新形勢下事業單位人事檔案管理工作的思考

摘 要：伴隨著我國社會主義市場經濟的快速發展和社會改革程度的不斷提高，事業單位也處在分類推進改革的浪潮中，在這種不同于以往發展時期的新形勢下，事業單位人事檔案管理工作面臨著較大的調整、改革和更高的要求。然而，從實踐來看，在事業單位改革的新形勢下人事檔案管理工作遇到了很多方面的問題，因此我們要分析和思考產生問題的原因，并從根本上解決問題，使事業單位人事管理各項制度和措施能有效落實到位，以便切實有效地促進事業單位在新形勢下提升工作效率和實現良性發展，推動我國國民經濟和社會發展。

關鍵詞：新形勢;事業單位;人事檔案管理工作;思考

1 引言

近年來，我國經濟正處于轉型階段，社會各方面在不斷地謀求轉型升級，事業單位改革也在逐步深化，在這種新形勢下，事業單位人事管理工作也成為當前改革過程中的一項重要任務，它涉及人事關系的變動，影響到了人事檔案管理工作，故而人事檔案管理工作也需要積極的調整，以適應事業單位改革的需要。面對事業單位的分類改革，人事檔案管理必須在收集、鑒定、整理、保管和利用上做出進一步的調整，以便適應單位各項人事工作和人才管理的需要，使事業單位的人事管理效率得到進一步提升，保證單位的正常管理。

2 新形勢下事業單位人事檔案管理工作的重要性

人事檔案是在人事部門管理活動中所形成的，用于記錄個人的基本家庭情況、學習培訓情況、工作表現、考核以及職務晉升任免等情況的重要載體，是事業單位開展選人用人、人事調動、薪資調整、考核獎懲和培訓選拔等工作的重要參考依據，故而他對事業單位的可持續發展的重要性不言而喻。人事檔案管理工作是人事管理的基礎所在，具有一定機密性，也是一項對專業性要求比較高的管理工作，只有確保做好人事檔案管理工作，才能發揮人事檔案這個人才信息的載體作用，為領導和決策層提供科學合理的決策依據，以便對單位中所擁有的人力資源進行合理的選擇和調整，更為有效的進行人崗匹配，使人力資源的配置更加合理化，從而改善事業單位的人力資源結構;同時，根據單位的業務和發展方向，通過干部人事檔案對單位人員的綜合素質進行分析，進而采取有針對性的培訓，才能發揮人員的主觀能動性，使事業單位的整體工作效率得到全面提升和各項業務工作能更好開展;另外，做好人事檔案管理工作，才能為人才評價提供依據，為人才任用提供必要信息，為單位推行和實施發展戰略提供保

障[1]，更好地促進單位發展。

3 目前事業單位人事檔案管理存在的主要問題及問題產生的原因

目前，事業單位處在改革時期，在各項管理工作中，人事檔案管理是基礎性工作，但在這一時期人事檔案管理工作中的各種問題卻加速暴露了出來。

1）對檔案管理的認識不足和重視程度不夠。長期以來，領導對人事檔案的認識存在局限性，僅認識到人事檔案只限于記錄人員的各類信息，只是簡單的收集、存放，工作既簡單又容易，并且認為人事檔案對單位的發展起不到實質性的幫助，缺乏對檔案重要性和必要性的關注，往往更多的重視單位的業務工作，因而經常忽視了人事檔案的管理，也導致基本設施配套不到位，保管條件相對落后等問題。

2）事業單位人事檔案管理規章制度不夠健全完善，無法為管理者和工作人員提供切實有效的參考依據，導致收集歸檔執行不嚴，檔案材料缺乏規范化、制度化管理，存在嚴重的滯后性和形式化現象。

3）檔案管理人員的綜合素質不夠高。事業單位人事檔案管理工作是一項比較系統復雜的工作，然而事業單位（特別是人員編制較小的單位）檔案管理人員往往身兼數職或人員崗位變動較大、綜合素質不高，因此未能根據實際工作需要及時增加人事檔案材料以保證材料的及時性和完整性，也導致了對檔案材料的收集、歸檔、整理、裝訂等業務不熟悉，影響人事檔案管理工作水平的提高。

4）人事檔案管理的信息化水平不夠高。目前，計算機網絡技術在各行各業得到了廣泛的應該，但在具體的人事檔案管理工作中，沒有真正意義上把人事檔案管理和現代化的信息技術有效融合，并沒有改變檔案管理手工操作的現象;另外，因對人事檔案信息管理系統的安全性和全面性存在質疑，大多數事業單位只是簡單將個人信息和檔案的目錄存在電腦便于查閱，導致管理工作效率等大打折扣。

4 新形勢下加強事業單位人事檔案管理工作的建議

1）加強宣傳，提高對人事檔案管理工作的認識和重視程度。首先，加強檔案相關政策知識的宣傳，以確保事業單位從領導到管理人員及職工自上而下地對人事檔案管理工作有個全新認識，并將人事檔案管理工作納入單位日常行政管理工作中，做好日常人事檔案管理工作的檢查、指導、監督和考核等各項工作;加強重視程度，對人事檔案管理工作加大人員、資金等各方面的支持，不斷加強人事檔案管理部門的技術和基礎設施建設

2）不斷完善人事檔案管理工作制度。人事檔案管理工作所涉及的內容十分繁雜，給管理人員的工作帶來了很大的難度，所以要不斷完善事業單位人事檔案管理工作制度，維護人事檔案的完整性和準確性。首先，要建立健全人事檔案材料的歸檔制度，歸檔材料應確保內容真實、完整齊全、文字清楚、手續完備;歸檔材料應確保分類準確、目錄清楚、裝訂整齊;歸檔材料應確保體現個人專業水平、繼續教育、學歷證書及各級資格證書等材料收集齊全;歸檔材料應確保將個人工作情況、工作業績和獎懲情況收入檔案，為選拔任用提供必要的依據和內容。其次，建立切實可行的借閱和查閱工作制度，嚴格按照規定辦理借閱和查閱審批手續和程序。檔案應避免外界，必須外借時要由主管領導批準，履行手續，限期歸還，查閱檔案，必須嚴格執行相關保密規定，檔案管理人員要做到全程陪同、嚴禁涂改和撤換檔案材料[2]。最后，貫徹落實獎懲責任制度，不定期的對管理工作者的實際工作進行嚴格審查，包括檔案管理登記情況、是否丟失和擅自修改等。

3）有效提升人事檔案管理者的職業技能和綜合素質。人事檔案管理人員是管理工作的主要力量，故首先在人員配備上應有專職檔案管理工作人員，端正其工作態度，使其積極有效的開展人事檔案管理工作，保證人事檔案的及時性和完整性。

4）加強事業單位人事檔案的信息化管理。在這個信息化大數據時代，檔案管理人員要利用計算機網絡來實現檔案的收集、管理、利用上的改革。首先，在人事檔案管理各項工作的推進過程中，要充分利用計算機和信息化技術，利用檔案管理系統輸入、輸出、更新檔案信息，實現管理方法上的改革。其次，在信息網絡技術的作用下，進一步創新人事檔案管理模式，通過掌握相應的資料整理和處理技術，將紙質檔案上的文字變為計算機上的各種數據，實現紙質材料和網絡材料的并存，以實現檔案資源的社會共享，提高事業單位人事檔案的管理和利用效率，也更有效的提升檔案管理的工作效率和質量。

5 結語

總而言之，事業單位改革涉及人事關系變動、人員流動、人事檔案管理等各方面，新形勢下檔案管理部門要注重檔案的記錄和管理，擴大和豐富人事檔案的內涵，及時補充和更新檔案信息，并在保證檔案安全性的條件下，通過大數據網絡實現人事檔案共享;這些新形勢下事業單位人事檔案管理工作的更高要求和標準雖然使人事檔案管理工作在推進過程中出現一系列的問題，但經過不斷的改革，一定能夠使人事檔案管理工作實現良性發展，發揮人事檔案的參考價值和利用價值，為事業單位發展和國民經濟作出應有的貢獻。

參考文獻

[1]黃磊.論事業單位人事檔案管理的重要性[J].人力資源管理，2018（12）.

[2]李連梅.事業單位人事檔案管理工作的幾點體會[J].檔案天地，2012（08）：59.

作者簡介

肖麗華（1986-），女，漢族，廣西壯族自治區，本科，廣西壯族自治區畜禽品種改良站，研究方向：檔案管理。