2]尚雪蕾，賀林燃.試析事業單位檔案管理創新及檔案管理數字化問題[J].人力資源管理，2017（11）：235-236.

[3]于婧.在深入推進事業單位改革中加強檔案管理工作的幾點思考[J].山東檔案，2017（5）：53-54，56.

[4]閆晨煜.新形勢下事業單位檔案管理創新與服務模式改革[J].辦公室業務，2019（18）：118.

[5]張敏軍.衛生事業單位檔案管理工作體制和運行機制的改革與創新[J].消費導刊，2019（37）：281.