提升文書檔案管理水平的策略分析

任麗

摘 要：作為記載企事業(yè)單位發(fā)展歷程及各項(xiàng)活動(dòng)的材料，文書檔案兼具史料價(jià)值、實(shí)用價(jià)值及決策參考價(jià)值，內(nèi)容豐富且形式多樣。本文主要通過(guò)分析企事業(yè)單位在文書檔案管理中的普遍現(xiàn)狀，針對(duì)不足查找原因，提出提升文書檔案管理水平的策略。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理;現(xiàn)狀;提升策略

文書檔案管理工作是一項(xiàng)具備高度綜合性特點(diǎn)的活動(dòng)，其主要是指將不同類型的信息包括黨務(wù)、財(cái)務(wù)、人事等進(jìn)行收集、整理并建立相應(yīng)檔案，以此為決策活動(dòng)提供依據(jù)，切實(shí)增強(qiáng)企事業(yè)單位決策科學(xué)性，保障企事業(yè)單位高效運(yùn)轉(zhuǎn)[1]。提升文書檔案管理工作水平，推動(dòng)其標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，對(duì)于增強(qiáng)企事業(yè)單位可持續(xù)性發(fā)展而言，意義重大。

1 當(dāng)前企事業(yè)單位文書檔案管理工作的普遍現(xiàn)狀

1.1 未能給予文書檔案管理工作應(yīng)有的重視

當(dāng)前，由于許多企事業(yè)單位管理層未能充分認(rèn)識(shí)文書檔案管理在公司整體管理工作中的重要地位，導(dǎo)致其未能給予應(yīng)有重視，更不必提促進(jìn)其水平提升[2]。許多企事業(yè)單位對(duì)于文書檔案只有簡(jiǎn)單收集和保管要求，認(rèn)為文書檔案管理工作只是一般的事務(wù)性工作，只要單位有人管理，需要的時(shí)候能夠查詢就可以了，并未要求檔案管理人員對(duì)其展開科學(xué)管理，導(dǎo)致檔案管理人員對(duì)于文書檔案管理的重視程度亦隨之下降，這也成為造成許多企事業(yè)單位文書檔案管理水平不高的重要原因之一。

1.2 缺乏健全文書檔案管理工作制度

健全的制度是文書檔案管理工作有序開展的有力保障[3]。然而，當(dāng)前許多企事業(yè)單位都未能形成完善的文書檔案管理工作制度，導(dǎo)致其文書檔案管理處于無(wú)序狀態(tài)，受工作人員主觀性與隨意性影響較大，效率低和規(guī)范程度較差。制度不健全也導(dǎo)致企事業(yè)單位在文書檔案管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)檔案編號(hào)混亂、檔案目錄缺失、檔案分類混亂等問題。

1.3 文書檔案管理手段相對(duì)較為落后

信息時(shí)代，文書檔案的類型與載體日益豐富，除傳統(tǒng)文字類檔案外，還出現(xiàn)了電子文檔、圖像等類型的文書檔案材料。然而，當(dāng)前許多企事業(yè)單位并未與時(shí)俱進(jìn)更新文書檔案管理手段，而是仍然沿襲傳統(tǒng)文書檔案管理方式和紙質(zhì)文書檔案管理思路，導(dǎo)致他們無(wú)法對(duì)電子檔案進(jìn)行有效管理，文書檔案材料歸檔、信息更新、文書檔案調(diào)用等工作也因此而無(wú)法順利有效開展。

1.4 文書檔案管理人員專業(yè)能力偏低

當(dāng)前，許多企事業(yè)單位采取從其他部門調(diào)任人員進(jìn)行文書檔案管理的做法，其中還有一些屬于兼職人員。這種做法造成文書檔案管理隊(duì)伍專業(yè)能力偏低，嚴(yán)重阻礙文書檔案管理水平提升：一方面，兼職人員無(wú)法專注于文書檔案管理工作，導(dǎo)致文書檔案管理工作滯后性較明顯;另一方面，調(diào)任人員往往缺乏檔案管理專業(yè)背景、專業(yè)培訓(xùn)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，既無(wú)法有效地完成各項(xiàng)文書檔案管理工作處理，又不能正確及時(shí)地應(yīng)對(duì)文書檔案管理工作中各項(xiàng)不確定性因素。

2 提升文書檔案管理水平的策略

2.1 加大重視力度，提高文書檔案管理人員思想認(rèn)識(shí)

企事業(yè)單位提升文書檔案管理工作水平，首先必須在思想層面加大文書檔案管理工作的重視力度，充分認(rèn)識(shí)文書檔案對(duì)于公司自身發(fā)展的重要價(jià)值，及時(shí)更新文書檔案管理觀念，改變只要求對(duì)文書檔案進(jìn)行收集和保管的簡(jiǎn)單做法。單位管理層提高自身思想認(rèn)識(shí)的同時(shí)，通過(guò)加強(qiáng)對(duì)文書檔案工作人員在思想、工作等方面的了解、關(guān)心和支持，提高他們對(duì)文書檔案管理的思想認(rèn)識(shí)和積極性，促使他們形成對(duì)于文書檔案管理的全面認(rèn)知，掌握文書檔案管理的綜合性特征，將管理與保管清晰地區(qū)分開來(lái)，相應(yīng)地增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，從而保證文書檔案管理工作順利展開。

2.2 完善管理制度，加快文書檔案管理規(guī)范化進(jìn)程

企事業(yè)單位重視文書檔案管理制度建立健全工作，以完善的管理制度為文書檔案規(guī)范化、有序化管理提供有力保障[4]。企事業(yè)單位應(yīng)對(duì)自身實(shí)際情況進(jìn)行全方位了解，結(jié)合相關(guān)信息與文書檔案法律法規(guī)，借鑒在文書檔案管理方面卓有成效的其他單位的管理經(jīng)驗(yàn)與現(xiàn)有制度，靈活制定符合自身文書檔案管理需求的管理制度，以此確保文書檔案管理的有效性。企事業(yè)單位應(yīng)以制度的形式明確文書檔案的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范化流程，比如文書檔案材料真實(shí)性判斷標(biāo)準(zhǔn)、分類整理標(biāo)準(zhǔn)、編號(hào)和組卷規(guī)則等，并確保文書檔案管理人員嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和流程展開管理工作，切實(shí)增強(qiáng)文書檔案管理工作的規(guī)范性，減少主觀隨意性對(duì)文書檔案管理水平提升的影響。與此同時(shí)，企事業(yè)單位應(yīng)重視同步建立與文書檔案管理制度相配套的工作人員績(jī)效考核機(jī)制，獎(jiǎng)懲分明，力求將工作人員積極性充分調(diào)動(dòng)起來(lái)。

2.3 增強(qiáng)人員素質(zhì)，內(nèi)部培訓(xùn)與外部引進(jìn)有機(jī)結(jié)合

文書檔案管理人員是進(jìn)行文書檔案管理的主體，唯有切實(shí)提高他們的綜合素質(zhì)與管理能力，才能真正提升文書檔案管理水平。為此，加強(qiáng)檔案工作人員思想認(rèn)識(shí)并結(jié)合績(jī)效考核機(jī)制提高其責(zé)任意識(shí)及主動(dòng)性之外，企事業(yè)單位還應(yīng)將內(nèi)部培訓(xùn)與外部引進(jìn)兩項(xiàng)措施結(jié)合起來(lái)，切實(shí)提高自身文書檔案管理隊(duì)伍整體水平。一方面，企事業(yè)單位應(yīng)面向現(xiàn)有文書檔案管理人員開展培訓(xùn)工作，幫助他們掌握先進(jìn)的文書檔案管理理念與方法，增進(jìn)他們對(duì)于文書檔案管理工作的理解和認(rèn)識(shí);另一方面，企事業(yè)單位應(yīng)大力通過(guò)人才招聘引進(jìn)具備文書檔案管理相關(guān)專業(yè)背景的專業(yè)人才，為文書檔案管理隊(duì)伍注入新鮮活力。企事業(yè)單位應(yīng)促進(jìn)新招聘人才與原有文書檔案管理人員展開積極的溝通與交流，提高文書檔案管理部門凝聚力。

2.4提高信息化水平，切實(shí)強(qiáng)化文書檔案管理能力

信息時(shí)代，企事業(yè)單位應(yīng)主動(dòng)在文書檔案管理工作中引入信息技術(shù)，提高文書檔案管理信息化水平，增強(qiáng)工作人員信息素養(yǎng)及計(jì)算機(jī)操作使用能力，促使他們轉(zhuǎn)變文書檔案管理思路，主動(dòng)適應(yīng)文書檔案信息化管理趨勢(shì)[5]。比如，企事業(yè)單位可以應(yīng)用信息技術(shù)，建立文書檔案電子檢索系統(tǒng)，進(jìn)一步提高文書檔案檢索、調(diào)用及材料更新速度;也可以應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)建立相應(yīng)數(shù)據(jù)模型，對(duì)檔案信息進(jìn)行分析，有效判斷檔案材料信息真實(shí)性;可以利用云儲(chǔ)存技術(shù)將文書檔案進(jìn)行安全備份，有效防止文書檔案信息丟失。

3 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，基于文書檔案所具備的史料、實(shí)用及決策參考價(jià)值，企事業(yè)單位應(yīng)正視當(dāng)前存在于文書檔案管理工作中重視力度不足、制度不完善、管理手段落后及管理人員專業(yè)能力偏低等問題，通過(guò)加大重視力度、提高思想認(rèn)識(shí)、健全管理制度、及時(shí)更新管理理念、開展內(nèi)部培訓(xùn)和外部人才招聘引進(jìn)工作等策略和舉措，增強(qiáng)文書檔案管理工作的科學(xué)性、規(guī)范性與有效性，使文書檔案管理工作與時(shí)代發(fā)展同步，切實(shí)提升文書檔案管理工作水平。

參考文獻(xiàn)

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