大數據時代汽車企業檔案管理工作研究

王培

摘 要：大數據時代主要指通過收集及分析各類相關數據，從而為各行各業提供科學的發展方向，減輕企業發展的阻力。在汽車企業檔案管理工作中，數據信息的作用尤為明顯，將兩者進行有效結合，可提高企業管理的效率。

關鍵詞：大數據時代;汽車企業;檔案管理

汽車行業具有版本更迭快，競爭壓力大的特點，在企業檔案管理過程中，科學的運用數據信息，能夠幫助企業獲得較大的發展空間。本文將就大數據時代汽車企業檔案管理工作中存在的問題入手，對其提出具體策略。

1 目前大數據時代汽車企業檔案管理工作中存在的問題

1）注重保管檔案，輕視檔案的利用價值。大數據時代于傳統汽車企業而言，最直觀的變化在于，企業可以獲得海量的各類數據，通過數據分析技術的應用，可為企業的進一步發展提出關鍵性建議。而部分汽車企業，雖然參與到了大數據改革的過程中，卻并沒有轉變檔案管理的思路及想法，仍以保管檔案為主，沒有考慮檔案的實際價值，大量的數據沒有發揮出其具體作用，另外在數據收集的過程中，由于缺乏相應的標準，數據沒有做到格式的統一化，企業內部也沒有設立專屬的數據分析部門，等到大批量數據涌入的時候，會給數據處理工作帶來極大的麻煩。由此，企業自身想法的改變尤為關鍵，管理者應正確認識及看待數據時代帶來的機遇及挑戰，迎難而上，為企業的發展謀求出路。

2）檔案管理人才專業性不足。眾所周知，檔案管理對企業而言是一項重要的工作，需要有專業的從業人員參與其中。而在實際操作中，部分汽車企業并沒有正視該崗位的作用，聘請的人員不具專業知識及技術，有些企業內部并沒有設置檔案管理的相關部門，而是讓其他部門人員負責該職務的工作，以便節省人員開支，從業人員專業性普遍較差。隨著大數據時代的到來，低素質的從業人員，很難將檔案的管理工作與大數據技術相互結合，導致汽車企業的檔案管理工作進展緩慢。另外數據的整理、處理、分析等流程，均需人員具有足夠的創新思維和專業技術，只有這樣企業的檔案管理效率才能有所提升，企業的競爭力才能更加強大。

3）檔案數據保密性不強。大數據時代的到來，為各行各業注入了強大的動力，于汽車檔案管理工作而言，同樣如此。然而由于大數據技術屬新生事物，技術人員很難在短時間內準確無誤的制定完善的保管程序，檔案信息的安全缺乏保障。在汽車企業中，檔案包括客戶及企業的重要資料及發展計劃，具有極高的私密性，對保管要求較高。在實際情況中，部分云端檔案管理系統存在較大漏洞，很容易使不法分子獲取大量重要信息，給企業及客戶造成較大損失。

2 基于大數據時代汽車企業檔案管理工作改進措施

1）將檔案的開發及利用作為企業發展的重要參考指標。目前，汽車企業中的檔案主要包括了客戶檔案、人員檔案及企業發展的相關檔案，在企業將其與數據化相互結合后，可給企業發展、管理提供重要的參考價值。企業應摒棄傳統檔案管理中“重管理，輕利用”的觀念，將檔案開發作為企業發展的重要指標，并以此來提升企業的競爭力及服務質量。

在檔案管理的過程中，應在確保信息安全不受侵害的前提下，在所有同類型企業內建立共同的信息庫，在經過權限所有者的同意之后，雙方可將部分非私密信息進行共享，以此來獲取更大批量的信息數據，提高數據分析工作的準確度。企業也應研發更加高效的數據收集及展現技術，擴大信息收集的范圍，如國內某汽車企業，通過分析汽車企業數據內容的特點，研制出屬于自己的信息分析軟件，該軟件可有效識別Spark，Hadoop，Storm等內容，且能夠將平面的信息，利用立體采集展現的技術，用圖像或投影等方式，直觀的展現在他人面前，為數據分析提供了極大的便捷。另外，在對各類檔案進行分析的過程中，企業也應堅守底線，不去侵犯客戶及員工的隱私內容，以正確的心態分析各類檔案信息。總之，企業也應對信息利用及處理成果進行統計，并將其作為一項重要的工作指標，以此來規范員工的工作及行為。

2）提高汽車企業對檔案管理工作的認識，并規范從業人員的選聘條件。檔案管理工作有著推動企業發展的重要作用，在與數據化接軌的過程中，汽車企業內應具備足夠的技術資源及開發團隊，從數據收集到數據的分析等環節，均需有專業性的人才參與其中，這也要求企業在進行部門設立及人才選聘的過程中，不能掉以輕心，選聘優秀的人才參與其中，提高檔案管理工作的專業性。

在汽車企業中，設立獨立的檔案整理部門，并將其專業與責任進行細化區分，既要有負責信息收集與整理工作的人員，也要有負責分析信息的人員參與其中。在進行人才招聘的過程中，將面試與筆試相互結合，招聘的主要對象為檔案管理專業的應屆畢業生或有多年從業經驗的人員。無論是面試或筆試，都應重點考察從業者是否具有足夠的創新性思維，可要求應聘者在現場對一則大數據材料進行分析，并提出與企業發展契合的戰略意見。也可與當地相關高校進行合作，在雙方達成合作意見后，由高校方負責定向的培養學生，包括組建企業事務定向學習班，制定科學的人才培養計劃等內容。企業方則負責與高校進行項目對接，協助高校培養專業人才，并給這部分學生提供一個良好的實習崗位。在為期三個月的實習項目結束之后，企業可對此部分畢業生進行擇優錄取，即可減少畢業生的就業壓力，也能緩解企業人才匱乏的緊張局勢。在完善企業相關部門及人才聘用機制后，汽車企業檔案整理的工作便能夠有序進行。在日常工作中，也應重點培養人員的創新性意識，以便檔案管理部門能夠更好的為企業提供發展意見。

3）借用多種手段，從多角度提高檔案的保密性。在大數據時代的背景下，各行業內數據的開放性越來越高，數據的保密工作成為制約數字時代發展的重要難題。在汽車企業的檔案管理工作改革過程中，管理者應注意既要積極向數據化管理方向靠攏，也應善于思考從多角度提高檔案的保密程度，防止重要信息泄露。

為提高檔案的保密程度，可從多方面共同入手。首先移交信息泄露的案件給當地的司法機關，請其協助調查。企業自身也應積極提升企業內部的防火墻質量，結合大數據特點，查殺相關的病毒，定期更新及維護相關系統，改變傳統的編程及算法。也應將云計算與大數據技術進行更深層次的融合，傳統的硬件存儲方式，并不具有一定的便捷性及共享性，應將存儲平臺由硬件轉移到云端信息庫進行存儲，便于數據的分享及采集。在云端信息庫中設置具體的權限，并將所有重要數據進行分級存放。分級原則主要依據文件的保密性來進行劃分，對于保密性最高的文件為以1級數據存放點，只有企業的直接負責人可以隨時查看，以此類推，將文件只對符合權限級別的人群開放。其次也應定期培養相關人員的安全管理意識，從每月的工作日中，選取一天作為安全培訓日，由企業管理人與專業的技術人員進行協商，并邀請其來進行培訓及講解，以確保云端信息庫最大化的發揮其功能及作用?？傊跈n案管理與數據時代對接的過程中，務必保護檔案材料的私密性不受侵害，以便為后期的數據分析及管理運作打下更加堅實的基礎。

3 總結

大數據時代的到來為汽車行業帶來了更大的機遇與挑戰，合理把握能夠幫助企業提高效益。在大數據時代汽車企業檔案管理工作中，可結合多種手段，從多角度提高檔案的保密性、提高汽車企業對檔案管理工作的認識，并規范從業人員的選聘條件，將檔案的開發及利用作為企業發展的重要參考指標。

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