信息化建設中事業單位人事檔案管理探究

劉娟

摘要：隨著時代的不斷發展，信息化管理方式逐漸運用于事業單位管理工作。在事業單位的工作中，檔案管理是非常重要的內容，因為良好的檔案管理工作能有效促進事業單位的發展。基于此，本文探究了信息化建設中事業單位人事檔案管理工作的方法。

關鍵詞：信息化建設? ?事業單位? ?人事檔案

一、事業單位檔案管理工作存在的問題

1.管理制度松懈

目前，部分事業單位不重視人事檔案管理工作，有的事業單位甚至沒有設立專門的人事檔案管理部門，也不重視信息建設在檔案管理中的作用。不僅如此，事業單位普遍對人事檔案管理工作比較松懈，導致檔案管理工作混亂，管理力度薄弱，容易導致人員的沖突與不滿。

2.人員技術較弱

在事業單位人事管理工作過程中，優秀的管理人員是非常重要的。但是，部分檔案管理工作人員自身能力不足，缺乏專業的培訓，所以只采取實體檔案的管理方式，拒絕使用信息化管理。即使部分事業單位采用了信息化管理方式，但是由于檔案管理工作人員信息技術水平不高，沒有實際操作的經驗，導致人事檔案管理雜亂無章。

3.以紙質檔案為主

檔案分為電子檔案和實體檔案，電子檔案主要是指信息化檔案，可以存放在電腦和硬盤之內，也稱為虛體檔案;紙質檔案是存放在現實中的檔案，也稱為實體檔案。目前，事業單位普遍采用實體的人事檔案管理方式，但是這樣的管理方式存在很多缺陷。首先，檔案的保管不安全，容易被損毀。在長時間的存放中，紙質檔案容易發生潮濕、發霉或者腐壞等情況，導致人事檔案的信息保存不完善。不僅如此，如果發生火災等突發事件，也極易對紙質檔案造成重大損失。其次，在管理方面，紙質檔案比較麻煩。隨著事業單位的人員調動，每年的人員都會有所增加或減少，人事檔案也在不斷地變動，紙質檔案降低了工作效率。

二、信息化管理事業單位人事檔案的優點

信息化管理事業單位人事檔案，能夠對檔案進行備份，提高檔案的安全性，從而更好地保存檔案。同時，信息化管理能有效規避紙質檔案容易損毀的弊端，不會存在信息保存不完善的問題。另外，信息化管理不但能有效整理、分類檔案，減少紙質檔案保存時的繁雜程序，而且能夠采取直接搜索，有效提高了工作效率，使事業單位人事檔案管理工作變得快捷化，有利于事業單位的發展進步。

三、事業單位人事檔案管理信息建設的方法

1.提高管理人員的專業水平和職業素養

事業單位應提升檔案管理人員的網絡信息技術水平，組織相關的培訓，使他們打破傳統的管理觀念，樹立新的信息化管理意識，及時更新檔案的信息資料，養成良好的管理習慣。同時，事業單位應有效發揮不同崗位工作者的作用，協調好各部門之間人員的關系，加強各部門與檔案管理人員的合作與交流。

2.完善管理制度

事業單位應加強重視人事檔案管理，制訂檔案管理部門，安排專業的管理人員，調動他們檔案管理工作的主動性和積極性，優化他們的業務素質。另外，事業單位應針對檔案管理部門制訂相應的規范制度，并在人事檔案管理工作中不斷發現問題，完善管理制度，提高管理工作人員的執行能力，促進人事檔案管理工作正常開展。

3.建設信息化平臺

事業單位應重視檔案工作的信息化管理，建設信息化平臺，加強信息化推廣，讓檔案管理人員了解信息化建設的重要性。除此之外，事業單位要不斷學習優秀企業的成功經驗，完善自身的信息化建設，提高工作效率。

4.減少實體檔案

在人事檔案管理中，事業單位應安排專業人員將實體檔案進行信息錄入，減少實體檔案的使用，加強信息化管理的實際運用，節約國家資源，節省事業單位存放人事檔案的空間。

四、結語

綜上所述，在人事檔案管理工作方面，事業單位仍然存在許多不足。因此，事業單位應加強信息化建設，提高人事檔案管理工作的效率。

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（作者單位：山東省煙臺市棲霞市桃村鎮政府）