淺談公立醫院合同風險管理和控制

鐘燕娥

關鍵詞：公立醫院 ?合同管理 ?風險管控

近年來公立醫院對外經濟合同越來越多，管理上的難度也越來越大，出現了管理機制不完善、過程動態管理缺乏、風險防控能力弱等問題，這給公立醫院造成了不少的經濟損失，這就要求公立醫院建立健全合同管理制度，完善合同管理機制，對醫院合同從簽訂到執行實行全過程管控，提升公立醫院管理合同的效率及水平。

一、合同的定義及特點

合同是企業與自然人、法人及其他組織等平等主體之間設立、變更、終止民事權利和義務關系的協議。

合同管理屬于公立醫院管理的重要組成部分，它有其自身的特點。

首先，合同形式、種類具有多樣性。按照業務類別分為醫療設備采購合同、醫用耗材采購合同、藥品采購合同、基建工程合同、零星工程合同、辦公用品采購合同等等;按簽訂期限的長短分為長期合同、短期合同、不定期合同。

其次，合同具有分散性，其分散在各個職能部門當中。如重大的項目工程合同，需要簽訂配套的預結算編制合同、監理合同、代建合同等，這些合同時間跨度比較長，合同管理的過程中涉及到多個部門，所以使得合同管理過程當中分散性非常明顯。

再次，合同具有集中性和動態性，集中性要求凡是涉及相關合同或協議條款內容的科室部門都要進行統一集中管理;動態性則要求關注在合同履約過程中的各種變化的情況，特別是不利于我方的變化，要及時對合同或協議進行調整、變更、補充、中止和終止，維護自身的權益。

最后，合同具有法律性，它具有保護、強制、制裁等功能。公立醫院在簽訂各項合同或協議時，要遵循《合同法》以及有關法規、法規的規定，使醫院合同管理良性運行，健康發展。

二、公立醫院合同管理存在的問題

（一）沒有專門制度來約束合同管理

公立醫院在管理合同的過程當中沒有建立相應的合同管理制度，相關人員在操作的過程中，對合同管理不到位，這會直接影響到合同的質量，且無法保障它的完整性、準確性和系統性。

（二）沒有專職的合同管理人員

在合同簽訂審查的過程當中，沒有專職的合同管理人員，沒有明確相關人員的職責，他們日常工作量比較大，沒有學習相關合同知識，只懂得業務，不懂管理。

（三）合同檔案不完整

出現這一問題，主要是部分醫院并沒有把合同管理列入檔案管理的范圍，或者沒有指定部門管理合同檔案。沒有列入檔案管理的合同所涉及的標的處于游離狀態。醫院擬定合同的部門比較分散，各部門之間信息不暢通，他們對于合同的數量以及簽訂時間不清楚，以至于部分合同沒有歸檔，導致合同檔案不完整。最后就是很多公立醫院只重視金額重大的合同，忽略小項目、小金額合同的收集。

（四）合同風險的管理和控制不到位

醫院合同風險的管理和控制不到位集中表現在合同的訂立階段和合同的履約階段。

合同訂立階段的風險主要有：未對對方主體資格審核、履約能力進行考察，可能導致違約風險;合同約定的行為違反《勞動法》及其他法律或法規的規定，可能導致行政機關罰款、造成醫院經濟的損失或者信譽的損失;合同簽訂過程中未經相關的審核程序或越權審批，可能導致重大的差錯或者舞弊風險，造成經濟利益流出醫院;合同內容的不完整或者權利義務約定的不明晰或應該簽訂書面合同未簽訂，容易導致醫院資產流失等。

合同履行階段的風險主要有：醫院合同條款沒有準確履行或監管不當，可能引起違約風險，承擔違約責任;合同簽訂后沒有及時整理、妥善保管，可能導致泄露風險;合同糾紛處理不當，可能損害醫院權益。

三、針對醫院合同管理工作的具體對策

（一）制定醫院合同管理制度，規范合同管理

根據醫院實際情況，結合《合同法》和相關法律、法規的規定，制定醫院合同管理制度，規范合同訂立前的資格審查、內容談判、文本擬定，訂立后合同履行、風險管控等流程，確保合同簽訂符合國家相關法律、法規的規定，維護醫院的合法權益，切實推進全醫院合同的全過程管理工作。

（二）設立專門的部門管理合同，實行合同統一歸口管理

設立專門的部門管理合同，對醫院所有合同實行統一歸口管理。醫院根據實際情況選擇相關部門作為合同管理的歸口管理部門，對合同進行統一歸口管理，對工程類、醫療設備類、信息服務類等常規合同制定格式條款，制定合同風險控制表，定期審核和評價合同管理中的薄弱環節，對發現的風險采取及時的應對措施，對合同更好的實施全過程管理。定期組織合同管理人員學習醫院合同管理制度，學習《合同法》和相關法律、法規，增強他們的法治意識，提高合同管理人員的專業知識和業務能力。

（三）加強合同的保存登記管理

合同管理部門要加強合同的保存登記管理工作，借助合同管理系統，對不同合同根據業務內容不同進行分類、統計及歸檔管理，根據時間截點，建立合同管理臺賬詳細且準確地登記合同的訂立、履行、變更、中止及終止等情況，合同辦結執行完成后要及時辦理注銷和歸檔手續，形成有效的閉環管理。

對外簽訂的所有合同要遵守科學管理、統一分類、連續編號的原則，合同中間不能斷號，一旦發現斷號，要馬上尋找原因，根據原因，制定相應的防控措施。

明確合同流轉、借閱、歸還的職責權限和范圍。對保管當中外借的合同，要嚴格執行外借登記手續，登記借用的科室名稱、借用人姓名、借用用途、借用日期，必要時要與該科室負責人溝通，了解借用的情況。歸還合同時，要注明歸還日期，回收人員簽名確認。合同保管部門要定期對尚未歸還外借合同的科室進行回訪，了解情況。

要加強合同訂立、履約等階段全過程的風險管控工作，提高合同管理人員的業務素質，對合同實行全過程的封閉式管理

（四）加強合同各環節風險的管理和控制

合同訂立環節的風險管理及控制要點：（1）審查對方主體的法人登記證書、資質證明、法定代表人身份證件、授權委托書等，獲取對方主體經注冊會計師出具的財務報表審計報告、銷售交易記錄等相關信息，分析其營運能力、獲利能力和償債能力指標，必要時對調查對象要進行資信調查，建立和及時更新合作方的商業信用檔案。（2）嚴格審核合同需求是否符合《合同法》或其他法律、法規相關規定，嚴格審核合同內容是否與談判確定的條款相一致，特別關注“其他約定事項”等需要補充說明的欄目，如果沒有任何補充說明的事項，要在欄目上著名“此處空白”，防范合同簽訂后被篡改的風險。合同文本需要經國家特定部門審查批準或備案的，合同簽訂前應當辦妥相應的手續。

合同履行階段的風險管理和控制要點：（1）隨時監控合同對方的履約情況，一旦發現對方有不履行或者不能履行合同情況，要采取必要的措施，把損失風險值降至最低。（2）如果合同約定了檢驗、檢疫條款的，醫院收到合同標的物時要及時進行檢驗、檢疫工作，檢驗、檢疫結果不符合合同規定的，要及時與對方溝通，防止合同標的物因逾期進行檢驗、檢疫，導致經濟利益流出醫院。（3）財務部門應該嚴格按照合同規定審核收、付款單據，符合相關收、付款條件后才能進行付款;財務部門在付款過程中，應關注是否存在未按合同規定執行或應簽訂補充協議而沒有簽訂的情況，若存在以上情況應拒絕付款，并及時向有關負責人報告。

四、結束語

通過分析可以看出，公立醫院在建立健全合同管理制度時，要以《合同法》和國家相關法律、法規作為依據，要加強合同訂立、履約等階段全過程的風險管控工作，提高合同管理人員的業務素質，對合同實行全過程的封閉式管理。

參考文獻

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