企業檔案信息化建設中存在的問題及其對策

潘正

摘 要：隨著信息化技術的不斷發展，檔案信息化建設時企業信息一體化發展的重要組成部分，將推動企業持續發展，是社會經濟發展的必然趨勢。基于此，文章結合相關資料總結歸納了當前我國企業檔案信息化建設中存在的問題，并提出了相應的對策，旨在促進企業檔案信息化建設水平的提升。

關鍵詞：企業檔案;信息化建設;檔案管理

利用互聯網手段建設企業檔案可以迅速提高企業文檔整理效率，使企業文檔整理規劃工作更加科學、規范并且便捷，符合現代化辦公的需求。近幾年來隨著企業管理規范不斷深化，企業檔案工作的開展也是十分神速。其中，將互聯網思維運用到企業檔案工作中，建立方便企業自身和社會的統一檔案管理系統是值得深究的技術性問題。

1 企業檔案實現信息化的現實問題

1.1 企業相關高層對企業檔案信息化工作的認識度不高，沒有認真做好相關工作的戰略規劃

就目前企業檔案信息網絡化管理在我國的發展現狀來看，眾多企業并沒有引起高度的重視。絕大部分企業的管理高層對于企業的檔案管理專項工作并沒有一個準確地認識，絕大部分人對這項工作的認知還停留在“無關痛癢”、“錦上添花”等膚淺的表面。管理高層不加以重視，所致檔案信息化建設啟動資金不足，這產生了一系列的連鎖效應，硬件設備缺失、技術人員的檔案管理專項培訓沒有未能徹底實施，這些問題都為后續的工作埋下了不小的隱患。

1.2 檔案信息化信息技術建設與維護經驗不足

實現企業檔案信息化一定要建立在硬件設備完備的基礎之上，但由于前期投入的資金不足，相應的硬件設施也十分落后。加之目前市面上的企業檔案管理應用程序更新換代速度緩慢，無法適應每個企業的不同發展和經營模式，另外這些程序大都存儲功能低下，兩個致命弱點使企業檔案信息化建設的工作進展止步不前，甚至比傳統紙質的文案建檔更加累贅，降低工作效率。另一方面，企業信息化的核心技術沒有突破性的進展，絕大部分安全系數不高、更新速度緩慢，落后的技術支持完全無法支撐企業日新月異的發展速度。而且，該項檔案管理工作技術人員的訓練強度不夠，人員專業意識弱。信息化迅速發展的階段中鮮少有專攻信息化檔案管理、熟練掌握互聯網操作又十分熟悉公司運行流程的專項人才，這也導致檔案管理信息化過程中的程序維護成為一個巨大的隱患。

1.3 檔案信息公開度、透明度不高

企業檔案信息化是公司對于現有資源的整合，利于企業將大量有效資源進行集中處理和綜合應用，將所有檔案信息可視化，全程公開、透明，企業內所有人尋找所需資源也會事半功倍，提高企業工作效率。目前某些企業對該工作的利弊認知不足，企業檔案信息化過程中存在信息不公開或者透明度低等核心問題，考慮到存檔的內容安全性和維護難度等原因，存檔的資源僅由幾位相關的管理高層掌握，大部分員工對該項工作的參與度不高。雖然一定程度上有利于維護信息安全，但治標不治本，信息無法可視化，沒有讓大部分員工從中獲利也就與開展該工作時的初心背道而馳了，長期以往并不適合企業的發展。

檔案信息化建設規范、標準程度不高目前我國企業檔案信息化并沒有形成一個標準化的操作規范，沒有標準和執行準則的規范容易出現魚目混雜、良莠不齊的混亂局面。

2 加強檔案管理信息化建設的對策

2.1 管理者觀念的轉換

加強管理層對于企業檔案信息化的深度認識和理解，及時轉換概念，跟上時代發展的步伐，明確互聯網思維對于企業發展的重要性。明確利弊，努力開展各項活動普及信息管理和信息化的先進理念，檔案信息化過程中要始終堅持以我為主，擯棄糟粕，去偽存真。此外加大前期投入資金儲備，加大硬件設施投入。

2.2 培養信息化人才隊伍

培養企業檔案信息化項目的專項人才要從兩個核心素養入手，首先專項人才必須精通計算機并且熟悉互聯網運營和維護，其次專項人才也要明確公司相關工作流程，業務模式等。檔案信息化建設的質量提升也體現在專項人員的綜合水平提高上。

2.3 建設完善的企業檔案信息化安全保障制度

現階段，在社會信息化快速發展的背景下，檔案信息能夠使用的方法逐漸增多，這在一定程度上使得檔案信息安全保障問題日益明顯。因此，在這一發展現狀下進行企業檔案信息化建設工作的時候，大力健全和完善企業檔案信息資源安全保障體系是很有必要的。企業檔案信息化長期有效運行的保證就是完善安全保障措施。需要綜合考慮企業發展的多個方面，制定詳細且有效的安全維護措施，還有嚴格控制加密信息的保護功能，精確落實企業檔案信息化管理系統。

3 結束語

綜上所述，企業檔案的信息化建設不僅是企業檔案管理現代化的客觀要求，也是提高檔案信息服務水平的必由之路。因此，我們必須加快檔案的現代化管理進程，不斷促進企業檔案管理工作的進步和發展，以逐步實現和完善企業檔案的信息化建設。

參考文獻

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