高校基建辦公室行政管理的工作思考分析

柯柳玉

摘 要：高等院校的基建處主要負(fù)責(zé)學(xué)校內(nèi)的基本建設(shè)和專項維修任務(wù)，其工作的任一環(huán)節(jié)都需具備技術(shù)性、時效性、程序性、安全性、可控性等特殊性質(zhì)，基建處的這種特殊性必然決定基建辦公室的特殊性。基建辦公室負(fù)責(zé)的工作內(nèi)容較為廣泛，并且關(guān)系著學(xué)校的建設(shè)與修繕工作，所以基建辦公室是學(xué)校眾多行政管理部門中較為特殊的一個部門，在學(xué)校管理工作中占據(jù)著重要的地位和作用。因此，各大高校一直高度關(guān)注著基建辦公室的工作情況和工作效果。文章便圍繞著基建辦公室的工作特點和工作問題，對高校基建辦公室日常的行政管理工作展開了分析和思考，總結(jié)出一些有利于提升高校基建辦公室行政管理水平的實質(zhì)性建議。

關(guān)鍵詞：高等院校;基建辦公室;行政管理;工作建議

高校基建辦公室除常規(guī)的行政辦公外主要還承擔(dān)了高校發(fā)展中的各種基本建設(shè)與專項修繕工程的前期籌備工作、后期各種款項的撥付手續(xù)及檔案的管理等，對保障高校的可持續(xù)發(fā)展有著巨大作用。基建辦公室的日常工作具有較強(qiáng)的任務(wù)性，非常注重完成工作任務(wù)的時效性，完成過程的安全性與程序性。由于基建辦公室的工作任務(wù)常常會涉及到高校內(nèi)部的一些重大建設(shè)項目，因而會觸及大額資金的使用問題，所以，這一部門的可控性和風(fēng)險防范能力是校方極為重視的。基建辦公室自身工作內(nèi)容的特點，決定了其自身管理的特殊性。因此，高校基建辦公室開展行政管理工作要全面的考慮自身的特殊性，進(jìn)而不斷優(yōu)化其行政管理的具體思路，才能使基建辦公室的業(yè)務(wù)能力更加高效化，為學(xué)校建設(shè)發(fā)揮更多的作用。

一、高校基建辦公室的工作特點

（一）安全責(zé)任制度嚴(yán)格

由于高校基建辦公室的職責(zé)重大，所以對其日常工作的安全性有著嚴(yán)格的要求，除了一般的處室資產(chǎn)安全、網(wǎng)絡(luò)信息安全等日常安全管理外，尤其是在印章、檔案及生產(chǎn)安全等方面的管理工作，其工作責(zé)任更加重大。首先，是因為基建處不管是基本建設(shè)還是專項修繕工作的許多環(huán)節(jié)都需要用到基建處公章，且均會涉及到大額的資金流動，所以作為公章管理部門的基建辦公室必須有一套非常嚴(yán)格規(guī)范的公章管理措施。其次，基建辦公室所管理的檔案涉及高校發(fā)展建設(shè)方面的技術(shù)資料，做好這些寶貴資料的科學(xué)管理工作，是基建工程管理的重要要求。再次，一些高校的基建辦公室常常肩負(fù)起校園建設(shè)的基建工作、后勤工作、安全工作，由于基建辦公室自身的人力不足，建設(shè)工程的生產(chǎn)安全監(jiān)管也常常由辦公室人員負(fù)責(zé)。所以，基建辦公室為了確保工作人員的工作效果，自部門內(nèi)部常采用非常嚴(yán)格的安全責(zé)任制度。

（二）內(nèi)部控制要求嚴(yán)格

內(nèi)部控制制度建設(shè)是高校提升管理水平、防范廉政風(fēng)險、減低運營成本的重要舉措，很多高校處于自身發(fā)展的考慮，不斷地加強(qiáng)對學(xué)校內(nèi)部行政機(jī)關(guān)的管理力度，而基建處是在高校內(nèi)控的重點部門。基建辦公室的工作涉及人事、財務(wù)、廉政、資產(chǎn)等領(lǐng)域，是加強(qiáng)內(nèi)部控制的主要渠道。所以，高校基建辦公室要加強(qiáng)自身的人事管理與財務(wù)管理，并做好工程建設(shè)的廉政工作，避免基建的資金被貪污、挪用，從而提升基建辦公室專項財務(wù)資金的使用效率。

（三）基建知識要求高

高校內(nèi)的各項基礎(chǔ)建設(shè)和修繕工作是基建處的重點工作。因此，基建辦公室的文秘工作、財務(wù)工作、安全工作，以及廉政建設(shè)工作都是圍繞著服務(wù)校園基建工作這一中心。正因如此，有別與高校其他辦公室，為了使工作人員更加適合基建辦公室工作，從事高校基建辦公室工作的人員要具備一定的基建工作的專業(yè)技術(shù)知識。

（四）溝通協(xié)調(diào)能力要求高

高校基建和修繕工作是一項較為復(fù)雜的工程，基建辦公室在整個工程過程中涉及參與項目的立項、設(shè)計招標(biāo)，預(yù)算與預(yù)算審核招標(biāo)，工程施工招標(biāo)，合同的簽訂，施工變更手續(xù)、項目驗收結(jié)算等等。作為基建辦公室，除了要與校內(nèi)各個機(jī)關(guān)部門、學(xué)院打交道外，還要與學(xué)校管理層、相關(guān)的政府管理機(jī)構(gòu)、基建項目的外包單位與施工管理單位等多個單位部門打交道。如果基建辦公室負(fù)責(zé)與這些單位部門打交道的人員沒有良好的溝通協(xié)調(diào)能力，高校的基建工作各個環(huán)節(jié)間將缺乏良好的協(xié)調(diào)性，容易導(dǎo)致高校基建工作陷入停頓。

二、高校基建辦公室行政管理工作的問題

（一）人員不足，缺乏科學(xué)的分工

高校基建辦公室在基建管理工作中扮演多個角色，如普通文秘人員、工程造價員、檔案管理員等，其日常工作的任務(wù)量較為繁重，人員配備不充足是高校基建辦公室較為常見的問題，從而導(dǎo)致一人常常肩負(fù)多項工作，這無形中加重了每個基建辦公室人員的工作難度。例如很多檔案資料交由一人負(fù)責(zé)。無論是財務(wù)檔案，還是人員檔案，又或者是工程建設(shè)檔案，這些檔案資料的管理工作看似簡單，但是卻對管理人員有著不同的業(yè)務(wù)要求，這使得檔案管理人員的管理工作過于復(fù)雜，加大了其在檔案管理中出現(xiàn)錯誤的幾率。因此，一些高校基建辦公室在行政管理方面缺乏較為科學(xué)的人員分工。

（二）基建辦公室行政管理人員缺乏行政管理意識

高校基建辦公室的行政管理工作會直接影響其基建辦公室其他業(yè)務(wù)的工作效果。但是，部分高校基建辦公室的行政管理人員卻明顯缺乏應(yīng)有的行政管理意識。一些行政管理人員對自身的本職工作不重視，認(rèn)為只要完成學(xué)校的基建管理工作即可，在行政管理方面有所松懈也是可以的。正是由于基建辦公室行政管理人員的不重視，使得一些辦公室人員在基建管理工作中也有所松懈，甚至消極地對待自己的本職工作。這非常不利于提高基建辦公室的工作效率，也不利于基建辦公室工作責(zé)任制度的落實。

（三）基建辦公室行政管理人員業(yè)務(wù)能力不足

因為高校基建辦公室所具有的特殊的工作要求，使得基建辦公室工作有著較高的復(fù)雜程度。因此，在高校基建辦公室中開展行政管理工作，對相關(guān)管理人員的業(yè)務(wù)能力水平是有著較高的要求的。但是，一些負(fù)責(zé)基建辦公室行政管理工作的人員卻沒有與其工作內(nèi)容相匹配的業(yè)務(wù)能力。這一問題極大地限制了高校基建辦公室的行政管理水平。

三、關(guān)于提升高校基建辦公室行政管理工作水平的思考

（一）加強(qiáng)對基建辦公室的人力資源供給

充足的人力資源是做好任何工作的前提條件，基建辦公室的行政管理工作是圍繞著工作人員開展的，沒有充足的人力資源作為支持，不僅基建辦公室的行政管理無法進(jìn)行，基建辦公室的主要業(yè)務(wù)工作也無法完成。因此，學(xué)校方面要建設(shè)并完善基建人才的相關(guān)引入制度，為基建辦公室提供較為充足的人員配置。作為從事基建辦公室工作的人員，自身也要具備與崗位相匹配的業(yè)務(wù)能力，對此，基建辦公室人員可以加強(qiáng)關(guān)于自身職業(yè)知識和技能的學(xué)習(xí)，不斷地提升自身在基建管理工作方面的職業(yè)水平，使自己更加適合所處的崗位。如此，擁有充足的高素質(zhì)人才的基建辦公室，其行政管理工作也更加容易。

（二）提高基建辦公室行政管理人員的思想認(rèn)識和業(yè)務(wù)能力

高校基建辦公室工作內(nèi)容較為復(fù)雜，為了充分協(xié)調(diào)基建辦公室工作人員的個人能力，促使基建辦公室得以最大程度的發(fā)揮其作用，高效的行政管理工作是必不可少的。因此，若想提高基建辦公室行政管理人員的工作能力，首先要加強(qiáng)對其思想認(rèn)識的培養(yǎng)，要讓其深刻認(rèn)識到行政管理工作對于高校基建辦公室的重要作用。可以通過知識理論學(xué)習(xí)的手段，加強(qiáng)基建辦公室行政管理人員的思想認(rèn)識。

此外，基建辦公室行政管理工作也離不開較強(qiáng)的行政管理能力。對此，學(xué)校方面可以安排基建辦公室行政管理人員定期去進(jìn)修學(xué)習(xí)先進(jìn)的行政管理知識和經(jīng)驗，或者不定期的邀請行政管理領(lǐng)域的專家來校，對相關(guān)人員進(jìn)行行政管理能力的培訓(xùn)，以提高基建辦公室行政管理人員的業(yè)務(wù)能力。同時，還要加強(qiáng)行政管理人員關(guān)于基建專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，以保證開展行政管理工作時，不會與基建辦公室的主要工作發(fā)生沖突。

（三）采取科學(xué)的行政管理手段

復(fù)雜的工作內(nèi)容是困擾基建辦公室行政管理的主要內(nèi)容，因此，相關(guān)負(fù)責(zé)人要認(rèn)真分析基建辦公室的實際工作情況和每個工作人員的詳細(xì)信息，然后根據(jù)工作人員的個人情況，科學(xué)地將其分配到適合的工作崗位上，以保證基建辦公室各個工作崗位的工作效率，減少因工作繁雜而導(dǎo)致出現(xiàn)的工作失誤。

（四）建立獎懲機(jī)制，落實工作責(zé)任制度

嚴(yán)格的工作責(zé)任制度是確保高校基建辦公室工作質(zhì)量的重要手段，也是開展行政管理工作的必要措施，所以，要提升基建辦公室行政管理水平，相應(yīng)的工作責(zé)任制度必須得到落實。這就要求基建辦公室行政管理人員在工作中做到嚴(yán)格的監(jiān)督管理，完善問責(zé)制度，以平等的態(tài)度對待每一位工作人員，對工作中出現(xiàn)錯誤的人員要予以公正的懲罰。為了進(jìn)一步提高基建辦公室人員的工作熱情，需要在嚴(yán)格落實問責(zé)制度的同時，還要制定合理的工作獎勵制度。對待在基建管理工作中表現(xiàn)突出的人員要予以公平的獎勵，以保證基建辦公室人員的工作責(zé)任心和工作積極性。

四、結(jié)語

高校基建辦公室的行政管理工作是服務(wù)于其基建管理工作的，作為負(fù)責(zé)基建辦公室行政管理的人員，要深刻認(rèn)識并理解這一觀念，并以此作為實際的行政管理工作的核心。同時，身為基建辦公室行政管理人員，還要仔細(xì)的疏導(dǎo)自身的行政管理工作的思路，制定科學(xué)有效的行政管理工作辦法，從而確保高校基建辦公室的各項業(yè)務(wù)水平，為高校的基礎(chǔ)建設(shè)提供更好的服務(wù)。

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