檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

王智涵

摘 要：互聯網改變了各行各業的運作方式，企業檔案管理工作也必須與時俱進，傳統的檔案信息管理方式已經不適應當前社會的發展趨勢，因而促進企業檔案管理的信息化建設尤為重要。本文筆者將根據自身多年的工作經驗，從檔案信息化建設的背景出發，提出幾點推進檔案信息建設與管理的有效措施，以期為新時代企業的檔案管理工作提供一些參考和借鑒。

關鍵詞：檔案管理;信息化建設;措施

檔案的信息化是在計算機技術、網絡技術以及數學化技術的協同發展背景下產生的，新時期的檔案管理人員需要利用這些先進的技術對檔案進行更深層次的了解和分析，檔案管理本身是一項比較繁瑣的工作，而要促進企業檔案的信息化管理也是一個相對漫長的過程，在此過程中會出現各式各樣的問題，為了保障檔案管理工作的順利有效進行，檔案管理人員應該做好必要的準備，結合實際情況，制定出有效的策略。本文筆者將重點闡述企業檔案信息化建設的策略。

1 檔案信息化建設的背景

隨著社會的發展，檔案保存的方式也在不斷發生著變化，過去是由人工保存和管理企業重要的文件，其缺點相當明顯，需要耗費檔案管理人員很多精力，并且查找起來非常不方便，而且紙質材料一旦丟失或者損壞就無法復原，而信息化的發展，為建立數字化檔案提供了可能性。檔案信息化建設對國家的信息化建設有著重要的影響，是順應時代和社會發展需要的重要舉措，發展檔案業務，提升檔案信息的服務水平對促進企業的健康長足發展有積極的作用。企業的檔案管理是以企業的發展需要為導向，依托檔案管理平臺，重點是做好檔案的數字化以及對電子文件的保存，是一項促進企業科學發展和實現企業信息資源共享的系統性任務。

2 檔案信息化建設與管理的有效措施

2.1 更新觀念，提高對檔案信息化的認識

要促進企業檔案的信息化建設與管理，首先就是在思想上進行改變，要與時俱進，更新觀念，讓檔案管理工作人員從原來的管理方法和理念中解放出來，充分認識到促進檔案信息化的重要性，并將其作為企業生存和發展過程中的大事，這一方面與科學技術的進步息息相關，另一方面也與企業的人才培養密不可分。因此，我國的企業需要意識到自身在檔案管理上存在的不足，由于我國的檔案管理事業的起步較晚，基礎比較薄弱，因而更需要主動學習，踏實地走好每一步，將劣勢轉化為優勢，不斷推進我國檔案信息化的進程。而企業的其他部門及領導也應重視檔案管理工作，積極配合檔案管理人員的工作。

2.2 制定檔案信息化的總體規劃和規章制度

檔案管理是一項復雜的工作，要做到檔案的信息化需要耗費相當大的人力、物力和財力，所以企業的管理者首先是需要轉變觀念，利用現代化的技術和設備，并結合企業發展的實際情況，明確企業的發展方向，制定檔案信息化的總體規劃和規章制度，這能有效降低企業人才檔案以及其他重要文件存儲和傳輸過程中的風險，用規則引導工作，規范檔案信息化過程中的行為。規章中必須明確科研管理人員的權利和義務，針對傳輸和保存過程中可能存在的數據丟失和泄露等方面的風險建立責任追溯體系和第三方監督，在進行歸檔工作時，務必做好備份工作，對重要材料還應有紙質材料的備份，并且要將備份的過程通過音頻或者視頻的形式保存下來，在掃描和復印時要做好必要的刪除和銷毀工作。

2.3 加大檔案信息化建設的軟硬件設備投入

企業要做好信息化建設工作，需要根據國家對相關行業的規定，選用符合標準的硬件和軟件設備，實現檔案管理數據庫和通信方式的科學化。當前，我國的企業在檔案信息化方面水平參差不齊，從整體上看，能夠實現檔案信息化的企業比例較小，并沒有形成規模效應，究其原因，與企業管理者的重視程度以及對設備投入的多少直接相關。針對這樣的情況，企業需要加快建立和完善人才檔案和其他重要檔案信息化的體制機制，爭取在一定時間內做到意識和行動上面都跟上來，達到通力合作和協調發展的目標，讓國內大部分企業的信息化水平得到相當程度的提升，為未來企業間信息連接和共享打下堅實的基礎。此外，促進企業的檔案信息化建設的根本目的在于降低檔案管理工作的難度，著力提高對檔案信息的利用效率，增加其使用價值。傳統的檔案管理工作任務非常繁重，企業急需先進的技術和設備來改善這一現狀，比如通過掃描儀和智能識別技術將文字、圖片以及音頻資料轉換成數據信息，利用統計分析軟件對檔案數據進行有效處理。在對數據進行存儲和更新時，云計算技術為降低管理成本提供了支持，借助云技術檔案平臺可以快速實現對數據的存儲、查找和傳輸，并且能夠最大程度保證數據的安全性和完整性。面對信息化的諸多優勢，企業應該加強在這方面的設備投入，以滿足日益增加的發展

需要。

2.4 保障信息管理的安全性

除了要依靠先進技術的輔助以外，對高端人才的配備也是必不可少的，高素質的檔案管理人才可以為企業檔案信息化提供有力的加持。檔案的信息化管理需要將檔案的收集、存儲、查找和統計等過去完全依靠人工完成的環節轉變為自動化的管理模式，這背后需要有一支與之相匹配的人才隊伍提供支持。首先企業需要著力引進一批高素養、強技能的檔案專門管理人才，他們具備較強理論知識的同時還擁有一定的工作實戰經驗，可以很快適應企業的工作，其次是要加強對現有檔案管理人員的培訓，要求他們學習專業知識，提升計算機的操作能力和水平，再次企業需要完善相關的獎勵機制，留住人才，因為管理工作往往很容易被忽視，但卻很重要，所以領導需要意識到檔案管理人員也需要關懷和照顧，讓他們能夠以飽滿的熱情投入到工作

當中。

2.5 實現資源共享

檔案信息化的重要目標之一就是實現資源的共享，企業的檔案信息化建設要求不僅能夠為企業的客戶群體提供專業的服務，還能為其他的網絡用戶提供必要的信息服務，有些企業還會為特定用戶提供專門的信息咨詢，這就要求在建立檔案時進行認真的加工、提煉和開發，通過搭建完善的數據庫資源分享平臺，讓電子化的信息檔案不再局限于企業自身這個狹小的范圍，而是能夠更大范圍、更高程度地為社會上所有可能服務到的人員提供全方位的信息資源共享服務。

3 結語

綜上所述，檔案管理是一項復雜的工作，要改變其管理方式也需要經歷一個比較漫長的進程，企業的檔案信息化建設和檔案管理工作對企業的生存和發展有著重要的意義。企業的管理者需要從意識上改變對檔案管理工作的成見，更新觀念，提高檔案的現代化水平，加快制定和完善相關的管理制度，加大在設備方面的投入，做好硬件設施準備，還應該重視對人才的儲備，引進高水平的人才，組織針對檔案管理人員的專業培訓，保證檔案信息的安全性和完整性，搭建企業信息共享平臺，實現資源的共享，做好企業信息服務工作，在推動企業自身可持續發展的同時也為促進檔案管理事業的發展不懈努力。

參考文獻

[1]紀英俊.檔案信息化建設與檔案管理的思考[J].才智，2019（33）.

[2]王瑩.檔案信息化建設與檔案管理的相關思考[J].辦公室業務，2016（05）.

[3]楊志聯.關于檔案信息化建設與檔案管理的思考[J].辦公室業務，2016（03）.

[4]韓春榮.檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考研究[J].青春歲月，2016（01）.

[5]李海霞.談新形勢下檔案信息化工作的幾點感想[J].辦公室業務，2018（21）.