淺談如何做好計(jì)生檔案管理工作

唐保建

摘 要：計(jì)生檔案工作是一項(xiàng)政策性、專業(yè)性、機(jī)密性較強(qiáng)的工作，同時也是計(jì)生部門管理工作的一部分，是提高計(jì)生工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。加強(qiáng)對計(jì)生檔案工作的管理，管好用好計(jì)生檔案，對促進(jìn)計(jì)生工作起著重要作用。

關(guān)鍵詞：加強(qiáng) ;計(jì)生檔案;作用

新時代賦予了計(jì)劃生育工作新的使命、新的要求。計(jì)劃生育工作要以習(xí)近平新時代中國特色社會主義思想為指導(dǎo)，堅(jiān)持以人民為中心、以“增進(jìn)家庭健康幸福、促進(jìn)人口均衡發(fā)展”為主線，努力開創(chuàng)計(jì)劃生育工作新局面。這就對計(jì)劃生育檔案管理工作提出了更高、更嚴(yán)、更新的要求。探索新形勢下計(jì)劃生育檔案管理工作的新思路、新方法，把計(jì)劃生育檔案管理工作提高到新的水平，檔案工作如何配合完成新時代計(jì)劃生育工作的新使命、新要求已經(jīng)成為擺在計(jì)劃生育檔案管理人員面前的新課題。

計(jì)劃生育檔案是計(jì)劃生育工作發(fā)展歷程的真實(shí)寫照，是研究計(jì)劃生育工作的寶貴資料。加強(qiáng)計(jì)劃生育檔案的管理工作，對于有效的進(jìn)行宏觀調(diào)控與微觀操作，處理好工作中的問題，都有著重要的、不可或缺的導(dǎo)向作用與依據(jù)作用。適應(yīng)形勢需要，創(chuàng)新管理模式，計(jì)劃生育檔案工作也經(jīng)歷了由手工檢索到現(xiàn)代信息化管理的過程，實(shí)施信息化管理檔案的工作已經(jīng)歷了一段時間，人們進(jìn)行了大量有益的探索，逐漸的由不熟知、不適應(yīng)變?yōu)檎J(rèn)識到位、得心應(yīng)手。各級領(lǐng)導(dǎo)和各個層面的工作人員也從思想上根本上認(rèn)識了檔案工作在計(jì)劃生育中的重要性，把檔案管理工作作為一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容，明確專人，落實(shí)責(zé)任，加強(qiáng)管理，實(shí)現(xiàn)了計(jì)劃生育檔案工作管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化，逐步提高了信息化管理的水平，有效地為機(jī)關(guān)單位的工作提供了服務(wù)。然而，我們也不難看到，目前計(jì)劃生育檔案管理工作還存在一些不盡人意的地方。諸如，在加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，職責(zé)明化、管理強(qiáng)化、目標(biāo)認(rèn)證、創(chuàng)新服務(wù)等方面還有不少值得探討的東西。下面，就本人在人口計(jì)劃生育檔案管理工作中所持的一些觀點(diǎn)，歸納幾點(diǎn)不成熟的見解，以與同行共同商榷與探討。

一、切實(shí)加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，明確工作目的

計(jì)生檔案管理是計(jì)劃生育工作的重要組成部分，單位領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識做好計(jì)生檔案工作的重要性，把這項(xiàng)工作列入議事日程。明確專人，落實(shí)責(zé)任，加強(qiáng)管理。各級計(jì)劃生育部門領(lǐng)導(dǎo)要更新觀念，把計(jì)劃生育檔案管理工作擺到與宣傳教育、科技服務(wù)、政策法規(guī)、計(jì)生協(xié)會等計(jì)劃生育業(yè)務(wù)工作同等重要的位置，并且納入重要議事日程，給予必要的投入，解決所需的經(jīng)費(fèi)，為檔案工作發(fā)展改善環(huán)境，創(chuàng)造良好的條件。各級計(jì)劃生育部門檔案管理人員要更新觀念，從計(jì)劃生育工作法制化、規(guī)范化的高度出發(fā)，做好計(jì)劃生育檔案工作。根據(jù)計(jì)劃生育工作深入發(fā)展的需要，選準(zhǔn)計(jì)劃生育檔案信息開發(fā)利用，努力推進(jìn)網(wǎng)實(shí)絡(luò)化進(jìn)程，開展有效的服務(wù)，創(chuàng)造盡可能多的社會效高益，為計(jì)劃生育工作的深入發(fā)展作出貢獻(xiàn)。要確保計(jì)生檔案的及時性、完整性與安全性，積極提供社會化服務(wù)，是計(jì)生檔案管理人員的基本職責(zé)與任務(wù)，也是檔案管理的主要目的。首先，保證計(jì)劃生育檔案萬無一失;然后，要工作經(jīng)常化、持之以恒，規(guī)范計(jì)劃生育網(wǎng)絡(luò)的基本體系;再次，加強(qiáng)聯(lián)絡(luò)基層組織，以防漏統(tǒng)漏報(bào);最后確保檔案不損壞不丟失，不零散不混亂。

二、完善工作制度，加強(qiáng)規(guī)范約束

檔案管理工作，是計(jì)劃生育工作的樞紐，縱掛橫連，牽扯到千家萬戶。建檔不易，管檔也十分復(fù)雜。這就需要制定一套完善的工作制度，來加以規(guī)范約束。實(shí)行計(jì)劃生育檔案規(guī)范化管理，是計(jì)劃生育工作深入發(fā)展的需要，是服務(wù)基層、服務(wù)人民群眾的需要，是適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟(jì)大環(huán)境的需要。各級計(jì)劃生育部門應(yīng)積極探索計(jì)生檔案，電子文件一體化管理的新模式，建立起新型計(jì)生檔案工作機(jī)制，以盡快適應(yīng)計(jì)生工作面臨的新形勢和計(jì)生工作信息量的需求。

要保證基層計(jì)劃生育檔案的準(zhǔn)確無誤，首先要抓好最基層工作人員的工作素質(zhì)，要采取多種形式，廣泛開展檔案管理法規(guī)的學(xué)習(xí)教育，強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，從計(jì)劃生育檔案的收集、上報(bào)、整理、入檔、存檔都要做到統(tǒng)一要求，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，操作規(guī)范，準(zhǔn)確及時。同時，還要建立聯(lián)絡(luò)服務(wù)制度，暢通反饋渠道，特別是鎮(zhèn)村級計(jì)生檔案管理人員要定期與計(jì)生服務(wù)對象溝通，以取得準(zhǔn)確的第一手計(jì)生狀況資料，確保月報(bào)之前統(tǒng)計(jì)好，做到上報(bào)及時，統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確。通過這些方式創(chuàng)出一條適應(yīng)計(jì)生系統(tǒng)穩(wěn)定計(jì)劃生育水平，提高計(jì)劃生育工作管理調(diào)控、科研、服務(wù)等發(fā)展的新路子，以利于檔案行政管理和保管利用的有效發(fā)揮，進(jìn)一步提高計(jì)生工作效益和質(zhì)量，只有這樣計(jì)劃生育檔案才能完整安全。

三、樹立法制意識，強(qiáng)化信息化檔案管理

計(jì)劃生育檔案工作要實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、法律化、制度化，就必須依法管理計(jì)生檔案，不斷加強(qiáng)計(jì)生檔案工作的法制建設(shè)。要加強(qiáng)法律法規(guī)的宜傳，不斷提高。計(jì)生部門領(lǐng)導(dǎo)和員工的依法制檔意識，在計(jì)生系統(tǒng)內(nèi)部形成依法管理檔案和使用檔案的良好氛圍。根據(jù)計(jì)生工作自身的實(shí)際情況，進(jìn)一步完善計(jì)生檔案管理規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)，使計(jì)生檔案工作進(jìn)入法制化管理軌道，推動計(jì)生檔案工作進(jìn)一步發(fā)展。檔案管理人員必須具有高度的責(zé)任感，把人口以計(jì)生工作中形成的各門類各載體的文件資料確定為檔案收集、整理的主要內(nèi)容。以豐富檔案資料，更好的體現(xiàn)檔案的價值。完善檔案的保管、借閱、保密、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等規(guī)章制度，確保檔案管理的規(guī)范化、制度化。努力提高信息化管理水平，以適應(yīng)辦公自動化形式的需要，積極推進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，著力實(shí)現(xiàn)檔案管理、保管和利用的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。基層計(jì)劃生育部門可依托現(xiàn)有的信息網(wǎng)絡(luò)，努力推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)程化。爭取能在網(wǎng)上為領(lǐng)導(dǎo)和群眾提供信息和方便查檔服務(wù)，真正體現(xiàn)與人為本的有效舉措。

總而言之，計(jì)劃生育檔案的管理工作，要促進(jìn)生育政策與經(jīng)濟(jì)社會政策配套銜接、鼓勵按政策生育為導(dǎo)向，進(jìn)一步加大改革創(chuàng)新力度，為不斷完善實(shí)施全面兩孩政策的配套政策和服務(wù)保障措施服務(wù)，促進(jìn)計(jì)劃生育檔案管理工作向法制化、規(guī)范化、制度化發(fā)展。

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