新形勢下事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化方法研究

陳明華

[摘 要]近年來伴隨著我國社會的迅速發(fā)展，事業(yè)單位面對不斷變化的環(huán)境，要通過自身進(jìn)步和努力創(chuàng)新，在新形勢下實(shí)現(xiàn)變革發(fā)展目標(biāo)，并有效提升檔案管理工作，這對事業(yè)單位職能的發(fā)展具有決定性的影響。

[關(guān)鍵詞]新形勢;事業(yè)單位;檔案管理;優(yōu)化方法

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2020.34.111

檔案管理作為事業(yè)單位管理中的重要部分，檔案功能的作用也至關(guān)重要。事業(yè)單位的順利發(fā)展和高效管理離不開檔案管理的應(yīng)用研究，其發(fā)揮著維持單位平穩(wěn)運(yùn)行的作用。檔案管理包含整個單位各種信息資料的存檔和保存，其目的是有利于后續(xù)查閱等，使其在事業(yè)單位的建設(shè)和發(fā)展中發(fā)揮關(guān)鍵性的指導(dǎo)作用。面對社會發(fā)展變化所帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，事業(yè)單位要實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新與改革，不斷完善檔案管理的辦法和制度，優(yōu)化管理措施，最終實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位在新形勢下創(chuàng)新的發(fā)展，通過科學(xué)合理的優(yōu)化策略解決問題。

1 事業(yè)單位檔案管理的含義

管理人員和對象是事業(yè)單位檔案管理中兩項主要的內(nèi)容，要從這兩方面問題入手，解決制約事業(yè)單位檔案管理水平的因素。通過優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理的水平，對強(qiáng)化事業(yè)單位的職能作用具有積極的意義，能更好地開展為社會為人民服務(wù)的工作。從事業(yè)單位檔案人員管理方面來看，要了解檔案管理在如今社會的發(fā)展趨勢，科技水平的不斷提升為檔案管理帶來了智能化信息化的進(jìn)步和發(fā)展，因此管理人員要不斷學(xué)習(xí)新的政策了解新的檔案管理技術(shù)，努力提升自身的業(yè)務(wù)能力，結(jié)合單位實(shí)際情況來應(yīng)對新形勢下管理工作的要求。管理對象作為檔案管理的重要內(nèi)容之一，涉及的范圍包含各個方面，要從人事、文書、科技項目等各個角度入手，分情況分類別制定相關(guān)的工作辦法，作為檔案管理進(jìn)步的出發(fā)點(diǎn)。

2 事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

（1）檔案管理業(yè)務(wù)基礎(chǔ)能力不足。目前在事業(yè)單位還存在一些忽視檔案管理重要性的問題，這一定程度上也阻礙了檔案管理的進(jìn)步。在實(shí)際工作中沒有按照嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和要求開展檔案管理工作，也極大地給管理效率和能力造成了不良的后果。一些事業(yè)單位檔案管理上存在基礎(chǔ)業(yè)務(wù)能力不足的情況，給管理帶來了不便，容易出現(xiàn)管理混亂不科學(xué)的現(xiàn)象。從目前事業(yè)單位檔案管理的實(shí)際情況來看，最普遍存在的問題就是缺少有關(guān)管理上的科學(xué)制度規(guī)范，相應(yīng)的管理流程和標(biāo)準(zhǔn)也不夠完善。還存在一些單位雖然建立了有關(guān)檔案管理的規(guī)范制度，但是受到各種因素的影響導(dǎo)致落實(shí)得不夠徹底，沒有發(fā)揮出真正實(shí)質(zhì)作用。檔案管理工作缺少專業(yè)的管理人才，大部分檔案管理人員并非檔案專業(yè)出身，在單位也是兼任檔案管理工作，沒有系統(tǒng)學(xué)習(xí)過相關(guān)的業(yè)務(wù)。這也嚴(yán)重影響了管理的標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，給檔案管理帶來困擾，無法有效地實(shí)現(xiàn)檔案信息的真正價值意義，給事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展帶來不良的影響。

（2）檔案管理方式無法充分的協(xié)調(diào)。集中開發(fā)和信息處理能力在事業(yè)單位的檔案管理中非常重要，目前雖然在事業(yè)單位中強(qiáng)調(diào)了檔案管理的規(guī)范化措施，但是也存在一些無法實(shí)現(xiàn)的問題。在新形勢下原本傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不符合當(dāng)今的需求，基礎(chǔ)的業(yè)務(wù)和管理方法在形式上也給檔案管理工作的開展帶來了困難，傳統(tǒng)的登記方式雖然也能發(fā)揮檔案管理的作用，但是卻不符合檔案管理更加規(guī)范化高效化的發(fā)展方向，由此造成檔案信息的利用無法充分實(shí)現(xiàn)，導(dǎo)致檔案不能發(fā)揮應(yīng)有的作用。雖然一般的事業(yè)單位中檔案管理都由獨(dú)立的部門開展工作，但是有關(guān)部門的工作范圍和責(zé)任還不夠明顯，使得很多時候資料的交接及存續(xù)有一定困難，導(dǎo)致管理上的混亂和工作不明確等問題。同時，檔案管理缺少有關(guān)科學(xué)和完善制度的建立，也導(dǎo)致檔案工作的開展不能順利進(jìn)行，缺少監(jiān)督管理的制度，這也影響了檔案管理的質(zhì)量和水平。

（3）檔案管理設(shè)備和方法不滿足現(xiàn)代化的需求。為了促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)步和創(chuàng)新，要正確認(rèn)識到目前檔案管理基礎(chǔ)工作上存在的阻礙因素，這些因素都在一定程度上制約檔案管理的工作效率。隨著科學(xué)技術(shù)水平的不斷提升和進(jìn)步，檔案管理的設(shè)備和數(shù)據(jù)化管理模式要實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新的舉措，面對社會發(fā)展所帶來的更多要求，檔案管理工作也承擔(dān)了更多的職責(zé)和壓力，必須要通過完善自身來實(shí)現(xiàn)多樣化的發(fā)展趨勢。但是由于檔案管理在很長一段時間都沒有受到該有的重視，這也導(dǎo)致傳統(tǒng)的管理模式阻礙了檔案管理工作的創(chuàng)新和進(jìn)步，一定程度上也影響事業(yè)單位在檔案管理制度上的完善和發(fā)展，脫離了實(shí)際的情況，導(dǎo)致工作效率無法提升。事業(yè)單位在檔案管理創(chuàng)新和數(shù)據(jù)化發(fā)展上不夠重視，沒有真正的落實(shí)到實(shí)際管理當(dāng)中，這也給檔案管理基本條件造成不良影響。面對社會發(fā)展帶來的變化，檔案管理面臨更加現(xiàn)代化和信息化的追求，傳統(tǒng)的登記方法無法滿足更高效率的管理需求，無法充分地利用檔案信息，也造成檔案管理的價值無法體現(xiàn)。在檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備的完善和發(fā)展中，設(shè)備陳舊落后不滿足實(shí)際工作需求，在技術(shù)上也比較落后，對設(shè)備的維護(hù)和保養(yǎng)也不夠重視，導(dǎo)致給檔案管理的效率帶來阻礙，這也不滿足新形勢下檔案管理進(jìn)步的發(fā)展方向。

3 新形勢下事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化措施

（1）要從根本上重視檔案管理工作。要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作在事業(yè)單位管理中的重要作用，要從根本上提高管理人員對檔案工作的認(rèn)識。在事業(yè)單位檔案管理工作開展中，管理人員作為主體要提高自身的思想認(rèn)識，形成檔案管理意識，才能保證檔案管理工作順利的開展，為檔案管理工作的進(jìn)步提供基本的條件，通過科學(xué)的方法讓員工認(rèn)識到檔案管理的重要性，在日常工作中增強(qiáng)認(rèn)識，從上到下都全身心投入到檔案管理的建設(shè)當(dāng)中，同時最大程度地提高工作效率。要通過了解檔案管理工作對事業(yè)單位運(yùn)行產(chǎn)生的影響，意識到檔案工作的積極作用和價值。同時要統(tǒng)一規(guī)范化地開展檔案管理工作，為科學(xué)合理的管理方法提供支持。在事業(yè)單位內(nèi)從領(lǐng)導(dǎo)到各級員工，從各個部門的角度出發(fā)，都要正確地認(rèn)識到檔案管理工作發(fā)揮的價值，不同的部門也要了解檔案管理的意義，配合工作的順利開展，從思想層面重視起來，為貫徹落實(shí)檔案工作的高效管理奠定基礎(chǔ)，領(lǐng)導(dǎo)也要加強(qiáng)重視，在事業(yè)單位起到積極引導(dǎo)的表率作用，在這樣的氛圍下，員工也會加強(qiáng)對檔案管理工作的重視，不斷規(guī)范自身的行為，增強(qiáng)檔案管理的責(zé)任意識。

（2）提升信息化建設(shè)水平。隨著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理工作方法面臨多重挑戰(zhàn)，不論是數(shù)字化建檔還是使用者需求的多樣化，都是檔案管理工作中需要改進(jìn)的重點(diǎn)內(nèi)容。為了改變傳統(tǒng)的檔案管理方法，則要通過結(jié)合信息技術(shù)的使用建立高效完善的數(shù)字化管理系統(tǒng)，有利于實(shí)現(xiàn)檔案更加快速清晰的保存，對檔案的儲存期限和形式都有更好的處理方法，還有利于信息化建設(shè)的進(jìn)行。同時還要從辦公系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的接入方面入手，在建設(shè)數(shù)字化管理模式時綜合考慮到銜接的問題，保證數(shù)字資源的有效利用。事業(yè)單位要通過數(shù)字化建設(shè)發(fā)展，結(jié)合創(chuàng)新的管理制度，保證檔案管理系統(tǒng)處于高效安全的運(yùn)行狀態(tài)，比如在文件保密和網(wǎng)絡(luò)安全方面要完善，保障檔案管理的安全高效開展。

（3）完善和創(chuàng)新制度建設(shè)。要從根本上解決新形勢下檔案管理工作存在的不足，通過提高管理創(chuàng)新能力，建立完善并且符合事業(yè)單位實(shí)際情況的制度非常重要，對改變傳統(tǒng)的管理模式具有積極的意義。通過不斷的創(chuàng)新發(fā)展有利于檔案管理滿足現(xiàn)代化的需求，為事業(yè)單位提供與時俱進(jìn)的管理辦法，符合社會發(fā)展對檔案管理的更高要求。在制度的完善方面要以事業(yè)單位全體員工為對象，保證制度的作用充分實(shí)現(xiàn)，面對單位全體員工要采取科學(xué)的監(jiān)督手段，保證檔案管理工作的開展符合規(guī)范。也可以建立獎懲方式，提高員工對檔案管理的責(zé)任意識，保證檔案管理的價值得以體現(xiàn)。

4 結(jié)語

為了更高效地開展檔案管理工作，要不斷地在實(shí)踐中學(xué)習(xí)和進(jìn)步，發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位管理中存在的問題和不足之處，改變傳統(tǒng)單位檔案管理的模式和形式，解決新形勢下檔案管理上的矛盾，便于單位工作的開展和利用，為事業(yè)單位長遠(yuǎn)的發(fā)展提供重要的支持條件，也能夠提高事業(yè)單位的綜合實(shí)力。

參考文獻(xiàn)：

[1]冉龍江.新形勢下事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化方法[J]. 教育理論研究（第三輯），2018：287.