淺談新時期職業中專學校辦公室文書檔案的管理

唐曉玲

摘 要：新時期職業中專學校辦公室文書檔案管理過程中問題不斷突顯，為了更好的規范管理行為，就必須進一步了解文書檔案管理工作創新的必要性，發現當前實際發展過程中檔案管理存在的問題，從而針對性的提出創新措施，有效提高辦公室文書檔案管理水平，為學校在新時期贏得更多的發展機遇。接下來，本文將對新時期職業中專學校辦公室文書檔案的管理進行簡要論述。

關鍵詞：新時期;職業中專學校;文書檔案;管理

學校辦公室文書檔案管理對于學校未來的發展起著重要的影響，直接涉及學校文化形象的樹立以及價值的選擇。因此，必須加強對職業中專學校辦公室文書檔案的管理，進一步創新管理方式。但是，在當前學校檔案管理工作還存在工作效率低、保密性差以及查找困難等問題。這些問題必須得到學校的高度重視，進而針對性的提出彌補措施，有效的提高辦公室文書檔案管理工作水平，為學校的可持續發展做出貢獻。

1 新時期創新職業中專學校辦公室文書檔案管理的必要性

1.1 順應學校發展趨勢

隨著現代教育事業的快速發展，為了在新時期能夠獲得更多的發展機遇，學校必須進行有效的改革和創新，在此過程中，創新學校辦公室文書檔案管理工作是學校改革的重點工作。傳統的檔案管理方式已經難以滿足學校師生的基本需求，在一定程度上也影響了學校價值觀的建立，阻礙了學校辦學工作的開展。而創新學校辦公室檔案管理方式能夠進一步降低文書檔案的管理難度，且為學校教育事業的發展提供重要的信息資源，更好的為學校的長遠發展做出貢獻。

1.2 符合當前檔案管理發展趨勢

隨著社會經濟的快速發展，檔案管理工作也在不斷的發生著變化，為了能夠更好的滿足當前社會的發展需要，檔案管理工作在開展過程中也要不斷的注入新鮮的血液。其中，職業中專學校辦公室文書檔案管理作為檔案管理工作的重要組成部分，也應該基于當前檔案工作以及學校教學工作的實際情況適當的做出調整，從而更好的滿足新時期職業中專院校的辦學需要。

2 目前職業中專學校辦公室文書檔案管理存在的問題

2.1 管理人員專業化素質低

新時期職業中專學校辦公室文書檔案管理過程中，存在著管理人員專業化素質低的問題。由于辦公室文書檔案管理工作涉及的工作人員較多，一旦出現人員素質低的情況，則極有可能導致檔案內部信息被泄露的情況，甚至會出現個人檔案資料的遺失。這不僅會給當事人帶來不必要的麻煩，而且會直接影響管理工作的信用度。此外，由于辦公室文書檔案管理工作涉及的信息過多，工作人員對文件內容掌握不夠透徹，則會出現文件資料分類不明確，資料查找困難等情況，明顯降低了管理工作的效率。

2.2 管理工作效率低

管理工作效率低是當前職業中專學校辦公室檔案管理工作中所面臨的重點問題。在學校發展過程中，學校每天會收錄大量的信息和文件。由于管理工作的不到位，導致文件和數據被大量的堆積起來，嚴重影響檔案的查找、更新和維護工作，同時，也給檔案管理人員增加了工作的難度。長期如此，辦公室文書檔案管理工作的效率便會持續降低，給學校的未來發展帶來不必要的麻煩。

2.3 管理工具和手段缺乏創新

隨著我國現代科學技術的進一步發展，我國職業中專學校辦公室檔案管理工作在迎來發展機遇的同時，也在不斷面臨著越來越多的挑戰。而且，各種大數據信息都不斷增加，導致學校辦公室文書檔案管理工作越來越復雜，管理難度也隨之提高。但是，在實際的學校辦公室文書檔案管理工作當中，并未能有效的引進現代管理技術，僅僅依靠人工管理模式，長期如此，便與大數據時代嚴重脫節，面對大量的數據信息也難以進行有效的整理和管理，進一步導致管理工作陷入混亂的狀態。

3 新時期職業中專學校辦公室文書檔案管理創新路徑

新時期職業中專學校辦公室檔案管理工作開展過程中，必須要進一步創新檔案管理方式。了解辦公室文書檔案管理工作的重要性，以及管理者與管理對象之間的密切聯系，從而有效增強管理人員的管理意識。同時有效借助現代信息技術的支持，進一步降低辦公室文書檔案管理工作的難度，從而更好的促進管理工作的正常運行。

3.1 提高管理人員專業化素養

職業中專學校辦公室文書檔案管理工作的進行，需要有效的發揮檔案管理人員的專業化水平。首先，學校必須安排專業人員負責辦公室文書檔案管理工作。并在正式上崗前進行嚴格的崗前培訓，由責任感強的管理人員來負責辦公室文書檔案管理工作，并要求每一位工作人員都能夠真正的認識到文書檔案管理工作的重要性，自覺提升自身職業道德素養，以嚴謹的態度去做好每天的信息收錄工作。同時，尊重每一位師生的個人信息資料，并做好保密工作，杜絕一切資料泄露實踐的發生。

3.2 加強學校辦公室文書檔案的組織管理

眾所周知，學校辦公室文書檔案工作直接會影響到學校形象以及價值觀的建立，關乎整個學校的未來發展。而且，辦公室文書檔案管理工作中會涉及大量的信息和文件資料，需要一定的組織管理才能完成好這項工作。這就需要學校建立專業的組織領導小組，統一制定檔案管理的規章制度，并要求各個環節的工作人員都能按照規定的流程辦事，及時的進行資料的歸類和處理，以此來有效提高辦公室文書檔案管理工作的水平。

3.3 加強學校辦公室文書檔案信息的開發利用

為了有效的提高信息技術對學校辦公室文書檔案管理工作的支持，學校可以進一步引入現代多媒體和電子信息技術。通過建立數字化的檔案管理網絡體系，開有效減少人工管理的失誤，彌補傳統檔案管理的不足。同時，進一步推動學校檔案信息的快速整合，確保管理工作的有效開展。此外，學校也可以借助信息技術來完善檔案信息的編研工作，為檔案信息庫的建立提供真實有效的數據資料，實現網絡技術與檔案管理工作的有效結合，推動檔案資料信息向更深層次挖掘，最大限度的發揮學校檔案的作用。

4 結束語

隨著現代信息化技術的快速發展，在給職業中專學校辦公室文書檔案管理工作帶來發展機遇的同時，也帶來了一定的挑戰。學校在新時期階段應該準確把握機遇，同時積極面對挑戰，通過發現目前管理工作中存在的問題，進一步結合學校實際發展情況進行管理方式的創新，提高學校辦公室文書檔案管理服務水平，進而為學校的長遠發展以及文化價值觀的建立做出貢獻。

參考文獻

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