關于我國檔案管理體制的探討

楊麗麗 尹濱倩

摘 要：我國的檔案事業隨著時代的發展在不斷完善和健全，形成了具有中國特色的檔案管理體制，適應了國家發展的需要，但仍存在不足之處。在社會大發展的浪潮中，檔案管理只有與時俱進，才能更好地服務于國家、社會和個人。本文通過分析檔案管理的相關概念和體制形成歷程，肯定了檔案管理取得的成就，并指出了存在的不足之處。

關鍵詞：檔案;檔案管理;體制

一、檔案管理體制改革核心概念界定

我國學者自20世紀50年代起就對“檔案”的定義進行了深入探討，直到1988年1月1日《中華人民共和國檔案法》的頒布，對檔案進行了系統的闡述，并得到廣大學者的認可。檔案法指出：檔案是國家、社會、個人過去/現在所從事的政治、經濟、科學、文化等活動直接形成的歷史記錄，有一定的保存價值和意義，并以多種形式或載體存在，如文字、圖表、聲、影像等的原始記錄。隨著檔案內容、形式的多樣化，我國學者馮惠玲在《檔案學概論》中將檔案定義為：組織、個人所從事的社會實踐活動直接形成的清晰的、確定的并實現完整記錄的固化信息，豐富了人們對檔案的認識。由于人們認識到檔案的重要性和價值，而且檔案定義的提出，更是讓人們肯定了檔案工作，端正了工作態度，這對于檔案管理工作是積極的，也是最基本的職業素養，檔案的價值性推動了社會的進步，熏陶了人們的思想，其借鑒和傳承作用日益明顯。

一個國家乃至個人的發展需要形形色色的實踐活動，由此也形成了大量有價值的固化信息，所以無論是國家檔案、社會檔案還是個人檔案其數量都是空前的，尤其是正處于蓬勃發展中的國家，各行各業百花齊放、百家爭鳴，成果豐碩，經驗可貴，由此形成了龐大的檔案工作，并需要特定部門進行專業化的管理。檔案工作是指管理檔案、提供檔案信息等并為國家、社會、個人服務，近年來在我國更是形成了以檔案室為工作基礎，以檔案館、部門為工作主體，服務檔案管理的組織與協調工作。針對我國的基本國情更是形成了檔案科學研究、高校檔案專業教育、檔案管理國際交流與合作等系統化發展之路助推我國檔案事業高效、安全發展，同時滿足企業、社會團體等對檔案管理工作經驗借鑒的需求。

檔案工作和檔案管理機構需要體制的約束，只有這樣才能保證檔案管理的高效運行，維護國家安全，服務社會，保障企業、社會團體、個人的人身權益。檔案管理體制是指檔案管理工作中的隸屬關系確定、機構構成、人力資源配置、權限劃分和管理制度等工作。隨著我國檔案事業的發展以及社會、個人對檔案管理的需要，尤其在我國政治、經濟、科學、社會、文化等的大發展時期，助推了檔案管理的發展與改革，并形成了以集中式檔案管理為主的檔案管理體制。檔案內容的多樣化，儲存載體的變化（文書檔案、電子檔案、云端儲存的發展與成熟），服務對象的廣泛性，網絡普及的安全性、穩定性，使得檔案管理始終面臨著嚴峻的挑戰。

二、我國檔案管理體制的發展歷程及現狀綜述

檔案管理體制決定了機構構成、人員配置、管理制度、檔案行政關系等，是檔案高效管理的基礎。人類文明的出現，使得“檔案”應運而生，只是表現形式不同，隨著人類社會的不斷發展以及國家制度的確立，檔案也在潛移默化的變遷，始終服務于人類社會的發展。以我國為例，“檔案”管理體制源遠流長，系統化的檔案管理可追溯到商代，而且管理的系統性與高效性推動了王朝的發展，即使在今天，其管理體制也得到眾多學者的肯定。建國初期，國力匱乏，百廢待興，經濟、社會、文化、科學等規模發展滯后，以分散管理為主（分散保管，檔案管理工作“各自為政”）的檔案管理體制能夠適應國家發展的需要。隨著國家工業化進程的不斷深入，尤其是十一屆三中全會以后，改革開放政策的全面實施，我國的經濟、社會、文化、科學等事業如雨后春筍般綻放，檔案數量之龐大，管理工作之繁重，前所未有，檔案管理體制改革與完善迫在眉睫，經過多次變革逐漸形成了“統一領導，分級管理”的組織原則，并以“局館合一”作為檔案管理體制，豐富了檔案管理體制的形式，更重要的是適應了國民經濟發展的需要。

國民經濟的發展助推了科學技術的進步，政治體制的改革、信息化技術的發展與普及使得檔案管理有了新的發展機遇，這需要檔案管理擺脫傳統檔案管理觀念的束縛，既要實現分散管理向集合管理的改革，也要有所側重，實現分散與集合管理的并存發展。人類社會實踐活動的廣泛性要求檔案管理體制要多元發展，檔案管理也要依托大數據等技術助推自身發展，很顯然我國的檔案管理體制在信息化大發展的今天，發展動力匱乏，不能完全適應國家、社會、個人等對檔案管理、服務的需要。

三、當前我國檔案管理體制存在的不足

檔案管理體制是指檔案管理工作中的隸屬關系確定、機構構成、人力資源配置、權限劃分和管理制度等工作，是檔案管理工作體系與制度的綜合。目前，我國檔案管理體制可以概括為檔案管理領導體制、組織原則和管理體制，即“局館合一”“統一領導，分級管理”。檔案管理領導體制由我國基本國情和政治體制決定，“局館合一”是指一個機構，履行兩種職能，這是黨中央強調簡政放權，提高檔案管理和服務質量，實現檔案管理工作的精簡、統一、高效，避免職能部門過多引起的溝通、協作困難，多級領導問題，將檔案局、檔案館設置在一個機構，同時履行檔案行政管理和保管服務職能。

組織原則和管理體制涵蓋3方面的內容：（1）檔案管理工作由各級黨委、政府統一領導部署，從黨中央到地方政府逐級建立檔案行政管理機關，按照級別和專業管理國家、地方檔案;（2）檔案根據行政區域、中央條/塊管理體制分級/分類集中管理;（3）國家黨政檔案和檔案管理工作實行統一管理。我國檔案管理體制的確立，明確了國家檔案是國家的財富，不屬于所有制，維護了國家檔案的完整與安全，同時能夠更好地維護社會組織/團體以及個人的合法權益。各級檔案行政管理部門，以國家檔案局為例，既是黨中央的工作部門又是國務院的直屬局，接受雙重領導，集中管理有關檔案的一切事務，同時對我國的檔案管理（社會團體、個人等檔案）工作進行監督、指導，維護檔案工作的高效運行，推動了我國檔案事業的發展，尤其是適應國民經濟、科學、文化、社會、政治的發展。

建國以來，我國的檔案管理體制經歷了多次調整和改革，但在信息化爆發式發展的今天，當前的檔案管理體制表現出一些不足，主要表現在以下幾個方面。

（一）組織原則和管理體制的不適應性

檔案管理根據屬性的不同大致分為國家、社會團體、企事業單位及個人等，根據檔案內容的劃分又體現出較強的專業性，為了實現檔案的高效管理，在當前的檔案管理體制下，相關專業的檔案及管理部門自上而下形成“條”，分級管理中的行政區域又體現為“塊”，由此造成檔案管理權限、檔案資源、人員配置等由于“條”與“塊”的交叉重合出現分級管理權、事不清，職能重疊，人力資源浪費，工作效率低下。尤其在市場經濟的影響下，專業性檔案館、部門檔案館、企業檔案館的出現，豐富了我國檔案館的類型，但從全局來看是分散了檔案館的資源，這是集中管理下的分散，弱化了國家對檔案館的管理，而且使得信息溝通閉塞，影響國家對檔案的高效利用。

（二）社會團體、企業、個人檔案的管理問題

計劃經濟向市場經濟的轉變適應了我國國情的需要，使得個體、私營、外企如雨后春筍般出現，國民經濟取得了世人矚目的成績，與此同時個體、私營、外企檔案的數量與日俱增，這對于“統一領導，分級管理”的組織原則和管理制度來說無疑是巨大的負擔，人員配置、機構設置都將面臨空前的挑戰。在中國特色社會主義制度下，我國的檔案管理體制應有所側重，不能“眉毛胡子一把抓”，該體制可以作為社會團體、企業、個人檔案管理制度的樣板，起監管、指導作用，分門別類為我國的檔案管理事業“減負”。在健全的檔案相關法律規章制度下，鼓勵專業類檔案館和部門檔案館的發展，在企業中充分發揮部門檔案館的作用，將人事檔案、會計檔案等集中管理，履行集中管理制度。專業檔案館的分類要科學劃分，并嚴格控制其規模和數量，確保國家檔案館的綜合性特點，維護國家對檔案管理的絕對權力。

（三）“局館合一”檔案管理領導體制的不足

“局館合一”表現為將檔案局、檔案館設置在一個機構，同時履行檔案行政管理和保管服務職能，形式上減少了機構設置，體現了簡政放權，更高效地利用了人力資源，但在實踐中表現更多的是檔案行政與檔案事務的合一，這不是真正的改革?！熬逐^合一”導致“局”“館”職能不明、人員編制劃分混亂，從業人員責任弱化，檔案行政管理部門作為執法、監管主體，權力弱化，制約自身行政管理權力的發揮，很明顯不利于開展檔案管理相關工作?！熬帧薄梆^”人員編制劃分不明，影響從業人員的工作積極性，尤其對于檔案館從業人員更明顯，最終導致工作效率低下。兩者責任的弱化，導致員工推卸責任，最終不了了之，影響從業人員的公平競爭。“局館合一”既有一定的優越性，同時也有其弊端，利弊權衡得當才能充分發揮檔案管理體制的長處，更好地服務于我國的檔案管理事業。

四、結語

目前，我國檔案管理體制在很大程度上適應了社會的發展，提高了工作效率，維護了國家、社會團體及個人的合法權益，但在經濟全球化、科學無國界的背景下，各領域競爭空前激烈，檔案管理任重而道遠，如何使檔案管理更加高效、安全，服務國家發展，仍需要進行更深層次的研究。

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