水利工程勘測設計中電子檔案的管理與利用

李娟麗

【摘要】本文論述了水利工程勘測設計中電子檔案的特點，以及電子檔案管理的問題，結合工作實際介紹了水利工程勘測設計中電子檔案的管理和利用。

【關鍵詞】水利工程;勘測;電子檔案

隨著時代的發(fā)展，信息技術已經(jīng)成為我們生活中必不可少的，在各行各業(yè)中，都能發(fā)現(xiàn)它的存在。而作為目前最重要的檔案管理也逐漸朝著電子化方向發(fā)展。目前，我國在檔案管理方面逐漸重視起來，并制定了相關的規(guī)范制度。由于水利工程勘測設計會產(chǎn)生許多的資料，而這些資料十分寶貴，不僅對于水利工程建設起到了指導作用，還在日后的維護方面有著極其重要的作用，但現(xiàn)代水利工程行業(yè)發(fā)展迅速，信息產(chǎn)生時間較短而且十分快，所以傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能夠滿足水利工程勘測設計的需求，而電子檔案由于更新速度快，查詢便捷等原因，越來越受到水利工程行業(yè)的歡迎。

一、水利工程勘測設計中電子檔案的特點

（一）共享性和及時性。與紙質(zhì)文檔不同，電子文檔可以進行復制，并可以隨時隨地查閱，通過網(wǎng)絡，它還能夠?qū)⑽淖帧D片、視頻等信息及時上傳到相應的地點。由于水利工程建設時施工的地點相隔較遠，設計的人員較為分散，而且參加建設的單位較多，通過以往的紙質(zhì)文檔的管理，會造成信息的滯后，從而導致工程建設出現(xiàn)問題，而利用電子文檔管理，就可以避免這一問題的產(chǎn)生，讓設計人員、工程師以及其他人員能夠及時了解到相關信息，并能夠相互直接了解到各自工程的進程狀況。電子文檔的建設很好地滿足了水利工程行業(yè)的發(fā)展需求，對于我國的發(fā)展起到了促進作用。

（二）可操作性強。隨著信息化時代的發(fā)展，計算機已經(jīng)成為工程設計中最重要的利用工具。在日常生活中，工程人員管理檔案時，可以設置電子文件歸檔管理的功能，這樣就可以大大節(jié)省時間，在線就可以進行管理，在需要時也能夠及時利用，提高了檔案的利用率以及工作的效率。一般來說，電子文檔歸檔方式主要有邏輯和物理兩種，兩種方式的主要區(qū)別就在于邏輯歸檔可以直接在網(wǎng)絡上完成，而物理歸檔還需要將文檔下載下來使用。

（三）集成性。與單一的紙質(zhì)文件相比，電子文件的內(nèi)容可以由文字、圖形、聲音等各種信息組合而成，也可以單獨形成，文件形式較為復雜，呈多元化。水利工程勘探設計在水利工程中十分重要，所以在提高工程質(zhì)量的同時，還需要加強水利工程的宣傳工作，而這只需要將相關的電子文檔進行整理，就能設計出一份十分優(yōu)秀的宣傳材料。

（四）完整性。在管理電子檔案時，需要依據(jù)國家規(guī)定的有關文件來進行，由于每個電子檔案格式不同，所以歸檔的過程中需要采用各自的格式，同時還需要采集一些說明的資料，避免在以后發(fā)展過程中由于一些當時的歸檔格式問題不能進行查閱，從而保證電子文檔的完整性。

二、水利工程勘察設計中電子檔案管理的問題

（一）管理模式不夠規(guī)范。雖然近年來，我國發(fā)展迅速，許多新型技術被不斷應用到各個行業(yè)中。但由于電子檔案在水利工程勘測中應用的時間相對來說較短，還沒有形成專業(yè)統(tǒng)一的管理模式，不能滿足目前水利工程的發(fā)展需求。目前，我國水利工程行業(yè)對電子檔案的建立越來越重視，在許多公司內(nèi)部已經(jīng)建立起了電子檔案管理制度，同時也使得這些企業(yè)發(fā)展更加穩(wěn)定。但由于一些企業(yè)并沒有很好地了解電子檔案的應用方式，許多功能還沒有完全發(fā)揮出來，所以電子檔案并沒有起到很好的效果。同時，由于缺少電子檔案的管理經(jīng)驗，許多水利工程企業(yè)的管理模式也不是十分完善，經(jīng)常在管理過程中遇到問題，比如資料被泄露、相關人員的檔案損壞等。

（二）電子檔案完整性缺失。與其他行業(yè)相比，水利工程勘察設計較為特殊。在設計水利工程的時候，首先需要進行勘測、規(guī)劃等操作，然后需要設計所要進行的工程圖紙，并在后期施工的過程中根據(jù)圖紙進行，最后結束整個工程。在這些過程中，需要耗費大量的時間。同時在管理檔案的過程中可能會遇到檔案管理機器出現(xiàn)問題，會使檔案受到損壞，也會導致部分檔案消失不見，從而嚴重影響檔案的正常管理，使相關企業(yè)的效益受損，進一步導致我國的經(jīng)濟發(fā)展受到阻礙。

（三）相關管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高。過去的檔案都是紙質(zhì)的，管理過程相對來說比較復雜，但并不需要管理人員具備較高的技術，但電子檔案管理不同，由于管理時需要用到計算機，所以它需要管理人員具有較高的專業(yè)素質(zhì)。但目前，由于我國在這一方面的起步較慢，還沒有形成專業(yè)的管理人員培訓體制，所以相關的技術人員并沒有專業(yè)的技術，在管理過程中主要以紙質(zhì)檔案管理為主，不能很好地理解電子管理的相關內(nèi)容，使得電子管理的優(yōu)勢并沒有很好地發(fā)揮出來，同時企業(yè)的一些資料和文件沒有及時地保存，導致企業(yè)受到嚴重的損害，使得我國水利工程行業(yè)發(fā)展較為緩慢。

三、水利工程勘測設計中電子檔案的管理和利用

隨著科學技術的迅速發(fā)展，各行各業(yè)的發(fā)展都與計算機聯(lián)系到了一起，水利工程勘測也不例外。在水利工程勘測中，由于會產(chǎn)生較多的專業(yè)性資料和文件，而且較為重要，所以需要加強檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)，提高管理人員的責任意識。由于管理水利工程電子檔案時，需要運用許多計算機相關知識，同時還需要具備一些基礎的檔案管理知識，所以一些基礎性較差、文化知識較低的工作人員是不能做這份工作的。在選擇管理人員的過程中，相關企業(yè)必須嚴格進行篩選，并需要建立起一套完善的管理體系，對于工作人員還需要定期進行培訓，在原有的基礎上，更加深入地進行研究，從而提高我國的檔案管理水平。

（一）水利工程勘測設計中電子檔案的管理。在管理水利工程相關檔案時，需要將具有歸檔標志的文件進行備份，而且一般需要保存3份，主要考慮到后期會有相關人員進行借閱，另外的原因是為了防止網(wǎng)絡的不穩(wěn)定導致文件丟失，需要將檔案異地進行保存。同時，在管理的過程中，為了使檔案使用方便，一般采用一檔存的方式來管理。這種方法不僅提高了檔案使用的穩(wěn)定性，同時還提高了檔案的原始性。由于在使用過程中電子光盤容易產(chǎn)生磨損現(xiàn)象，導致內(nèi)部數(shù)據(jù)丟失，所以需要歸檔部門在提交過程中上交兩份光盤以防萬一。另外，為了方便管理以及借閱，對于硬盤的選擇上，需要考慮較大容量的，并且需要將光盤的數(shù)據(jù)逐一按照順序來保存。在管理的過程中，還需要注意電子文檔保存時的性質(zhì)，比如在計算機沒有存在專門的查閱軟件時，可以將硬盤中的數(shù)據(jù)轉化成其他形式。目前主要的轉化形式有文檔和電子表格轉成便攜式文檔格式等。

（二）水利工程勘測設計中電子檔案的利用。隨著電子檔案管理的推廣，使得檔案管理變得更加方便。利用電子檔案進行管理，不僅節(jié)省了工作人員的操作時間，也使得工作人員在水利工程勘測設計中能夠快速找到所需的文檔，十分方便。而且隨著電子檔案的不斷運用，傳統(tǒng)的文檔管理模式逐漸被淘汰，使文檔能夠隨時隨地被人查看，并且能夠在同一時間被許多人查閱，打破了以往時間、空間的局限性。同時，通過一個鏈接，可以將一個網(wǎng)站和其他網(wǎng)站相互連接起來。

四、結束語

總而言之，雖然目前電子檔案管理中還存在一些問題，不能夠很好地使用。但隨著科技的不斷發(fā)展，這些技術會不斷完善，同時國家也會越來越看重這項技術，并完善相關的法律法規(guī)，在未來的水利工程勘測設計中，電子檔案管理一定會成為最主要的管理方式，并逐步取代紙質(zhì)檔案管理。

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