淺析新時期檔案管理問題及整改措施

陳思婷

摘 要：檔案是歷史的載體，是漫長成長過程歷史的記錄、知識的載體之一。檔案真實客觀地記錄了單位的發展歷程，是單位重要的信息資源，對單位具有重要的推進作用。檔案管理是機關單位發展中必不可少的重要管理工作，檔案管理工作對于機關單位的發展有著極大的影響，其中包括了管理的檔案有婚姻檔案、人事檔案、會計檔案、各部門的資料等，通過對檔案的整理和應用，能夠幫助領導加強對機關單位的了解，從中總結經驗，從而使其進行科學的決策和管理，以促進機關單位在新時期的健康發展。當前我國經濟社會的快速發展給機關單位帶來了很大的挑戰，檔案管理工作在新時期的作用更加突出，只是很多的機關單位在檔案管理工作中存在著諸多問題，導致其作用得不到發揮，所以本文就對新時期的檔案管理工作進行分析并探究其有效改進策略。

關鍵詞：檔案管理;問題;整改

當前我國經濟社會正處于高速發展的階段，我國已經進入了發展的新時期，經濟和科技的飛速發展給機關單位的發展帶來了諸多的便利，但同時也使其面臨更多的挑戰，而檔案管理工作的開展能夠幫助領導了解機關單位的歷史，并以此作出科學的決策和管理，這對于機關單位在新時期的發展是十分有利的。但是很多領導在開展檔案管理工作時，由于對其的重視程度不足以及其他問題，使得檔案管理工作十分落后，所以想要在新時期促進自身發展，相關領導就必須要改進檔案管理工作。

1 新時期檔案管理工作存在的問題

1.1 對檔案的認識和重視不足

很多人不了解什么叫檔案和檔案存在的意義，平時也不注意資料收集和整理，等到要歸檔資料就歸檔一些無用的資料或者復印件之類的，重要的資料自己留著用，等到自己調崗了，這些資料也不知所蹤了。有些基層單位沒有配置符合條件的檔案室，把檔案室當成雜物房，沒用的東西和檔案一起堆放，沒有給檔案室配置完整的硬件，如設備空調、抽濕機、溫濕度計等。有些基層單位把檔案當成一個任務，有檢查任務就做就一下，沒有就擱置在角落，純粹是應付檢查。

1.2 管理制度不健全

在當前的新時期，我國機關單位發展面臨著新的形勢，而檔案管理工作也會面臨更多新的挑戰和問題，這時健全的管理制度就極為重要。但是對很多機關單位的檔案管理工作進行分析和調查可以發現，相關領導對檔案管理的重視程度仍然不足，檔案管理制度也不健全，大部分機關單位都沿用著傳統的檔案管理制度，只是根據國家的相關法律和規范，提出一些十分基礎且空泛的管理要求，但是對于更加具體的管理流程以及管理人員的監督等，卻并沒有提出細化的管理制度，管理制度缺乏足夠的可行性和操作性，在應用時難以解決各種實際問題。另外，還有一些機關單位雖然提出了比較詳細的檔案管理制度，但是這些管理制度大多已經比較落后，都是一些早期的制度，不符合當前經濟社會的發展形勢以及機關單位的發展趨勢，難以與機關單位的發展相適應，這樣在應用的過程中也無法發揮其應有的作

用[1]。檔案管理本身就比較枯燥，管理制度方面的落后和僵化，對于管理工作的創新也極為不利。

1.3 管理人員素質有待提高

檔案管理工作是一項十分專業的工作，必須要由專業的檔案管理人員來負責，所以管理人員的素質就十分重要，但是我國很多機關單位由于對檔案管理工作不夠重視，所以其管理人員的素質也有待提高。一些機關單位由于對檔案管理的重視程度不足，所以聘請的工作人員大多并不具備專業的檔案管理知識，不具備相關的從業經驗;有很多單位沒有配置專職檔案員，很多檔案員是一身多職的，哪里任務趕就往哪里調，這種現象在基層單位很普遍。另外一些機關單位雖然聘請了專業的檔案管理人員來從事該工作，可是其素質根本無法滿足新時期的機關單位發展需要，這些工作人員在長期的工作過程，已經形成了固有的工作模式，思想比較僵化，對于新時期檔案管理工作的特點以及要求認識不足，仍然沿用傳統的管理理念和管理方法，導致檔案管理工作的效率和質量都十分低下。

2 新時期檔案管理整改的有效措施

2.1 完善檔案管理制度

在新時期，我國機關單位在開展檔案管理工作時會面臨更多的挑戰，所以就必須要建立起一套完善的檔案管理制度對檔案管理工作進行引導，這是檔案管理工作開展的必然要求。機關單位需要對檔案管理制度進行完善，尤其是要對其中的檔案管理監督機制和工作人員的激勵機制進行完善，提出檔案管理工作的相關流程和規范化要求，落實責任制，將檔案管理的相關責任進行細化，并具體落實到每個工作人員的身上，這樣能夠使檔案管理工作更加高效穩定的運行，同時也能夠在出現問題之后，方便進行責任的認定;另外相關領導還需要健全工作人員的激勵機制，需要將檔案管理人員的工作質量和工作態度與其薪酬福利掛鉤，以此來激發工作人員的工作積極性，提高工作質量。在新時期機關單位開展檔案管理工作時，管理制度必須要與新的經濟社會發展形勢以及機關單位的發展相適應，領導要對傳統的管理制度進行創新和改進，根據新時期檔案管理工作的新特點和新要求，對管理制度的內容進行進一步的完善和細化，保證其可行性[2]。

2.2 提高管理人員素質

想要在新時期提高檔案管理工作的質量，機關單位就必須要提高檔案管理人員的素質，提高管理人員的專業能力和業務能力，時期能夠適應新時期檔案管理工作的開展。新時期的檔案管理工作會面臨很多的挑戰，所以對于管理人員的素質也有著更高的要求，這時就需要機關單位對檔案管理人員進行培訓，提高其創新意識，使其掌握更加先進的檔案管理理念，定期開展講座，向其傳授先進的工作經驗，提高其工作能力。

2.3 加強信息化建設

最后，信息化是機關單位發展的重要趨勢，所以檔案管理工作也必須要加強信息化建設，引進專業的管理系統，更新相關硬件設備，建立專業的檔案信息化管理平臺，建立電子檔案，提高檔案的收集、整理和利用效率[3]。

3 結束語

綜合上文可知，我國經濟科技的飛速發展帶動了我國的社會發展，當前我國已經邁入了新的發展階段，機關單位在發展時會面臨更多的機遇，但同時也會面臨更大的挑戰，尤其是其中的檔案管理工作，傳統的檔案管理工作模式和方法已經無法滿足新時期機關單位的管理和發展需要，管理制度、管理人員素養以及信息化建設方面存在的問題，都會影響機關單位在新時期的發展。因此要求機關單位對檔案管理工作進行整改，完善管理制度，提高管理人員素質，并加強檔案管理的信息化建設，以此來提高檔案管理工作的水平。

參考文獻

[1]徐維欣.新時期事業單位人事檔案管理芻議[J].中外企業家，2019（35）：113.

[2]黃雅玲.新時期提高檔案管理科學化水平的路徑研究[J].中外企業家，2019（32）：105-106.

[3]孫銘偉.新時期企業檔案工作特點及發展趨勢探析[J].黑龍江檔案，2019（05）：76-77.