關于中學檔案信息化建設的思考

魏敏娟?戴春憲

摘 要：中學的檔案記錄著整個學校的歷史，隨著信息時代的不斷發展，原有的單軌制檔案管理已不能滿足學校發展的需要，“智慧校園”已經深入到學校的方方面面，而檔案的信息化建設也刻不容緩，本文以從檔案管理的現實情況出發，分析其存在的問題，并為促進學校檔案信息化建設提出可行性建議。

關鍵詞：中學檔案;信息化建設;檔案管理

中學檔案管理是學校不可或缺的一個重要環節，中學的檔案記錄著整個學校的發展軌跡，保存著有價值的文件，為以后的利用提供服務。為適應信息社會日益增長的對檔案信息資源管理、利用需求，運用現代化技術改變傳統的檔案管理方式刻不容緩。

1 信息化背景下中學檔案數字化管理的意義

信息化管理可以提高工作效率。目前大部分中學都采取最為傳統的人工整理，以紙質材料為主，雖然這種方式更夠很好的確保信息的準確性，但是卻會大大地增加工作量。而對檔案進行信息化管理，不僅可以縮短檔案歸檔的時間，還不用人為的去遞交歸檔材料，可以節約更多時間做高效的事情。

信息化管理可以節約存儲空間。以往的檔案保存均是紙質裝訂，采用不銹鋼訂書針或者棉線，而隨著學校發展規模的壯大，需要保存的有價值的材料越來越多，檔案室的空間總有一天會不能滿足需求，而檔案信息化管理，在服務器或者云端存儲檔案，可以大大節約空間。

信息化管理可以更好地服務于師生的需要。以往的紙質檔案目錄無法滿足很快的調取所利用的檔案，而信息化建設卻很好地彌補了這個問題，只需要建立一個相對較大的信息庫，就能將這些資料快速地儲存在其中，而且通過檢索欄目可以很快地將檔案調出來，在增加檔案和整理檔案的時候，都能夠更加的輕松相比于傳統的人工查詢的方式，要方便太多。

2 中學檔案信息化管理面臨的問題

2.1 軟硬件融合不夠

檔案信息化管理是一個綜合的系統，不僅包含硬件設施，比如檔案存取的環境和設備，辦公設備，設備維護等，還包含各種軟件設施，比如檔案管理軟件，數據庫等。目前大部分基本硬件都能到位，但是在軟件這方面還不夠重視，沒有配備專業的檔案管理軟件，而僅僅是利用Excel表格，文件的傳輸也不規范。硬件與軟件沒有很好的融合，這也會導致檔案的信息化管理比較滯后。

2.2 制度不完善

在檔案的信息化建設中，很多的管理制度還不夠完善，檔案管理涉及學校的各個部門，涉及每一位教職工，制度不完善會導致檔案管理過程不規范，各部門沒有統一的標準會造成混亂。因此，每一個學校都應依據自身的實際制定檔案管理規范，在檔案信息化建設這一塊，國家檔案局也出臺了相關的法規標準，《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》GB/T 18894—2016、《紙質檔案數字化規范》DA/T 31-2017、《文書類電子文件元數據方案》DA/T46-20091，但是學校對于電子檔案管理這塊還是非常落后，缺乏相應的電子檔案管理辦法。

2.3 數字化程度低

學校很多非常重要的文件都是紙質保存，沒有電子版，這就給檔案的保存和利用造成了不利，若發生火災或文件丟失就會很麻煩，而在利用過程中每次的查閱都會帶來紙質文件一定程度的損壞，所以，對于永久保存的、價值大的、經常利用的所有紙質材料均應實現數字化存儲，并且做好備份工作，即使原件不小心損壞還可以調取備份件。對于時間比較長的學校，檔案資料多，數字化程度比較低，給檔案信息化管理也帶來了不便。

3 中學檔案信息化管理的對策

3.1 提高軟硬件的融合

學校在檔案管理上應配備基礎管理的設備，打印機、復印機、掃描儀、刻錄機、防磁柜等，還應配備相應的檔案管理軟件，讓檔案管理的過程規范化。平時在利用軟件的過程中，記錄出現的問題，及時與軟件廠商溝通交流，并依據自身學校的實際情況提出要求，在軟件上得以滿足。檔案管理人員應不斷的促進自身的學習，掌握軟件的操作使用，提升業務水平的同時，也提升技術水平。

3.2 完善制度

在檔案信息化管理的過程中，在本單位原有的檔案管理辦法的基礎上，結合國家隊電子檔案管理規范，制定本學校的電子檔案管理規范，完善的檔案管理制度能夠保障檔案信息化建設的順利實施。平常利用國家檔案局或省檔案局網站，多多學習相關的業務知識，了解最新的發展，而不是一直固步自封，檔案管理要和學校發展、時代發展接軌，在實際工作中不斷的進行更新、補充和完善，通過構建并完善一套檔案信息化管理制度來有效地保障檔案管理工作的高效實施2。

3.3 加強檔案數字資源建設

中學檔案數字化管理與建設指的是以數字化的信息為基礎，依據計算機技術和校園網絡系統，通過掃描、存儲、數據庫上傳等途徑將各種紙質、聲像等傳統介質的檔案信息轉化為數字化的檔案信息，最終形成檔案信息數據庫3。建設檔案信息數據庫是信息化建設的重要基礎工作。在檔案材料比較多的檔案室，數字化工作應三步走，首先對每一年永久保存的材料數字化，從最新的年份出發，倒著往后走;其次，對30年保管期限的檔案進行數字化;最后，對10年保管期限的檔案進行數字化。在沒有充足的人力物力條件下，應首先走完第一步，然后對利用率高的檔案編研材料進行數字化，如學校發展歷史、大事記等方面材料，為多媒體教學活動提供有益幫助4。將所有數字化資源存儲在數據庫或云端，并異地異質進行備份，可以實現通過計算機對這些檔案的快速檢索、查閱。

4 結語

檔案要實現信息化管理對檔案管理員的素質也提出了新要求，一方面要有過強的檔案業務管理素質，另一方面還要懂計算機操作，數據庫管理。沒有高素質、高技能的現代化信息管理人才，不可能實現檔案信息網絡化管理和服務。

參考文獻

[1]http：//www.saac.gov.cn/daj/gfxwj/dazc_list.shtml

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