加強內控信息化建設 助推高校內涵式發展

王秀芬 方巍

【摘要】? 隨著我國高等教育迅猛發展，辦學模式呈現多樣化發展態勢，對當前高校內控管理體制和運行體制提出了新的要求。文章在內控理論研究的基礎上，分析了內控信息一體化平臺建設對高校的影響，并結合工作實例，提出了信息一體化建設思路，對加強高校內部管理信息一體化建設進行有益的探索，以有助于高校進一步健全和完善內部控制體系，推進高校內涵式發展，提升高校的運行管理水平。

【關鍵詞】? ?內部控制;內涵式發展;信息一體化;風險防控

【中圖分類號】? F232;F233? 【文獻標識碼】? A? 【文章編號】? 1002-5812（2020）05-0083-03

一、引言

近年來，我國高等教育發展迅速，辦學模式呈現多樣化態勢，各方面成效顯著。十九大報告進一步提出以教育強國支撐社會主義現代化強國的目標，要求高等教育一定要立足新時代、把握新形勢，切實增強憂患意識，強化使命擔當，實現我國高等教育高質量內涵式發展。這意味著高等教育需要在管理體制與運行機制上進行全面深化的改革。特別是要善于運用互聯網技術和信息化手段開展工作，增強駕馭風險本領，健全各方面風險防控機制。

美國反虛假財務報告委員會下屬的發起人委員會（以下簡稱為COSO）于1992年發布《內部控制——整合框架》，提出內部控制系統由控制環境、風險評估、控制活動、信息與溝通、監督控制五要素構成，2013年5月，COSO委員會頒布了新版《內部控制——整合框架》，它在原框架的基本概念、控制五要素、控制方法及依據不變的基礎上，強調把制定明確目標作為重點，并將目標與系統具體的控制活動緊密聯系。加拿大、英國等國家在內部控制建設方面也各有特色。國外對內部控制信息化的研究較少，特別是對信息化內控措施研究更少，只是集中體現在利用信息系統進行賬務處理與財務報告編制等方面。

我國2008年出臺《企業內部控制基本規范》;2012年出臺《行政事業單位內部控制規范（試行）》（以下簡稱《規范》）。高校執行的是《規范》，在內部會計控制、內控構成要素、內控對象、內控體系構建、內控評價等方面比較成熟，但在內部控制信息化建設方面研究甚少。當前高校內控體系信息化實施過程中主要存在以下問題：一是內控制度不完整。雖然國家相關規章制度較多，但內部控制標準未能明確統一。各類業務管理歸口的信息系統較多，各信息系統實現信息一體化存在技術支持不足、權力尋租等因素的影響與制約。二是信息化實施人員的認知及素養有待培養提高。為此，基于信息一體化的內控體系建設與實施，將會對我國高校持續穩定健康發展帶來深遠的影響，具體有以下幾個方面：提高高校決策支持效能和管理水平，推動管理現代化，提高資金使用效率，提升運行效率和競爭軟實力。實現全校各業務信息數據的無縫對接，規避各種因信息不對稱、溝通不及時帶來的各類管理風險及財務風險。信息化程度的提高，可以進一步解放人力，使得基層業務操作人員更多地參與到學校管理中，提升高校管理人才綜合素質。

二、基于信息一體化模式的內控體系建設思路

（一）引入有關技術理論

目前基于信息一體化模式的內控體系建設過程中主要采用的技術理論有：控制論、系統論、協同論、線性規劃論、委托代理理論和新公共管理理論等。在高校內控體系與信息一體化平臺的建設中，引入協同論的思想，會使內控管理思想向更深更廣的方向延展，從而產生良性的協同效應。而線性規劃論可以運用于高校的內部控制體系及信息一體化平臺建設中，使得組織中的人力、物力、財力等資源得到合理安排，以實現利用效率最大化。該理論有利于內控體系各項措施與制度的落地，進一步提升高校的治理能力。我國的高等學校承擔了許多公共需求和科研項目，為公民提供受高等教育的機會，因此在三個不同維度上存在著委托代理關系：（1）社會公眾（公民及消費者）與國家教育管理部門之間的委托代理關系;（2）國家教育行政管理部門與地方各級教育行政管理部門之間的委托代理關系;（3）地方各級教育行政管理部門之間、地方教育行政管理部門與高校等教育事業單位之間、各教育行政管理部門及教育事業單位與部門單位負責人之間、上級領導與下級官員之間的委托代理關系。見下圖。

新公共管理思想的引入，成為內部控制理論及方法在行政事業單位運用的思想與理論基礎，信息一體化將新公共管理理論用于標準建設、作業流程規范、績效評價科學等方面，使管理控制落到實處，成為內部控制體系建設與有效實施的重要手段。

鑒于目前高校已具備建設主要業務信息系統的能力，可以對照高校內控規范的關鍵風險控制點，優化現有的業務信息系統，在系統里完善相應的內部控制表單及評價報告模板，并通過合適的數據接口，實現系統間的數據與信息的共享，從而實現高校內部控制信息一體化。高校可將本校的內部控制系統與財政部門預算管理系統進行有效對接，有利于高校與財政部門實現實時的數據共享，便于預算的下達與信息溝通，實時掌握預算執行情況，及時做出相應的預算安排與調整，使得高校的預算執行與管理及時有效。

（二）信息一體化建設思路

從高校內部全面內部控制管理要求、高校與財政部門等外部的政府職能部門之間的信息共享需求等方面來考慮，高校內部控制信息一體化建設工作可以從以下幾個方面開展：

1.統一基礎信息編碼規則，整理出基礎信息類別，并統一設定編碼規則，建設明確統一的信息系統基本信息。編碼規則的設定包括但不限于人員編碼規則、部門編碼規則、項目編碼規則、合同編碼規則、固定資產編碼規則、重要物資編碼規則，各類制度、報告、文件編碼規則，檔案編碼規則等。不同類別的編碼規則的設定均體現不同的管理需求，比如，人員編碼需要考慮人事管理需求、績效考核需求、工資核算需求等，這些需求中最重要的是人事管理需求，并兼顧績效考核與工資核算需求;部門編碼規則需要考慮到學校的整體組織架構設置需求;項目編碼規則需要考慮不同的資金來源、業務分類與部門等需求;合同編碼規則需要考慮不同的業務分類及所屬部門等需求，固定資產編碼需要考慮資產分類、所屬部門等需求;制度文件編碼需要考慮編制部門、審批級別、業務分類等需求;檔案編碼需考慮到移交部門、業務分類等需求?？梢詫⑾到y論與控制論的思想運用到編碼規則設定中，良好的編碼規則有利于簡化信息系統處理過程，實現各信息系統信息數據的無縫對接，提高信息檢索整理與數據統計分析效率，在內控信息一體化過程中起著舉足輕重的作用。

2.依不同的管理業務分類整理相應的關鍵風險控制點，梳理出不同的業務流程單元，對各業務流程單元進行整理分類，依業務單元類別整理出內部控制考核與評價標準。把確定的內控業務流程單元與現有的管理信息系統進行對比，有欠缺的業務結點需要進行補充，并加入考核與評價單元，設置相應的控制表單及評價報告模板。本環節是內控信息一體化平臺建設與內控體系優化的主要部分。

3.依照財務核算系統需求，梳理各業務內控管理系統相關業務數據提供規則，完善基礎數據設置，并做好相應的數據接口，實現業務數據與財務數據的無縫對接。本環節是有效實現高校內控信息高度集成化及各業務內控管理手段及時聯動的關鍵部分，也是當前各高校在內控信息一體化平臺建設過程中難度比較大的一個環節。本環節的實現思路，需要從財務核算系統中數據及信息需求出發，考慮高校自身的管理需求及業務特點，有重點、分業務、依流程去逐步推進與不斷完善。比如，收費環節的業務系統與財務系統的信息數據集成于平臺建設時，一方面，要整理出既符合財務核算需求又便于業務部門執行的數據，提供操作規范與標準;另一方面，信息平臺建設人員利用計算機技術，考慮實現兩套不同系統之間的數據接口問題，并對數據提供方法及規則提出可操作建議，這是基于不同系統集成的考慮。當然，也可以直接將業務系統集成在財務系統所在的信息化平臺里，這種方法的優點是能更有效實現數據共享與集成，但缺點是需要考慮進行半年到一年的雙系統并行，費時耗力，時間與人力成本較高。

4.遵照上級財政管理部門及資產管理部門的要求與國家相關制度規定，完善相關的業務管理與核算流程，梳理出相應的業務子單元，并做好相關業務結點上的數據與信息對接接口，以便實現與上級財政管理部門與資產管理部門數據及信息的無縫對接。目前，財政資金的直接支付與授權支付，實質上就是高校業務支付需求數據與政府資金撥付實時數據通過支付平臺進行共享與集成處理的一種方式，主要發揮的是資金劃撥與支付控制職能，沒有實現數據歸集整理分析及輔助決策職能?；诳刂菩畔⒁惑w化目標考慮的、多業務類別功能實現的內控信息一體化平臺建設，需要從政府規范管理與高校良性發展的角度出發，政府層面建設符合管理對象業務核算特點普遍適應的主要信息數據核算標準與口徑，高校層面遵照政府要求建設符合本校業務核算特點的業務數據整理規范及方法，對不符合高校業務實際的核算標準與口徑，及時與政府相關部門溝通確定相關的標準與方法，可以考慮特殊事項的備案制度。政府信息系統與高校信息系統的無縫對接是實現政府與高校內控信息一體化平臺的關鍵，可以委托有企業ERP開發經驗的知名專業軟件開發技術公司對相關軟件之間信息數據對接接口進行開發設計，并對相關軟件系統提出強化基礎設置與系統優化的建議。

三、加強信息一體化平臺建設對內控機制優化帶來的影響

加強信息一體化平臺建設進一步優化了現有的內控機制，提升了高校管理運行效率，本文從預算管理控制、資金收支控制、人事績效管理控制三方面闡述其影響。

（一）預算管理控制方面的影響

大部分高校有獨立的預算系統來進行預算的上報、分配、審批、下達與調整等工作，并對照預算進行日常執行的審核把關;信息化程度低的高校一般通過電子表格實現。因為預算管理的各個環節信息與數據未能實現共享，故產生人為差錯幾率相對較高，人工核對工作量大，而且從預算上報到最終下達以及調整中間環節較多，信息與數據的流轉時間長，預算管理效率低下。信息一體化實現后，上級財政管理部門、校內預算管理部門、審批部門、執行部門與核算部門數據與信息均實現共享，因數據只有一套，消除人為差錯，而且數據與信息實現實時傳遞流轉，從預算上報到最終下達耗時大大縮短，提高了預算管理效率。

（二）資金收支控制方面

資金收支控制包括資金收入控制與資金支出控制。

資金收入又可分為學生收費、科研收款（含預算模板設置）等。現在大部分高校都有獨立的學生收費系統，但未能與財務核算系統對接。故當前大部分高校對于學生收費的財務核算僅停留在總數及本科、研究生等大類核算上，未能明確到相關學院、專業、學科等明細類別上，對于繼續教育及聯合培養的收費與分配一般是手工核算。信息一體化后，不僅可以提高數據核算的準確性與及時性，還能從收費系統提取相應的明細數據信息，便于高校下一步的明細成本核算、考核及控制提供準確信息。對科研收款大部分高校采用電子表格進行登記，經相關科技部門確認審批并進行管理費核算后，將手工核算表格報給財務部門手工錄賬，中間流轉環節均靠手工完成，工作量大，出錯率高。對于業務量大、科研經費多的高校，因此類業務政策執行明確、標準化程度高，如管理費計提比率，通過信息一體化平臺，從來款開始，到科研經費確認、管理費計提、預算設定審批均可以通過由相關責任人及職能部門人員進行基礎數據的一次性錄入，標準設定并審核后，最終財務系統自動形成標準賬務，財務人員只需對相關來款數據、標準、預算及核算數據進行審核即可，不僅大大節省人工，提高工作效率，而且正確率也得到大大提升。

通常資金支出可以分為水電費、人員人工、學院部門的日常運行支出及科研支出等，大部分高校都有預約報賬系統，并且與財務系統對接，解決了大部分資金支出的手工錄賬問題，但鑒于成本核算的需求考慮，可以考慮對現有的公共支出依明細成本核算對象建設核算標準，增加成本輔助核算，以實現成本核算、考核與控制。通過信息一體化平臺，將預約系統的報賬數據及相關公共支出成本數據共享到各相關職能部門及責任人的績效考核與評價單元，自動生成績效評價數據，自動完成績效評價工作。

（三）人事績效管理方面的影響

目前大部分高校人事部門都有獨立的人事管理及薪酬核算系統用于記錄人員檔案并核算全校人員工資社保等，各職能部門上報績效考核數據后，人事部門出具工資表報財務核算部門，財務核算人員對工資表進行個稅及其他代扣等工資調整項的合并，最終出具支出表，報財務出納支付，期間各環節均以手工報表形式進行上報與合并，出錯率相對較高，核算期間相對較長，數據審核難度相對較大。通過信息一體化平臺的建設，人員檔案、工資標準、工作年限、績效考核數據均是唯一的，減少流轉中的人為差錯，只要把好標準設定與錄入時的審核關，數據的準確性就大大提高，并且節省中間環節重復錄入與計算的人工，大大縮短核算時間，提高核算效率。另一方面可以進行人員的輔助核算設定，得出各類人工成本核算分析數據，出具相應的分析報表，為人事績效管理決策提供及時有效的數據信息支持。

四、結論

內部控制體系的信息一體化建設，能給高校的管理水平帶來質的飛躍，但好的結果需要有好的過程作保障，內部控制理論的研究，對內控體系信息一體化建設具有指導意義，這需要在加強信息一體化平臺建設時，結合高校的實際管理特點，進行合理運用，發揮協同效應，助推高校內涵式發展。

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