精細(xì)化管理醫(yī)院人事檔案管理的改革方法及質(zhì)量研究

隋玉濤

摘 要：醫(yī)院作為救死扶傷的重要場所，在人們身體健康發(fā)展中發(fā)揮著重要作用。人事檔案管理作為醫(yī)院管理工作的重要組成部分，近些年來人事檔案管理工作因醫(yī)院的發(fā)展而變得更加復(fù)雜、困難。信息化時(shí)代，醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理信息化改革，有效節(jié)約人力、物力等資源的基礎(chǔ)上，提升了管理水平。本課題從醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀入手，分析醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理信息化建設(shè)必要性的基礎(chǔ)上，探討了基于信息化的醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理改革方法。

關(guān)鍵詞：精細(xì)化管理;醫(yī)院人事檔案管理;改革方法

醫(yī)院人事檔案管理作為醫(yī)院管理工作核心內(nèi)容之一，與醫(yī)院人才隊(duì)伍建設(shè)及穩(wěn)定發(fā)展息息相關(guān)。而現(xiàn)如今的醫(yī)院人事檔案面臨效率低下、效果欠佳等困境，且社會(huì)當(dāng)前對醫(yī)院資源需求較大，并伴隨社會(huì)的發(fā)展，社會(huì)對醫(yī)院資源需求不斷擴(kuò)大，醫(yī)院人事檔案管理亟需改革，才能適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展需求。鑒于此，本文對“精細(xì)化管理醫(yī)院人事檔案管理的改革方法及質(zhì)量”展開深層次分析具備一定的現(xiàn)實(shí)意義和實(shí)踐價(jià)值。

1 醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀分析

1.1 嚴(yán)重缺乏專業(yè)性管理人才

醫(yī)院人事檔案管理工作本身具有操作繁瑣、量大等特點(diǎn)，且伴隨醫(yī)院的發(fā)展，醫(yī)院人事檔案量不斷增加，無形中增加了醫(yī)院人事檔案管理難度。基于此，醫(yī)院人事檔案管理工作效率和質(zhì)量的提升，唯有建設(shè)一支高素質(zhì)專業(yè)性管理人才。而醫(yī)院實(shí)際情況是醫(yī)院人事檔案管理人員并非專業(yè)人員，主要以醫(yī)院從事醫(yī)院衛(wèi)生事業(yè)的工作人員為主，這類工作人員最大缺點(diǎn)是嚴(yán)重缺乏人事檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，制約了醫(yī)院人事檔案管理效果的提升[1]。另外，大部分醫(yī)院對人事檔案管理工作持有輕視態(tài)度，從而在醫(yī)院人事檔案管理相關(guān)工作中持消極態(tài)度，如人事檔案管理人員的選撥，專業(yè)性要求不高，且人員設(shè)置未進(jìn)行優(yōu)化，致使醫(yī)院人事檔案管理工作效率低下，且缺乏質(zhì)量。

1.2 缺乏健全的醫(yī)院人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

現(xiàn)階段，醫(yī)院人事檔案管理中，管理人員面臨海量檔案信息，內(nèi)容豐富等困境。對于管理人員而言，要想做好人事檔案管理工作，除了具備較高專業(yè)素質(zhì)，還要求具備較高的職業(yè)素質(zhì)。但是長期高強(qiáng)度的工作中，不可避免會(huì)出現(xiàn)一些失誤。同時(shí)，現(xiàn)階段，醫(yī)院人事檔案管理方面，未構(gòu)建完善管理標(biāo)準(zhǔn)，且相關(guān)管理制度未完善，無法滿足醫(yī)院人事檔案管理發(fā)展需求[2]。另外，醫(yī)院人事檔案管理中，因制度建設(shè)重視度不足，造成人事檔案管理規(guī)范性缺乏，不利于醫(yī)院穩(wěn)健、持續(xù)發(fā)展。

2 醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理信息化建設(shè)必要性分析

2.1 醫(yī)院人事檔案管理發(fā)展內(nèi)在需求

現(xiàn)階段，醫(yī)院人事檔案管理人員流動(dòng)性大，尤其是專業(yè)人才的缺乏，致使醫(yī)院人事檔案管理方式無法滿足醫(yī)院發(fā)展需求。同時(shí)，我國醫(yī)院人事檔案管理工作保密性強(qiáng)，制約了醫(yī)院人事檔案資源利用率的提高。社會(huì)的進(jìn)步，社會(huì)對醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)提出來更高的要求，醫(yī)院唯有不斷組織學(xué)術(shù)交流，才能推動(dòng)醫(yī)院穩(wěn)健發(fā)展[3]。但是傳統(tǒng)醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理僅能滿足管理質(zhì)量要求，無法滿足管理效率要求。而醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理加強(qiáng)信息化建設(shè)，即可實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量、高效率的醫(yī)院人事檔案管理，滿足了醫(yī)院學(xué)術(shù)交流需求，同時(shí)有助于將人事檔案利用延伸到整個(gè)醫(yī)療體系中，從而有助于充分發(fā)揮醫(yī)院人事檔案信息資源利用價(jià)值。

2.2 醫(yī)院人事檔案信息利用率提升基本要求

醫(yī)院發(fā)展中，人事檔案信息的利用，并非簡單的紙質(zhì)檔案查詢，而是需要檔案管理人員利用人事檔案提供多種專項(xiàng)服務(wù)。上文提及到傳統(tǒng)醫(yī)院人事檔案管理效果欠佳，無法適應(yīng)醫(yī)院人事檔案發(fā)展需求。因此，醫(yī)院要想人事檔案資源有效利用起來，則需要與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理信息化建設(shè)，采用信息化手段管理人事檔案，一方面節(jié)約了人力、物力等資源，極大提高了檔案管理工作效率;另一方面規(guī)避了檔案管理失誤問題[4]。

3 基于信息化的醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理改革方法分析

3.1 建立完善的醫(yī)院人事檔案管理制度

醫(yī)院人事檔案管理制度的完善，是保障醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理改革成功的重要舉措之一。因此，醫(yī)院在建立完善人事檔案管理制度時(shí)，需立足于醫(yī)院當(dāng)前現(xiàn)實(shí)情況，結(jié)合信息化時(shí)代的特征，改革傳統(tǒng)人事檔案精細(xì)化管理制度，加強(qiáng)信息化建設(shè)，以此匯集醫(yī)院各部門人員各類信息，為全面提升醫(yī)院人事檔案管理水平提供保障。同時(shí)，醫(yī)院需在人事檔案管理部門推廣信息化工作模式，讓檔案管理人員在接觸各類信息化管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，開始運(yùn)用計(jì)算機(jī)整理和歸檔工作人員信息，以此實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案信息化管理[5]。除此之外，醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)中，要明確信息化管理需相關(guān)設(shè)施予以支持。因此，醫(yī)院需加大資金投入力度，購置完善的信息化設(shè)備，加強(qiáng)軟件信息系統(tǒng)建設(shè)，并完善與之相關(guān)的各類硬件設(shè)施和軟件設(shè)施。除此之外，醫(yī)院人事檔案信息化管理，構(gòu)建完整數(shù)據(jù)庫至關(guān)重要，原因在于其直接影響信息化管理工作質(zhì)量。因此，醫(yī)院需建立完善的人事檔案歸檔制度，確保人事檔案數(shù)據(jù)可以完整、及時(shí)錄入到數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，為今后在海量數(shù)據(jù)中及時(shí)尋找精準(zhǔn)數(shù)據(jù)提供保障。

3.2 建立精細(xì)化人事檔案信息數(shù)據(jù)庫

近些年來，人們因生活條件的改善，對醫(yī)療服務(wù)提出更高要求。而醫(yī)院作為提供醫(yī)療服務(wù)的主陣地，為滿足人們?nèi)找嬖鲩L的醫(yī)療服務(wù)需求，醫(yī)院醫(yī)療規(guī)模不斷擴(kuò)大，與之相應(yīng)的醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)事業(yè)從業(yè)人員也隨之快速增加，人事檔案也在逐年增加。醫(yī)院雖有部分人員因各種因素離職，減少了一些人事檔案，但是每年增加的人事檔案數(shù)量遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過減少的人事檔案數(shù)量。同時(shí)，不同科室和部門的檔案，分類不明，容易遺失人事檔案資源，且人事檔案信息難以收集。醫(yī)院人事檔案信息化管理，僅需要借助數(shù)字化手段，構(gòu)建人事檔案管理信息數(shù)據(jù)庫，集中管理醫(yī)院不同部門的不同類型檔案，并建立不同檔案信息存儲(chǔ)空間。在此基礎(chǔ)上，對醫(yī)院不同部門檔案進(jìn)行合理分區(qū)，即可將不同類型的人事檔案存儲(chǔ)到不同分區(qū)中，為今后快速調(diào)閱人事檔案信息提供保障。值得注意的是醫(yī)院人事檔案信息數(shù)據(jù)庫建立之前，需全面了解人員基本情況的基礎(chǔ)上，進(jìn)行合理分類。除此之外，醫(yī)院人事檔案管理部門需建立查詢系統(tǒng)，具體包括模糊查找、統(tǒng)計(jì)等功能，當(dāng)中統(tǒng)計(jì)功能具體包括人員統(tǒng)計(jì)、檔案統(tǒng)計(jì)、借閱統(tǒng)計(jì)等。同時(shí)，時(shí)代發(fā)展中，查詢系統(tǒng)需與時(shí)俱進(jìn)，不斷拓展功能，且在實(shí)踐應(yīng)用中，需及時(shí)反饋應(yīng)用效果，并以此為依據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)的優(yōu)化。另外，醫(yī)院人事檔案信息涉及醫(yī)院內(nèi)部機(jī)密，同時(shí)關(guān)于醫(yī)院工作人員合法權(quán)益。因此，醫(yī)院人事檔案信息化管理中，需建立安全保障系統(tǒng)，目的在于規(guī)避人事檔案信息遭到網(wǎng)絡(luò)不法攻擊，有效保障人事檔案信息安全。

4 結(jié)語

綜上，醫(yī)院人事檔案管理在醫(yī)院發(fā)展中發(fā)揮著重要作用。而傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理無法滿足醫(yī)院發(fā)展需求。因此，醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理需加強(qiáng)信息化改革，以此全面提升醫(yī)院人事檔案管理時(shí)效性，推動(dòng)醫(yī)院穩(wěn)健、持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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