做好基層機關單位檔案工作的幾點思考

白廣慧

摘 要：現階段，隨著機關事業單位深化改革的不斷加快，對于當前檔案管理工作提出了更高的要求。新形勢下，機關單位以往傳統的檔案管理模式所存在的弊端日益突出，極大的降低了檔案管理工作水平。新形勢下，如何做好基層機關單位檔案管理工作，成為行業工作者思考的重點。基于此，本文首先概述了基層機關單位檔案管理工作的重要性;其次分析了當前基層機關單位檔案工作現存問題;最后探討了提升基層機關單位檔案工作水平的對策。

關鍵詞：基層機關單位;檔案管理工作;現狀;對策;分析

檔案管理作為基層機關單位的一項重要工作，當前我們發現該項工作仍存在一系列的問題，例如：檔案意識薄弱、檔案工作人員缺乏等等。在這種情況下，積極采取有效措施解決現存問題具有重要的現實意義。

1 基層機關單位檔案管理工作的重要性概述

基層機關單位在發展的過程當中，檔案管理工作起到了至關重要的作用。認真做好該項工作不僅能夠實現對優秀人才的挖掘，提高全體員工的工作積極性，而且還能夠為機關單位各項工作的開展提供重要的數據參考。通過分析機關單位員工檔案資料，能夠掌握其業務能力，并且結合檔案內容能夠實現對員工的科學評價，并以此為基礎展開人員調整及分配工作，為接下來各項工作的開展打下良好的基礎，促進工作效率及工作質量的提升。除此之外，切實提高員工的工作熱情，能夠有效提升員工的工作積極性。

2 當前基層機關單位檔案工作現存問題分析

1）缺乏對檔案管理的重視。首先，在檔案工作當中，部分工作人員認為只需要做儲存工作即可，確保其不被損壞即可，將該項工作的重要性局限于淺層次。其次，并沒有從本質上意識到檔案管理工作的重要性所在，導致在實際的管理工作當中缺乏主觀能動性，采用的檔案管理方法不先進，無法實現對檔案資料的充分利用，喪失了其價值作用。最后，基層機關單位檔案管理部門不注重檔案管理宣傳工作，并且大部分工作人員并非檔案專業出身，缺乏而完善的理論知識與檔案管理經驗，忽視了現對檔案的行政、業務作用的宣傳，沒有形成良好的工作氛圍。

2）缺乏全面的硬件投入。新形勢下，基層機關單位檔案管理工作內容越來越多，工作量巨大，但是由于受到資金方面因素的影響，導致軟硬件設施設備投入不足，在很大程度上影響著檔案管理工作的開展。舉個例子來說，部分機關單位的檔案管理室缺乏防火防盜防潮設施設備，極易導致部分重要資料出現霉變現象。還有的條件非常簡陋，計算機、掃描儀等設備配備不齊全，影響到檔案管理的工作的信息化開展，工作效率及水平得不到有效的提升。

3）缺乏完善的檔案管理制度。要想保障機關單位檔案工作的順利開展，建立完善的檔案管理制度具有重要意義。但是，當前通過實際的調查分析我們發現，大部分機關單位雖然建立了相應的檔案管理制度，但是其中卻存在不完善的現象，例如：對于檔案資料的收集取缺乏明確的收集范圍、對于檔案資料的分類保存工作細則不明確，久而久之，就導致檔案管理工作越來越混亂。除此之外，還有部分基層機關單位雖然制定了檔案管理制度，但是卻存在落實不到位的問題，無論是檔案資料收集、檔案分類、檔案保存等各項工作的開展均存在較強的隨意性，無法保障工作質量。

3 提升基層機關單位檔案工作水平的對策探討

1）加強對檔案管理工作的認識與重視。首先要重視起對檔案的宣傳工作，促使全體工作人員充分意識到該項工作的重要性所在，在宣傳的過程當中，可以通過全員宣講、微信宣傳等方式，進一步擴大檔案管理影響力，提升檔案工作地位。其次要做好對《檔案法》的宣傳工作，切實提高基層機關單位檔案工作人員的法律意識，做到知法懂法守法。最后要加大對檔案資料的開發與利用力度，在做好檔案收集、檔案保管等工作的同時，結合實際情況制定完善的檢索工具，為接下來的應用打下良好的基礎，使其價值得到充分的體現。

2）完善軟硬件配置。上文中我們說到，當前由于缺乏充足的資金支撐，導致部分基層機關單位軟硬件配置不完善，影響到檔案工作的高效開展。基于此，在接下來的時間里，上級政府部門應加大資金支持力度，促使其配備完善的軟硬件設施設備，建立功能齊全的檔案管理室，配備計算機、掃描打印機等等。同時可以設置煙霧感應檢測系統、溫度濕度消毒凈化一體化質控系統，為檔案資料的儲存打下良好的基礎。

3）健全與完善機關單位的檔案管理制度。建立健全完善的檔案管理制度是保障檔案管理工作順利開展的關鍵。針對當前部分機關單位檔案管理制度不完善或者落實不到位的問題，要引起足夠重視。作為領導人員，要認識到檔案工作的重要性，結合實際需求制定健全完善的檔案管理制度，明確檔案管理工作內容及要求，并將責任落實到每一個人，避免出現相互推諉的現象，保障檔案工作順利開展。不僅如此，要認真做好對檔案管理的監管工作，嚴格執行檔案管理制度展開各項工作，確保管理制度落到實處，實現對檔案資源的科學開發與高效運用，促進檔案管理水平的提升。

4）加強檔案管理隊伍建設。基層機關單位檔案管理工作的開展，離不開工作人員的支撐，其自身是否具備較高的專業水平及綜合素質，在很大程度上影響著檔案工作水平。基于此，在接下來的時間里，要充分重視起對檔案管理隊伍的建設工作，針對現有人員，要定時定期的展開教育培訓，促使其掌握更加先進的檔案管理技能，善于借助先進的計算機信息技術展開檔案管理工作，促進檔案管理效率的提升。同時要加強和高校之間的交流與合作，為基層機關單位輸送優秀人才，確保滿足檔案工作需求，保障檔案管理工作高效開展。

5）加強機關單位的檔案管理信息化建設。新形勢下，先進的計算機信息技術在各個領域中的應用越來越廣泛，為人們的生產生活及工作帶來了極大的便利。基于此，加強基層機關單位檔案管理信息化建設也就成為一項重要工作。借助計算機信息技術展開檔案管理工作，及時的更新并分類管理檔案資料，實現對檔案資料的電子化儲存，節省檔案資料儲存空間，降低人工操作強度及難度，促進檔案管理工作效率的提升。不僅如此，在信息技術的支撐下，使得檔案資料的保存更加安全化，避免了丟失、泄露等問題的出現。

6）全面普查案卷，規范和重新組合檔案。在檔案信息化建設的時候，往往會存在大量制作粗糙并且沒有價值的紙質檔案資料，這些資料占據大量空間，加大了工作量。因此要做好相應的清理工作，針對其中有價值的檔案資料，做好儲存工作，針對無價值的資料，及時的進行清理。在這一過程當中，檔案管理人員應全面清查檔案資料，對其進行分類存放，并同步網絡檔案內容，銷毀無用檔案資料。除此之外，要重新整理內容復雜的檔案資料，重新制作無目錄、無頁碼的檔案，優化管理檔案資源，提升基層機關單位檔案工作成效。

4 結語

綜上所述，檔案管理作為基層機關單位的一項重要工作，認真做好該項工作是保障機關事業單位良好發展的基礎。針對當前基層機關單位檔案管理工作當中所存在的一系列問題，要足夠重視起來，積極采取有效措施，通過做好上述六個方面的工作，切實提高檔案管理工作效率及水平，促進基層機關單位的健康穩定發展。

參考文獻

[1]詹萍.新時期機關事業單位檔案收集工作中存在的問題及對策研究[J].經貿實踐，2017（04）：202.

[2]張姝云.推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化的探究[J].神州，2017（29）：274.

[3]陳芳.關于推進機關事業單位檔案管理工作的規范化與標準化探究[J].辦公室業務，2017（05）：92.

[4]李南.機關事業單位人事檔案管理中存在的問題及對策[J].智富時代，2018（05）：67-68.