淺談新時(shí)期職業(yè)中專學(xué)校辦公室文書檔案的管理

唐曉玲

摘 要：新時(shí)期職業(yè)中專學(xué)校辦公室文書檔案管理過程中問題不斷突顯，為了更好的規(guī)范管理行為，就必須進(jìn)一步了解文書檔案管理工作創(chuàng)新的必要性，發(fā)現(xiàn)當(dāng)前實(shí)際發(fā)展過程中檔案管理存在的問題，從而針對(duì)性的提出創(chuàng)新措施，有效提高辦公室文書檔案管理水平，為學(xué)校在新時(shí)期贏得更多的發(fā)展機(jī)遇。接下來，本文將對(duì)新時(shí)期職業(yè)中專學(xué)校辦公室文書檔案的管理進(jìn)行簡(jiǎn)要論述。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;職業(yè)中專學(xué)校;文書檔案;管理

學(xué)校辦公室文書檔案管理對(duì)于學(xué)校未來的發(fā)展起著重要的影響，直接涉及學(xué)校文化形象的樹立以及價(jià)值的選擇。因此，必須加強(qiáng)對(duì)職業(yè)中專學(xué)校辦公室文書檔案的管理，進(jìn)一步創(chuàng)新管理方式。但是，在當(dāng)前學(xué)校檔案管理工作還存在工作效率低、保密性差以及查找困難等問題。這些問題必須得到學(xué)校的高度重視，進(jìn)而針對(duì)性的提出彌補(bǔ)措施，有效的提高辦公室文書檔案管理工作水平，為學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

1 新時(shí)期創(chuàng)新職業(yè)中專學(xué)校辦公室文書檔案管理的必要性

1.1 順應(yīng)學(xué)校發(fā)展趨勢(shì)

隨著現(xiàn)代教育事業(yè)的快速發(fā)展，為了在新時(shí)期能夠獲得更多的發(fā)展機(jī)遇，學(xué)校必須進(jìn)行有效的改革和創(chuàng)新，在此過程中，創(chuàng)新學(xué)校辦公室文書檔案管理工作是學(xué)校改革的重點(diǎn)工作。傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)難以滿足學(xué)校師生的基本需求，在一定程度上也影響了學(xué)校價(jià)值觀的建立，阻礙了學(xué)校辦學(xué)工作的開展。而創(chuàng)新學(xué)校辦公室檔案管理方式能夠進(jìn)一步降低文書檔案的管理難度，且為學(xué)校教育事業(yè)的發(fā)展提供重要的信息資源，更好的為學(xué)校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

1.2 符合當(dāng)前檔案管理發(fā)展趨勢(shì)

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，檔案管理工作也在不斷的發(fā)生著變化，為了能夠更好的滿足當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展需要，檔案管理工作在開展過程中也要不斷的注入新鮮的血液。其中，職業(yè)中專學(xué)校辦公室文書檔案管理作為檔案管理工作的重要組成部分，也應(yīng)該基于當(dāng)前檔案工作以及學(xué)校教學(xué)工作的實(shí)際情況適當(dāng)?shù)淖龀稣{(diào)整，從而更好的滿足新時(shí)期職業(yè)中專院校的辦學(xué)需要。

2 目前職業(yè)中專學(xué)校辦公室文書檔案管理存在的問題

2.1 管理人員專業(yè)化素質(zhì)低

新時(shí)期職業(yè)中專學(xué)校辦公室文書檔案管理過程中，存在著管理人員專業(yè)化素質(zhì)低的問題。由于辦公室文書檔案管理工作涉及的工作人員較多，一旦出現(xiàn)人員素質(zhì)低的情況，則極有可能導(dǎo)致檔案內(nèi)部信息被泄露的情況，甚至?xí)霈F(xiàn)個(gè)人檔案資料的遺失。這不僅會(huì)給當(dāng)事人帶來不必要的麻煩，而且會(huì)直接影響管理工作的信用度。此外，由于辦公室文書檔案管理工作涉及的信息過多，工作人員對(duì)文件內(nèi)容掌握不夠透徹，則會(huì)出現(xiàn)文件資料分類不明確，資料查找困難等情況，明顯降低了管理工作的效率。

2.2 管理工作效率低

管理工作效率低是當(dāng)前職業(yè)中專學(xué)校辦公室檔案管理工作中所面臨的重點(diǎn)問題。在學(xué)校發(fā)展過程中，學(xué)校每天會(huì)收錄大量的信息和文件。由于管理工作的不到位，導(dǎo)致文件和數(shù)據(jù)被大量的堆積起來，嚴(yán)重影響檔案的查找、更新和維護(hù)工作，同時(shí)，也給檔案管理人員增加了工作的難度。長(zhǎng)期如此，辦公室文書檔案管理工作的效率便會(huì)持續(xù)降低，給學(xué)校的未來發(fā)展帶來不必要的麻煩。

2.3 管理工具和手段缺乏創(chuàng)新

隨著我國現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，我國職業(yè)中專學(xué)校辦公室檔案管理工作在迎來發(fā)展機(jī)遇的同時(shí)，也在不斷面臨著越來越多的挑戰(zhàn)。而且，各種大數(shù)據(jù)信息都不斷增加，導(dǎo)致學(xué)校辦公室文書檔案管理工作越來越復(fù)雜，管理難度也隨之提高。但是，在實(shí)際的學(xué)校辦公室文書檔案管理工作當(dāng)中，并未能有效的引進(jìn)現(xiàn)代管理技術(shù)，僅僅依靠人工管理模式，長(zhǎng)期如此，便與大數(shù)據(jù)時(shí)代嚴(yán)重脫節(jié)，面對(duì)大量的數(shù)據(jù)信息也難以進(jìn)行有效的整理和管理，進(jìn)一步導(dǎo)致管理工作陷入混亂的狀態(tài)。

3 新時(shí)期職業(yè)中專學(xué)校辦公室文書檔案管理創(chuàng)新路徑

新時(shí)期職業(yè)中專學(xué)校辦公室檔案管理工作開展過程中，必須要進(jìn)一步創(chuàng)新檔案管理方式。了解辦公室文書檔案管理工作的重要性，以及管理者與管理對(duì)象之間的密切聯(lián)系，從而有效增強(qiáng)管理人員的管理意識(shí)。同時(shí)有效借助現(xiàn)代信息技術(shù)的支持，進(jìn)一步降低辦公室文書檔案管理工作的難度，從而更好的促進(jìn)管理工作的正常運(yùn)行。

3.1 提高管理人員專業(yè)化素養(yǎng)

職業(yè)中專學(xué)校辦公室文書檔案管理工作的進(jìn)行，需要有效的發(fā)揮檔案管理人員的專業(yè)化水平。首先，學(xué)校必須安排專業(yè)人員負(fù)責(zé)辦公室文書檔案管理工作。并在正式上崗前進(jìn)行嚴(yán)格的崗前培訓(xùn)，由責(zé)任感強(qiáng)的管理人員來負(fù)責(zé)辦公室文書檔案管理工作，并要求每一位工作人員都能夠真正的認(rèn)識(shí)到文書檔案管理工作的重要性，自覺提升自身職業(yè)道德素養(yǎng)，以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度去做好每天的信息收錄工作。同時(shí)，尊重每一位師生的個(gè)人信息資料，并做好保密工作，杜絕一切資料泄露實(shí)踐的發(fā)生。

3.2 加強(qiáng)學(xué)校辦公室文書檔案的組織管理

眾所周知，學(xué)校辦公室文書檔案工作直接會(huì)影響到學(xué)校形象以及價(jià)值觀的建立，關(guān)乎整個(gè)學(xué)校的未來發(fā)展。而且，辦公室文書檔案管理工作中會(huì)涉及大量的信息和文件資料，需要一定的組織管理才能完成好這項(xiàng)工作。這就需要學(xué)校建立專業(yè)的組織領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)一制定檔案管理的規(guī)章制度，并要求各個(gè)環(huán)節(jié)的工作人員都能按照規(guī)定的流程辦事，及時(shí)的進(jìn)行資料的歸類和處理，以此來有效提高辦公室文書檔案管理工作的水平。

3.3 加強(qiáng)學(xué)校辦公室文書檔案信息的開發(fā)利用

為了有效的提高信息技術(shù)對(duì)學(xué)校辦公室文書檔案管理工作的支持，學(xué)校可以進(jìn)一步引入現(xiàn)代多媒體和電子信息技術(shù)。通過建立數(shù)字化的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，開有效減少人工管理的失誤，彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理的不足。同時(shí)，進(jìn)一步推動(dòng)學(xué)校檔案信息的快速整合，確保管理工作的有效開展。此外，學(xué)校也可以借助信息技術(shù)來完善檔案信息的編研工作，為檔案信息庫的建立提供真實(shí)有效的數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案管理工作的有效結(jié)合，推動(dòng)檔案資料信息向更深層次挖掘，最大限度的發(fā)揮學(xué)校檔案的作用。

4 結(jié)束語

隨著現(xiàn)代信息化技術(shù)的快速發(fā)展，在給職業(yè)中專學(xué)校辦公室文書檔案管理工作帶來發(fā)展機(jī)遇的同時(shí)，也帶來了一定的挑戰(zhàn)。學(xué)校在新時(shí)期階段應(yīng)該準(zhǔn)確把握機(jī)遇，同時(shí)積極面對(duì)挑戰(zhàn)，通過發(fā)現(xiàn)目前管理工作中存在的問題，進(jìn)一步結(jié)合學(xué)校實(shí)際發(fā)展情況進(jìn)行管理方式的創(chuàng)新，提高學(xué)校辦公室文書檔案管理服務(wù)水平，進(jìn)而為學(xué)校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展以及文化價(jià)值觀的建立做出貢獻(xiàn)。

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