人事檔案信息化在公路科研單位人力資源管理中的重要性研究

[摘 要]隨著信息化時代的到來，各行各業都有了顯著的發展。我國檔案部門也與時俱進，對檔案進行信息化處置。作為人力資源管理的主要內容，信息化的人事檔案能夠更快地提供交通專業人員配備，也是對科研人員研究水平分析評估的重要途徑。信息化人事檔案在公路科研單位人力資源管理中的應用，可以使工作人員更好地服務于社會，也能為民眾的日常出行提供條件，促進交通產業的發展。

[關鍵詞]人事檔案信息化;公路科研;人力資源管理;重要性研究

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2020.05.193

人事檔案是通過人事管理活動形成的，它為人力資源的管理提供了基礎條件。隨著時代的發展與社會的進步，人事檔案信息化建設越發成為檔案工作的重點，檔案工作的規范標準化可以幫助人力資源利用更為合理。因此，人事檔案信息化在公路科研單位人力資源管理上的具體應用成為專業人員的研究重點。本文就人事檔案信息化在人力資源管理中的重要性為出發點，探究了人力資源管理中的一系列問題。

1 人力資源檔案的信息化處理

1.1 人力資源檔案的數字化處理

傳統模式的資源管理一般以紙質載體為主，對于檔案管理人員而言，其錄入信息工作十分煩瑣，勞動強度也十分之大，并且這種模式下的資源管理，對資料的查詢以及補充都非常的困難，需要占用大量的人力物力資源，極大地影響了工作效率的提高。而人力資源檔案的數字化處理則有效地克服了這些問題，可以隨時隨地地錄入和查找數據，并且這些檔案還能夠無損的長時間保存。因此，人力資源檔案信息化管理的第一步，就是要對檔案信息做出數字化處理，也就是用電子掃描的方式將原來的紙質檔案資源轉化為計算機內的數字化電子檔案[1]。對于信息化檔案管理而言，人力資源檔案的數字化建設是實現網絡化連接、數字化存儲、利用計算機系統對數據進行現代化管理的必要基礎。

1.2 檔案的載體類型處理

當今的社會，是一個網絡技術飛速發展，數字信息四通八達的數據化社會。基于此基礎上的人力資源檔案管理的目標就是收集大量有價值有意義的資源檔案信息數據，并且還要保證這些數據的質量以及相關性。在這個過程中，相關人員要快速具備數據處理能力以及數據處理技術，從而更好地促進交通行業的快速發展。傳統的人力資源檔案以紙質為主，其載體類型相對較少。但是在現代化的檔案管理模式中，載體不再拘束于實物，還包括人力資源錄像檔案、人力資源多媒體檔案、人力資源光盤檔案等在內的多種載體形式[2]。

1.3 檔案的網絡安全化處理

人力資源檔案管理過程中，網絡安全保障是最重要的環節之一。想要加強網絡環節中的安全保障力度，就必須要結合實際情況不斷地引入安全防御技術，升級和完善管理系統等[3]。在網絡管理的過程中，操作人員要嚴格遵守規定的行為準則，防止因為對設備的操作不當而造成的不必要的損失。另外，信息化人事檔案管理的保密制度也需要公路科研單位人員多加注意，單位應當制定科學專業的保密管理方案，適當地進行分級管理。

2 加強公路科研單位的檔案信息化管理的措施

2.1 確保人事檔案材料的真實性

電子檔案從本質上來講就是數據的構成。因此，在對公路科研單位進行人事電子檔案建立的時候，首先要確保其數據來源的可靠性以及真實性。如果對電子檔案中的數據記錄存在懷疑，則可以通過與紙質材料進行對比，來檢驗電子檔案信息的正確性和權威性[4]。在根據紙質人事檔案形成電子檔案時，管理者可以給不同人員設置查詢或者統計的訪問權限，來不斷對數據進行完善與修正。

2.2 加強數據的安全性和保密性

電子檔案的使用和管理建立在現代計算機快速發展基礎之上，因此其也存在著黑客入侵、代碼漏洞等一系列的計算機安全風險。因此公路科研人員要想做好安全的防范措施，就必須要在計算機技術手段和制度管理方面下工夫，做好系統的檢查與維護，及時規避會導致系統崩潰的風險。最后，公路科研管理人員應當明確數據的公開范圍，嚴格控制其他操作人員的管理權限，在對關鍵內容進行保密的基礎上適當的公開一些可見內容，防止重要的人事信息數據被盜取現象的出現。在這個過程之中，對于一些較為特殊的，例如人事調查、舉報材料等，應該設定更嚴格的訪問標準，從而保障相關人員的個人隱私。

2.3 增強人員的責任感和使命感

檔案管理人員綜合素質水平的高低直接影響著人事檔案管理情況的好壞。在檔案管理信息化過程中，公路科研人員必須要保持實事求是的思想，并且業務理論知識扎實，能夠對檔案進行正確的分門別類。總的來說，人事檔案信息化管理對于人力資源管理中的專業隊伍建設起著巨大的作用，而這種模式下誕生的高技術人才，能一定程度上提高公路單位的根本利益，從而促進交通行業的發展與國民經濟的進步。

3 人事檔案信息化的意義

3.1 提高檔案管理效益

隨著社會的發展與進步，傳統的人事檔案管理模式已經無法滿足人民的需求。在人事檔案收集和錄入的基礎上，運用計算機軟件與技術，對檔案管理模式進行了改革，以此來降低人力資源的損耗。人事檔案信息化，指的是將各類信息資源進行加工，分門別類地將檔案信息進行管理，從而有效地提高公路科研單位中干部檔案信息的使用率和利用價值。

3.2 人事信息資源共享

對于人事檔案而言，檢索方式智能化和網絡化的趨勢，能夠幫助管理人員搭建一個安全便捷的網絡平臺，建立起一個規范化、共享化、標準化的人才數據庫。這樣的檔案處理方式，能夠在一定程度上實現公路辦公系統與人事信息之間的數據交換，最大限度地實現資源共享功能。

3.3 優化人力資源配置

人事檔案的信息化過程，可以直觀地反映出該機構道路工程專業人員、橋梁工程專業人員、智能運輸交通人員等的素質水平高低、專業培訓狀況以及年齡分布規律。可以為公路交通行業的發展和人力資源的最優化配置打下堅實的基礎。從而提高公路科研單位的工作效率，促進單位的可持續進步與發展，帶動交通行業的繁榮與進步。

3.4 有利于管理層的科學決策

人事檔案的信息化有利于實現人事信息的資源共享，進一步了解該科研單位在地級、省級甚至國家級的實力水平層次，能夠幫助管理層進行科學決策的制定，能夠平衡人才的結構，能夠決定培養人員的培訓方向，能夠在交通事故發生之時，為管理層及時尋找到適宜人才而提供理論基礎。

4 結語

人事檔案信息化管理聚集著現代先進的人力資源管理概念，運用計算機技術實現對公路科研單位人力資源信息的集中管理，可以使人事檔案成為一個溝通交流的信息交互平臺，為人力資源的合理分配提供理論基礎。本文從人事檔案信息化在公路科研企業的應用出發，探索了檔案信息化對于人力資源管理的意義，旨在將人力資源管理人員早日從繁雜的事務中解放出來，更好地為提高企業的科技實力、促進企業的全面發展而不斷努力。

參考文獻：

[1]程曉英.高校人力資源檔案信息化管理系統的建設與思考[J].檔案學研究，2010（3）：94-96.

[2]孫冬云.人事檔案管理信息化的對策研究[J].信息技術，2012（5）：196-197.

[3]閆暉平.事業單位人力資源管理信息化建設路徑探索[J].經濟師，2017（6）：253-254.

[4]朱麗麗.淺析科研事業單位人事檔案信息化建設的重要性[J].農業科研經濟管理，2017（3）.

[作者簡介]周瑞廷（1988—），女，漢族，云南芒市人，碩士研究生，經濟師/館員，就職于云南省公路科學技術研究院，研究方向：人力資源管理、人事檔案管理。