重點工程建設項目檔案管理工作的實踐與思考

郭香花

摘 要：傳統的檔案管理已不能適應現代化的需要，必須針對現如今所存在的問題，進一步規范檔案管理。檔案管理內容復雜，所需人力物力大，在現今信息化時代中，對檔案管理規范化的要求越來越高。基于此，本文將圍繞重點工程建設項目檔案管理工作展開進行相關分析，并給予可實施路徑。

關鍵詞：重點工程;項目檔案;檔案管理;思考

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：2096-5079 （2020） 03-00-02

重點工程建設項目對我國國民經濟的發展有著至關重要的作用，重點工程建設項目檔案管理工作是企業的基礎管理，也是承包商項目管理水平的體現，但由于建設項目建設周期長、人員調動頻繁、數據管理人員分散、數據放置地點多變等問題，重點工程建設項目檔案管理工作開展并不順利，基于此，本文將圍繞重點工程建設項目檔案管理工作展開進行相關分析，并給予可實施路徑。

一、重點工程建設項目檔案管理工作的必要性

重點工程建設項目開展的順利進行離不開項目檔案管理工作，這是因為該項工作對重點工程建設項目以及其他日常管理工作提供資料參考，以此推進管理工作效率的有效提升，項目數據收集、分類、整理和通過整個監管過程進行。項目檔案是合規管理的重要載體，做好檔案管理將使重點工程建設項目工作開展有例可循、各項決策有據可依、各項巡查審計有證可查、項目成果有史可溯，是可持續發展的基石。

二、重點工程建設項目檔案管理工作現存問題

（一）對檔案重視程度不足

在當前的檔案管理工作中，在管理手段、管理人員和管理體制等方面都存在一些問題。由于檔案管理不能直接給項目帶來經濟效益，重視程度不高，重點工程建設項目檔案管理工作也得不到應有的尊重和發展，而在重點工程建設項目檔案管理工作基礎建設中，規章制度和管理人員培訓等方面缺乏長遠的規劃。

（二）檔案管理者的專業素養有待提升

在重點工程建設項目中檔案管理者并不是專業從事于此崗位，管理工作大多由其他崗位人員兼職完成，導致檔案管理質量不高，兼職人員的主要精力在于自己的工作，很難花太多的時間和精力去學習相關的專業知識，進而導致檔案管理者的專業素養不高，無法高效、快速地完成檔案管理任務。

（三）檔案管理者工作態度不端正

檔案管理工作單調乏味，需要檔案管理人員花費大量的時間和精力來完成。此外，大部分時間為人員整理、歸檔、鑒定、核實檔案資料，造成檔案管理人員的不當態度。檔案管理工作重復性強、單調性強，工作人員在工作中容易產生厭煩和厭倦感。

（四）信息化水平不足

檔案管理信息化水平低是當前困擾眾多重點工程建設項目檔案管理工作的主要問題之一。這主要有兩個原因，一是檔案管理人員缺乏信息技術培訓，無法實現檔案管理信息化轉型，無法利用現代化設施有效提高重點建設項目檔案管理效率;二是重點工程建設項目檔案管理復雜，檔案管理人員缺乏對檔案管理重要性的認識，并且高層領導缺乏引進專業人才的思想，將檔案管理的發展過程局限于信息化，使信息的保存、檢索和存取費時費力，此管理方法已然是拉低工作質量，無法高效工作。

（五）檔案管理體系的不完善

檔案管理制度的缺失是重點工程建設項目檔案管理工作不能有效完成的重要原因之一。檔案管理制度并沒有歸入發展重點，導致檔案管理人員在工作中缺乏準確規范的指導方針，逐漸降低了檔案管理工作質量以及效率。

三、重點工程建設項目檔案管理工作的可實施路徑

（一）加強檔案管理培訓

借助權威專家的講解，重新認識檔案管理的重要性，普及檔案管理的理論知識，提升思想認識，為后期工作的推動奠定思想基礎，減少阻力。可聘請專業老師就重點工程建設項目檔案管理的內容、方法、體系建設等知識，給檔案管理者進行相關培訓，培訓過程應使檔案管理者深刻地認識到重點工程建設項目檔案管理工作的所存問題、系統管理能力缺乏。通過專家的指導在一定程度上提升檔案管理者的檔案管理理論水平，認識到檔案管理的重要性，同時可明確下一階段工作的方向。

（二）構建檔案管理團隊

成立檔案管理項目小組，建立重點工程建設項目檔案管理體系，以“統一管控，實際操作”為原則，責任落實到人。檔案管理組組長主要負責整個項目工作的統籌，協調重點工程建設項目檔案管理的相關事務，制定檔案管理的工作計劃和檔案管理制度。項目成員負責推動、落實檔案管理工作。在檔案收集、歸檔階段，堅持“由誰產生，誰歸檔”的原則，從而提升檔案管理工作質量以及效率。

（三）梳理歸檔文檔，制成文檔目錄表

確定應納入檔案管理文件的范疇，鎖定檔案收集的對象。經整理、分析、歸納，確定應該收集什么文件，保存什么文件，統一收集文件的標準。集中統一保管，降低了重要資料丟失的風險，確保了文件資料的安全，特別是工程建設過程的原始記錄、變更資料等。

（四）歸總文檔目錄，制成檔案目錄表

通過對歸檔文件的梳理，歸總成《重點工程建設項目文檔目錄大綱》，確定了各類文件的收集部門和歸檔時間，并明確了檔案材質和保存方式（電子或實物保存），檔案目錄大綱，在全面征求意見并得到了相關領導的充分認可后，作為后期檔案收集的標準性文件。采用卷內目錄、案卷目錄、重點工程建設項目文檔檔案目錄表為一體的三級檔案目錄管理，使得檔案管理的保管、查詢、借閱更簡單、更（下轉第頁）（上接第頁）直觀。

（五）下發體系文件，確定檔案管理標準

《檔案管理辦法》規定檔案管理實行一級所有、兩級管理體系，全宗單位對本單位的檔案具有完全的管理權限，負責檔案室的建立，檔案的收集、整理、歸檔、借用以及日常維護管理工作。《檔案管理辦法》規定檔案的歸檔、分類、編號原則，以及借用程序，界定各管理部門的職責，并包括了對檔案管理工作人員的考核和激勵機制。檔案管理辦法搭建完整的檔案管理體系，對檔案的收集、歸檔等工作提供了標準，構建檔案管理人員體系、制度體系的已搭建完備，使得檔案工作有章可循，有法可施。

（六）及時歸檔項目檔案

經過前期的準備工作，及時對工程建設項目每階段的檔案進行收集、整理、歸檔。前期立項審批、勘察設計、征地拆遷、施工階段、交（竣）工等各類檔案都需要一一歸檔，實現檔案的集中管理。

（七）落實檔案管理的信息化進程

提高檔案管理信息化水平，不僅對規范檔案管理具有積極意義，而且將大大提高檔案利用效率，減少人員工作量。信息管理的方便、規范、快捷等優點，使人們能夠在最短的時間內通過搜索引擎快速檢索檔案。另外，網絡管理的實現可以幫助工程檔案紙質資料的數字化轉換，利用大數據技術提高信息傳輸和共享的效率，進而建立和完善網絡檔案管理系統。

（八）提升檔案管理意識

要進一步提升全員檔案管理意識，使之內化于心、外化于行;要建立健全重點工程建設項目檔案管理工作分級分類授權機制，做好保密工作，確保重點工程建設項目歸檔安全有效;要加強檔案管理制度建設，確保重點工程建設項目檔案制度體系合法合規，可操作性強;要規范檔案移交，加強檔案管理考核，確保檔案移交的完整性、符合性和時效性;要加強培訓與交流，著力提升檔案業務專兼職人員業務技能;要以外審、內審為抓手，規范檔案管理，推進重點工程建設項目檔案管理工作合規管理取得實效。

四、總結

綜上所述，項目小組和完備的體系能有效地推動檔案管理進度。檔案管理工作是一個長期、持續的工作，需要保持管理體系的穩定，培育檔案管理意識。靈活實用的管理手段能更有效地推進項目檔案管理，避免重復工作，在信息化時代，充分借助計算機軟件技術提升檔案管理的效率和水平，納入管理體系，從而推動重點工程建設項目檔案工作可持續發展。

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