醫院人事檔案管理工作如何適應新形勢的需要

邵麗

[摘要] 近些年來，隨著我國衛生醫療事業進程加快，在很大程度上促進了醫院管理制度的轉變，而隨著全球信息化與經濟一體化的發展，在新經濟時代下的醫院人事檔案管理也面臨巨大挑戰。醫院人事檔案管理工作以保存人力資源為主要工作內容，同時作為一種憑證材料，通常以人員信息資料為主要載體，能夠為醫院相關部門的人員考察及人力資源合理分配提供重要參考依據，可使該院人事調動工作起到推動作用，有助于醫院長期穩定發展。該文主要探討新經濟時代下醫院人事檔案管理工作的重要性，目前存在的相關問題以及解決措施，旨在提高醫院人事工作效率，使其符合時代要求。

[關鍵詞] 醫院;人力資源管理;人事檔案;檔案管理

[中圖分類號] R197.322 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2020）01（a）-0081-03

[Abstract] In recent years， with the acceleration of China's health care industry， the transformation of the hospital management systems has been promoted to a large extent. With the development of global information and economic integration， hospital personnel in the new economic era Records management also faces huge challenges. The management of hospital personnel files takes the preservation of human resources as the main work content. At the same time， as a kind of voucher material， it usually uses personnel information as the main carrier. It can provide an important reference for the personnel inspection and reasonable allocation of human resources in relevant hospital departments. The personnel transfer of our hospital plays a driving role and helps the hospital's long-term stable development. This article mainly discusses the importance of hospital personnel file management in the new economic era. The existing problems and solutions are aimed at improving the hospital's personnel work efficiency and making it meet the requirements of the times.

[Key words] Hospital; Human resource Management; Personnel file;File management

作為醫院重要工作內容，人事檔案管理工作通過對相關政策與人事制度的參考，能夠為醫院內部人力資源科學配置起到促進作用，對于醫務相關人才的培養與管理，能夠為醫院長期穩定發展打下良好基礎[1]。在實際經營管理過程中，人事檔案管理工作對于醫院內部人事調動、人才培養、技術職稱評定、福利待遇等具有重要意義[2]。在信息化迅速發展的時代背景下，傳統醫院人事檔案管理工作逐漸面臨巨大挑戰，因此對于相關管理人員也提出了更高的要求。針對這種情況，如何加強醫院人事檔案管理工作就成為了醫院轉型的重點內容，也是相關管理人員需要關注的工作重心。該文對新形勢下醫院人事檔案管理工作的轉變進行探討，旨在為后續人事檔案管理工作的轉變提供相應參考依據。

1? 醫院人事檔案管理工作的重要性

對醫院內個人歷史詳細記錄就是醫院人事檔案管理的主要工作，以此準確反映出醫院個人真實水平，可作為相關部門實施人力資源合理配置的重要參考依據[3]。目前我國醫療體制開始逐步完善，導致各醫院管理方法也開始轉變，并通過相關改革措施的推行，使醫院人事檔案管理工作能夠跟上時代潮流，進一步促進醫院長期穩定發展[4]。在實際工作中，需結合醫院資深發展情況，使相關資源得到優化，將以人為本作為基本原則，能夠在很大程度上確保醫院內各醫務人員能夠各司其職，以提高人力資源利用率。人事檔案還可作為個人參考憑證，能夠為各種職稱評定提供相應參考，對于醫院工資制度的發展具有重要推動作用[5]。此外，對醫院人事檔案管理工作的完善，能夠為人才隊伍建設提供幫助，使醫院能夠對內部各員工的詳細情況進行了解，使各位工作人員的相關特征與規律得以展示，對于優秀人才的選拔與培養具有重要意義，有助于醫院長期穩定發展。

2? 醫院人事檔案管理工作所存在的相關問題

2.1? 未能意識到醫院人事檔案管理工作的重要性

目前各醫院實際經營管理中，仍然以醫療工作作為核心內容，對于醫療服務方面的重視度很高，使得醫院管理人員存在注重醫療服務、輕視醫院管理的情況，在這種思想的影響下，導致醫院管理人員對于醫院人事檔案管理工作的忽視，這就在很大程度上阻礙了目前人事檔案管理工作的進步，也無法充分利用人事檔案，導致醫院管理人員的歸檔意識較差[6]。由于醫院內許多可使對于歸檔工作的重視程度不高，導致醫療人員未能及時將工作業績、培訓情況、進修資料等相關信息進行歸檔，使得醫院人事檔案內無法完整記錄個人詳細資料，最終導致相關內容缺失，對于人事工作的開展造成了困難。

2.2? 醫院人事檔案管理制度仍然未能健全

近些年來，在我國醫療事業迅速發展的同時，相關管理方法也開始轉變，而醫院人事檔案管理工作相關制度也得到一定完善，整體發展情況較好，同時隨著我國人事檔案相關法律法規的健全，使得相關工作落實程度提高。但是對于醫院人事檔案管理制定的相關法律法規仍然存在局限性，導致人事檔案管理工作的后續發展受到阻礙。統計相關問題后，發現目前存在的問題主要包括人事檔案管理制度缺乏規范性、檔案資料收集缺乏規范性、人事檔案查閱制度與檢索制度仍然存在不確定性，整體管理工作未能達到相關標準[7]。

2.3? 缺乏相關基礎設施建設

目前我國許多醫院未能重視內部人事檔案管理工作，導致實際工作中所涉及的各項基礎設施及配套設施均存在落后性，最終導致工作效率無法提升。許多醫院的人事檔案管理仍然以鐵質檔案材料柜為主要存放工具，同時所用的信息記載形式仍然為傳統紙質材料，由于材料柜缺乏防潮功能，使得許多醫院人事檔案記錄資料存在受潮及霉變情況;同時也存在紙質檔案于整理過程中受到損壞，導致醫院內各人員人事檔案的安全性與完整性受到不同程度的影響[8]。此外，雖然部分醫院開始以計算機開展人事檔案管理工作，但仍然處于初級階段，無法跟上我國信息化建設步伐，導致各種管理問題日益突出，需通過針對性措施方可進行解決。

2.4? 人事檔案管理方法與條件落后

由于醫院人事檔案管理工作存在專業性、機密性、政治性的典型特征，因此實際工作中需對相關資料進行單獨存放，并單獨進行管理。但目前我國許多醫院仍然存在辦公室存放人事檔案的現象，并且許多工作仍然為手工抄錄，再加上專業管理人員的缺乏，最終導致醫院人事管理工作出現問題。隨著我國科學技術整體發展進度加快，使得計算機技術開始得到廣泛應用。由于許多醫院缺乏人事檔案管理工作的重視度，導致手工編輯與檢索方法仍然存在，使得信息化建設程度受到影響，進一步提高相關人員的檔案管理工作難度，導致認識檔案資料無法及時得到更新，最終使人事檔案管理工作的質量與效率進一步降低[9]。

3? 新形勢下對醫院人事檔案管理問題相關解決措施

3.1? 使醫院管理人員觀念轉變

首先，應當使醫院管理人員能夠充分了解人事檔案管理工作的重要性，將人事檔案管理工作作為醫院工作重心，與其他重要工作同等對待，使得醫院人事檔案管理工作能夠得到相應發展，以達到同步發展與同步執行的要求[10]。此外，還可通過召開大會的方式使醫院各工作人員能夠提高對于人事檔案的重視度，使其能夠對人事檔案管理工作進行充分了解，有助于醫院各工作人員主動支持相關人事檔案管理相關工作。

3.2? 對醫院人事管理制度的健全

為確保醫院人事檔案管理工作效率的有效提高，應當重視對于檔案管理制定方面的完善，使得現有制定得以健全，以此來要求相關工作人員嚴格遵循相關制度與規范。對于目前醫院人事檔案管理中所存在的相關問題，應當提前做好相應解決方案，以確保人事檔案管理工作能夠順利進行。在人事檔案管理工作中，對于資料收集、資料整理、資料銷毀、資料保密、資料安全等相關工作均需要完善相關制度，使得工作人員的行為得以限制，進一步提高實際工作效率，確保人事檔案管理工作能夠嚴格按照相關規定與制定實行，對于推動相關工作的發展具有重要意義[11]。

3.3? 對于醫院人事檔案管理工作信息化建設的加強

由于我國科學技術的迅速發展，使得計算機技術開始廣泛應用于社會各領域內，但對于醫院人事檔案管理工作而言，仍然缺乏有效應用，使得醫院未能緊跟我國信息化建設發展步伐。通過分析后發現，主要是由于醫院內相關管理人員對于人事檔案管理工作的重視度不夠，導致檔案管理基礎設施未能完善。因此在后續發展中，醫院應當重點關注檔案管理相關基礎設施建設的加強，有助于醫院人事檔案管理工作能夠緊跟我國信息化發展趨勢[12]。信息化建設作為一項長期工作，人事檔案管理相關制度的改革、醫院辦公自動化發展、科學決策等方面的發展均需要以人事檔案管理信息系統建設作為基礎。因此可以看出，醫院人事檔案管理方面的信息化建設屬于一種必然發展趨勢，應當盡快提上日程。

3.4? 動態化管理的實施

人事檔案主要是對個人成長經歷的真實記錄，包括個人學歷情況、職稱評級、成長經歷、工資變化、職務變遷、家庭關系、社會關系、政治面貌等方面的相關內容。因此醫院需根據人事檔案管理工作的實際情況，促進傳統管理方式的轉變，以動態管理作為基礎，使檔案個人信息得以及時更新，不僅能夠有效確保個人成長過程中各階段的實際情況，有助于個人特點的體現，還可對各項研究成果與獎項進行記錄，以此體現人事檔案的準確性、真實性與完整性，能夠為醫院人事方面的調動與變遷提供相應參考依據。

3.5? 通過團隊建設的加強使得檔案管理人員素質提高

為確保醫院人事檔案管理效率的提升，醫院應當對管理團隊的建設進行強化，以促進人事檔案管理人員個人素質的提高，進而促進醫院人事檔案管理工作整體效率的提升，能夠為醫院長期穩定發展打下堅實基礎。通過對醫院人事檔案管理人員思想方面加強管理，使得整體素質提高，有助于檔案管理人員能夠在實際工作責任心與服務能力的提高，可確保檔案管理工作的順利開展;同時還應當注重對于人事檔案管理人員文化素質的提高，通過培訓進修的方式改善醫院人事檔案管理人員文化素質較低的局面。

4? 結論

綜上所述，由于傳統人事檔案管理方法已經無法滿足新時代的需求，因此在經濟形勢下，醫院人事檔案管理人員應當積極轉變工作思路，嚴格遵照相關法律法規，使人事檔案管理工作效果達到相應提高。同時醫院檔案管理人員還應當加強對于相關工作的認識，深化檔案管理工作對于醫院的重要意義，在實際工作中通過加強個人素質的方式，使得整體服務意識得以增強;并且積極響應時代發展需求，開展現代化信息建設，使得醫院能夠長期穩定發展。

[參考文獻]

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[3]? 朱艷梅.淺談新時期如何做好醫院人事檔案管理工作[J].辦公室業務，2018，297（16）：181，194.

[4]? 孫燕.新醫改形勢下醫院人事檔案管理思路研究[J].時代金融，2018，715（33）：279，282.

[5]? 邢璐璐.探討新形勢下醫院人事檔案的管理[J].中國衛生產業，2019，16（2）：81-82.

[6]? 劉英霞.新形勢下醫院人事檔案管理信息化建設探究[J].辦公室業務，2019，310（5）：48.

[7]? 王麗麗.醫院人事檔案管理工作如何適應新形勢的需要[J].管理觀察，2017，27（4）：92.

[9]? 顧建杰.探究醫院人事檔案管理工作如何適應新形勢的需求[J].辦公室業務，2018，292（11）：152.

[10]? 林潔珩.探討醫院人事檔案管理工作如何適應新形勢的需要[J].中國衛生產業，2018，356（21）：15-17.

[11]? 孫福國.新形勢下如何做好醫院檔案管理工作[J].辦公室業務，2018，290（9）：119.

[12]? 孫燕.新形勢下醫院人事檔案管理的再認識[J].財經界：學術版，2018，489（17）：143.

（收稿日期：2019-09-28）