科研院所所長辦公會相關問題的探討

郭映秋 湯洋 王俊

【摘要】作為對科研院所行政工作事項進行決策和處理的重要會議，所長辦公會應充分體現民主集中、科學決策、保障發展的作用。本文探討了所長辦公會的一般模式、三個流程和主要特點，并在此基礎上提出提升所長辦公會效能的五個關鍵點，以期助推科研院所的運行管理和整體發展。

【關鍵詞】科研院所;所長辦公會;探討

所長辦公會是科研院所研究決策重大行政事項、組織實施黨委有關決定的重要行政會議，是圍繞“三重一大”事項、發展重點和難點，以及落實領導責任制、提高民主決策水平、有效防范廉政風險的重要途徑。所長辦公會的效能充分體現了領導班子的決策能力和管理水平，很大程度上決定了科研院所的發展方向、目標任務、運行管理等。因此，研究探討所長辦公會的模式、流程、制度建設、實施事項等具體問題，有助于科研院所建立高效運轉機制、促進創新驅動發展。

一、科研院所所長辦公會的模式、流程及特點

（一）一般模式。目前科研院所大都實行事業單位管理模式，實行黨委領導下的所長負責制。所長辦公會由所長召集并主持，所長因故不能出席，可委托其他所領導召集并主持。所長辦公會的參會成員為所領導班子成員，辦公室主任列席會議，負責記錄并起草會議紀要，根據議題，可邀請其他人員列席。所長辦公會的會務工作由辦公室負責，包括議題征集、會場安排、人員通知、資料準備、會議記錄、紀要整理和資料歸檔等工作。會議堅持一題一議，議題由分管所領導主匯報，提出建議或解決方案，必要時由相關部門列席會議并作補充說明。參會人員應圍繞議題進行充分討論，對提請決策事項提出建議與意見，堅持民主集中制原則，實行少數服從多數，允許持有不同觀點和保留意見，最后作出決議或決定。對于需現場查看的議題，可以召開現場辦公會議。

（二）三個流程。流程是會議順利進行、取得議事成效的重要保障，要求做到精細化管理，并且符合單位情況和領導習慣。完整的會議流程包括會前、會中及會后三個部分：1.會前的工作包括會議議題提交及確定、參會人員確定、會議日程安排及通知、會議資料準備、會議場地布置、設備調試、PPT演練等。2.會中工作包括會議簽到、會議主持、聽取匯報、討論決策、會議記錄、會議室服務等，其中，主持會議的領導要具有較強的綜合協調能力，合理控制進度和節奏，達到會議的緊湊性和時效性。3.會后工作包括整理會議資料和會議記錄，起草、審核和印發會議紀要、會議決議、會議材料及會議決議事項的督查督辦等。

（三）主要特點。基于科研院所工作性質及領導班子職責等因素，所長辦公會呈現出以下特點：一是科研院所日益發展為結構復雜、功能復合、治理主體多元化的組織機構，所長辦公會的議題范圍變廣、復雜程度增強，還必須不斷面對新問題、新機遇和新挑戰，對治理體系、治理能力、管理水平和決策水平的要求也越來越高。二是由于領導班子成員一般為“雙肩挑”人員，要兼顧科研、教學工作和行政管理工作，在行政管理工作方面投入的精力和時間是有限的，因此，所長辦公會有時無法定期、按期召開，出現議題堆積待決和工作推進受影響的情況。

二、提升科研院所所長辦公會效能的關鍵點

（一）會議制度。所長辦公會會議制度是科研院所治理體系中的核心制度，科學完善的制度建設是工作開展的基礎和保障，能夠提高所長辦公會議事、決策、執行的效率和效果。首先，必須重視制度的科學性，制度必須符合國家、上級部門的要求，必須符合本單位實際情況和發展需求，同時要與領導的工作習慣、議事風格相結合，真正實現制度的可行性和可操作性。其次，必須重視制度的完整性，一般應包括總體原則、組織實施、決策程序、紀律要求、決議執行、督查督辦，甚至對會務工作、會議紀要、歸檔及查閱等作出具體規定。再次，重視制度的規范力。增強領導干部和職工的制度意識，加強制度建設的信息公開和宣傳學習，形成懂制度、用制度、守制度的良好氛圍，確保制度的嚴肅性和執行力度，確保所長辦公會相關工作有序開展、高效實施。最后，必須重視制度的創新性。制度建設本身是個需要不斷進行調整和創新的動態過程，隨著內外部形勢變化和自身發展要求，應及時收集反饋的意見建議，深入分析存在的問題，引入現代科研院所的管理理念和方法，建立長效機制，對制度進行完善、修訂和廢止，確保制度的先進性，不斷提升所長辦公會的議事效率和決策效能。

（二）會議議題。議題是會議需要討論和決議的內容和主題，為方便領導迅速瀏覽并掌握會議要點，必須精準簡練地提取議題內容，確保關鍵信息無遺漏。合理而有序的議題是提高會議效率的基礎，有利于會議目標的實現。首先，要抓好會議議題確定。提交議題要求符合制度和流程的要求，一般要求在會議召開前5個工作日提交議題，除所領導直接提交議題外，各部門提交議題須由主管部門主要負責人提出明確意見，并報經分管所領導審定。辦公室負責收集議題，對內容、程序等進行初審，提出議題匯總表報所長審定并確定會議議題，及時根據議題安排會議議程。其次，應明確議題提交要求。所提交的議題應內容清楚、要點完善，議題表一般包括名稱、提交部門、議題概要、建議方案、提交資料目錄和分管領導意見等;情況不清、缺乏論證、不夠成熟的審議性事項，以及分管所領導職權范圍內可以解決或協商解決的議題，均不列入所長辦公會議題;涉及多部門的議題應當事先充分協商、達成共識，并在議題表上明確會簽意見，如經協商不能取得一致意見，將不同意見如實匯報。最后，要注重特殊情況處理。在實際工作中因突發和特殊情況出現需要臨時增減議題時，應按制度規定的流程處理，并報請所長決定。如遇特殊情況不能及時提交所長辦公會審議的緊急事項，經所長同意，可將議題材料征求全體所領導意見，所領導反饋明確意見后，由所長和書記商議決策，并于下次會議通報。

（三）會議紀要。會議紀要是記載和傳達會議情況和議定事項的公文。所長辦公會的會議紀要具有以下特征及要求：1.及時性。以會議紀要形式及時傳達會議精神和決議事項，一般要求會議召開當天或次日簽發，有特殊情況和要求的除外。辦公室主任負責及時整理會議記錄、撰寫會議紀要并提交領導班子審核和簽發。2.紀實性。紀實性是會議紀要的核心要求，即客觀、真實地記錄會議情況和決議內容，切忌脫離會議本身進行人為的加工、額外的拓展。要求熟悉會議資料、把握會議內容、領會領導意圖，會議紀要寫作應平鋪直敘、準確嚴謹。3.概要性。會議紀要應根據會議記錄進行整理、歸納和提煉，要求語言精練、結構精巧，但必須重點突出、表述清晰，以便上傳下達時體現出會議的主要內容，特別是決議事項的要求。4.效力性。會議紀要屬于需要貫徹執行的指導性文件，必須及時印發以起到指導和規范科研院所各項工作的作用，要求相關部門和人員組織落實決議事項。總而言之，辦公室主任必須具有較強的邏輯思維能力、理解能力和文字功底，寫好會議紀要，為記載和傳達所長辦公會的會議精神和決議事項提供文件依據。

（四）落實督辦。督查督辦是對所長辦公會決策內容和決議事項的落實情況進行的督促檢查，是確保決策實施、提高工作效率和完善監督機制的重要舉措。作為科研院所辦公室的重要工作之一，有力地開展督促檢查、研究分析，將有效地推動工作順利開展和各項決策實施。首先，應明確工作機制，創新工作方法。必須建立完善的管理機制，形成有效的責任機制和協同體系，實現責任分工明確、工作流程規范、保障措施到位、工作效率提高;避免簡單化的發放單據、電話督辦等形式，而應將督查督辦與協助協調、調查研究結合起來，對于推進不力事項應了解其存在的問題和困難，及時協調解決或上報所領導統籌部署;對于重大決策的督查督辦要有機結合調研工作，為領導決策提供參考咨詢服務。其次，應建立臺賬管理，抓好會議落實。辦公室負責將所長辦公會的決議事項、部署安排建立工作臺賬，包括督辦工作事項、完成時限、承辦部門、完成情況、未完成原因分析等內容。要求講求實效、及時跟進，及時反饋工作推進和完成情況給所領導。最后，結合考核機制、獎懲機制，實現督查督辦的實效。督辦工作任務完成情況應作為部門和個人考核的重要參考指標，明確獎懲制度，嚴肅督查問責，全面提高科研院所重大決策、重點工作和所長辦公會決議事項的辦理質量和落實效率。

（五）信息技術。隨著計算機、通信、網絡技術的快速發展和相互融合，科研院所的管理理念、辦公模式和工作習慣也在發生變化，信息技術在各項工作中應用的深度和廣度不斷拓展。目前，辦公自動化系統在所長辦公會工作中的應用較為廣泛，主要包括會議議題收集及審批、會議材料上傳、會議室安排、會議通知、會議紀要和會議決議的報送、下發等管理流程，實現節約、綠色、環保的無紙化辦公，解決了會前資料復印、會后文件印發中大量人力、財力浪費的問題，切實加強了流程管理，明顯提高了辦公效率。另外，更為專業、完善的會議管理系統也在不斷推廣，系統包含會議信息管理、現場管理、簽到管理、服務管理及數據采集管理等模塊，涵蓋了會前-會中-會后全過程管理，集成了會議準備、通知、簽到、資料演示、表決投票、權限管理（會議進度控制、發言管理、退場審核等）、文件批注、電子白板、互動交流、會議服務、會議查詢等多種功能，并且能夠對會議資料進行數據加密儲存、實時監控和一鍵銷毀等處理，進一步提升所長辦公會的有序性、互動性和保密性。

三、結語

綜上所述，所長辦公會是科研院所重要的議事決策機構，積極探索提升所長辦公會效能的方法與途徑，秉持務實和創新的理念，不斷完善制度建設、優化流程管理、提升工作水平，并且有效應用現代信息技術，將有助于提高會議質量、決策水平、執行力度和工作效率，在科研院所運行管理中發揮更加重要的作用。

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