關于如何加強醫(yī)院檔案管理工作的思考

魯銳

摘 要：提升醫(yī)院的檔案管理工作，是現(xiàn)代醫(yī)院進行可持續(xù)發(fā)展的要求，我國目前的醫(yī)院在檔案管理中存在意識不足、檔案收集不完整、缺乏相應的人員、制度不健全、沒有有效的信息化等問題、檔案管理不規(guī)范等問題，醫(yī)院可以從加強學習、規(guī)范制度、提高人員素質(zhì)、加強信息化管理、加強檔案利用等方面提升醫(yī)院的檔案管理工作。

關鍵詞：醫(yī)院檔案管理;改進方法;醫(yī)院管理;管理思想;檔案管理方法;檔案管理人員

1 引言

醫(yī)院的檔案對醫(yī)院來說至關重要，它是醫(yī)院在日常運行過程中產(chǎn)生的醫(yī)療文件資料，還有醫(yī)院進行科研工作、教學工作、疾病預防工作等活動產(chǎn)生的以文字、工作記錄、錄音、影像資料、圖表等各種書面材料還有以各種載體存在的資料。除此之外，醫(yī)院建設發(fā)生的歷史也屬于醫(yī)院檔案，醫(yī)院的醫(yī)生可以通過醫(yī)療檔案做醫(yī)學研究，醫(yī)院的經(jīng)營業(yè)績工作也通過醫(yī)學檔案來體現(xiàn)，院方通過對醫(yī)學檔案的研究，可以有效規(guī)避醫(yī)院發(fā)展的劣勢，發(fā)揮醫(yī)院的長處，醫(yī)院的一切法律糾紛也通過醫(yī)學檔案作為第一手資料，由此可見，對醫(yī)院檔案進行充分利用和妥善保管是非常重要的。隨著新醫(yī)改的不斷推進，新時期的醫(yī)院應該充分發(fā)揮醫(yī)院檔案的作用，對醫(yī)院檔案加強管理，但是通過筆者的調(diào)研，我國醫(yī)院檔案的管理存在很多不盡人意的地方。

2 醫(yī)院檔案管理存在的問題

2.1 檔案意識不足

醫(yī)院的管理人員對于檔案的重要性認識不足，他們不知道醫(yī)院檔案有什么用，不知道醫(yī)院檔案對于醫(yī)院的重要性，更不知道如何利用醫(yī)院檔案，在他們對檔案的認識中，醫(yī)院檔案就是已經(jīng)產(chǎn)生的各種記錄，只要按時入檔就行了，至于管理，只要讓檔案存在于庫房中，也就完成了管理工作。出于這種思路，醫(yī)院的管理人員對檔案管理非常不重視，只會分配很少的資金和人員進行檔案管理，還存在很嚴重的借閱檔案不還的現(xiàn)象，即使是醫(yī)院的管理層和科室領導，也存在此類現(xiàn)象，導致醫(yī)院的檔案缺失[1]。

2.2 檔案收集不完整

從事檔案管理的人員沒有及時收集、整理檔案的習慣，很多檔案會被長時間堆放，而得不到及時的歸檔，檔案人員隨意擺放檔案，到年終檢查時才臨時抱佛腳，導致一些重要的檔案因為沒有妥善保管而發(fā)生丟失、損害。

2.3 醫(yī)院的檔案管理制度不健全

很多醫(yī)院沒有建立檔案制度，一些醫(yī)院建立了檔案管理制度，但是在很多年以前建立的，并不符合現(xiàn)代醫(yī)院的檔案管理，還有一些醫(yī)院直接搬用其他醫(yī)院的檔案管理制度，并不考慮這些制度是否符合自己醫(yī)院的檔案管理，還有一些醫(yī)院建立的檔案制度不健全，他們建立的檔案管理制度只限于收集和歸檔保管，而對于檔案的利用方面，卻沒有明確的規(guī)定[2]。

2.4 缺乏專業(yè)的檔案管理人員

醫(yī)院的管理層認為檔案管理是一項沒有技術含量的工作，醫(yī)院的管理層只會投入資金進行醫(yī)院的建設和科研工作，而不會投入過多的資金進行檔案管理工作，我國的大多數(shù)醫(yī)院都有將一些臨退休人員或者醫(yī)院家屬作為醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)象，這些人員流動性比較大，他們并不具備檔案管理的專業(yè)知識，而且很少接受過檔案管理的專業(yè)培訓，一旦人員產(chǎn)生交替，很容易因為交接工作不完善而導致的檔案丟失的問題。一些醫(yī)院請專業(yè)部門對檔案管理人員進行了檔案培訓，但是這些人員經(jīng)常更換，一旦離職，醫(yī)院還要繼續(xù)投入資金進行檔案培訓，就會導致醫(yī)院的培訓資源浪費。

2.5 檔案工作信息化的問題

我國的醫(yī)院存在很強的地域性，對于醫(yī)院檔案的信息化建設層次也參差不齊，一些基層醫(yī)院還有農(nóng)村地區(qū)的醫(yī)院，受到當?shù)亟?jīng)濟發(fā)展水平的限制，并沒有進行信息化檔案的建設，一些醫(yī)院雖然實現(xiàn)了醫(yī)院檔案的信息化，但是醫(yī)院引進的檔案管理系統(tǒng)時比較盲目，醫(yī)院的檔案管理和醫(yī)院的現(xiàn)有業(yè)務系統(tǒng)存在很大的不兼容性，沒有充分發(fā)揮檔案信息化的作用。

2.6 醫(yī)院的檔案管理不規(guī)范

一些醫(yī)院雖然醫(yī)療技術非常高超了，但是醫(yī)院的檔案管理還是沿用老的管理方法，醫(yī)院的各個科室負責管理自己科室中產(chǎn)生的各種醫(yī)學檔案，例如病理切片檔案、X膠片檔案、醫(yī)療過程產(chǎn)生的各種文書等，然后由醫(yī)院的綜合檔案室負責醫(yī)院的其他檔案，醫(yī)院的檔案呈現(xiàn)多部門共同管理檔案的結局，給醫(yī)院的檔案管理帶來了諸多的不便利，特別是醫(yī)學檔案的利用變的非常不方便。

3 對加強醫(yī)院檔案管理工作的對策

3.1 加強學習

醫(yī)院全員必須加強對檔案法的學習，醫(yī)院要將檔案法列入醫(yī)院的日常培訓工作，要加強對檔案法的宣傳，要增加醫(yī)院的管理人員、工作人員的檔案意識，特別是要提升醫(yī)院的管理層對檔案管理的重視程度，將醫(yī)院檔案列入醫(yī)院業(yè)務建設的規(guī)劃中，將醫(yī)院的檔案管理列入醫(yī)院的績效考核工作中，讓醫(yī)院的各級職工都能夠體會到醫(yī)院檔案管理的重要性，即使是不從事醫(yī)院檔案管理的人員，也要支持醫(yī)院檔案的管理工作，配合檔案管理人員做好醫(yī)院檔案的管理[3]。

3.2 規(guī)范醫(yī)院的醫(yī)院檔案管理制度。

將醫(yī)院檔案的產(chǎn)生、歸檔、整理、借閱、歸還、利用等過程的管理進行制度化管理，將醫(yī)院的檔案管理列入績效考核目標，要出臺病案書寫規(guī)章制度，加強各級醫(yī)療人員對病例的規(guī)范書寫，院方要加強對病例的規(guī)范書寫的培訓，杜絕代簽名的情況發(fā)生。醫(yī)院的各個科室要及時將產(chǎn)生的檔案上交，然后由醫(yī)院統(tǒng)一的檔案管理部門進行歸檔。醫(yī)院也要將科室檔案的提交作為科室的科室管理的重要內(nèi)容。

3.3 提高檔案管理人員的素質(zhì)

醫(yī)院必須聘任專業(yè)的檔案管理人員進行醫(yī)院的檔案管理，要定期對這些人員展開專業(yè)的培訓，要提升檔案人員的歸檔、整理和預立案能力，檔案的管理人員除了需要具備檔案管理能力，還必須有比較強的計算機處理能力，以方便電子檔案的管理。

3.4 加強檔案的信息化管理

引進和醫(yī)院業(yè)務相適應的檔案信息化管理平臺，將醫(yī)院的檔案信息化平臺和醫(yī)院的管理系統(tǒng)連接到一起，要設置專門的檔案管理庫房，配備適合電子檔案管理的安全保管措施，要配備專業(yè)的檔案掃描系統(tǒng)，做好對醫(yī)院紙質(zhì)舊檔案的電子入檔工作，多借鑒其他先進醫(yī)院進行檔案信息化管理的經(jīng)驗。

3.5 加強醫(yī)院檔案的利用

醫(yī)院的檔案管理人員應及時調(diào)研醫(yī)院的醫(yī)務人員的科研需求，有目的的從現(xiàn)有的醫(yī)院檔案中提取有用信息，建立正規(guī)的索引，方便醫(yī)務人員對醫(yī)院檔案的查詢和利用，提高醫(yī)院檔案的利用率，在醫(yī)院檔案的利用中，還應該打破醫(yī)院之間的界限，提高醫(yī)院檔案的共享。

4 結語

綜上所述，醫(yī)院和人民群眾的健康息息相關，醫(yī)院的各項業(yè)務面臨著很大的提升空間，特別是檔案管理，對于醫(yī)院的發(fā)展和服務的提升方面至關重要，醫(yī)院的管理層必須提升對檔案管理工作的重視程度，醫(yī)院要從制度、硬件、人員、管理思想方面做出相應的舉措，要將醫(yī)院的檔案工作列入醫(yī)院的發(fā)展規(guī)劃中，調(diào)動醫(yī)院的全員來提升醫(yī)院檔案管理工作的效率。

參考文獻

[1]喬萌.新局勢下淺究醫(yī)院檔案的分類和管理工作[J].現(xiàn)代營銷（信息版），2020（02）：177.

[2]潘琳.醫(yī)院基建檔案管理要點分析及實踐探索[J].蘭臺內(nèi)外，2020（03）：57-58.

[3]馮峰.新時期提升醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量研究[J].中國衛(wèi)生標準管理，2020，11（02）：9-11.