人才流動環(huán)境下高校人事檔案信息化管理策略研究

楊舒然

[摘 要]高校人事檔案信息是高校中的重要資源，不僅能夠清晰記錄檔案當(dāng)事人的情況，綜合反映其情況，而且還能夠為高校的長遠(yuǎn)持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。在當(dāng)前人才流動環(huán)境下，高校做好人事檔案信息化管理意義重大，是確保檔案信息完整、提升檔案運用價值的重要途徑。基于此，本文針對人才流動環(huán)境下高校人事檔案信息化管理方面的內(nèi)容進(jìn)行了分析與探究，并提出了一系列針對性的管理策略。

[關(guān)鍵詞]高校;人才流動;人事檔案;信息化管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.08.088

[中圖分類號]G647.24;G270.7[文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A[文章編號]1673-0194（2020）08-0-02

0? ? ?引 言

目前，隨著社會快速發(fā)展，高校人才流動性不斷增強(qiáng)，為高校人事檔案管理帶來了較大的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)模式下，高校在開展人事檔案管理時往往采用手工形式，導(dǎo)致檔案管理者面臨較大的任務(wù)量，工作壓力較大，且在管理時缺乏全面性，人事檔案信息的運用價值較低。為了改變這種現(xiàn)象，需要高校做好信息化建設(shè)，使人事檔案管理有更高的信息化水平，從而對人事檔案信息進(jìn)行更全面地記錄，提升人事檔案管理的效果。通過信息化建設(shè)，還能詳細(xì)搜集各個方面的信息，更符合人才流動環(huán)境的現(xiàn)實情況，因此做好這方面的工作意義重大。

1? ? ?人才流動環(huán)境下高校人事檔案信息化管理的意義

在人才流動環(huán)境下，高校的人員流動更為頻繁，因此其人事檔案信息的數(shù)量不斷增多，如果單靠手工形式對這些信息進(jìn)行管理，往往難以取得良好的管理效果，因此應(yīng)當(dāng)信息化技術(shù)引進(jìn)來，借助信息手段開展人事檔案管理，從而促進(jìn)人事檔案管理效果全面提升。

1.1? ?提升人事檔案信息的完整性和全面性

不同教職工的成長過程、工作過程以及經(jīng)歷等都不相同，高校在對人事檔案進(jìn)行管理時需要結(jié)合不同教職工的實際情況來開展工作，要盡量詳細(xì)記錄教職工的情況。借助于信息手段，對各位教職工的成長過程進(jìn)行梳理，并全面監(jiān)控其成長過程，使檔案信息更為完整和全面，提升檔案記錄的有效性。同時，運用信息化手段，還可以對各位教職工的工作情況、科研成果以及其他方面的內(nèi)容進(jìn)行橫向或者縱向?qū)Ρ龋靼撞煌搪毠ぶg的差別，從而幫助校領(lǐng)導(dǎo)更好地做決策，推動人員分配更加合理、科學(xué)。

1.2? ?幫助高校合理安排人事工作

高校穩(wěn)定有序發(fā)展以及教學(xué)質(zhì)量提升，離不開人才的優(yōu)化配置，只有校領(lǐng)導(dǎo)合理對教職工進(jìn)行分配，確保各位教職工都能夠在自身適合的崗位上開展工作，才能夠更大限度地發(fā)揮教職工的價值，提升其工作成效。而人才合理配置的前提是相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要對每一位教職工進(jìn)行全面了解和認(rèn)識，這就離不開人事檔案信息運用，借助信息化手段對教職工開展人事檔案管理，能夠及時為領(lǐng)導(dǎo)調(diào)取各位教職工的檔案信息，并幫助領(lǐng)導(dǎo)篩選重要信息，使其快速了解教職工的情況，更好地安排人事。

1.3? ?提升人事檔案的應(yīng)用價值

在人才流動環(huán)境下，人才的流動性不斷提升，如果相關(guān)用人單位不對人才檔案信息進(jìn)行科學(xué)化保管，那么勢必會導(dǎo)致人才的各項信息缺失，無法為其他主體提供全面的檔案資料，對人才的長遠(yuǎn)發(fā)展不利，且檔案信息的運用價值也被降低。但高校對人事檔案進(jìn)行信息化管理，則能夠全面記錄人才情況，在人才流動的過程中還可以為其他單位提供這些信息，在增強(qiáng)檔案應(yīng)用價值的同時，幫助其他單位更好地了解人才情況，這對用人單位和人才本身而言都是十分有利的。

2? ? ?人才流動環(huán)境下高校人事檔案信息化管理中面臨的問題

在人才流動環(huán)境下加強(qiáng)高校人事檔案信息化管理的意義重大，雖然也有很多高校開始重視這方面的工作，但是在實際人事檔案管理中依然面臨諸多問題，這些問題總結(jié)為如下幾點。

2.1? ?人才存在普遍的棄檔和重建檔案現(xiàn)象

近年來，在我國高校人事制度改革不斷深化的背景下，高校中的人才流動性不斷增強(qiáng)，多數(shù)高校都存在較為普遍的人檔分離現(xiàn)象。在這種背景下，高校人事檔案積壓的現(xiàn)象較為普遍，而又無法對這些檔案信息進(jìn)行銷毀，所以需要花費較多的時間和成本對其進(jìn)行管理。在人事檔案發(fā)展的過程中，流動人才在檔案信息庫中的更新無法發(fā)揮有利的作用，導(dǎo)致前期付出的工作無法得到回報。加之當(dāng)前我國信用制度缺失，很多人才在建檔時存在嚴(yán)重的造假現(xiàn)象，比如成果造價、學(xué)歷造價等，這些信息無法得到全面核實，新建檔案也面臨著棄檔的可能性。

2.2? ?缺乏統(tǒng)一、通用的信息化平臺

高校人事檔案信息化管理的實施雖然并不難，但是由于當(dāng)前我國缺乏統(tǒng)一、通用的信息化平臺，所以各個高校的人事檔案信息無法得到互通，不利于檔案傳遞和運用。在信息化建設(shè)過程中，人事檔案信息的管理更加復(fù)雜，高校要想對人才檔案進(jìn)行科學(xué)化管理，需要在前期花費較多的時間和精力去搜集信息，或者對信息的真?zhèn)芜M(jìn)行鑒別，然而數(shù)據(jù)采集工作通常都局限于本校內(nèi)，甚至運用主體僅僅是檔案管理部門，數(shù)據(jù)庫共享較為缺乏，其他單位難以運用這些信息，導(dǎo)致大量數(shù)據(jù)資源被浪費和閑置，數(shù)據(jù)難以發(fā)揮較高的運用價值。要想更好地解決這一問題，需要相關(guān)部門構(gòu)建全國統(tǒng)一、通用的信息化平臺，高校自身也應(yīng)做好信息化建設(shè)工作。

2.3? ?重復(fù)建設(shè)現(xiàn)象嚴(yán)重，缺乏監(jiān)管

在人才流動環(huán)境下，很多人才會同時在多個崗位工作，比如一個教師會在兩個甚至多個高校任教，新單位在對其重建檔案后，需要做好信息協(xié)調(diào)工作，并將其置于本校的人事檔案信息庫中。從新單位的角度來看，其對無檔人員一般是不了解的，沒有各項檔案信息數(shù)據(jù)，因此要想對人才進(jìn)行考察往往面臨著較大的困難，從而降低人才信任度。另外，因為誠信缺乏監(jiān)管，所以人才資料造假也較為普遍，如果高校從特殊渠道引進(jìn)人才，那么很難對其檔案信息進(jìn)行鑒別，無法對自身的長遠(yuǎn)穩(wěn)定發(fā)展形成全面保障。

3? ? ?人才流動環(huán)境下高校人事檔案信息化管理的策略

在人才流動環(huán)境下，高校更應(yīng)做好人事檔案信息化管理工作，要建立健全信息化系統(tǒng)，全面收集人才檔案信息，不斷提升人事檔案管理的有效性。

3.1? ?加強(qiáng)教育，深化人才對檔案的認(rèn)識

雖然在人才流動環(huán)境下，高校人才流動更加頻繁，但是高校依然要加強(qiáng)對人才的教育，使人員對檔案有一個正確地了解和認(rèn)識，在進(jìn)入新單位之后，及時將自身的檔案信息調(diào)取到新單位，避免出現(xiàn)脫檔或者棄檔的現(xiàn)象。比如要讓人才明確檔案對自身發(fā)展的價值，明確檔案是自身身份信息的記錄，關(guān)系著后期的發(fā)展以及各項工作的開展等，及時對檔案信息進(jìn)行完善，并提供真實的信息。這不僅對人才有十分重要的作用，而且對高校也是十分有利的，能夠使自身的檔案管理工作起到良好的作用，發(fā)揮有利的價值。

3.2? ?構(gòu)建統(tǒng)一的人事檔案信息化管理制度

為了推動人才流動更加科學(xué)，提升高校人才檔案管理的效果，我國相關(guān)政府部門應(yīng)構(gòu)建全國統(tǒng)一的人事檔案信息化管理制度，對全國人才檔案進(jìn)行統(tǒng)一布局。這方面的制度要盡量詳細(xì)、全面，包括統(tǒng)一的人事檔案管理制度、信息采集制度、數(shù)字化管理規(guī)范以及維護(hù)制度等，并構(gòu)建人事檔案安全保密制度、網(wǎng)上查詢和利用制度，對相關(guān)主體的行為進(jìn)行嚴(yán)格約束和規(guī)范。同時，還要構(gòu)建初始單位建檔、后續(xù)單位維護(hù)的制度，人才參與工作的第一個高校要對人才建檔，對各項信息進(jìn)行搜集和整理，而在人才流動到其他單位之后，其他單位則應(yīng)對這些檔案信息進(jìn)行維護(hù)和更新。此外，還要構(gòu)建對應(yīng)的系統(tǒng)對檔案信息進(jìn)行搜集和匯總，進(jìn)行統(tǒng)一平臺和系統(tǒng)建設(shè)，高校要借助于這一系統(tǒng)開展檔案管理工作，將自身的檔案信息匯總到該系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中。這樣各個相關(guān)單位都能夠通過該系統(tǒng)對人才的檔案信息進(jìn)行調(diào)取和運用，能夠避免檔案重復(fù)建設(shè)的現(xiàn)象，并且還能夠使高校所構(gòu)建的檔案發(fā)揮重要作用，促進(jìn)人才科學(xué)化流動。另外，通過全國統(tǒng)一信息化系統(tǒng)構(gòu)建，還可以確保人才檔案信息的真實性，能夠構(gòu)建全面的人才跟蹤系統(tǒng)，為高校更好發(fā)展提供有利作用，使其真正選拔出與自身需求相符的人才。

3.3? ?構(gòu)建健全的人才流動評價體系，加強(qiáng)監(jiān)管

首先，由于很多人才在流動過程中都存在棄檔的現(xiàn)象，這會導(dǎo)致新的用人單位對人才的了解缺失，對其信任度低下，所以應(yīng)構(gòu)建健全的人才信用評價體系，并構(gòu)建好這方面的管理平臺。在高校用人期間，應(yīng)對人才的信用情況以及數(shù)據(jù)庫等進(jìn)行維護(hù)，并對人才的信譽(yù)進(jìn)行評估，構(gòu)建健全的個人職業(yè)信用記錄。而在人才流動過程中則要對其他單位開放權(quán)限，以便其對人才信用進(jìn)行評估和管理，為人才的科學(xué)、合理流動做好基礎(chǔ)。其次，在專門機(jī)構(gòu)或者人才中心構(gòu)建信用監(jiān)管，針對人才的信用情況進(jìn)行全面性甄別和監(jiān)管，為用人單位提供人才信用評級信息，對保密范圍外的信息資源進(jìn)行共享，將高質(zhì)量的人才檔案信息提供給社會，降低各個用人單位人才檔案信息甄別的壓力，更好地對人才進(jìn)行選拔。最后，可以借助法律手段來維護(hù)社會信用檔案管理體系的健全，比如制定信用處罰機(jī)制、信用激勵機(jī)制等，針對人才的檔案信息進(jìn)行全面化監(jiān)督，更好地發(fā)揮信用監(jiān)管的積極作用，適應(yīng)人才流動環(huán)境的發(fā)展需求，推動高校發(fā)展的同時，為人才長遠(yuǎn)發(fā)展帶來有利作用。

4? ? ?結(jié) 語

高校人事檔案信息化管理是提升檔案運用價值，推動人才更好發(fā)展的重要途徑，對于用人單位和人才自身而言都是十分有利的。雖然當(dāng)前我國很多高校在對人事檔案進(jìn)行管理時，所采用的方法都較為傳統(tǒng)，信息化管理的運用率還較低，人事檔案信息管理的效果也不是十分理想，但是相信隨著時代的快速發(fā)展，人事檔案信息化管理將會更加普遍，所取得的效果也會更好。在人才流動環(huán)境下，本文提出了一系列高校人事檔案信息化管理策略，希望能夠為高校更好地開展人事檔案管理提供參考和借鑒。

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