檔案管理與實際運用分析

葉雪連

摘 要：檔案管理工作一直都是我國基層企事業單位管理的重點核心工作，高效率的檔案管理質量和管理水平對人員的流動、職稱考評有著突出的作用。當前正處于電子信息技術飛速發展的關鍵階段，在該階段內運用先進的信息化技術對檔案進行管理不僅可以充分提高單位檔案管理的效率，同時對企事業單位的檔案管理模式以及管理水平改革有著顯著的作用，鑒于此，本文主要圍繞當前檔案管理工作中存在的一些顯著問題提出建議和意見。

關鍵詞：企事業單位;信息化建設;檔案管理

當前，正處于我國企事業單位改革的關鍵階段，為了進一步推動我國企事業單位改革，一定要對檔案管理體制和手段加以革新。與傳統的檔案管理技術相比，傳統的檔案管理技術存在效率低、耗時長等問題，不利于企事業單位檔案管理工作的整體開展。鑒于此，一定要針對當前環境下檔案管理過程中突出存在的一些問題提出行之有效的管理策略，不斷提高企事業單位的檔案管理水平。

1 檔案管理概念界定

狹義上的檔案管理就是對檔案室或者檔案館內的信息、文檔以及各類資料進行管理。 廣義上的檔案管理工作，是一門主要為社會和大眾提供資料儲存服務的工作，帶有一定綜合性和服務性。但是檔案管理并不是對物質財富進行保管，在其管理過程中也不會產生任何物質財富，綜合來看，檔案管理工作是一項基層服務性質的工作。

2 當前環境下檔案管理工作在實際運用的優勢

2.1 利用信息技術，可實現檔案資料的永久性保存

過去，我國的很多檔案館都采用較為傳統的檔案管理模式，在采用傳統模式進行檔案管理的過程中，由于很多檔案都是紙質的，極容易受到溫度、濕度等外部環境的影響，對整體的檔案管理工作帶來了一定的困難。電子信息技術水平和種類的增多為改革傳統檔案管理工作提供了契機，可以借助電子信息技術和科技手段開展檔案管理工作。

利用信息化技術手段可以將紙質檔案制作成電子化檔案并儲存在電腦系統之中。即便紙質檔案遺漏或者丟失，也不會產生較大的影響。同時，借助電子信息技術還可以對檔案資料進行實時備份，從而實現對檔案資料的長期存儲。

2.2 有助于整體提高檔案管理工作的效率

結合傳統檔案管理工作中存在的一些突出問題可知，傳統的檔案管理模式存在效率低下、耗費時間較長等問題，不利于檔案管理工作的有效展開。

隨著信息技術的不斷發展，可以利用電子信息技術進行檔案管理工作，管理人員只需要登錄專門的電子信息檔案管理系統即可迅速查詢到相關的檔案信息，一方面可以提升檔案管理人員的工作質量，另一方面也可以大幅降低人工管理模式的錯誤率。

2.3 有助于優化檔案管理的模式

傳統的檔案管理模式主要通過大量的人力資源進行管理，依靠人力管理雖然有一定的好處，但是也會產生很多問題。但是利用電子信息技術進行檔案管理工作不同，在電子信息進行檔案管理的過程中，主要依托其強大的云存儲和云計算能力對各類檔案資料進行管理，如果管理人員需要進行檔案調取，只需要在檔案管理系統中輸入相關的檔案編號即可。和傳統的管理模式對比，借助這類管理模式，不僅可以大幅提高檔案調取速度，同時也不易出錯。

3 當前環境下檔案管理工作的有效運用

3.1 通過引入先進的科學技術，提升檔案管理工作效率

為了進一步提高事業單位檔案管理質量，無論是檔案管理單位的領導還是相關的工作人員，都要掌握一定的信息技術知識。只有認識到了信息技術在當前檔案管理工作中的重要性，才能最大限度發揮檔案管理工作的價值。

例如首先可以結合實際的檔案管理情況建設專屬于檔案館的檔案網上查閱系統。其次，檔案管理單位還要及時改革傳統的檔案管理模式，為了進一步提高檔案管理質量，檔案管理單位可以借助信息化平臺開展檔案調取、查詢、保存等工作。此外，檔案館還要做好檔案的備份工作，當前，檔案丟失現象嚴重，可以利用電子檔案和紙質檔案交替使用的方式提高檔案管理質量。

3.2 不斷完善檔案管理工作制度

除了借助一些先進的技術提高檔案管理質量之外，檔案管理單位有必要對當前的檔案管理模式進行改革和完善。

例如要逐步拓寬檔案管理工作的建設規范平臺，實現檔案集中管理，減少遺失檔案風險，實現檔案的規范化和開發利用。此外，還要對招聘的人員進行系統化和專業化的培訓，在人員入職的前一個月，除了向其安排一些必要的綜合性服務工作之外，還要向其講述檔案調取的步驟以及網絡系統的使用和操作技巧。最后，檔案管理單位還要制定嚴格的檔案管理設備維修和養護制度，安排專人對管理設備定期檢修和養護，從而延長電子管理設備的使用壽命，保障檔案的安全。

3.3 提高檔案管理人員的綜合素質

除了完善檔案管理制度之外，為了進一步推進我國檔案信息化建設，各檔案管理結構還要充分認識到人力作用在當前檔案管理工作的重要性。隨著檔案管理工作逐漸趨于信息化和科技化發展，檔案管理人員的職能范圍也有所拓寬。檔案管理人員除了要具備良好的管理經驗之外，同時也要具備一定的網絡化管理技能。

鑒于此，各檔案管理單位要做好所招聘管理人員的技能培訓和技術考核工作，首先，檔案館要加強對原崗位管理工作人員的培訓，尤其是在引入了新型的電子檔案管理系統之后，檔案管理單位需要及時對原崗位工作人員的開展培訓，培訓內容包括系統權限操作、編碼核對以及檔案的調閱和查詢等等。并將工作人員的考核成績納入績效成績之中。其次，為了豐富檔案管理人員的知識界面，檔案管理單位要及向其他檔案管理單位進行學習，學習其一些優秀的管理手段和管理方案。最后，為了進一步提高檔案管理人員的綜合素質和個人能力，檔案管理單位除了開展日常的培訓工作之外，還要采用實戰演練等方式向管理人員傳播一些消防知識、電腦系統維修知識等內容。經過一段時間的訓練，相信可以大幅提高檔案館管理人員的綜合工作能力和管理水平。

4 總結

綜上所述，檔案管理工作不僅關乎到每一個人，同時也屬于我國企業事業單位管理工作的重要組成部分，當前正處于信息技術飛速發展的關鍵時期，在該時期內，檔案管理工作不能固步自封，與傳統的檔案管理模式相比，需要借助多樣化的管理手段和新型技術來整體提高管理人員的工作水平和工作質量，從而促進檔案管理模式由傳統化趨于智能化、現代化以及科技化發展，實現檔案管理工作的可持續發展。

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