大數據時代背景下檔案管理工作方法優化分析

摘 要：當前，大數據、區塊鏈、云計算等高新信息技術深刻影響了檔案事業的發展，傳統紙質檔案管理模式逐步被數字化檔案管理模式所取代。在這種環境下，如何抓住檔案管理工作的主要矛盾，優化檔案工作方法，是當前檔案管理人員需要重點關注的課題。故此，文章立足于大數據時代背景，探討檔案管理工作的開展方向，指出當前檔案管理工作中存在的常態問題，系統性地提出相關建議，旨在進一步為相關單位開展檔案數字化建設工作提供依據和參考，為檔案事業的發展做出積極貢獻。

關鍵詞：檔案管理;大數據;人才;工作方法

檔案資料既是單位文化建設的重要內容，也是單位開展工作的重要依據。近些年來，隨著檔案信息化建設步伐不斷推進，我國檔案事業取得了突出成效，檔案資料所產生的增值效益也愈發明顯。然而，部分單位在應用信息化技術過程中仍然存在些許不足，影響了檔案管理工作的規范性、標準性以及科學性。因此，有必要就大數據時代下的檔案管理工作方法進行闡述，探尋檔案管理的新方法以及新思路。

1 大數據時代背景下檔案管理工作的開展方向

大數據時代，各種信息資料以數字化、數據化、電子化的方式呈現出來，檔案資料的內容與形式也隨之改變[1]。在這種背景下，檔案管理工作主要朝著現代化、智能化以及信息化的方向發展。一是現代化。大數據技術是現代信息技術發展的產物，其能夠實現對信息資源的快速檢索以及挖掘。因此，大數據技術與檔案管理工作的融合將會進一步提升檔案管理實效，推動檔案管理人才隊伍建設現代化、管理方式現代化以及管理內容現代化。二是智能化。在檔案管理工作中，單純依賴大數據技術并不能收到應有的成效。大數據技術只有與互聯網技術、物聯網技術以及人工智能 技術進行融合，才能真正推動單位檔案管理工作轉型。因此，大數據時代下背景下檔案管理的方式會更加智能化，許多人工管理的內容將會被智能技術所取代。三是信息化。大數據在紙質檔案管理中不適用。大數據時代背景下的檔案管理工作要注重對紙質檔案進行數字化處理。待處理完畢之后，再通過大數據技術對檔案進行管理、開發與利用。

2 大數據時代背景下檔案管理工作中存在的常態問題

2.1 紙質檔案數字化進程緩慢

當前，部分單位紙質檔案數字化進程緩慢，許多重要的文獻資源仍然是紙質化形式。一旦發生火災等自然災害或者由于人為原因遭到破壞，則會導致檔案永久損毀以及丟失，更談不上利用大數據技術對檔案資料進行管理、開發與利用。一是部分單位沒有及時引進、更新電子掃描儀、微縮相機以及其他信息化設備，檔案管理人員對紙質檔案進行數字化處理的效率和質量不高[2]。同時，部分單位雖然已經配備了相應的現代化設備，但由于人力資源不足，導致數字化進程緩慢。當前，許多檔案管理人員既需要對檔案進行歸檔整理，又需要處理檔案借閱、流轉、開發利用等事項，很難有充足的時間對紙質檔案進行數字化處理。二是缺乏檔案數字化意識。部分單位沒有意識到檔案數字化工作的意義，沒有認識到這是一項基礎性工作。

2.2 數據庫建設緩慢，難以發揮檔案資源的價值

現階段，部分單位尚未將大數據技術應用到檔案數據庫建設領域，難以實現對檔案資源的集中利用、集中開發。一是檔案數據庫建設整體水平較低，尚未開始著手該項工作。雖然有對檔案資源進行分類，但并沒有進一步將同類別的檔案資源整合起來進行利用，沒有建設相應的數據庫，導致檔案的憑證價值以及參考價值被逐步弱化。長此以往，檔案管理工作的效用無法彰顯出來，檔案管理工作也面臨著邊緣化的窘境。二是檔案數據庫建設內容單一，主要集中在文書、政策法規領域，沒有建設人事檔案數據庫、多媒體檔案數據庫、音像檔案數據庫。

2.3 缺乏精干型、復合型人才隊伍

當前，我國大多數檔案管理人員對于大數據的認識較為模糊，更談不上對該項技術進行應用。也正是由于這一項原因，導致大數據技術與檔案管理工作的融合度不高。具體而言，一是部分單位尚未圍繞“大數據”這一專題開展相應的培訓活動，檔案管理人員即使想要對大數據技術加以利用也不知道從何入手。二是部分單位尚未搭建相應的人才交流平臺，難以借鑒其他單位在大數據應用領域的經驗，無法做到與時俱進[3]。

3 大數據時代背景下檔案管理工作方法的優化路徑

3.1 加快紙質檔案數字化進程，夯實大數據技術應用的基礎

單位要進一步加快紙質檔案數字化進程，進一步縮減紙質檔案所占用的物理空間，節約單位整體成本，延長檔案資源的“壽命”，進而夯實大數據技術應用的基礎。一是要及時引進并更新電子掃描儀、微縮相機以及其他信息化設備，確保檔案管理人員能夠較為快速、準確、及時地對紙質檔案進行數字化處理，提升檔案工作實效和時效。同時，單位也可以探索與外部企業進行合作，將檔案數字化工作予以外包，由專業的機構來完成該類事項。但需要注意的是，在檔案業務外包過程中，尤其要注意對檔案進行保密管理，與外部企業簽署相應的保密協議，避免發生泄密事件，有效維護單位權益。二是要轉變思維，樹立檔案數字化意識。單位管理者要進一步統籌資源、從宏觀以及微觀層面分別對檔案管理人員給予足夠的支持，推動大數據時代背景下檔案管理工作方法的優化。

3.2 加快檔案數據庫建設，充分發揮檔案資源的價值

現代檔案學認為檔案資源是一項無形資產，其能夠為單位管理、決策提供信息依據。因此，單位要進一步加快檔案數據庫建設，實現對檔案資源的集中利用、集中開發。一方面，檔案管理人員要轉變思維，變被動為主動，對檔案資源進行分類的同時，利用大數據技術建立相應的數據分析模型，實現對檔案資料的自動歸檔。也就是說，檔案管理人員可以利用大數據技術對同類別的檔案資料進行分析并篩選，然后將其錄入到一個數據庫當中。二是要豐富檔案數據庫建設的內容，圍繞文書檔案、人事檔案、財會檔案、政策法規檔案進行數據庫建設。同時，也要區分電子文件、音像以及影像之間的差別，建立相應的多媒體檔案數據庫、音像檔案數據庫。

3.3 打造精干型、復合型人才隊伍

大數據技術作為一項專業性技術，對檔案管理人員的要求較高。故此，單位要重新審視培訓工作，優化培訓內容。一方面，單位要組織開展“大數據技術應用”為主題的理論培訓和實踐培訓，并通過案例模擬、案例講解、實踐演練等方式來提升檔案管理人員的理論水平和應用能力。另一方面，單位要搭建相應的人才交流平臺，探索與檔案館、圖書館等專業化部門展開合作，研究大數據技術在檔案管理中的應用方向以及發展趨勢，為檔案管理人員提供經驗借鑒。

4 結束語

總而言之，在當今信息化社會中，檔案資料的重要性不言而喻，對檔案資料進行現代化、智能化以及科學化管理已經成為共識。通過本研究可以發現，大數據時代背景下的檔案管理工作較為復雜，對于檔案管理人員而言既是機遇，也是挑戰。為此，單位要從宏觀上優化檔案管理機制，給予檔案管理人員相應的支持，確保檔案管理工作高水平、高質量發展。具體而言，一是要加快紙質檔案數字化進程，夯實大數據技術應用的基礎;二是要加快檔案數據庫建設，充分發揮檔案資源的價值;三是要打造精干型、復合型人才隊伍。

參考文獻

[1]蘭家友.大數據時代背景下檔案管理工作的研究[J].科技資訊，2019，17（31）：239+241.

[2]劉必全.大數據時代檔案管理新視覺[J].蘭臺世界，2019（12）：55-58.

[3]艾晶.大數據背景下單位檔案管理芻議[J].科技風，2019（33）：98.

作者簡介

張曉敏（1972-），女，江蘇省南京人，本科，畢業于中央黨校函授學院，助理管理員，研究方向：檔案管理。