新形勢下做好高校院系檔案管理工作探討

馮潔嫣

【摘要】隨著教育體制改革的持續深化，以及互聯網技術的不斷發展，高校院系檔案管理工作也迎來了極大的挑戰。在這種大環境下，我國高校院系檔案管理工作應該如何認清形勢發展，從容地應對挑戰并把握機遇，是眾多院系檔案管理者所面臨的重要任務。本文結合自身多年的院系檔案管理工作經驗，從實際出發，分析新形勢下高校院系檔案管理工作所面臨的主要問題，并針對問題提出相應的解決建議，旨在為促進高校院系檔案管理工作水平的提升而提供更多的借鑒與參考。

【關鍵詞】院系檔案;管理水平;機遇和挑戰;新形勢

高校院系檔案屬于高校一項十分重要的信息資源，它不僅是高校事業發展和教學等各項工作的真實歷史記錄，又是總結經驗、制訂計劃、處理問題、改進管理的依據，在高校的發展過程中發揮著重要的作用。隨著信息時代的到來，高校院系檔案工作的保障性、促進性作用愈發明顯。盡管近些年來，我國高校越來越重視院系檔案管理，使得高校院系檔案管理工作水平得到顯著的提升，但是依舊存在諸多的問題。若是這些問題不能夠及時得到解決，勢必會給高校院系檔案管理工作造成一定的負面影響。因此，高校必須要加強對院系檔案管理工作的重視程度，在原有工作的基礎上，總結不足，并積極探索可行的解決建議，為促進高校院系檔案工作順利進行掃清障礙。

一、高校院系檔案管理工作相關介紹

（一）高校院系檔案管理工作的概念。高校院系檔案指的是高校院系在教學、科研、黨政管理以及其他各項活動中形成的，對學生、學校以及社會具有重要保存價值的檔案。而高校院系檔案管理就是指對各種資料以及檔案信息進行統一、有序的管理，便于高校能夠切實掌握院系有關檔案材料，提高辦事效率。通過總結，本文將院系檔案管理工作總結為四個部分，分別是檔案整理與統計、檔案的收集、檔案的鑒定以及檔案的提取利用等。不管是對于個人還是對于單位而言，檔案管理都有著十分重要的作用，因此，在新形勢下，高校院系的檔案管理工作才會被提上日程。

（二）新形勢下高校院系檔案管理的特點。高校院系檔案是院系工作的原始記錄，可為院系處理各種問題提供憑證，屬于院系一項十分重要的信息資源。隨著信息時代的發展，高校院系檔案也呈現出其獨有的特點，具體包括以下幾點：1.高校院系檔案的來源變得更為廣泛。目前高校院系檔案資料不僅僅只是教育教學工作，還涵蓋有學生管理、科研、行政管理、人事人才等各個方面的資料，涉及的范圍十分廣泛。在這樣的情況之下，就容易增加檔案管理的工作難度。再加上檔案每年都會出現累積情況，也會使得檔案數量以及內容逐漸增加。2.高校院系檔案更具有互動性。隨著信息技術的不斷發展，以及網絡技術的應用，使得高校院系對外開展的各項工作之間的聯系更為密切，不同平臺之間的交流越加頻繁。這種多渠道交流方式不僅僅加強了師生之間的交流，也很好地促進了高校院系檔案管理的互動性，可以實現實時資源共享。

二、新形勢下高校院系檔案管理的作用

（一）高校院系管理工作可以便于院系工作順利開展。高校院系檔案記錄著院系自建立以來的所有資料，是整個院系的歷史記錄。在高校院系不斷發展的背景之下，高校院系檔案能夠對院系管理工作中每個方面內容進行較好記錄，這可以為學校及院系各項工作的開展提供更多的參考資料，便于為執行與落實院系活動提供較好借鑒依據。而且，高校院系檔案當中還有很多案編研究內容以及學院制度，便于學生了解，為學院各項工作的順利進行提供保障。

（二）高校院系檔案管理有利于提升學校品牌。通過上文的分析我們發現，高校院系檔案資料內容十分豐富，涵蓋的有學院人才檔案、科研檔案以及院系建設和多年來發展的檔案。學校的檔案管理部門可以合理地利用這些資料，將其進行編研、出版，甚至是舉辦展覽。通過這種方式可以讓社會人士以及學校的師生更清楚地了解和認識院系，這對提高學校的知名度，增強學生的愛校情結都有極大的促進作用。而且，高校院系檔案資料對學校的評估、教學改革以及學校品牌建設方面也有很大的幫助，其是院系發展的真實寫照，具有很強的說服力，嚴重影響著高校院系的未來發展。

三、新形勢下高校院系檔案管理工作存在的問題

（一）對檔案管理工作的重視程度仍顯不足。通過研究發現，雖然現在高校已經逐漸認識到院系檔案工作的重要性，并逐漸提高檔案管理質量，但是重視程度仍舊沒有達到應有的高度。主要體現在，很多高校的檔案管理工作人員認為院系檔案管理僅僅只是一項很常規性的工作，不僅不能為高校提供經濟收益，也不能提高高校的社會地位，而且對學校的科研教育工作幫助也不大。在這樣不良思想的影響之下，高校在進行人力、物力、財力資源分配時，往往會忽略院系檔案管理部分，或將其置于末端，導致檔案管理部門呈現出經費欠缺、人力不足、福利微薄的現象。嚴重缺乏提高管理水平所必需的物質經濟條件。

（二）缺少完善的檔案管理制度。檔案管理制度不健全也是高校院系檔案管理工作所面臨的一個重要問題。對于檔案管理工作而言，若是沒有完善的制度進行規范，那么想要提高檔案管理工作水平，那只能是紙上談兵。人們對高校院系檔案管理工作不重視，使目前很多高校都沒有制定和執行系統完備的檔案管理制度，使得高校院系檔案管理工作缺乏規范化和系統化。例如，學校檔案館、學院資料室和學院各系之間的業務對接沒有做一個明確的規定;高校院系教職工作人員對歸檔范圍不夠明了，對于檔案資料歸檔整理的期限也不清晰。

（三）檔案管理信息化水平低。現在很多高校院系檔案依舊采取的是紙質手工保管方式，這種保管方式不僅保管環境不佳，而且編目科學性不足，導致在進行檔案查找的時候十分不方便，大大降低了檔案的利用效率，不能快捷地為使用者提供方便。而且，很多高校還沒有建立配套的電子檔案保管系統，缺乏檔案數據庫和實現網絡連接功能，不能實現檔案資料實時共享。想要實現院系檔案管理信息化，必要的基礎設施必不可少，跟不上時代的檔案管理方法嚴重阻礙了檔案管理工作的進程，也影響了檔案管理事業的發展。因此，這一問題急需解決。

（四）檔案保護意識不足。高校院系檔案記錄著學生、教師以及學校的重要資料，所以，相關的院系工作人員要加強對檔案的保護意識。但由于對檔案工作的重視程度不夠，導致檔案管理工作人員的檔案保護意識不足。再加上學校的很多檔案都是紙質的，導致高校的檔案存在著較為嚴重的損害和丟失。這些問題，對檔案的后續利用都有極大的不利影響，急需得到解決。

四、新形勢下對院系檔案管理工作的思考

（一）普及檔案知識，提升檔案管理意識。想要更好地提高高校院系檔案管理工作水平，首先要做的就是要普及檔案知識，提升相關工作人員的檔案管理意識。對此，高校領導要積極組織培訓學習，安排檔案管理人員定期參加學校檔案工作培訓，加強對《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》《高等學校檔案管理辦法》等相關資料的學習，為檔案工作人員普及檔案知識，提升檔案管理意識，為推進高校院系檔案管理工作信息化、規范化打下堅實的基礎。與此同時，高校院系的領導人員也要加強對院系檔案管理工作的重視程度，將檔案管理工作納入學校整體發展規劃當中，為促進檔案管理工作提供充足的資金投入，加強現代化基礎設施建設，為高校院系檔案管理工作的順利進行提供基礎保障。

（二）規范管理制度。沒有規矩，不成方圓。高校院系檔案管理出現的一系列問題，歸根結底都是由于缺乏完善的管理制度。因此，高校管理部門要完善規范院系管理制度，以起到約束檔案管理工作人員的目的，從而確保部門工作能夠的有序進行，并形成一個完整有序的管理體系。這是保障檔案管理工作順利進行的重要因此。對此，本文認為可以從以下幾方面著手：首先就是分類別劃分檔案資料，將不同的檔案根據類型和等級的不同進行歸納。然后再借助計算機，將院系綜合檔案做成詳細的列表，建立一套完整的檔案系統。需要注意的是，檔案管理人員要定期更新資料庫，保證資料庫資料的實時性，還要避免重要文件資料的遺失。最后就是給每個檔案相關工作人員規定自己的責任范圍，將責任制度劃分到個人頭上，只要檔案管理過程中出現問題就要問責相關責任人。

（三）加強院系檔案管理工作信息數字化建設。隨著時代的發展，信息數字化技術已經逐漸深入到各個行業當中，在這樣的形式之下，高校院系檔案管理工作也應該順利時代的發展，加強檔案管理的數字化信息建設。要想實現檔案管理信息化，必要的實施設備建設必不可少，相關的硬件建設一定要跟上網絡發展的步伐。院系在進行設施設備選擇的時候，一定要充分地將檔案管理工作與目前的網絡發現相結合，同時要保證檔案工作人員的辦公條件。只有將這三個方面的因素考慮到位，并將其有力地結合起來，才能為檔案管理工作提供物質保障，奠定基礎。

（四）加強對檔案的審查。在檔案管理工作中確保檔案的質量十分重要，因此，要加強檔案的審查工作。對此，本文認為可以建立檔案收集檢測制度，嚴格檢查檔案的建立、填寫、存檔和上報程序等。避免存在虛假信息填寫和不規范的檔案上報情況。在審查的環節當中若是發現問題，要及時立馬暫扣和重新審查，充分的保證檔案資料的真實性。與此同時，將責任明確到個人，對于出現檔案存檔錯誤的工作人員給予一定的懲罰，以提高相關檔案工作人員的警戒心。

五、結論

總而言之，在新形勢背景之下，高校院系檔案管理工作屬于十分重要的內容。加強學校院系檔案管理工作，提高院系檔案管理水平和查詢檔案的效率，完善和創新現有院系檔案管理方式和方法，才能改變以往檔案管理的局面，使高校院系檔案管理工作和高校發展目標相一致。

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