淺析人才交流服務(wù)中心檔案管理工作

盛琦

摘 要：隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，行業(yè)與行業(yè)之間的競爭力越來越高，各個行業(yè)對于人才的需求量越來越多。由于現(xiàn)今大部分事業(yè)單位、民營醫(yī)療機(jī)構(gòu)能夠提供更多的機(jī)會與平臺，人才的流動性與增長性也在不斷增多。對于公益事業(yè)而言，做好檔案管理是非常有必要的。在互聯(lián)網(wǎng)背景下。利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可提升檔案管理工作的質(zhì)量，可更好的保存人才的檔案信息。

關(guān)鍵詞：人才交流服務(wù)中心;檔案管理工作

我國傳統(tǒng)檔案管理形式以人工、紙質(zhì)檔案管理工作為主，但這種管理方式存在極大的漏洞，無法確保檔案的安全性，在需要使用時，無法及時獲取檔案，無法及時修正或調(diào)整，會造成不良影響。比如，工作人員需要尋找某一單位需要的檔案，需要花費(fèi)較多的時間，要浪費(fèi)較大精力，不僅難以在規(guī)定時間內(nèi)找到檔案，還有可能延誤其他工作，甚至無法保證檔案的可用性。隨著我國信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息技術(shù)逐漸在各行各業(yè)均得到了廣泛應(yīng)用，檔案管理工作逐漸朝信息化發(fā)展。但是，也有研究認(rèn)為，現(xiàn)今很多人才交流服務(wù)中心的檔案管理工作并沒有充分利用信息化優(yōu)勢，限制了管理工作效率、質(zhì)量的進(jìn)一步提高。因此，優(yōu)化我國人才交流服務(wù)中心的檔案管理工作，是非常有必要的。

1 人才交流服務(wù)中心的檔案管理工作簡述

人才交流服務(wù)中心的本職工作是服務(wù)人才，強(qiáng)化人才與各個單位之間的聯(lián)系，進(jìn)而達(dá)到人才交流服務(wù)中心的服務(wù)目的。因此，促進(jìn)人才交流服務(wù)中心持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展是非常有必要的。每一個行業(yè)想要持續(xù)穩(wěn)定的運(yùn)行下去，必須保證人才充足。所以，做好人才的檔案管理工作，保證人才檔案的安全性是非常有必要的，直接影響到單位的可持續(xù)發(fā)展。單位必須根據(jù)崗位需求，積極尋找各種符合崗位工作需求的優(yōu)質(zhì)人才，充分發(fā)揮每一個人才的價值，才能促進(jìn)單位繼續(xù)健康發(fā)展。所以，人才交流服務(wù)中心必須做好檔案管理工作，在人才與單位之間構(gòu)建一座橋梁，充當(dāng)媒介，讓人才能夠得到發(fā)揮自己價值的機(jī)會。再者，我國人口數(shù)量眾多，人口流動性非常大，所以人才的檔案管理工作存在一定難度，具有一定的復(fù)雜性。但想要促進(jìn)事業(yè)單位，人才交流服務(wù)中心繼續(xù)發(fā)展，就必須做好人才的檔案管理工作。人才交流服務(wù)中心必須解決這一問題，提高人才檔案的管理有效率與管理質(zhì)量，才能始終保證檔案的安全性與保密性。

檔案管理工作效率、質(zhì)量的提高可不斷完善人才市場，可促進(jìn)人才市場發(fā)展。再者，高效、優(yōu)質(zhì)的檔案管理工作可輔助單位選拔優(yōu)秀人才，可幫助人才進(jìn)入更好的平臺，讓單位通過人才的檔案進(jìn)一步了解人才的學(xué)習(xí)、工作、生活經(jīng)歷，單位在選拔人才的時候可以直接進(jìn)入主題，省略一些步驟，可提高人才選拔的效率。所以，不斷優(yōu)化人才交流服務(wù)中心的檔案管理工作是非常有必要的。

2 人才交流服務(wù)中心檔案管理工作的優(yōu)化對策

2.1 進(jìn)一步規(guī)范化檔案管理工作

人才交流服務(wù)中心的人才檔案數(shù)量、類型較多、內(nèi)容十分復(fù)雜，囊括各個文化階級的畢業(yè)生與社會群眾的資料。近年來，我國高校錄取率。畢業(yè)率不斷升高，這些現(xiàn)象在一定程度上增加了人才交流服務(wù)中心的檔案管理工作數(shù)量、工作難度、工作繁瑣性。很多畢業(yè)生的檔案從學(xué)校轉(zhuǎn)入人才市場之后便出現(xiàn)了棄檔現(xiàn)象。所以，檔案管理人員必須加強(qiáng)對檔案的管理，保證檔案完整、有效，及時統(tǒng)一整理、分類各種檔案。首先，要建立并完善檔案的管理制度，進(jìn)一步規(guī)范化檔案的工作流程，保證每一環(huán)節(jié)均有章可循。再者，對保密程度不同的檔案進(jìn)行分層管理，不同層級的檔案由不同的工作人員管理，才能保證檔案的安全性與保密性。比如，想要查閱某一位人才或干部（流動人員）的檔案，管理人員可通過姓名、編號等及時找到檔案的位置，可及時取出檔案，可節(jié)省尋找時間，可提高審核工作的效率，再者，利用信息化技術(shù)，可實現(xiàn)檔案信息化管理，可采用電子檔案的形式保存檔案，可直接在計算機(jī)上搜索相關(guān)檔案，處理相關(guān)工作。如此，避免檔案損壞、霉變等現(xiàn)象，還可及時更新相關(guān)檔案[1]。

2.2 做好宣傳教育工作

在日常管理期間，人才交流服務(wù)中心必須準(zhǔn)確認(rèn)識到現(xiàn)階段檔案管理工作開展的重要性與必要性，改變自己的思想認(rèn)識，提高思想認(rèn)識中對檔案管理工作的重視。管理人員可以習(xí)近平總書記提出的干部人事檔案專項審核工作要求為基礎(chǔ)，明確日后檔案管理工作的方向。將有效開展檔案管理工作作為人才交流服務(wù)中心的核心工作中，將核心工作穿插到各個階段的實現(xiàn)環(huán)節(jié)中。人才交流服務(wù)中心必須充分利用信息化技術(shù)、新媒體技術(shù)，同時加強(qiáng)對人才交流服務(wù)中心檔案管理工作的宣傳，在內(nèi)部加強(qiáng)對人才檔案管理人員的要求，比如管理人員必須掌握相應(yīng)的法律法規(guī)、檔案管理基礎(chǔ)知識、基礎(chǔ)信息化檔案管理技能、標(biāo)準(zhǔn)檔案管理要求等。同時，根據(jù)相關(guān)要求，積極對不同層次崗位的工作人員開展合理化的管理教育，讓工作人員充分認(rèn)識到新時代檔案管理工作的必要性，促使工作人員積極主動的參與進(jìn)各個階段、不同層次的檔案管理工作中，促使不同崗位、不同層級的工作人員全員參與檔案管理工作，根據(jù)自己的職責(zé)內(nèi)容完善相應(yīng)的檔案管理工作，提高檔案的管理工作有效性[2]。

2.3 充分利用信息技術(shù)提高檔案管理工作的效率

隨著我國經(jīng)濟(jì)水平的提高，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，各行各業(yè)均在工作中引入信息化技術(shù)，有效的提高了工作效率。但是，很多人才交流服務(wù)中心并沒有充分應(yīng)用信息化技術(shù)，其運(yùn)用水平不足，是以檔案管理工作的效率雖然有所升高，但整體效率并不理想。若想要進(jìn)一步提高檔案管理工作的效率，必須在管理工作中充分應(yīng)用信息技術(shù)。首先，管理人員可以中央發(fā)放的檔案審核、管理要求作為參考對象，在工作過程中嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。對接收的檔案進(jìn)行初步審核與登記，若發(fā)現(xiàn)問題，做好相關(guān)記錄。若檔案存在問題，則進(jìn)行相應(yīng)調(diào)查，分析問題發(fā)生原因，及時處理問題，盡可能將問題造成的損失降到最小。管理人員必須實事求是，在審核完畢后，向上級領(lǐng)導(dǎo)報告相關(guān)情況，了解檔案的原本信息，保證檔案信息與檔案所有者的原本情況一致。其次，充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，做好檔案保存工作的同時，做好檔案信息化存儲工作，保證檔案的安全性。

3 結(jié)束語

綜上可知，人才交流服務(wù)中心的檔案管理工作十分重要，是促進(jìn)單位、人才互相溝通交流的重要渠道，也是社會發(fā)展過程中的必然產(chǎn)物，更是人才與單位交流溝通的主要途徑。所以，有關(guān)部門需加強(qiáng)對人才交流服務(wù)中心檔案管理工作的重視。

參考文獻(xiàn)

[1]張萌.人才交流服務(wù)中心檔案管理工作的幾點思考[J].卷宗，2019，9（1）：8.

[2]李朝霞.關(guān)于縣級人才交流服務(wù)中心檔案管理工作的思考[J].中文信息，2018，（10）：24.

[3]廖青松.淺析人才交流服務(wù)中心檔案管理工作的相關(guān)問題[J].卷宗，2018，（30）：16.