大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理安全問題研究

姚欣玥

【摘要】大數(shù)據(jù)時(shí)代不僅信息量增加，檔案安全方面的隱患也在逐日遞增，每年我國都會(huì)發(fā)生檔案信息丟失事件，或者檔案信息被惡意更改等等，這些問題的造成原因復(fù)雜，導(dǎo)致一系列檔案安全問題產(chǎn)生。如果解決不好這些問題，會(huì)給檔案信息帶來巨大的損害。為此，本文對大數(shù)據(jù)時(shí)代進(jìn)行檔案安全管理進(jìn)行了一系列分析與探討。

【關(guān)鍵詞】數(shù)據(jù)時(shí)代;檔案;信息安全;管理

傳統(tǒng)的檔案管理是人工采用紙質(zhì)檔案記錄整合信息數(shù)據(jù)，然后歸類保存，這種方式在一定程度上來說是十分有效的，但是卻不適合現(xiàn)在社會(huì)的要求。因?yàn)楝F(xiàn)階段檔案的數(shù)量不斷增加，使用紙質(zhì)資源來管理檔案跟不上檔案信息更新的速度，在查找信息時(shí)難度特別大，往往會(huì)花費(fèi)大量時(shí)間，而且隨著紙質(zhì)檔案的增加，也使得大量的空間被占用，增加了人力物力的需求，從多方面來看，紙質(zhì)檔案已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)對檔案管理的要求了。所以，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，利用計(jì)算機(jī)來進(jìn)行檔案的管理很有必要。

一、“大數(shù)據(jù)”時(shí)代檔案安全問題分析

（一）計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全不穩(wěn)定。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)是人們智慧的結(jié)晶，但是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)也存在很多的漏洞，這些漏洞威脅著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全穩(wěn)定。而目前計(jì)算機(jī)和網(wǎng)盤以及數(shù)據(jù)庫容量大，但在錄入數(shù)據(jù)和進(jìn)行數(shù)據(jù)查詢時(shí)操作不當(dāng)就會(huì)造成信息丟失，面對日益增多的數(shù)據(jù)資料，使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行資料存儲的方式?jīng)]有進(jìn)行加密，容易外泄。如今云存儲發(fā)展迅速，很多檔案信息利用了云存儲的工具，但云存儲也面臨著數(shù)據(jù)信息保密不周全、信息文件泄露、信息文件被篡改等問題。這些體現(xiàn)了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的不穩(wěn)定性，也是檔案管理面臨的主要問題之一。

（二）信息存儲安全問題。傳統(tǒng)的檔案管理采用紙質(zhì)存儲的方式，只要紙質(zhì)質(zhì)量好，檔案保存環(huán)境適宜，就可以長久保存下來，但是不便于攜帶，而且占用空間大。在改變檔案管理方式之后，檔案管理使用的大都是磁盤硬盤和光盤，這樣一來，檔案信息方便攜帶，給人們提供了很大的便利。但存儲設(shè)備容易因?yàn)榄h(huán)境或者操作不當(dāng)?shù)葥p壞，密碼容易丟失遺忘，如果檔案管理人員的檔案數(shù)據(jù)庫不隨之升級，檔案管理的很多操作就不可能順利進(jìn)行，導(dǎo)致檔案信息變成亂碼失效，或者丟失。

（三）非法訪問問題。因?yàn)橹暗臋n案管理方式采用的是紙質(zhì)檔案，所以在保存看管上比較容易，在檔案安全上除了保護(hù)檔案的完整性之外，只需防止不法分子偷竊，在這兩方面很容易做到，只需要安排專門的檔案管理人員輪流看管，在有人員進(jìn)行檔案查詢時(shí)做好檔案訪問記錄即可。但是現(xiàn)在的檔案是在網(wǎng)上保存的，雖然有相關(guān)的訪問機(jī)制，但是網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的龐大，網(wǎng)絡(luò)使用人數(shù)的增加，每個(gè)人都可以觀看檔案信息，這也造成了不法分子采用非法手段，對網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行攻擊，偷盜里面的重要資源，網(wǎng)絡(luò)安全岌岌可危。

（四）領(lǐng)導(dǎo)不夠重視。很多單位對待檔案管理采取一種消極的態(tài)度，檔案管理人員工作不認(rèn)真，在日常操作時(shí)不按規(guī)章制度，隨意調(diào)取檔案，使檔案管理越來越無緒。特別是很多領(lǐng)導(dǎo)忽視對工作人員的技術(shù)培訓(xùn)，工作人員技術(shù)上跟不上時(shí)代的進(jìn)步，所以在檔案工作中收集資料與整理資料時(shí)往往因?yàn)椴僮骷夹g(shù)存在很多問題，給檔案管理人員心理上造成一系列的矛盾，會(huì)懷疑自己的存在價(jià)值，長此以往，給檔案管理工作帶來很大阻礙，浪費(fèi)了人力資源，不利于檔案管理的發(fā)展，更不利于單位的長久發(fā)展。

（五）管理人員素質(zhì)低的問題突出。受傳統(tǒng)思想制約，大多數(shù)管理者認(rèn)為檔案管理從事的記錄、歸類等工作屬于技術(shù)含量低的工種，很多檔案管理重復(fù)的記錄檔案信息基本不需要技術(shù)。管理人員經(jīng)常安排的是年齡較大的人，只求完成檔案的收集整理等常規(guī)工作即可，管理人員的整體素質(zhì)比較低。管理方面對從事檔案管理的要求特別低，管理的方式也很粗放，這與信息時(shí)代嚴(yán)重背離。

二、“大數(shù)據(jù)”時(shí)代檔案安全問題產(chǎn)生的原因分析

（一）計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)不穩(wěn)定的原因。網(wǎng)絡(luò)的環(huán)境錯(cuò)綜復(fù)雜，因計(jì)算機(jī)的硬件軟件不斷更新，安全系統(tǒng)不斷升級，給不熟悉計(jì)算機(jī)操作的檔案管理人員造成了困擾，容易因?yàn)檎`操作導(dǎo)致信息丟失。另外在云存儲功能的運(yùn)用過程中，我們不難發(fā)現(xiàn)，很多不法分子盜取云存儲數(shù)據(jù)信息，不斷攻擊云存儲的相關(guān)功能，這些人為的攻擊行為導(dǎo)致計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)不穩(wěn)定，使得看似安全的云存儲變得岌岌可危。數(shù)據(jù)的傳輸儲存查詢都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，黑客以及不法分子利用病毒入侵計(jì)算機(jī)，獲取檔案信息或者更改信息，給檔案資料帶來巨大損失。

（二）檔案信息被非法訪問和外泄的原因。檔案信息多次泄漏的原因是檔案管理人員對檔案的不正確管理方式，主要包括對計(jì)算機(jī)操作不了解，不會(huì)安裝和使用電腦的殺毒軟件，檔案管理系統(tǒng)的密碼設(shè)置太簡單，對于訪問檔案的權(quán)限設(shè)置不合理，不及時(shí)進(jìn)行知識的更新和相關(guān)技術(shù)的學(xué)習(xí)等等。這些因素“方便了”不法分子對檔案信息的入侵。針對非法訪問問題，檔案管理人員暫時(shí)還研究不出長久有效的防護(hù)措施，因?yàn)榉乐未胧┰谶M(jìn)步的同時(shí)，不法分子偷盜檔案信息的手段也在進(jìn)步，所以解決這一問題的有效措施就是定時(shí)監(jiān)督，定期改進(jìn)訪問機(jī)制，遇到檔案信息丟失的情況要及時(shí)解決。

（三）檔案信息管理存儲問題的原因。一方面，因?yàn)殡娮赢a(chǎn)品存在一定的壽命限制，不像紙質(zhì)管理，只要環(huán)境合適就可以永久保存，因此使用電子產(chǎn)品進(jìn)行保存數(shù)據(jù)盡管便利，但是它很容易受到磨損、失靈，對環(huán)境要求也非常高，有時(shí)環(huán)境過于潮濕或者溫度升高，電子產(chǎn)品會(huì)出現(xiàn)不可挽回的損壞;另一方面，在現(xiàn)代社會(huì)的科技發(fā)展下，電子產(chǎn)品的更新?lián)Q代速度非常快，很多商家因?yàn)楸舜酥g的競爭，在存儲數(shù)據(jù)的電子產(chǎn)品上投入大量研究，更新?lián)Q代的同時(shí)密碼、登錄信息等變換也比較快，容易出現(xiàn)問題。

（四）領(lǐng)導(dǎo)重視度不足的原因。主要體現(xiàn)為領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理所能帶來的價(jià)值認(rèn)定不夠高，或者檔案管理工作不到位，最終影響領(lǐng)導(dǎo)的正確判斷，從而致使在檔案管理工作的上層安排布置上不愿意投入更多資金精力。另外檔案管理工作只需要少數(shù)人即可完成，領(lǐng)導(dǎo)們更希望將人力物力用在“刀刃上”，從而忽視了檔案管理工作。有些單位雖然安排設(shè)立了檔案管理小組，但是領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案工作簡單，無需什么技術(shù)支持，也就沒有對檔案管理人員進(jìn)行必要的專業(yè)技能培訓(xùn)，缺乏必要的指導(dǎo)，加上現(xiàn)代社會(huì)科技水平的進(jìn)步，對檔案管理的技術(shù)要求增加，檔案管理人員固有的傳統(tǒng)檔案管理方式一時(shí)還轉(zhuǎn)變不過來。

（五）工作人員素質(zhì)不高的原因。大多數(shù)單位認(rèn)為檔案管理工作比較輕松，所以讓即將退休的人員擔(dān)任，輔以少量年輕人。但年齡較大的工作人員學(xué)習(xí)和接受信息化技術(shù)、設(shè)備等的能力較差，接受新鮮事物的能力也差，很難在網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)時(shí)代更好地對檔案進(jìn)行優(yōu)化管理。另外，有些管理人員由于審查不清，用信息技術(shù)分類能力有限，在檔案管理中容易出現(xiàn)歸類不準(zhǔn)確的情況，無法滿足現(xiàn)實(shí)的檔案管理需求。由于檔案管理人員長期被認(rèn)為是無需技術(shù)的一類，因此待遇通常比較低，這就使得高素質(zhì)人才引進(jìn)受阻，其中有經(jīng)驗(yàn)的人員也容易流失，進(jìn)而造成檔案管理人員素質(zhì)越來越堪憂。

三、“大數(shù)據(jù)”時(shí)代檔案管理安全性提升舉措

（一）制定目標(biāo)，減少風(fēng)險(xiǎn)。在“大數(shù)據(jù)”背景下，檔案的作用、檔案的使用途徑等是我們進(jìn)行管理的主要依據(jù)，我們根據(jù)需求而設(shè)定好明確目標(biāo)是進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理和保障檔案管理安全的必經(jīng)道路。根據(jù)管理的目標(biāo)和用途，能進(jìn)一步將各類實(shí)際有用的檔案及時(shí)保存，然后將沒用的檔案資料及時(shí)消除，在保存檔案信息的前提下節(jié)省了空間，有助于更加快速有效地查找資料，避免有效的檔案流失。此外，根據(jù)檔案管理的目標(biāo)，明確實(shí)施分類管理，形成優(yōu)化的檔案安全管理系統(tǒng)。比如：設(shè)立檔案數(shù)據(jù)采集安全管理系統(tǒng)，接著設(shè)立檔案信息分類系統(tǒng)，然后設(shè)立檔案數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)，最后設(shè)立專門的檔案管理安全監(jiān)察系統(tǒng)，這樣環(huán)環(huán)相扣就能讓檔案管理更加安全和高效。在人員安排方面也要根據(jù)目標(biāo)優(yōu)化檔案管理人員工作細(xì)則，實(shí)施專人專管等方式，逐項(xiàng)保證管理的真實(shí)性和實(shí)效性。在檔案管理過程中明確問責(zé)制度，根據(jù)目標(biāo)的不同，設(shè)定不同的評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，讓檔案管理人員在制度指導(dǎo)下保證檔案整理、分類等過程中信息不失真。因此，制定好不同崗位、不同系統(tǒng)的管理目標(biāo)并形成制度能在收集檔案大數(shù)據(jù)信息的過程中有效的指引檔案管理人員加強(qiáng)檔案信息的分析和校驗(yàn)，根據(jù)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)將分類存放檔案，剔除無用檔案信息，加強(qiáng)檔案管理的安全性。

（二）掌控“大數(shù)據(jù)”進(jìn)展，合理使用云存儲功能。大數(shù)據(jù)時(shí)代信息傳遞打破了傳統(tǒng)行業(yè)的發(fā)展規(guī)律，每個(gè)運(yùn)營模式都需要隨著時(shí)代發(fā)展，為此檔案管理也要在發(fā)展中運(yùn)用“大數(shù)據(jù)”信息的特點(diǎn)提升自己的管理。根據(jù)“大數(shù)據(jù)”時(shí)代的信息情況看，檔案數(shù)據(jù)量大、檔案傳輸速度快、檔案需要更新的內(nèi)容等特點(diǎn)，同時(shí)檔案信息逐漸從單一文字轉(zhuǎn)變?yōu)槲淖帧⒁纛l、視頻融合的態(tài)勢，在實(shí)施管理時(shí)則需要仔細(xì)整理很多文字、圖片、音頻、視頻的格式不符問題，進(jìn)而保證檔案資料的安全。隨著檔案信息數(shù)據(jù)的不斷增加，很多原有的存儲方式不適合現(xiàn)代信息管理，因此結(jié)合云存儲的方便快捷，可以將檔案信息中量大但機(jī)密性要求不高的文字、圖片等信息上傳云存儲，從而節(jié)省存儲空間，加強(qiáng)檔案信息管理的效率。

（三）建立數(shù)據(jù)庫，確保信息安全。如今的數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)穿梭在我們每個(gè)人的身上，用戶不再局限于外出社交，而是可以通過互聯(lián)網(wǎng)走上網(wǎng)絡(luò)平臺與另一端的用戶進(jìn)行數(shù)據(jù)交流。由此可見，確保檔案的信息安全尤為重要，而且信息安全中的內(nèi)容是直系檔案信息安全的程度。然而檔案信息數(shù)據(jù)庫的管理并不是我們想象的那么簡單，由于受人口眾多、工作種類多等因素的影響，檔案信息也呈現(xiàn)多樣化的表現(xiàn)，具體有數(shù)量、種類、構(gòu)造等特色，從而也增加了檔案信息管理的難度和建設(shè)相應(yīng)數(shù)據(jù)庫工作的難度。想要確保數(shù)據(jù)庫的篩查工作的順利進(jìn)行和保障數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的保密性、準(zhǔn)確性、可靠性、穩(wěn)定性，那么培養(yǎng)一定數(shù)量的檔案管理人員是必不可少的工作。此外，想要更加全面地管理檔案信息，建立完善的檔案數(shù)據(jù)中心是非常重要的。如今社會(huì)，信息的增加速度越來越快，隨之而來的也是問題的涌現(xiàn)增加，檔案信息不僅要面對未來的發(fā)展局勢，還要跟得上解決問題的速度，以前的檔案數(shù)據(jù)中心受社會(huì)發(fā)展和所處環(huán)境的影響，設(shè)備落后、監(jiān)控缺乏，不能夠很好地支撐起管理檔案信息安全的這一份職責(zé)。但隨著社會(huì)的進(jìn)步發(fā)展，檔案數(shù)據(jù)中心的建設(shè)早已突飛猛進(jìn)，能夠很好地利用現(xiàn)代化的技術(shù)，提供自動(dòng)化的、高強(qiáng)度集中管理的、迅速的服務(wù)。

（四）提升檔案管理人員的基本素養(yǎng)。檔案管理的過程是嚴(yán)謹(jǐn)?shù)模?xì)致的，所以必須從管理人員的基點(diǎn)素養(yǎng)出發(fā)，加大培訓(xùn)力度，對他們嚴(yán)格要求，只有嚴(yán)格培訓(xùn)才可以培養(yǎng)出高質(zhì)量的管理人才，進(jìn)而推進(jìn)檔案管理工作順利實(shí)施和發(fā)展。除此之外，還需對管理人員進(jìn)行一些業(yè)務(wù)能力的高強(qiáng)度培訓(xùn)，必須讓他們熟練掌握電腦的基本操作和檔案管理的基本操作，培養(yǎng)管理人員的計(jì)算機(jī)基本操作技術(shù)是讓他們能夠有效整理資料并按照資料的用途、時(shí)間、類別來進(jìn)行分類，方便以后的讀取和存檔，以至于在出現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決，降低了出錯(cuò)的風(fēng)險(xiǎn)。

（五）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視，擬定培訓(xùn)計(jì)劃，提供設(shè)備支持。檔案信息化管理能讓單位領(lǐng)導(dǎo)們更好地掌握和調(diào)取相關(guān)信息，能節(jié)省很多時(shí)間和精力，確保檔案信息的安全管理有助于單位更好發(fā)展。領(lǐng)導(dǎo)們應(yīng)該重視檔案安全管理，一方面，從思想上轉(zhuǎn)變，認(rèn)清檔案管理的重要作用;另一方面，要積極擬定檔案管理人員的培訓(xùn)計(jì)劃，針對性展開計(jì)算機(jī)操作培訓(xùn)、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)維護(hù)、計(jì)算機(jī)軟件升級應(yīng)用、計(jì)算機(jī)病毒防治、計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)信息存儲等方面的培訓(xùn)計(jì)劃并落實(shí)，還要全面提供新技術(shù)、新設(shè)備的支持。

四、結(jié)語

檔案安全非常重要，關(guān)乎國家、組織、機(jī)構(gòu)及個(gè)人的信息安全。在當(dāng)今大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案的信息安全受到人們的高度重視，其不再僅僅是一份工作。因此，必須采取符合大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展的檔案管理舉措，培養(yǎng)管理人才，監(jiān)督管理人員的日常工作，定期整合資料、工作、安排并進(jìn)行歸納總結(jié)，逐步完善待提高的方面，只有這樣高度整合提高的方案指標(biāo)，才可以確保檔案信息的安全日漸走上向上發(fā)展的道路。

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