房產檔案查詢的重要作用及查詢利用問題研究

黃微

摘 要：房產檔案的存在，對于有序管理房產工作，解決房產糾紛有積極意義。但是房產檔案的利用建立在房產檔案查詢工作的基礎上。而房產檔案查詢的信息化利用工作還存在一些問題，本次就對此進行分析，探究有效的解決措施。

關鍵詞：房產檔案;查詢;問題;解決措施

1 引言

隨著市場經濟的發展，房地產市場發展十分快速，再加上人們物權和法律意識的提升，對于房產檔案的利用需求逐漸升高。而在這個背景下，帶來一個比較嚴重的問題，就是房產檔案是否可以公開查詢？而查詢標準如何界定？等，都是房產檔案管理部門需要解決的問題。

2 房產檔案的重要作用

房產檔案是城市房地產行政主管部門在房地產權屬登記、調查、測繪、權屬轉移、變更等房地產權屬管理工作中直接形成的有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形成的歷史記錄，是城市房地產權屬登記管理工作的真實記錄和重要依據，是城市建設檔案的組成部分。涵蓋了房產的各種詳細信息，包括房屋自然狀況（坐落、面積、用途等），房屋權利狀況（所有權情況、他項權情況和房屋權利的其他限制等），以及登記機關記載的其他必要信息。房產檔案發揮的作用，一是可以作為解決民事糾紛的合法依據。在當今社會，房產的買賣問題十分普遍，而由此可能引發經濟糾紛或其他民事案件，法院在受理這類案件時，需要查看房產是否有合法證件，房產部門的行為是否合法，此時對于涉及的房屋原始登記憑證，也就是房產檔案，就成為最具權威性的證據。但根據法院管理民事案件的要求，需要當事人取得第一手資料，而房產管理部門如果不允許進行房產檔案的查詢，那么相關案件將不能受理，所以從這方面來看，應當允許進行房產檔案的查詢。

二是可以作為處理刑事和經濟案件的合法依據。這一點主要是因為房產價值都比較大，有些時候會作為收受賄賂的物品，還有非法占用房產等問題，比如非法拆遷等。這類型案件也需要取得房產產權歸屬的合法依據，而這也需要允許進行房產檔案的查詢。所以從這方面來看，應當允許進行房產檔案的查詢。

三是可以作為城建和企業投資的可靠依據。房地產市場一直比較火爆，經濟效益也較高。在進行城市建設時，比如棚戶區改造、廉租房建設等，都涉及房產問題;而且企業投資也有很多傾向于投資房地產行業。但進行城建和投資都需要對房產情況有全面了解，所以需要允許進行房產檔案的查詢。

3 房產檔案信息查詢出證工作中存在的問題

房產信息查詢出證在房產檔案查詢工作中有著重要作用。以我市為例，產權處在雨湖、岳塘、九華交易大廳推出了自助查詢機，實現房產信息證明立等可取、即來即辦，可以自由選擇辦理相關區域的房產信息查詢出證，同時我們對客戶利用自助查詢機進行熱情耐心指導。自助查詢機設置以來，截至目前，累計接待各類房產檔案信息查詢出證15萬余人次，其中自助查詢62641人次;協助有關企業單位及個人解決了很多矛盾糾紛和信訪遺留問題，實實在在便利了群眾，優化了營商環境，持續提升了廣大群眾的獲得感和幸福感，為我市房地產市場健康平穩發展和社會和諧穩定做出了較大的貢獻。但是在信息化利用過程中，因為技術原因、歷史遺留等問題的影響，還存在一些缺陷和不足，難以保證100%的查詢準確率和全面率。

1）檔案數據雜亂。當前來說，各個單位進行檔案信息錄入模式并不統一，導致檔案數據雜亂。一是身份證信息比較混亂，因為個人身份證號碼出現過調整，所以前后期的身份證號碼格式不太一致。而當前的查詢系統中，一般是按照姓名和身份證號進行查詢。二是姓名中的生僻字使用代號代替，部分群眾的姓名存在一些生僻字，錄入系統不能識別，把關不嚴格，導致使用其他代號進行代替，這就使得查詢無法獲得準確信息。三是房屋坐落信息不統一，因為房屋年代久遠，地名及房屋樓棟的改變沒有及時變更，這樣一來進行查詢就不容易查詢到準確信息。四是電子影像資料不完善，進行信息錄入時是同時進行大批量的數字化掃描，這樣可能在中間出現一些失誤，比如掃描質量較差、關聯條目錯誤、掃描件模糊等，導致在查詢檔案信息時無法確認，還是需要調閱紙質檔案。

2）系統建設較落后。進行房產檔案查詢原理上說是根據查詢條件查找到相關檔案信息，并不是詳細的業務數據。但是按照檔案形成的要求來說，處于業務辦理環節的還算不上檔案資料，而是現行文件，因此在查詢過程中不能利用流程數據代替檔案信息。

4 解決措施

1）加強檔案數據清理工作?？紤]到當前檔案數據的混亂情況，要想做好房產檔案查詢的信息化利用工作，需要先做好檔案數據清理工作。雖然房產檔案數量龐大，信息龐雜，進行清理比較困難，消耗的人力物力巨大，但也要借助信息技術的應用，開展清理工作，這是進行檔案查詢工作的基礎。相關單位需要確定檔案數據清理的標準，建設規范化的房產檔案收錄標準，包括姓名、房屋坐落、產權來源、用地性質、建筑面積、交易價格等，都需要有統一的標準。然后是對缺漏的信息進行補充，比如2005年之前，房產是沒有預售備案登記信息的，在這之前如果產權人買房子又沒有辦理房產登記，就查詢不到房產信息，導致記錄與現實不符，所以需要對過往出現遺漏的檔案信息情況進行補錄。最后還要做好檔案數據的關聯工作，因為政策的變革和法律法規的變化，我國的房改審批工作標準一直在改變，資料信息也不太完整等，如果與相應的房產發證信息沒有關聯，會導致查詢結果不完整信息。房產檔案管理人員需要按照當前的記錄，與信息部門聯合協作，對房產檔案中缺乏、不足、不全面的資料進行補充完整。

2）配合實體檔案開展工作。因為各種各樣的因素，房產檔案查詢的信息化利用工作開展離不開實體檔案的輔助。雖然我們實現了房產數字化，建立信息化管理系統，是以實體檔案為基礎進行管理的?；诖耍嚓P單位也不能過于盲目追崇信息化檔案管理的開展，而是要以實體檔案為基礎開展工作，特別是在信息化利用中檔案數據不全面的情況下，為了保證房產檔案查詢的準確性，還需要進行實體檔案的核對。

3）建立科學的檔案查詢標準。開展房產檔案查詢的信息化利用工作，還需注意建立科學的檔案查詢標準。首先是明確查詢范圍，根據房產的相關權利設置，建立相應的檔案查詢工作審批程序，避免出現越權行為，但立法機關按規定進行檔案信息查詢。其次是明確查詢需求，進行房產檔案查詢的用戶需要出示自身的身份證明信息或具備法律效力的委托書，公檢法司進行查詢需要出具查詢介紹信和與此相關的法律文書。最后是明確查詢要求，房產檔案具有保密性，所以進行查詢要嚴格按規定流程進行，明確相應的責任歸屬，出現的違規查詢行為需要進行追責。

4）提升檔案工作人員綜合素質。落實房產檔案查詢信息化利用工作，還需要提升檔案工作人員專業知識，規范服務行為水平，要請更多地檔案工作人員參與到這項工作中，集思廣益，吸收檔案工作人員的意見，對當前的房產檔案查詢工作進行完善。房產檔案查詢的基礎就是檔案管理工作，所以相關單位還要重視檔案工作人員的素質提升。

5 結語

房產檔案查詢因為房產檔案的重要性，具有一定的必然性。而在房產檔案查詢的信息化利用中還存在一些問題。相關單位需要對這些問題進行分析，針對房產檔案查詢存在的不足進行優化，提高新時期房產檔案查詢的信息化利用率與準確率，最大限度地為社會、為群眾提供優質高效的服務，從而達到便民利民的目的。

參考文獻

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