事業單位人事檔案管理中存在的問題及策略分析

張艷菊?齊洪鑫?徐曉瑩

摘 要：基于分析事業單位人事檔案管理中存在的問題及策略。首先分析出事業單位人事檔案管理的重要性。其次分析出事業單位人事檔案管理存在的問題，以及有效的解決策略，通過建立人事檔案管理制度;加大資金投入力度;實現信息化檔案管理三種措施，來增強人事檔案管理工作的水平和質量。最后分析出事業單位人事檔案管理工作，能夠為事業單位更好發展提供有力的支持，創造了更多爭取人才的可能。

關鍵詞：事業單位;人事檔案管理;解決對策

在事業單位市場化的逐步發展階段，更加注重對人事檔案的管理。可以說，人事檔案管理是獲取人才信息的主要方式，直接關系到人員的崗位和發展。因此，事業單位需要做好人事檔案管理工作，積極探尋工作中存在的問題，并擬定針對性的解決措施，來合理利用人力資源，完善人力資源的信息管理，充分發揮出人事檔案管理工作的價值和作用，逐漸推動事業單位的穩定持續發展。

1 事業單位人事檔案管理的重要性

事業單位的人事檔案管理，對于事業單位的發展具有重要的作用。首先，人事檔案管理，對事業單位內部的人事信息，能夠進行有效的保存。事業單位具有一定的國家公益性，但受到社會環境的影響，也處在了競爭之中，從實際情況看，人才是事業單位競爭的核心，可以說事業單位在競爭和發展中，離不開人才的支持。因此，有效的人事檔案管理工作，有助于事業單位更好的掌握人員信息，充分了解內部人員的情況，最大限度發揮人才的作用。其次，事業單位人事檔案管理，也是社會人才流通的需求，社會的發展帶來了大量的就業機會，這也關系到了事業單位對人才的選用[1]。所以，事業單位在人事檔案管理工作中，不僅完成了對自身單位的工作，還滿足了社會人才流通的需求，

2 事業單位人事檔案管理存在的問題

2.1 缺乏檔案管理認識

事業單位的領導者，對具體的檔案管理工作缺乏重視，很多領導者認為，檔案管理工作，只是簡單的檔案維護和調用，不需要過多的人力物力投入，這也是導致檔案管理工作難以得到進展的原因。同事，很多事業單位沒有設立專門的人事檔案管理部門，從而嚴重影響了人事檔案管理工作效率的低下。

2.2 工作人員缺少素養

很多事業單位，都是各個部門中分散進行人事檔案管理，這也導致人事檔案管理的工作人員，在檔案管理工作方面不夠專業[2]。同時，一些設有專門檔案管理部門的事業單位，在人事檔案管理工作中，得不到相應的人力物力支持，缺乏對專業人員的培養，導致檔案管理工作，只是停留于低檔的維護階段，無法發揮出自身的價值，難以為事業單位的發展進行有效的規劃。

2.3 缺少信息化檔案管理

在社會現代化發展的今天，很多企業的人事檔案管理開始走向了信息化管理階段，但事業單位卻缺少信息化的檔案管理。目前，事業單位雖然采用了一些信息化的基本系統，作為人事檔案管理的輔助工具，但卻始終無法替代傳統的紙質檔案，對員工各種情況的全面檔案記錄，從而導致事業單位對信息化檔案管理的利用率不強。

3 事業單位人事檔案管理的有效策略

3.1 建立人事檔案管理制度

對于事業單位人事檔案管理工作，需要建立相對完善的檔案管理制度，來為人事檔案管理工作提供支持和保障。

首先，事業單位的領導者，要高度重視人事檔案管理工作，明確其對單位發展的重要性，從單位的實際運營情況出發，建立人事檔案管理工作的相關制度，不斷完善制度內容，為工作人員的工作方法提出對應的要求，來確保檔案管理工作的良好發展。

其次，為了保證人事檔案管理工作的有序進行，領導者應親自帶隊，成為檔案管理監督小組，建立人事檔案管理監督機制，定期對檔案管理工作進行評估，以便發現問題及時解決[3]。同時，還需制定完整人事檔案管理評價標準，根據監督小組的考察情況，給予相對應的評分，促使檔案管理人員，能根據標準的要求嚴格管理工作，從而全面加強事業單位的人事檔案管理效率。

3.2 加大資金投入力度

在事業單位的人事檔案管理工作中，雖出現的諸多問題，主要都由于人力物力的投入力度不夠產生的。因此，事業單位領導者，要增強對人事檔案管理工作的投入，來建立專用的檔案管理庫、購入設施等，并配置滅火器等應交設備，保證檔案室良好的通風，并且定期進行清洗，確保檔案室的干凈整潔，提高對檔案管理的安全防護質量，在一定程度上能夠增強人事檔案管理工作的水平。

同時，因為檔案管理人員才是工作的執行者，所以事業單位，要加強對檔案管理人員專業素養培養，促使其在實際工作中更加規范。首先，對檔案管理人員進行系統性的培訓，讓管理人員能夠更加熟練的掌握專業知識，學習先進的管理經驗和方法。其次，事業單位要不斷完善基礎的設備，指導檔案管理人員合理的借助檔案管理庫，對檔案信息進行整理和保存等。從而，有助于檔案管理為事業單位，提供更為人性化的服務[4]。同時，檔案資料應全面反映工作人員的學習、工作和技能等綜合情況，確保信息的真實有效。所以，事業單位要嚴格遵循相關規定，進行檔案資料收集，避免出現資料弄虛作假的情況，保障檔案資料的真實有效，為事業單位的順利運行提供參考

價值。

3.3 實現信息化檔案管理

在當前的事業單位人事檔案管理工作中，可以說信息化檔案管理，是推動事業單位更好發展的主要因素。因此，事業單位要加強信息化的人事檔案管理，通過網絡進行相關的人事檔案管理工作，重視計算機技術的運用，來增強人事檔案管理的現代化水平。同時，也應運用計算機技術，進行輔助管理，通過掃描儀等現代設備，將檔案資料輸入到計算機中，經過一系列的技術處理，實現文字、圖像等資料向數字資料的轉變，達到紙質檔案和數據檔案共存的目的。這樣不僅能夠有效的減少了檔案資料的丟失，降低了經濟的損失，還確保不屬于機密檔案資料的共享，促進事業單位人事檔案管理水平的提升。

另外，檔案不僅作為事業單位人員的基礎信息保存，還可以通過對員工的檔案分析，來判斷事業單位的發展狀況，能夠在信息化系統的中，快速查閱和定位具體的檔案，在很大程度上減少了后期的檔案管理人力投入，有效的保障了人事檔案管理工作的效率。

4 結束語

綜上所述，事業單位人事檔案管理工作，能夠為事業單位更好發展提供有力的支持，創造了更多爭取人才的可能。通過事業單位不斷探尋人事檔案管理工作中存在的問題，并展開全面且深入的分析，擬定出相對應的解決對策，確保檔案資料的真實性和準確性，來增強檔案管理工作的質量和水平。同時，有效的人事檔案管理工作，有助于事業單位更好的掌握人員信息，充分了解內部人員的情況，最大限度發揮人才的作用。

參考文獻

[1]張立科.事業單位人事檔案管理中存在的問題及對策思考[J].辦公室業務，2019（1）：132-132.

[2]馬曉偉.事業單位人事檔案管理工作存在的問題及對策[J].智富時代，2019（1）.

[3]李志芬.淺談機關事業單位干部人事檔案管理的問題與對策[J].智富時代，2018（7）.

[4]袁亮.淺議事業單位檔案管理中存在的問題及對策[J].農村實用科技信息，2018（3）.