淺談辦公室檔案管理信息化

武世偉

摘 要：伴隨著信息網絡化的飛速發展，傳統的管理模式已經難以滿足現實工作需要，信息化管理不但提高了單位整體工作效率，同時也推動檔案管理更趨于精準化、科學化。在信息化管理給檔案管理工作帶來高效便捷的同時，也引發了一系列問題，本文結合自身實際工作對相關問題展開討論，并提出可行性建議。

關鍵詞：辦公室;檔案管理;信息化

近年來，隨著社會的發展，我國經濟水平逐步提升，市場競爭日益激烈，事業單位要想提升市場競爭力，就必須全面加強各項管理工作的完善，合理引進先進的管理理念、技術及設備。在信息化時代背景下，計算機技術、網絡技術、數據庫技術等逐步滲入到事業單位管理工作中，在這種情況下，事業單位應該緊跟時代潮流，引進現代化信息技術，完善技術設施配置。在事業單位檔案管理方面，構建信息化管理平臺，充分認識現代化信息技術在檔案管理中的價值，加大資金投入，引進現代化信息技術，完善相關軟件、硬件設施配置，大力培養信息化檔案管理人才，實現事業單位在檔案管理工作中的優化轉型升級。鑒于此，本文圍繞“提升事業單位檔案管理信息化建設的對策”進行分析研究，具備一定的價值意義。

1 事業單位檔案管理信息化建設問題分析

1）信息化技術利用水平低下。在信息化飛速發展的時代，從一定程度上來說，作為辦公室檔案管理人員，不再是充當傳統的信息傳遞者角色，而是變成了信息管理者，而相當一部分管理人員依舊停留在傳統的檔案管理模式，對信息化檔案管理缺乏認知，就目前的情況來看，許多單位對于檔案的存儲及查找，依舊停留在檔案柜的階段，對于計算機信息管理系統的利用率較低，加之缺乏檔案管理軟件輔助，檔案管理工作難以達到高效精準。同時，對于檔案信息也難以進行及時有效的傳輸，保存的檔案文件丟失、損毀現象較為嚴重，這種管理模式不但占用了大量的空間，加大了管理成本，而且管理效果尤為低下，嚴重阻礙了檔案管理信息化建設進程。

2）檔案管理人員素質有待提升。有的事業單位發展規模和經費的不足，對檔案管理人員缺少考核和檔案管理培訓，檔案管理人員不知道其在平時的檔案管理工作中的任務和注意事項，只是知道最基礎的信息錄入，還不能保證信息的精準性，沒有工作效率。與此同時，有的檔案管理人員在檔案分類的時候不能很好進行細化，檔案管理工作效率低下，對計算機的操作不熟練，工作起來任務完成效果低、質量不達標，遇到問題的時候不能及時匯報給上級部門，嚴重影響事業單位檔案信息化管理工作的開展和進步。

3）檔案信息存在安全性威脅。檔案管理的信息化，提高了檔案管理工作的效率，但由于計算機網絡具有開放性特征，隨著信息科技的不斷發展，信息安全隱患也隨之而來，一旦檔案管理系統受到病毒入侵，輕則系統癱瘓無法正常運行，重則導致關鍵性檔案數據丟失，造成不可估量的損失。就目前來看，除了受到外部病毒攻擊以外，許多檔案管理人員對于檔案信息化安全意識比較淡薄，未能做到防患于未然，檔案備份、關鍵檔案加密處理、定期網絡安全排查等工作并未做到位，給檔案管理帶來嚴重的安全隱患。

2 新形勢下事業單位檔案管理信息化建設策略

1）建立健全檔案信息化管理機制。傳統的檔案管理是以紙張為載體的，在長期儲存的過程中，難免出現紙張受潮或遭蟲蛀，或者文字因光照氧化出現字跡模糊的情況。因此，檔案管理部門應該改變檔案管理方式，引進現代化科學技術，加大資金投入力度，構建一整套完整的信息輸入、存儲、分析、編輯、輸出一體化系統，并將計算機硬盤、磁盤及光盤等電子檔案存儲媒介儲存在合理的地方，按照時間、種類及機密程度，分類存放，將儲存室溫度控制在17℃至20℃，濕度控制在35%至45%，并做好防火防水工作，確保檔案信息的完整性。同時，使用數字處理技術，將紙質檔案轉化為電子資源，儲存起來，建立數據庫，實現檔案信息的異地共享，提高檔案利用率。

2）強化落實，提高檔案管理信息化利用程度。辦公室檔案信息化建設的目的在于提高檔案管理工作的效率，因此，要依據實際情況逐步轉變傳統的管理模式，促進檔案信息采集、存儲、調閱和傳輸方式的轉變，健全相應的檔案管理制度，規范檔案管理人員的工作流程，充分發揮信息化優勢。加強檔案管理信息化建設的軟硬件配置，這是實現信息化建設的基礎所在，除了要為檔案管理部門配備相應的硬件設施以外，還需依照技術發展，不斷引進先進軟件配置，以此確保檔案管理信息化的安全、及時、高效。只有從多方面入手，才能不斷健全當前的管理模式，提升檔案管理信息化的利用程度。

3）注重檔案信息資源的開發利用。檔案信息資源建設是檔案信息化建設必不可少的，如果缺少可以利用的檔案信息資源，檔案管理信息化就沒有辦法建成。首先，以檔案的目錄為主體進行全部檔案的建設，對事業單位中各部門之間分散的信息進行整理。檔案資料的整理應該在“統一領導、分級管理”的檔案管理體制之下實現現有的國家檔案資源的有效配置，方便適應檔案資源的社會共享。其次，利用數字化對檔案資料進行處理，保證實體的紙質檔案資料全部轉變為數字化信息資料，對于相應的圖片，需要采用技術性能，保證圖片的完整完善性。最后，根據電腦信息化管理平臺再對檔案信息進行分門別類，盡量運用最簡單的方式呈現出相關檔案信息，幫助檔案管理人員提高工作實效。

4）堅持安全利用，維護檔案權威。電子檔案雖然有諸多益處，但是由于網絡環境的不穩定性，信息泄漏風險較大，為了保持人事檔案信息保密及適度公開的平衡，應該從以下兩個方面保障檔案安全：（1）制定嚴格的檔案安全管理制度。事業單位應根據檔案利用的需求，制定科學合理的開放利用程序，構建差異化的等級權限制度以及責任追究制，對于涉及個人隱私及組織機密的部分，只提供給需知情的合法利用者。（2）以科技手段及技術設備來保障檔案安全。確保原始檔案的唯一性，而且必須要有當事人的親筆手稿、簽名或者是公章等具有法律效用的憑證，在檔案管理過程中，做好電子檔案備份工作，并且合理利用計算機防火墻，以免計算機故障，或者是遭到電腦黑客、病毒入侵導致電子檔案丟失，或者泄密。

5）重視人才，提高檔案人員信息化專業素養。檔案管理信息化建設離不開專業人才的支撐，除了需要引進專業人才以外，還需對當前在崗管理人員加大培訓力度，通過引導自學、現場指導、專業培訓等形式不斷提升檔案管理人員的專業素養。對于培訓內容，不但做到全面覆蓋，同時也要有針對性地培訓，除了辦公室檔案管理信息化知識以外，還需強化計算機網絡知識、互聯網技術等相關知識培訓，以此轉變檔案管理員的管理理念，提高自身管理水平。

3 結語

綜上所述，隨著社會的發展，檔案管理的工作方式甚至理念都發生了一定的變化。2014年，國務院發布了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，明確提出了檔案管理工作的改革方針，為事業單位檔案管理工作的變革提供了指導。在大數據時代背景下，傳統的檔案管理工作模式及技術手段已經無法滿足現階段社會對于檔案利用的需求，應用現代化的科學技術手段，比如說計算機技術、數據庫技術，構建一個完善的網絡化、數字化檔案管理體系，實現檔案信息化建設的目標，提高檔案管理工作效率及質量，提高檔案利用的時效性、效率及價值，是檔案管理工作發展的必然途徑。因此，事業單位需注重檔案管理信息化建設工作，進一步帶動事業單位整體管理水平的提升。

參考文獻

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