房產(chǎn)檔案查詢的重要作用及查詢利用問題研究

黃微

摘 要：房產(chǎn)檔案的存在，對(duì)于有序管理房產(chǎn)工作，解決房產(chǎn)糾紛有積極意義。但是房產(chǎn)檔案的利用建立在房產(chǎn)檔案查詢工作的基礎(chǔ)上。而房產(chǎn)檔案查詢的信息化利用工作還存在一些問題，本次就對(duì)此進(jìn)行分析，探究有效的解決措施。

關(guān)鍵詞：房產(chǎn)檔案;查詢;問題;解決措施

1 引言

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，房地產(chǎn)市場(chǎng)發(fā)展十分快速，再加上人們物權(quán)和法律意識(shí)的提升，對(duì)于房產(chǎn)檔案的利用需求逐漸升高。而在這個(gè)背景下，帶來一個(gè)比較嚴(yán)重的問題，就是房產(chǎn)檔案是否可以公開查詢？而查詢標(biāo)準(zhǔn)如何界定？等，都是房產(chǎn)檔案管理部門需要解決的問題。

2 房產(chǎn)檔案的重要作用

房產(chǎn)檔案是城市房地產(chǎn)行政主管部門在房地產(chǎn)權(quán)屬登記、調(diào)查、測(cè)繪、權(quán)屬轉(zhuǎn)移、變更等房地產(chǎn)權(quán)屬管理工作中直接形成的有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形成的歷史記錄，是城市房地產(chǎn)權(quán)屬登記管理工作的真實(shí)記錄和重要依據(jù)，是城市建設(shè)檔案的組成部分。涵蓋了房產(chǎn)的各種詳細(xì)信息，包括房屋自然狀況（坐落、面積、用途等），房屋權(quán)利狀況（所有權(quán)情況、他項(xiàng)權(quán)情況和房屋權(quán)利的其他限制等），以及登記機(jī)關(guān)記載的其他必要信息。房產(chǎn)檔案發(fā)揮的作用，一是可以作為解決民事糾紛的合法依據(jù)。在當(dāng)今社會(huì)，房產(chǎn)的買賣問題十分普遍，而由此可能引發(fā)經(jīng)濟(jì)糾紛或其他民事案件，法院在受理這類案件時(shí)，需要查看房產(chǎn)是否有合法證件，房產(chǎn)部門的行為是否合法，此時(shí)對(duì)于涉及的房屋原始登記憑證，也就是房產(chǎn)檔案，就成為最具權(quán)威性的證據(jù)。但根據(jù)法院管理民事案件的要求，需要當(dāng)事人取得第一手資料，而房產(chǎn)管理部門如果不允許進(jìn)行房產(chǎn)檔案的查詢，那么相關(guān)案件將不能受理，所以從這方面來看，應(yīng)當(dāng)允許進(jìn)行房產(chǎn)檔案的查詢。

二是可以作為處理刑事和經(jīng)濟(jì)案件的合法依據(jù)。這一點(diǎn)主要是因?yàn)榉慨a(chǎn)價(jià)值都比較大，有些時(shí)候會(huì)作為收受賄賂的物品，還有非法占用房產(chǎn)等問題，比如非法拆遷等。這類型案件也需要取得房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)歸屬的合法依據(jù)，而這也需要允許進(jìn)行房產(chǎn)檔案的查詢。所以從這方面來看，應(yīng)當(dāng)允許進(jìn)行房產(chǎn)檔案的查詢。

三是可以作為城建和企業(yè)投資的可靠依據(jù)。房地產(chǎn)市場(chǎng)一直比較火爆，經(jīng)濟(jì)效益也較高。在進(jìn)行城市建設(shè)時(shí)，比如棚戶區(qū)改造、廉租房建設(shè)等，都涉及房產(chǎn)問題;而且企業(yè)投資也有很多傾向于投資房地產(chǎn)行業(yè)。但進(jìn)行城建和投資都需要對(duì)房產(chǎn)情況有全面了解，所以需要允許進(jìn)行房產(chǎn)檔案的查詢。

3 房產(chǎn)檔案信息查詢出證工作中存在的問題

房產(chǎn)信息查詢出證在房產(chǎn)檔案查詢工作中有著重要作用。以我市為例，產(chǎn)權(quán)處在雨湖、岳塘、九華交易大廳推出了自助查詢機(jī)，實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)信息證明立等可取、即來即辦，可以自由選擇辦理相關(guān)區(qū)域的房產(chǎn)信息查詢出證，同時(shí)我們對(duì)客戶利用自助查詢機(jī)進(jìn)行熱情耐心指導(dǎo)。自助查詢機(jī)設(shè)置以來，截至目前，累計(jì)接待各類房產(chǎn)檔案信息查詢出證15萬余人次，其中自助查詢62641人次;協(xié)助有關(guān)企業(yè)單位及個(gè)人解決了很多矛盾糾紛和信訪遺留問題，實(shí)實(shí)在在便利了群眾，優(yōu)化了營商環(huán)境，持續(xù)提升了廣大群眾的獲得感和幸福感，為我市房地產(chǎn)市場(chǎng)健康平穩(wěn)發(fā)展和社會(huì)和諧穩(wěn)定做出了較大的貢獻(xiàn)。但是在信息化利用過程中，因?yàn)榧夹g(shù)原因、歷史遺留等問題的影響，還存在一些缺陷和不足，難以保證100%的查詢準(zhǔn)確率和全面率。

1）檔案數(shù)據(jù)雜亂。當(dāng)前來說，各個(gè)單位進(jìn)行檔案信息錄入模式并不統(tǒng)一，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)雜亂。一是身份證信息比較混亂，因?yàn)閭€(gè)人身份證號(hào)碼出現(xiàn)過調(diào)整，所以前后期的身份證號(hào)碼格式不太一致。而當(dāng)前的查詢系統(tǒng)中，一般是按照姓名和身份證號(hào)進(jìn)行查詢。二是姓名中的生僻字使用代號(hào)代替，部分群眾的姓名存在一些生僻字，錄入系統(tǒng)不能識(shí)別，把關(guān)不嚴(yán)格，導(dǎo)致使用其他代號(hào)進(jìn)行代替，這就使得查詢無法獲得準(zhǔn)確信息。三是房屋坐落信息不統(tǒng)一，因?yàn)榉课菽甏眠h(yuǎn)，地名及房屋樓棟的改變沒有及時(shí)變更，這樣一來進(jìn)行查詢就不容易查詢到準(zhǔn)確信息。四是電子影像資料不完善，進(jìn)行信息錄入時(shí)是同時(shí)進(jìn)行大批量的數(shù)字化掃描，這樣可能在中間出現(xiàn)一些失誤，比如掃描質(zhì)量較差、關(guān)聯(lián)條目錯(cuò)誤、掃描件模糊等，導(dǎo)致在查詢檔案信息時(shí)無法確認(rèn)，還是需要調(diào)閱紙質(zhì)檔案。

2）系統(tǒng)建設(shè)較落后。進(jìn)行房產(chǎn)檔案查詢?cè)砩险f是根據(jù)查詢條件查找到相關(guān)檔案信息，并不是詳細(xì)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。但是按照檔案形成的要求來說，處于業(yè)務(wù)辦理環(huán)節(jié)的還算不上檔案資料，而是現(xiàn)行文件，因此在查詢過程中不能利用流程數(shù)據(jù)代替檔案信息。

4 解決措施

1）加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)清理工作。考慮到當(dāng)前檔案數(shù)據(jù)的混亂情況，要想做好房產(chǎn)檔案查詢的信息化利用工作，需要先做好檔案數(shù)據(jù)清理工作。雖然房產(chǎn)檔案數(shù)量龐大，信息龐雜，進(jìn)行清理比較困難，消耗的人力物力巨大，但也要借助信息技術(shù)的應(yīng)用，開展清理工作，這是進(jìn)行檔案查詢工作的基礎(chǔ)。相關(guān)單位需要確定檔案數(shù)據(jù)清理的標(biāo)準(zhǔn)，建設(shè)規(guī)范化的房產(chǎn)檔案收錄標(biāo)準(zhǔn)，包括姓名、房屋坐落、產(chǎn)權(quán)來源、用地性質(zhì)、建筑面積、交易價(jià)格等，都需要有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。然后是對(duì)缺漏的信息進(jìn)行補(bǔ)充，比如2005年之前，房產(chǎn)是沒有預(yù)售備案登記信息的，在這之前如果產(chǎn)權(quán)人買房子又沒有辦理房產(chǎn)登記，就查詢不到房產(chǎn)信息，導(dǎo)致記錄與現(xiàn)實(shí)不符，所以需要對(duì)過往出現(xiàn)遺漏的檔案信息情況進(jìn)行補(bǔ)錄。最后還要做好檔案數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)工作，因?yàn)檎叩淖兏锖头煞ㄒ?guī)的變化，我國的房改審批工作標(biāo)準(zhǔn)一直在改變，資料信息也不太完整等，如果與相應(yīng)的房產(chǎn)發(fā)證信息沒有關(guān)聯(lián)，會(huì)導(dǎo)致查詢結(jié)果不完整信息。房產(chǎn)檔案管理人員需要按照當(dāng)前的記錄，與信息部門聯(lián)合協(xié)作，對(duì)房產(chǎn)檔案中缺乏、不足、不全面的資料進(jìn)行補(bǔ)充完整。

2）配合實(shí)體檔案開展工作。因?yàn)楦鞣N各樣的因素，房產(chǎn)檔案查詢的信息化利用工作開展離不開實(shí)體檔案的輔助。雖然我們實(shí)現(xiàn)了房產(chǎn)數(shù)字化，建立信息化管理系統(tǒng)，是以實(shí)體檔案為基礎(chǔ)進(jìn)行管理的。基于此，相關(guān)單位也不能過于盲目追崇信息化檔案管理的開展，而是要以實(shí)體檔案為基礎(chǔ)開展工作，特別是在信息化利用中檔案數(shù)據(jù)不全面的情況下，為了保證房產(chǎn)檔案查詢的準(zhǔn)確性，還需要進(jìn)行實(shí)體檔案的核對(duì)。

3）建立科學(xué)的檔案查詢標(biāo)準(zhǔn)。開展房產(chǎn)檔案查詢的信息化利用工作，還需注意建立科學(xué)的檔案查詢標(biāo)準(zhǔn)。首先是明確查詢范圍，根據(jù)房產(chǎn)的相關(guān)權(quán)利設(shè)置，建立相應(yīng)的檔案查詢工作審批程序，避免出現(xiàn)越權(quán)行為，但立法機(jī)關(guān)按規(guī)定進(jìn)行檔案信息查詢。其次是明確查詢需求，進(jìn)行房產(chǎn)檔案查詢的用戶需要出示自身的身份證明信息或具備法律效力的委托書，公檢法司進(jìn)行查詢需要出具查詢介紹信和與此相關(guān)的法律文書。最后是明確查詢要求，房產(chǎn)檔案具有保密性，所以進(jìn)行查詢要嚴(yán)格按規(guī)定流程進(jìn)行，明確相應(yīng)的責(zé)任歸屬，出現(xiàn)的違規(guī)查詢行為需要進(jìn)行追責(zé)。

4）提升檔案工作人員綜合素質(zhì)。落實(shí)房產(chǎn)檔案查詢信息化利用工作，還需要提升檔案工作人員專業(yè)知識(shí)，規(guī)范服務(wù)行為水平，要請(qǐng)更多地檔案工作人員參與到這項(xiàng)工作中，集思廣益，吸收檔案工作人員的意見，對(duì)當(dāng)前的房產(chǎn)檔案查詢工作進(jìn)行完善。房產(chǎn)檔案查詢的基礎(chǔ)就是檔案管理工作，所以相關(guān)單位還要重視檔案工作人員的素質(zhì)提升。

5 結(jié)語

房產(chǎn)檔案查詢因?yàn)榉慨a(chǎn)檔案的重要性，具有一定的必然性。而在房產(chǎn)檔案查詢的信息化利用中還存在一些問題。相關(guān)單位需要對(duì)這些問題進(jìn)行分析，針對(duì)房產(chǎn)檔案查詢存在的不足進(jìn)行優(yōu)化，提高新時(shí)期房產(chǎn)檔案查詢的信息化利用率與準(zhǔn)確率，最大限度地為社會(huì)、為群眾提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)，從而達(dá)到便民利民的目的。

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