人工智能技術在檔案管理信息化中的應用分析

馮春霞

摘 要：在現在的社會，人工智能技術在各行各業的應用都是非常廣泛，在檔案管理方面使用人工智能技術可以更好的保證工作的準確性，提升工作的效率的同時又能夠降低出錯的概率。在檔案管理中使用的文獻查閱法可以對各項資料進行一個綜合的調查，在檔案管理中使用人工智能的技術是非常有必要的，例如智能識別系統和指紋虹膜識別技術以及智能檢索技術這些在檔案管理中的應用必然是大大加強了信息管理智能化的進程。

關鍵詞：檔案管理;人工智能;信息化技術;網絡

在我國的各行各業的發展中，人工智能的運用是越來越廣泛，不管說是在生產方面的自動化還是說在平時辦公方面的信息化，這些實際上都是人工智能運用的一種表現。在現在的檔案管理信息化中融入人工智能技術考慮的更多地應該是如何能夠保障檔案管理工作的高效性，保障檔案信息的安全同時又在此基礎上能夠最大程度的降低運行的成本，最終使得檔案信息管理人員能夠實現從繁雜的檔案抄寫到自動化工作的轉變。

1 人工智能技術與檔案管理

1.1 人工智能技術

人工智能技術的概念早在跟多年前在一些歐美發達國家中就已經提出來了，經過這么多年的發展人工智能早已經從概念發展成為實際的技術。目前，人工智能的技術已經普及到各行各業，為生產發展帶來了巨大的動力。人工智能技術首先就是AL技術，這是人工智能技術的英文縮寫，這種技術其實就是說通過計算機將很多個系統結合起來，最終形成一個類似于人腦的智能系統。簡單的來說，人工智能技術可以看作是對于人腦的一種復制，為了能夠更加方便人類的工作和學習。

1.2 檔案管理

在以前，檔案管理工作一般上來說都是屬于行政管理的工作范疇，現在各行各業甚至是規模很小的公司中也都存在著檔案管理的工作。在以前的檔案管理工作中，工作人員一般上都是使用抄寫和記憶的方式對檔案進行整理，并且工作人員要手動的撰寫目錄，這都是非常耗費人力物力的，而且很容易出現錯誤。現在，伴隨著科學技術的不斷發展，在檔案管理工作中使用了計算機技術，這極大地解放了勞動力。伴隨著人工智能技術在檔案管理工作中的應用，檔案管理工作必然會更加輕松。

2 人工智能技術在檔案管理工作中應用的必要性

2.1 降低錯誤率

在檔案信息管理工作中運用人工智能技術最為明顯的一個優勢就是可以有效的降低出錯的概率。在檔案管理工作中使用智能檢索的技術可以有效降低出錯率，當工作人員在進行關鍵詞的檢索的時候，有時候可能對于自己要尋找的檔案和內容比較模糊，那么在這種情況之下，智能檢索中的延伸檢索技術就可以根據工作人員輸入的關鍵詞來進行一個拓展和延伸，能夠讓工作人員快速的查找到自己所需要的內容，提升工作的效率。另外在以往的工作中，管理人員一般上都是通過手動的抄寫資料進行檔案的管理這樣會很容易出現錯誤，在現在，通過人工智能的技術，錯誤率可以大大的降低。

2.2 提高管理效率

一般上來說，在一個企業的項目檔案中，檔案資料常常包括了企業前期投入和招標資料，包括了企業的預算以及企業各項工作的負責人甚至是各種會議的會議內容等等，對于這些資料的整理是非常麻煩的。但是如果使用人工智能技術的話，這些又是非常簡單的。工作人員可以在計算機中編制一個成熟的程序，然后工作人員可以為這些內容預留出來一個空間，當各項的工作都進行完之后，計算機就能夠自動的將各種資料檔案混合到一起，這樣就可以大幅度節省工作人員的時間，提升工作效率。

2.3 提高安全性

在現在的檔案管理工作中，對于那些大型的企業和國家的事業單位來說，信息管理中最為重要的一點就是安全的問題。在以往傳統的檔案管理中，一般上都是純靠人力來解決這些工作的，所以也就會出現很多的不確定性，如果說檔案管理的工作中負責的人員的意志不夠堅定，那么就有可能會泄露一些機密文件從而會造成巨大的損失。但是，如果利用了人工智能的技術，那么檔案管理的安全性就可以得到一個保障，人工智能技術可以為資料限制很多的權限，這樣一些沒有權限的人員就不能夠輕易的打開資料庫，從根本上就保證了檔案的安全性。

3 人工智能技術在檔案管理信息化中的應用措施

3.1 系統智能識別技術

智能識別的技術可以說是人工智能中最為關鍵也是一項最基礎的技術了，在現在的人工智能技術中智能識別可以說是一項發展最為成熟的技術，它的應用也是最為廣泛的。智能識別目前在主要的就是在文字檢索上面的應用，隨著技術的發展，還可以通過語音的形式來進行智能檢索甚至是通過圖片就能實現智能檢索并且進行一個判斷，這些技術都可以應用到檔案信息管理中來。

3.2 指紋虹膜識別技術

利用指紋識別技術和虹膜識別技術，就可以很大程度上杜絕安全隱患。舉例來說，當查閱一些機密文件的時候，那么首先就可以對查閱人的虹膜和指紋進行識別，在前期檔案管理工作的時候，要對這些機密文件進行權限的設置，只有專門的人員才能夠查閱這些文件。

3.3 網絡平臺共享技術

檔案管理工作是一項程序非常復雜的工作，在以往的傳統的檔案管理的工作中，一般上人們都是使用紙質文件的形式一級一級的審批，當在處理一些非常機密的文件的時候向上級的審批工作更是非常的繁雜，但是，如果使用人工智能的技術的話，那么這些工作就會變得非常輕松，人工智能的網絡平臺共享技術可以將這些工作流程簡單化，通過網絡平臺就可以完成這些審批的工作。而且對于企業和行政單位來說，很多資料都可以通過網絡平臺進行共享，這樣在布置一些工作的時候就不需要單個找人處理了，通過共享平臺，相關的工作人員就能直接工作，大大提升了效率。

4 結束語

綜上所述，檔案管理工作是一項復雜的工作。在傳統的檔案管理工作當中，更多的是依靠員工來完成各項工作，耗時耗力，錯誤率較高。目前需要迎接信息化的步伐，跟上信息化的時代，積極地使用人工智能技術，并將其運用在檔案管理的信息化工作當中去，盡可能的實現多項技術的融合，使得檔案管理工作能夠變得更加高效，檔案管理的流程能夠被逐漸的優化。

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