“互聯網＋”時代事業單位檔案管理優化策略

孫寧

摘 要：“互聯網+”時代下，事業單位的檔案資料呈現出新的特征，事業單位檔案管理工作由此面臨著新的挑戰。本文展望了事業單位檔案管理工作的開展方向，分析了事業單位檔案管理工作面臨的挑戰，并由管理策略、運營策略及組織策略三方面入手提出了新時代下事業單位檔案管理工作應采取的策略。

關鍵詞：“互聯網+”;事業單位;檔案管理

1 引言

檔案管理工作是事業單位工作的基礎和重要組成部分。“互聯網+”浪潮的來臨進一步豐富了檔案管理工作的內涵，也為事業單位的檔案管理工作帶來了新的挑戰。只有把握“互聯網+”帶來的機遇，與時俱進地轉變檔案管理工作思路、創新檔案管理方法，才能夠更好地為事業單位各項工作打好基礎。

2 “互聯網+”時代事業單位檔案資料呈現的特征

1）承載介質異質化。“互聯網+”時代事業單位檔案資料的變化首先體現在檔案資料的承載介質上。以往的檔案材料多以紙質文檔為主，隨著信息化時代的到來，以磁盤、光盤等為介質的電子文件，以U盤、移動硬盤為載體的視頻、音頻、圖片等資料輪番登場。隨著“互聯網+”時代的到來，部分檔案資料開始向至無介質的網盤、云等儲存空間遷移。

2）資料形式多樣化。資料形式多樣化是“互聯網+“時代事業單位檔案資料呈現出來的另一明顯特征。主要表現為，事業單位的檔案資料由最初的以純文本為主的文字記錄逐步發展為文字、圖片、音頻、視頻、網頁、數據庫等多種形式并存的狀態。資料形式的多樣化對檔案的收集、整理、存儲和利用等各環節都形成了直接影響，為檔案管理工作帶來了挑戰。

3）數據信息海量化。“互聯網+”時代事業單位檔案資料的另一特征是數據信息海量化[1]。海量的電子信息替代了以往內容更簡、期限更短的紙質信息記錄，其單位動輒以GB、T計量。如何更好地處理巨量信息，也成為檔案管理工作需要關注的重點。

3 “互聯網+”時代事業單位檔案管理工作的開展方向

1）資料管理三軌化。“互聯網+”時代下，事業單位檔案資料呈現紙質存儲、計算機存儲、云端存儲三段存儲的特征。為充分適應這一特征，事業單位就需從紙質文件管理、計算機電子檔案材料管理及云端檔案材料管理三條軌道入手，三管齊下地開展好檔案管理

工作。

2）查詢調閱系統化。近年來各事業單位逐步引入檔案管理系統，并實現了部分檔案材料由紙質文檔向電子化轉移的目標。在此基礎上，查詢調閱等功能的優化成為“互聯網+”時代事業單位檔案管理系統優化的新方向。在自然語言處理等新技術的支持下，檔案管理系統的查詢和調閱功能模塊將以更加系統化的方式實現，查詢和調閱效率也將大大提升。

3）信息資源共享化。檔案資料的查閱和信息的分享一般都需先由需求提出部門向檔案管理部門申請，再由檔案管理部門將資料調出，通過復印或文件傳送等方式實現。但“互聯網+”時代下，這一過程將不復存在，取而代之的是檔案信息資源的平臺化共享[2]。檔案管理部門僅需對檔案資料訪問權限做好設定，需求提出部門就可以訪客身份登錄賬號，在權限范圍內查閱所需資料。

4 “互聯網+”時代事業單位檔案管理工作面臨的挑戰

1）規范及標準建立。面對“互聯網+”時代下檔案材料呈現出的新特征，要做好事業單位檔案管理工作，必須首先建立一套與之相適應的管理規范或標準，對電子檔案管理中的責任分工，對各類檔案的采集要求、儲存要求，對不同格式文件的歸檔要求等作出明確規定[3]。事業單位可以國家檔案局發布的《電子檔案管理系統基本功能規定》為依據，參考各省、市出臺的電子檔案管理辦法，制定切合本單位實際的規范及標準，為“互聯網+”時代的檔案管理工作打牢根基[4]。

2）類別及期限劃分。信息量的劇增、信息形式的變化以及存儲載體的不同為檔案資料的整理和保管帶來了巨大的挑戰。從檔案整理角度來看，同一內容不同形式的信息應如何歸類，同一內容不同存儲方式的信息又應如何整合，都需要重新明確;而從保管角度來看，以往只需存儲3年、5年的紙質檔案資料，經電子化后，是否可因儲存能力的增強而保留更久;以往由于存儲介質限制難以長久保存的音頻、視頻等文件，在新的存儲方式出現后是否應延長保存期限等，尚需視實際工作要求重新討論。

3）安全及保密措施。“互聯網+”時代下，傳統的人員配備、硬件管理、防火墻及殺毒軟件等簡單防范技術，顯然已不足以應對檔案管理工作面臨的風險[5]。只有不斷更新檔案安全及保密技術，將MAC信息碼、數據鏡像等新時代下的技術產物合理應用于風險防控中，與時俱進地更新安保措施，才能更有效地防范、化解各類風險。

4）技術應用及掌握。檔案管理系統的更新也對檔案管理人員的信息技術水平帶來了較大的挑戰。部分新興技術引入檔案管理系統后，檔案管理系統日常操作的難度和復雜度也有所提升[6]。

5 “互聯網+”時代事業單位檔案管理工作應采取的策略

明確了的事業單位檔案資料的特征、檔案管理工作的開展方向及面臨的挑戰，我們應著手打破傳統的管理思路，轉變思考角度，以新的策略來應對新的挑戰。

1）管理策略。在管理策略方面，由傳統的、以硬件為主的模式向以信息系統為主的模式轉變[7]。傳統的檔案管理思路主要以紙質材料管理及機房、設備等硬件方面管理為主。但在“互聯網+”時代下，信息的儲存逐漸電子化、云端化，檔案的管理逐漸應用系統化，因此應及時轉變管理思路，在兼顧硬件等物理實體管理的同時，將管理重點逐步轉移至軟件管理、應用系統的管理及云端管理等方面。

2）運營策略。在運營策略方面，由檔案部門單獨管控的模式向以檔案部門為主、多部門協調共用的模式轉變。當下各單位的檔案資料往往由檔案部門單獨管理。但在“互聯網+”時代，檔案資料的管理應轉向由檔案部門總負責，多部門協調共用的運營模式，由檔案部門管理人員控制各部門訪問權限，各部門按照檔案部門提出的標準自主上傳檔案材料，并在權限范圍內自主查詢和調閱所需檔案信息。

3）組織策略。在組織策略方面，由單一的采用檔案專業人才的模式向檔案專業人才、信息技術專業人才以及具有兩方背景的復合型人才并用的模式轉變。“互聯網+”時代下，檔案管理工作對技術的依賴性逐步增強，檔案管理部門應更加關注具有信息系統管理方面背景的專業人才的選拔和采用，以彌補現有組織模式中技術部分的

缺失。

6 結語

“互聯網+”的時代浪潮下，挑戰與機遇并存。事業單位檔案管理部門應從管理策略、運營策略、組織策略等三方面的策略轉變入手，做到及時建立規范標準、明確類別期限劃分、強化安全保障措施、合理運用新興技術，為事業單位的各項工作打牢檔案管理之地基。

參考文獻

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[2]馬曉婭.大數據技術在事業單位檔案管理中的應用研究[J].時代經貿，2019（18）：50-51.

[3]李寶玲.解讀《河南省電子文件歸檔與電子檔案管理辦法實施細則》[J].檔案管理，2019（4）：30-31.

[4]中華人民共和國國家檔案局. 電子檔案管理系統基本功能規定[S].

[5]楊寶芳.大數據時代對事業單位檔案管理的思考[J].辦公室業務，2019（8）：102-102.

[6]白素娟.淺析互聯網背景下檔案管理信息化的建設方法[J].蘭臺內外，2019（11）：3-4.

[7]夏明輝.“互聯網+”環境下檔案管理模式探析[J].北京檔案，2019（7）：38-40.