淺談新形勢下基層支行的檔案管理工作

李群

摘 要：檔案的數字化程度隨著信息技術的日益普及而不斷提高，信息化建設進程越來越深入，如何做好新形勢下基層支行的檔案管理工作是一項重要課題。下面從做好檔案管理工作的重要性入手，探討具體的工作措施，以促進新形勢下檔案管理水平的提升。

關鍵詞：新形勢;檔案管理;重要性;措施

檔案是一個單位歷史的記錄與見證，檔案的數字化程度隨著信息技術的日益普及而不斷提高，信息化建設進程越來越深入，如何做好新形勢下基層支行的檔案管理工作，本文試從做好檔案管理工作的重要性入手，探討具體的工作措施，以促進新形勢下檔案管理水平的提升。

1 檔案管理工作的重要性

檔案管理工作是支行日常工作中一項重要的工作，良好的檔案管理工作有助于支行的發展和進步。專業人員在時代不斷發展的同時借鑒檔案內容，能夠有效做好業務工作。從諸多的檔案利用效果事例中可以看到，檔案能夠在關鍵時刻派上用場，能夠為全行各項工作服務。所以在支行的管理工作中，必須加強對檔案管理工作的重視，保證檔案的完整性、真實性、安全性。為了做好檔案管理工作，實現檔案管理工作的規范化，工作人員應該意識到檔案管理工作的重要性，明確檔案管理工作不僅是自身的本職工作，更是促進支行建設和發展的重要保證，是支行工作高效開展的強有力后盾，是檔案人員的使命。

2 新形勢下檔案管理工作措施

為了使檔案管理工作更適應發展狀態，在新形勢下實現規范化管理，提出以下檔案管理工作措施。

2.1 完善檔案管理工作制度

檔案工作是支行管理的重要組成部分，要堅持把檔案管理工作納入支行年度目標管理，明確檔案管理各項職責，把檔案工作納入領導崗位職責、辦公室工作職責、專（兼）職檔案員的工作職責。根據新形勢發展要求，檔案管理部門應及時完善檔案管理工作規章制度、檔案分類方案，保證檔案管理工作有章可循有法可依。

2.2 加強檔案宣傳工作

支行檔案室不僅要利用宣傳欄作為檔案宣傳的渠道，還要利用局域網、互聯網來進行宣傳。通過檔案資料展覽、動漫作品、微信這些宣傳形式來詮釋檔案法律法規，形成從領導干部到檔案工作人員直至全體職工的檔案意識，認識到檔案工作是一項記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民的重要工作，檔案是一種資產，是支行財富的另一種體現，每個人都有義務向檔案室移交應歸檔材料。

2.3 做好對文件的轉化管理

在新形勢下，支行檔案室不但要做好對傳統紙質文件的歸檔工作，還要利用信息技術將文件逐個掃描成電子形式，從而促進實體文件、電子文件相互結合，在完整保存傳統紙質文件面貌的同時實現多途徑檢索，共享信息資源。在實踐中，檔案部門及人員要立足實際情況，將紙質文件轉化成電子文件，對庫存紙質文件進行全面的鑒定、清理，使庫存管理結構趨于優化。另外，當轉化紙質文件時，要正式簽署紙質文件的歸檔保存，同時保存好相應的電子文件，并通過計算機系統形成順序號，表明與它對應的紙質文件檔案號。

2.4 有效提高檔案利用水平

做好檔案管理工作的最終目的在于提供利用服務，所以加工檔案信息、開發檔案資源是新形勢下檔案管理的活力所在。檔案管理人員要主動參與，通過有效的加工、編研來發揮其經濟效益、社會效益。加工、開發檔案信息資源有賴于收集、整理檔案，所以只有不斷豐富檔案內容，才能滿足檔案利用者的要求，提供優質、高效的檔案服務。

2.5 提高檔案人員的綜合素質

一是為檔案人員提供更多的培訓機會，定期安排檔案人員培訓和學習，努力提升檔案人員的技術水平和能力;邀請專業檔案管理人員為本單位檔案網絡成員進行培訓，使他們掌握到更加規范的管理技巧;同一系統兄弟單位之間可以開展檔案管理工作交流會，使工作人員能夠在交流會中更好地溝通工作方法，找到解決自身在工作中存在問題的辦法，保證管理工作的規范化。

二是檔案人員要磨礪耐心、細心、有心的品質。發揚“干一行，愛一行”的精神，對檔案工作充滿熱情，沉下心來，踏踏實實做好每一步。檔案的收集、整理、歸檔，細微處著手，正確分類，劃分保管期限，歸檔文件逐件編目，按室編件號順序裝入檔案盒。歸檔文件目錄、其他類別的案卷目錄均要錄入計算機。查閱檔案履行相關手續，定期維護、檢查檔案是否有缺損。

三是增強組織協調能力。檔案人員要把支行各部門的檔案管理網絡成員組織協同起來，共同實現工作目標，完成工作任務，著眼于全局，把各門類檔案收集齊全，確保檔案工作運轉暢通。

四是樹立終身學習理念，隨著檔案管理信息化的推進，新知識、新技術逐漸在檔案管理中得到廣泛應用，使檔案人員面臨許多新問題，比如電子文件、電子檔案的安全問題，只有樹立正確的終身學習理念，才能順應新形勢下檔案管理工作的需要，才能為做好檔案管理工作提供人才保障。

總而言之，隨著社會發展狀態的變化，實現檔案管理工作的規范化不僅能夠提升管理者自身的管理水平，保證檔案的真實性與完整性，更能夠提高檔案的利用率，為檔案管理工作開創一個新局面，為社會進步與發展作出貢獻。

參考文獻

[1]續少敏.淺談檔案管理工作的重要性[J].辦公室業務，2017年第12期.