淺談農業科研檔案信息化管理與創新

【摘要】農業科研檔案在農業發展領域發揮著重要作用，實施信息化管理手段有助于提高檔案管理水平，并且符合新時代特征。本文簡要分析了農業科研檔案信息化管理的作用及現狀，并分別從提高檔案資源利用率、增強檔案管理安全性、改善檔案管理信息化水平、完善檔案信息化管理制度等方面，論述了農業科研檔案信息化管理與創新路徑，以期為用戶提供滿意的信息化檔案服務。

【關鍵詞】農業科研檔案；信息化管理；創新路徑

【中圖分類號】G270.7 【文獻標識碼】A

前言

農業科研檔案主要用于記錄農業科研工作者或科研團隊所開展的科研活動內容，它是所有農業科研人員共同努力得來的重要經驗與勞動成果，故而具有較為突出的實踐意義。另外，它還能從一定程度上反映出當時農業科研水平，對后續農業科研工作也具有重大指導作用。因此，農業科研檔案管理人員應當充分借助信息技術提高檔案管理質量，確保農業科研檔案能發揮出真正的作用。

一、農業科研檔案信息化管理的作用及現狀

（一）作用

農業科研檔案信息化管理具有較強的實踐作用，既能有效提高工作效率，又能降低檔案管理投入成本及精力，促使檔案管理工作早日實現自動化管理。另外，農業科研檔案信息化管理還可幫助檔案管理人員改進工作模式，將以往雙軌制管理手段轉化為信息化管理手段，從而提高電子檔案資源管理的有效性。同時，農業科研檔案信息化管理還可為農業科研部門決策環節提供重要的參考依據，以便為公共提供更優質的服務。所以，創新農業科研檔案信息化管理模式具有重大作用，可為科研工作提供新的發展動力。

（二）現狀

1.檔案資源利用不充分

農業科研檔案作為農業科研工作所依托的重要資料，需要相關人員提高利用率，確保檔案資源能為科研工作者提供重大助力。然而，現今農業科研檔案資源在利用期間需要工作人員從眾多資源中進行查找，甚至部分資源尚未共享，造成科研工作受到限制，通過實現檔案資源共享可強化檔案資源使用效果，以便滿足不同階層人員的實際需求。

2.檔案安全管理意識薄弱

信息技術雖然能為農業科研檔案信息化管理工作帶來重要助力，但其安全性仍待加強，尤其在科技日益月異的時代背景下，在實現檔案便捷傳輸的過程中若不能高度重視其安全性，將很容易造成檔案信息泄露，甚至會對農業機構帶來在較為嚴重的經濟損失。因此，需要進一步加強農業科研檔案信息化管理安全。

3.檔案人員素質有待提高

當前，在農業科研檔案信息化管理工作中，管理人員的綜合素質及基礎設施建設水平尚且無法滿足管理工作的實際要求。一方面，科研人員并沒有深刻認識到檔案管理工作的重要性，只是將其看成是個人研究成果，并且不及時遞交科研資料，造成檔案管理流于形式；另一方面，管理人員專業性不強，導致工作水平與預期效果不一致，影響工作效率。

4.檔案歸檔制度不完善

農業科研檔案需要借助制度規范管理內容，然而現今各個農業科研方案如科技檔案、文書檔案等仍舊保管在歸口部門且未能實現集中管理，這樣極易造成檔案積攢量過大，不利于后期查閱。所以，需利用完善的制度約束農業科研檔案的歸檔環節，使其實現有效歸檔、完整管理[1]。

二、農業科研檔案信息化管理與創新路徑

（一）提高檔案資源利用率

1.注重開發

在農業科研檔案信息化管理與創新的過程中需要注重資源開發效果，并適當提高重視度，確保信息化管理模式能為檔案管理工作提供重要保障。首先，農業科研檔案機構需將檔案信息化管理內容納入日常工作進程中，并引導工作人員深刻認識到檔案信息化管理工作的重要性，使其切實做好檔案資源整理工作，為后續資源利用奠定扎實的基礎；其次，需在檔案管理部門中設置責任制，在集中管理的環境下明確各個部分應負的主要職責；最后，管理部門的工作人員還需充分挖掘農業科研檔案資源的內在價值，以此為農業科研工作提供實用性較強的信息，提高相關部門的經濟效益及社會效益，必要時可建立信息檢索系統，以便科研人員在后續工作中能利用系統快速找到有用內容[2]。

2.創新模式

傳統農業科研檔案管理模式是將文件與檔案分開進行管理，這種方法雖然具有一定的可行性，但就目前時代發展趨勢來看，其也存在相應的局限性且極易造成人力及物力的損耗，尤其在電子文件量日益增多的情況下，只有不斷創新管理模式，才能確保檔案資源得到合理的利用、科學的管理。此外，我國農業科研檔案已有部分資料進入了網絡管理階段，這就需要相關部門應當建立全新的資源共享平臺，以此提高檔案管理的完整性，滿足不同群體的需求。同時，為了實現有效咨詢，還可以從信息整理方面進行創新，設置專門的電子管理平臺及信息化檔案管理系統，在與第三方機構相互合作的前提下研發適應性更強的管理平臺，以便為農業領域的工作人員提供優質的服務。

（二）增強檔案管理安全性

農業科研檔案信息化安全管理是當前信息化發展方向最重要的內容，所以，在建立電子檔案時應當配備相應的安全管理制度及安全管理人員，以便為信息化管理工作的安全性提供重要保障，使其在實際管理工作中具備較強的保密性。具體方法是：（1）應用信息傳輸保密技術，并對重要資料進行備份，防止信息泄露時影響正常的科研工作；（2）轉變管理理念，以往更加注重檔案資源的保管效果，而今應當增強安全意識，尤其在信息化管理模式下，信息技術既為人們帶來了便捷，又存在一定的風險性，為了保證科研事業的穩定發展，需做好檔案資源安全管理工作，依據實際情況制定安保制度；（3）安排專門的檔案信息化管理人員，并制定責任合作制，在有效的配合下保證檔案資源得到合理的配置。

比如可設置專職檔案管理人員，由他們主要負責檔案管理流程的布置及檔案安全風險識別等工作，并在檔案流動期間嚴格把控資料接收與審核環節，同時還需指導各個科室認真填寫移交清單，以便農業科研檔案管理工作趨于信息化方向發展；又或者設置信息技術管理人員，可對信息化管理工作中涉及到的信息系統及管理設施進行適當的維護，以免系統出現漏洞引發事故，并在數據丟失時完成數據恢復工作，制定安全檢查制度，使檔案數據在信息化管理期間能實現安全管理。

（三）改善檔案管理信息化水平

1.基礎設施

在農業科研檔案管理工作進行改革時需科學引入信息化管理設備，進而提高信息化管理水平。首先，根據國家行業規定，在選購信息設備時，應當注重其兼容性，防止系統無法發揮出真正的性能，影響農業科研檔案信息化管理效率。比如可引進數據掃描儀、智能識別設備等先進的基礎設施，從而確保農業科研工作中的文字影像資料能準確高效的轉變為檔案數據；其次，需結合農業科研檔案的實際內容選擇與之匹配的數據分析軟件并隨時進行更新，降低數據管理成本；最后，引入信息檢索設備及信息處理設備，并根據檔案信息化管理標準促使新應用的設施能夠滿足信息化管理需求。比如云存儲平臺所采用的虛擬服務器可讓檔案管理人員利用網絡技術實現線上管理，從而加強檔案管理信息化建設水平。

2.人員素質

要想保證農業科研檔案信息化管理獲得較大的成效，就離不開人才的支持。所以，全面提高檔案管理人員的綜合素質是決定信息化管理水平的重要因素。具體方法如下：（1）加大培訓力度，對于農業科研檔案信息化管理人員而言，需采取再教育手段引導他們積極參與到新知識的學習活動中，并且拓寬學習渠道，利用網絡課程、學術交流、講座論壇等方式提高管理人員的專業能力，既要促使他們掌握實踐操作能力，又要全面了解相關法律法規內容，以便改革能夠順利進行；（2）在農業科研檔案管理部門內部需實施競爭機制，采用職稱評選、職務晉升等方法激發工作人員的工作熱情，為信息化管理工作提供活力；（3）管理者除了需要充當一個檔案資料保管員之外，還應成為數據信息傳遞者，將相關信息準確無誤地傳遞給科研人員，讓其在有效的檔案資料幫助下研究出更實用的科研成果[3]。

（四）完善檔案信息化管理制度

在農業科研檔案信息化管理過程與創新的過程中需進一步完善信息化管理制度，以便規范相關流程。具體方法如下：其一，建立綜合檔案室，并在多個部門協調配合的基礎上建立統一的文件格式用于采集農業科研信息，并將其分成各個類別，以此提高工作效率；其二，需依據檔案信息內容將其編成多個目錄，并設定相應的搜索渠道，為后續人員查閱提供便利；其三，在每個管理環節都應設置專門的管理制度，消除以往不規范行為帶來的影響，提高各個部門檔案檢索質量。

三、結論

綜上所述，農業科研檔案信息化管理與創新工作作為長期性工程，需要各個部門的協調合作，并結合當前管理現狀采取相應的措施提高信息化管理質量，這樣才能確保我國農業科研檔案趨于信息化管理方向發展，滿足時代發展需求，使其在農業科研工作中體現出重大實用價值。另外，相關人員還需提高自身綜合素質，進一步豐富檔案管理內容，以此記錄下更多寶貴的科研信息。

參考文獻：

[1]仇秀麗.新時期農業科研檔案信息化建設工作探討——以福建省農業科學院為例[J].福建農業科技，2019（8）：62-65.

[2]盛敏，劉蘭妤，溫亮.關于農業科研事業單位人事檔案信息化的研究[J].湖北農業科學，2019，58（S1）：119-121，124.

[3]張艷菊，孫季平，徐曉瑩.淺談農業科研檔案信息化管理與創新[J].山東檔案，2017（3）：41-42.

作者簡介：邱雨平（1978-），女，漢族，大學本科，從事檔案管理方面工作。