大數據時代檔案管理安全問題研究

姚欣玥

【摘要】大數據時代不僅信息量增加，檔案安全方面的隱患也在逐日遞增，每年我國都會發生檔案信息丟失事件，或者檔案信息被惡意更改等等，這些問題的造成原因復雜，導致一系列檔案安全問題產生。如果解決不好這些問題，會給檔案信息帶來巨大的損害。為此，本文對大數據時代進行檔案安全管理進行了一系列分析與探討。

【關鍵詞】數據時代;檔案;信息安全;管理

傳統的檔案管理是人工采用紙質檔案記錄整合信息數據，然后歸類保存，這種方式在一定程度上來說是十分有效的，但是卻不適合現在社會的要求。因為現階段檔案的數量不斷增加，使用紙質資源來管理檔案跟不上檔案信息更新的速度，在查找信息時難度特別大，往往會花費大量時間，而且隨著紙質檔案的增加，也使得大量的空間被占用，增加了人力物力的需求，從多方面來看，紙質檔案已經不適應現代社會對檔案管理的要求了。所以，在大數據時代，利用計算機來進行檔案的管理很有必要。

一、“大數據”時代檔案安全問題分析

（一）計算機網絡安全不穩定。計算機網絡是人們智慧的結晶，但是計算機網絡系統也存在很多的漏洞，這些漏洞威脅著計算機網絡的安全穩定。而目前計算機和網盤以及數據庫容量大，但在錄入數據和進行數據查詢時操作不當就會造成信息丟失，面對日益增多的數據資料，使用計算機進行資料存儲的方式沒有進行加密，容易外泄。如今云存儲發展迅速，很多檔案信息利用了云存儲的工具，但云存儲也面臨著數據信息保密不周全、信息文件泄露、信息文件被篡改等問題。這些體現了計算機網絡的不穩定性，也是檔案管理面臨的主要問題之一。

（二）信息存儲安全問題。傳統的檔案管理采用紙質存儲的方式，只要紙質質量好，檔案保存環境適宜，就可以長久保存下來，但是不便于攜帶，而且占用空間大。在改變檔案管理方式之后，檔案管理使用的大都是磁盤硬盤和光盤，這樣一來，檔案信息方便攜帶，給人們提供了很大的便利。但存儲設備容易因為環境或者操作不當等損壞，密碼容易丟失遺忘，如果檔案管理人員的檔案數據庫不隨之升級，檔案管理的很多操作就不可能順利進行，導致檔案信息變成亂碼失效，或者丟失。

（三）非法訪問問題。因為之前的檔案管理方式采用的是紙質檔案，所以在保存看管上比較容易，在檔案安全上除了保護檔案的完整性之外，只需防止不法分子偷竊，在這兩方面很容易做到，只需要安排專門的檔案管理人員輪流看管，在有人員進行檔案查詢時做好檔案訪問記錄即可。但是現在的檔案是在網上保存的，雖然有相關的訪問機制，但是網絡系統的龐大，網絡使用人數的增加，每個人都可以觀看檔案信息，這也造成了不法分子采用非法手段，對網絡進行攻擊，偷盜里面的重要資源，網絡安全岌岌可危。

（四）領導不夠重視。很多單位對待檔案管理采取一種消極的態度，檔案管理人員工作不認真，在日常操作時不按規章制度，隨意調取檔案，使檔案管理越來越無緒。特別是很多領導忽視對工作人員的技術培訓，工作人員技術上跟不上時代的進步，所以在檔案工作中收集資料與整理資料時往往因為操作技術存在很多問題，給檔案管理人員心理上造成一系列的矛盾，會懷疑自己的存在價值，長此以往，給檔案管理工作帶來很大阻礙，浪費了人力資源，不利于檔案管理的發展，更不利于單位的長久發展。

（五）管理人員素質低的問題突出。受傳統思想制約，大多數管理者認為檔案管理從事的記錄、歸類等工作屬于技術含量低的工種，很多檔案管理重復的記錄檔案信息基本不需要技術。管理人員經常安排的是年齡較大的人，只求完成檔案的收集整理等常規工作即可，管理人員的整體素質比較低。管理方面對從事檔案管理的要求特別低，管理的方式也很粗放，這與信息時代嚴重背離。

二、“大數據”時代檔案安全問題產生的原因分析

（一）計算機網絡不穩定的原因。網絡的環境錯綜復雜，因計算機的硬件軟件不斷更新，安全系統不斷升級，給不熟悉計算機操作的檔案管理人員造成了困擾，容易因為誤操作導致信息丟失。另外在云存儲功能的運用過程中，我們不難發現，很多不法分子盜取云存儲數據信息，不斷攻擊云存儲的相關功能，這些人為的攻擊行為導致計算機網絡不穩定，使得看似安全的云存儲變得岌岌可危。數據的傳輸儲存查詢都在計算機上進行，黑客以及不法分子利用病毒入侵計算機，獲取檔案信息或者更改信息，給檔案資料帶來巨大損失。

（二）檔案信息被非法訪問和外泄的原因。檔案信息多次泄漏的原因是檔案管理人員對檔案的不正確管理方式，主要包括對計算機操作不了解，不會安裝和使用電腦的殺毒軟件，檔案管理系統的密碼設置太簡單，對于訪問檔案的權限設置不合理，不及時進行知識的更新和相關技術的學習等等。這些因素“方便了”不法分子對檔案信息的入侵。針對非法訪問問題，檔案管理人員暫時還研究不出長久有效的防護措施，因為防治措施在進步的同時，不法分子偷盜檔案信息的手段也在進步，所以解決這一問題的有效措施就是定時監督，定期改進訪問機制，遇到檔案信息丟失的情況要及時解決。

（三）檔案信息管理存儲問題的原因。一方面，因為電子產品存在一定的壽命限制，不像紙質管理，只要環境合適就可以永久保存，因此使用電子產品進行保存數據盡管便利，但是它很容易受到磨損、失靈，對環境要求也非常高，有時環境過于潮濕或者溫度升高，電子產品會出現不可挽回的損壞;另一方面，在現代社會的科技發展下，電子產品的更新換代速度非常快，很多商家因為彼此之間的競爭，在存儲數據的電子產品上投入大量研究，更新換代的同時密碼、登錄信息等變換也比較快，容易出現問題。

（四）領導重視度不足的原因。主要體現為領導對檔案管理所能帶來的價值認定不夠高，或者檔案管理工作不到位，最終影響領導的正確判斷，從而致使在檔案管理工作的上層安排布置上不愿意投入更多資金精力。另外檔案管理工作只需要少數人即可完成，領導們更希望將人力物力用在“刀刃上”，從而忽視了檔案管理工作。有些單位雖然安排設立了檔案管理小組，但是領導認為檔案工作簡單，無需什么技術支持，也就沒有對檔案管理人員進行必要的專業技能培訓，缺乏必要的指導，加上現代社會科技水平的進步，對檔案管理的技術要求增加，檔案管理人員固有的傳統檔案管理方式一時還轉變不過來。

（五）工作人員素質不高的原因。大多數單位認為檔案管理工作比較輕松，所以讓即將退休的人員擔任，輔以少量年輕人。但年齡較大的工作人員學習和接受信息化技術、設備等的能力較差，接受新鮮事物的能力也差，很難在網絡和計算機時代更好地對檔案進行優化管理。另外，有些管理人員由于審查不清，用信息技術分類能力有限，在檔案管理中容易出現歸類不準確的情況，無法滿足現實的檔案管理需求。由于檔案管理人員長期被認為是無需技術的一類，因此待遇通常比較低，這就使得高素質人才引進受阻，其中有經驗的人員也容易流失，進而造成檔案管理人員素質越來越堪憂。

三、“大數據”時代檔案管理安全性提升舉措

（一）制定目標，減少風險。在“大數據”背景下，檔案的作用、檔案的使用途徑等是我們進行管理的主要依據，我們根據需求而設定好明確目標是進一步加強檔案管理和保障檔案管理安全的必經道路。根據管理的目標和用途，能進一步將各類實際有用的檔案及時保存，然后將沒用的檔案資料及時消除，在保存檔案信息的前提下節省了空間，有助于更加快速有效地查找資料，避免有效的檔案流失。此外，根據檔案管理的目標，明確實施分類管理，形成優化的檔案安全管理系統。比如：設立檔案數據采集安全管理系統，接著設立檔案信息分類系統，然后設立檔案數據分析系統，最后設立專門的檔案管理安全監察系統，這樣環環相扣就能讓檔案管理更加安全和高效。在人員安排方面也要根據目標優化檔案管理人員工作細則，實施專人專管等方式，逐項保證管理的真實性和實效性。在檔案管理過程中明確問責制度，根據目標的不同，設定不同的評價標準，讓檔案管理人員在制度指導下保證檔案整理、分類等過程中信息不失真。因此，制定好不同崗位、不同系統的管理目標并形成制度能在收集檔案大數據信息的過程中有效的指引檔案管理人員加強檔案信息的分析和校驗，根據計算機系統將分類存放檔案，剔除無用檔案信息，加強檔案管理的安全性。

（二）掌控“大數據”進展，合理使用云存儲功能。大數據時代信息傳遞打破了傳統行業的發展規律，每個運營模式都需要隨著時代發展，為此檔案管理也要在發展中運用“大數據”信息的特點提升自己的管理。根據“大數據”時代的信息情況看，檔案數據量大、檔案傳輸速度快、檔案需要更新的內容等特點，同時檔案信息逐漸從單一文字轉變為文字、音頻、視頻融合的態勢，在實施管理時則需要仔細整理很多文字、圖片、音頻、視頻的格式不符問題，進而保證檔案資料的安全。隨著檔案信息數據的不斷增加，很多原有的存儲方式不適合現代信息管理，因此結合云存儲的方便快捷，可以將檔案信息中量大但機密性要求不高的文字、圖片等信息上傳云存儲，從而節省存儲空間，加強檔案信息管理的效率。

（三）建立數據庫，確保信息安全。如今的數據時代，數據穿梭在我們每個人的身上，用戶不再局限于外出社交，而是可以通過互聯網走上網絡平臺與另一端的用戶進行數據交流。由此可見，確保檔案的信息安全尤為重要，而且信息安全中的內容是直系檔案信息安全的程度。然而檔案信息數據庫的管理并不是我們想象的那么簡單，由于受人口眾多、工作種類多等因素的影響，檔案信息也呈現多樣化的表現，具體有數量、種類、構造等特色，從而也增加了檔案信息管理的難度和建設相應數據庫工作的難度。想要確保數據庫的篩查工作的順利進行和保障數據庫數據的保密性、準確性、可靠性、穩定性，那么培養一定數量的檔案管理人員是必不可少的工作。此外，想要更加全面地管理檔案信息，建立完善的檔案數據中心是非常重要的。如今社會，信息的增加速度越來越快，隨之而來的也是問題的涌現增加，檔案信息不僅要面對未來的發展局勢，還要跟得上解決問題的速度，以前的檔案數據中心受社會發展和所處環境的影響，設備落后、監控缺乏，不能夠很好地支撐起管理檔案信息安全的這一份職責。但隨著社會的進步發展，檔案數據中心的建設早已突飛猛進，能夠很好地利用現代化的技術，提供自動化的、高強度集中管理的、迅速的服務。

（四）提升檔案管理人員的基本素養。檔案管理的過程是嚴謹的，細致的，所以必須從管理人員的基點素養出發，加大培訓力度，對他們嚴格要求，只有嚴格培訓才可以培養出高質量的管理人才，進而推進檔案管理工作順利實施和發展。除此之外，還需對管理人員進行一些業務能力的高強度培訓，必須讓他們熟練掌握電腦的基本操作和檔案管理的基本操作，培養管理人員的計算機基本操作技術是讓他們能夠有效整理資料并按照資料的用途、時間、類別來進行分類，方便以后的讀取和存檔，以至于在出現錯誤時可以及時發現并解決，降低了出錯的風險。

（五）加強領導重視，擬定培訓計劃，提供設備支持。檔案信息化管理能讓單位領導們更好地掌握和調取相關信息，能節省很多時間和精力，確保檔案信息的安全管理有助于單位更好發展。領導們應該重視檔案安全管理，一方面，從思想上轉變，認清檔案管理的重要作用;另一方面，要積極擬定檔案管理人員的培訓計劃，針對性展開計算機操作培訓、計算機系統維護、計算機軟件升級應用、計算機病毒防治、計算機數據信息存儲等方面的培訓計劃并落實，還要全面提供新技術、新設備的支持。

四、結語

檔案安全非常重要，關乎國家、組織、機構及個人的信息安全。在當今大數據時代下，檔案的信息安全受到人們的高度重視，其不再僅僅是一份工作。因此，必須采取符合大數據時代發展的檔案管理舉措，培養管理人才，監督管理人員的日常工作，定期整合資料、工作、安排并進行歸納總結，逐步完善待提高的方面，只有這樣高度整合提高的方案指標，才可以確保檔案信息的安全日漸走上向上發展的道路。

【參考文獻】

[1]王燕.財務檔案管理的問題及完善對策[J].傳媒論壇，2019，2（15）：150.

[2]黃菲菲.高職院校人事檔案管理面臨的問題及對策[J].科技風，2019（21）：228.

[3]彭永林.中職學校檔案管理工作中存在的問題及對策分析[J].才智，2019（21）：221.