信息化檔案在電網運行管理中的應用

劉厚麗 章茜

【摘要】電力運行檢修檔案管理是電網運行管理中的重要一環，具有重要的歷史憑證價值和信息利用參考價值，是企業可持續發展戰略的有效抓手，促進了企業精細化管理，提高核心競爭力。而積極推進信息化建設，將先進的信息化手段與檔案管理相融合，能夠極大釋放檔案信息價值，提高檔案管理水平，更好地為電網運行服務。

【關鍵詞】電力運行檢修;信息化;檔案;管理

電力作為清潔能源，在國民經濟生產中起著舉足輕重和中流砥柱的作用，隨著我國超特高壓電網工程建設的日漸成熟完善，電網規模呈幾何級數增長，電網運行壓力也與日俱增，電網的運行安全面臨著前所未有的壓力。電力設備運行運維也逐步向著規模化、標準化、信息化的方向發展，而檢修檔案管理在檢修管理中起著重要的作用，從側面體現出檢修管理水平的縮影。電力檢修檔案是由設備的檢修、調試、試運行等各個階段的文字、圖表、聲像等科技文件組成，這些檔案資料是檢修企業的寶貴財產，它記載著檢修人員的智慧，是歷史的真實見證。對這些檔案資料科學管理，供以后查閱、參考、學習，能發揮巨大的作用。

一、信息化檔案的重要價值和意義

運維檢修項目檔案是一個有機結合體，具有三個顯著特征：1.專業性。在電網檢修工程研究、立項、設計、施工、投運過程中形成的專業技術文件資料，是對工程的集中記錄，是專業技術活動的痕跡和產物，具有鮮明的專業技術特征。2.完整性。檢修工程檔案記載著運維活動的全生命周期、保存著全套項目材料，并且在不斷填充完善，具有成套、完整的特征。3.現實使用性。檢修檔案作為科技檔案的一部分，它同樣具有很強的現實利用、查考價值，使用頻率較高，是檢修項目施工質量、竣工驗收的基礎依據，是后期現場使用維護和技術改造不可缺少的現實性依據，是項目審計和事故責任追究的歷史憑證。有效開展線路、設備運維檢修，離不開眾多設備資料、試驗報告、技術圖紙等各類檔案信息，檢修檔案是對檢修工程的全程記錄，形成具有參考、指導、借鑒、追溯的文案材料。對這一文案進行科學管理，提高公司檔案工作法治化、標準化、專業化和信息化水平，是企業可持續發展戰略的有效抓手，促進企業精細化管理、提高核心競爭力。因此，運行檢修工程檔案管理水平的提高十分重要，充分發揮檔案價值對保障電網安全穩定運行具有極為重要而深遠的意義。

二、運行檢修檔案的數字化管理

（一）運行檢修檔案的管理。運行檢修檔案本著客觀真實記錄工程活動的原則，記錄了項目實施過程的每一個環節，而這些寶貴的資料對以后的運行維護有著十分重要的價值。為做好運行檢修工程項目檔案管理，充分認識運行檢修項目檔案的重要性，更好地為管理者服務，采取了以下方式：一是檔案專責領導組織，現場工作人員或兼職檔案員配合收集工程立項研究、往來文件、施工過程、設計圖紙、竣工驗收、設備等資料。二是建立檔案工作人員責任體系，明確崗位職責。三是掌握運行檢修工程項目檔案收集的方法。檢修施工中要明確規定檢修工程檔案應具備的質量和數量要求、時間等，對一些重要的聲像材料、質量驗收資料、竣工圖紙資料等難點工作加以重視，從細微處著手，來保證資料的齊全完整。運行檢修資料由公司辦公室負責集中收集、接收、登記工作。并按照檔案管理規定進行分類整編、元數據著錄、OCR識別，進行數據的掛接、儲存等步驟后，紙質檔案移交檔案室上架保管。

（二）運行檢修檔案的數字化利用。經過對檔案原文數據采集、元數據錄入后，供檔案工作者通過檔案利用工作系統查找、利用檔案信息，滿足其利用需求，擺脫了傳統紙質檔案的束縛，也使得檔案信息資源潛在的利用價值得以實現信息智能共享。1.元數據捕獲查詢。采用元數據描述每份的內容，準確記錄數字化檔案內容，作為檔案系統檢索利用的關鍵詞，為數字檔案的管理、檢索和傳遞提供準確信息。采用主題詞標引準確揭示檔案材料的內容，概括其反映的全部信息，標注項目正確齊全、統一規范，加強檔案價值利用。2.全文數據檢索。即以全部文件信息作為檢索對象的一種信息檢索技術。用戶可以使用原文中的任何一個有實際意義的字、詞作為檢索入口，得到原文件。對于公開的檔案文件，提供全文檢索可以方便用戶的獲取和使用，并且由于檢索點可以出現在文檔中的任一位置，而不只局限于標題或摘要，這就使用戶可以獲得同一主題的更多相關信息，提高檢全率。

三、借助信息化技術提升檔案管理水平

創新管理模式，大力推進檔案信息化建設，推動基于二維碼、大數據、對象關系映射等新興技術的檔案信息化研究應用來彌補傳統檔案管理模式效率低下的短板。在確保信息安全前提下，通過設備管理系統平臺與檔案系統的互通互聯，為做好檔案的檢修服務工作，充分發揮工程檔案在電網運檢、應急搶修中的作用，運行維護及應急搶修時，提供及時而完備的信息支撐。

（一）強化檔案信息化建設。建立以檔案部門為主導、各部門特別是生產管理部門密切配合的集中統一管理的檔案資源管理架構。公司積極開展設備檢修管理系統平臺和檔案工作系統融合管理的實踐工作，創新設備檔案的管理方式，運用先進科技技術對超特高壓電網的重要設備檔案進行全過程管控，設備檢修管理人員負責現場收集更新的設備檢修記錄、圖紙、設備出廠資料、檢測試驗報告、技術臺賬、巡視報告、隱患和缺陷等設備信息，確保設備資料齊全完整。公司檔案管理人員對設備檢修檔案進行數據采集、元數據錄入及儲存。借助先進的科技手段，實現設備檢修檔案的分類儲存、快速檢索和調取。實現設備檢修檔案從基建到運維檢修全過程管理的要求。

（二）設備檢修檔案的信息挖掘與增值。充分利用大數據、二維碼、非結構化、對象關系映射、云計算等技術，開展多渠道、寬領域、多層次的檔案信息資源開發利用，通過將碎片化、非結構化的信息有機整合，使“死檔案”變成“活信息”，形成立體式信息網絡體系，收集使用者的日常使用頻度、查閱的信息類別分類數據，并提取統計，對數據的有效程度進行分析，篩選出有效數據，精確推送數據信息，從而大大縮減了檢索查閱周期，節約了時間和空間成本，提高使用體驗與工作效率。

（三）提升業務人員專業素養。在日常管理工作中，定期開展對檔案人員的業務指導培訓，解析公司檔案管理規范規定，培訓對信息系統的操作運用，務實基礎。強化基礎管理、注重過程管理控制，強調日常運行維護、設備管理與檔案工作的關聯性，提高參與意識、服務意識、責任意識，灌輸檔案管理重要性理念，使各級人員主動履行崗位職責。并通過定期考核與綜合評比等方式進行監督、檢查、指導。提升人員專業素養和管理水平。

（四）完善安全體系保障建設的長效機制。安全保障始終是電網檢修管理工作的重中之重，防治結合，重點在于做好防范部署，做到防患于未然。1.提高檔案人員安全防范意識，加強宣傳培訓，做好檔案的保密宣傳，同時加強現場檔案安全管理，做到檔案安全責任落實，現場檢修資料的及時收集完整、安全存放，防止資料遺失、破壞，信息管理系統賬號及時更新保護，防止信息外泄。2.貫徹落實公司關于信息安全防護管理條例，建立從上到下的信息安全管控體系。細化信息等級保密區分，明確內外網使用范圍，涉密信息不得通過外網網絡及移動硬盤等傳送儲存，定期做好數據備份，保障信息安全。

（五）建立健全制度管理、完善組織保障體系。公司檔案業務上接受上級主管部門和檔案行政管理部門的監督和指導，實行全員、全過程、全方位管理，統一制度、統一管理，將檔案工作融入檢修運維管理，納入建設計劃、項目管理程序和崗位責任制加強檢修項目文件過程管理，通過節點控制強化項目文件管理，吸納從項目文件形成、流轉到歸檔管理的全過程控制，并通過定期考核督查的方式推進信息化檔案工作落實進度。公司領導高度重視檔案工作，實行統一領導、分級管理、層層負責的原則，建立自上而下的分級管理體系，完成各自職責范圍的檔案管理工作，制定信息化環境下的公司檢修項目檔案管理工作標準、制度并組織實施。確保檔案完整、準備、系統、規范和安全，滿足項目建設、管理、監督、運行和維護等活動在證據、責任和信息等方面的需要。設立相適應的檔案管理機構，配備滿足項目檔案工作需要的檔案人員并保持相對穩定，建立以檔案管理機構為核心，工程管理相關部門配合參與的項目檔案管理工作網絡，并建立溝通協調機制。

四、結語

電力運行檢修檔案管理在電網檢修管理中起著重要的作用，從側面體現出電力檢修管理水平的縮影。電力檢修檔案是由設備的檢修、調試、試運行等各個階段的文字、圖表、聲像等科技文件組成，這些檔案資料是檢修企業的寶貴財產，它記載著參與檢修人員的智慧，是歷史的真實見證。對這些檔案資料科學管理，供以后查閱、參考、學習，能發揮巨大的作用。我們有責任做好檢修檔案管理工作，同時檔案工作仍然與實際需求存在一定的差異，需要進一步貼近實際運行檢修需求進行完善工作。本著“對歷史負責，為現實服務，替未來著想”的工作作風，借助先進的科技手段加強檔案管理工作，強化工程檔案進度控制，有效做好檔案管理工作，為電網安全高效穩定運行保駕護航。

【參考文獻】

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