如何促進學校綜合檔案室規范管理

摘 要：促進學校綜合檔案室的規范管理，將會成為新時期各級學校重要的工作內容之一。本文闡述了當代學校標準化綜合檔案室的建設要求，結合當前管理存在的問題，認為提高全校師生對檔案室規范管理重要性的認知、定期對管理人員開展培訓工作、充分開發與利用檔案資源等方式能夠切實增強綜合檔案室的管理水平。

關鍵詞：學校綜合檔案室;規范管理;資源開發

學校綜合檔案室，是儲存眾多珍貴檔案資料的重要場所，涉及的內容包括師生信息、學術文獻、科研規劃材料等內容，一旦發生意外，后果將會是災難性的。總體來看，雖然各級學校的整體發展速度取得了令人滿意的結果，但在綜合檔案室規范管理方面仍然存在較大的提升空間。

1 當代學校標準化綜合檔案室的建設要求

近年來，各級學校為實現智能化建設投入了大量人力、物力，各類設施和機構均達到了理想的狀態。相比之下，檔案室的“待遇”長期停滯不前，學校管理者和廣大師生對其的認知依然停留在過去。而在當代教育理念下，校內的標準化綜合檔案室建設應該符合如下要求：第一，實現傳統檔案室與數字化檔案室的有機結合。既要保留傳統檔案室中檔案柜、目錄柜、閱檔桌椅等設施，又要引入信息、數字、通信、網絡、虛擬等技術，如計算機設備、通信網絡等必不可少，同時，還需使二者充分發揮各自的優勢，滿足不同的需求。第二，實現收藏內容的有機結合。檔案室與圖書館不同，許多特定的檔案資料具備特殊的證明功能及法律效用，因此無法同書籍一樣，通過錄入的形式轉化為電子版。基于此，標準化綜合檔案室應該既有存放傳統檔案的區域，又可以采用新的檔案收藏技術，運用智能化數字技術，收集、存儲新的檔案。第三，實現人員的有機結合。即標準化綜合檔案室的管理人員，除了對檔案存儲、日常管理如數家珍之外，還必須掌握最新的計算機電子檔案維護管理技術，從而高質量地完成檔案室管理工作。

2 當前學校綜合檔案室管理存在的問題

當前部分學校綜合檔案室管理存在如下問題：第一，缺乏對檔案室規范管理重要性的認知。在很多人看來，檔案管理工作僅僅是資料的入庫、保管、出庫，工作強度低且缺乏技術含量，是一項“人人均可勝任”的工作，導致管理人員綜合素質普遍較低。第二，很多檔案長時間“只進不出”，檔案的種類較為繁瑣，如人事檔案、資料檔案等。在每年的畢業季和開學季，學生更迭數量較多，一些失去效用的檔案沒有得到及時處理，長時間處于“塵封狀態”，不僅占據大量空間，且隨著時間的積累，會發生一定程度的損壞（紙質檔案：紙張變黃、字跡模糊;電子檔案：存儲芯片磨損、數據丟失等）。第三，檔案入庫、出庫缺乏規范制度，擁有何種級別的授權方可存入、調取檔案缺乏明確規定。

3 促進學校綜合檔案室規范管理的有效方式

3.1 提高全校師生對檔案室規范管理重要性的認知

促進學校綜合檔案室規范管理，必須提高全校師生對檔案室規范管理重要性的認知。首先，組織廣大師生和各級管理人員，統一思想：綜合檔案室負責保存學校的全部檔案資料。既然是檔案，重要程度不言而喻。在日常工作、生活中不可或缺，一旦出現損壞或者失竊等情況，無論對個人還是學校整體，均會造成極為嚴重的損失，因此需要采用嚴格的制度規范綜合檔案室管理工作。其次，該制度面向廣大師生及全體工作人員，全面施行之后，必須一視同仁，所有希望存入或調取相關檔案的人員必須取得相應的授權，不允許任何人以任何理由私自調取。如果在無授權的情況下，以“特事特辦、稍后補上、一會兒打電話”等為借口，檔案管理人員應該如實記錄并上報。再次，當代標準化綜合檔案室，傳統的紙質檔案與現代電子化檔案數量較多，只有管理人員才能準確找到相關資料的存放位置，一些年代久遠的檔案，其內容很可能已經模糊不清，如果有人擅自進入，一旦出現檔案丟失或損壞等情況，該人員需要承擔責任。最后，檔案管理是現代學校工作內容的重要組成部分，提高綜合檔案室管理質量，在很大程度上彰顯學校的綜合管理能力，同時還可以培養學生形成“按照規則辦事”、“遵守公共秩序”的道德品格，從而對學生產生深遠影響[1]。

3.2 以人為本，定期對管理人員開展培訓工作

不斷提高綜合檔案室規范管理工作質量，應該在“以人為本”思想指導下，定期對管理人員開展培訓工作。首先，對于年齡較大的管理人員，應該交與其一項重要的工作——將傳統紙質檔案的存放位置生成目錄，務必保證精確程度，使新加入的管理人員能夠“按圖索驥”，根據需要在短時間內即可找到目標檔案。對于部分年齡大但卻具備繼續學習、工作意愿的管理人員，可以將之編入培訓小組，隨年輕人一起進行下一步的培訓工作。其次，現代檔案管理工作注重信息化，除了運用計算機、互聯網等設備和技術將文字檔案轉化為電子版之外，還必須掌握相應的電子設備維護技術。比如智能化電子檔案管理系統，除了檔案室，校內的圖書館管理系統與中高層管理人員均可在遠端與之相連，因此管理人員應該具備一定的互聯網異常信號監測能力，發現疑似信號時，可以迅速啟動防護機制，并對該信號做出警告、驅逐、滅殺處理，從而有效保護檔案管理系統的安全。最后，培訓工作需要定期開展，只有不斷提高管理人員的綜合能力，才能使檔案管理工作長期處于高水平。

3.3 創新服務形式，充分開發與利用檔案資源

實現綜合檔案室的高質量管理之后，還應該創新服務形式，充分開發與利用檔案管理資源，從另一個角度加以促進。第一，推進檔案信息化建設，是實現檔案管理現代化的客觀要求，也是提高檔案服務水平的必由之路。該“信息化建設”，并不是狹義的紙質檔案電子化，而是通過信息化手段，運用線上操作方式，完成檔案生成的全過程，使其具備法律效益。比如一些畢業生已經走向工作崗位，無法妥善安排返校時間，對于一些檔案的處理工作，如果無法延期，應該聯系相關學生在遠端通過智能設備，對相關資料進行審核及簽名。如何保證此類檔案的真實有效，需要將視頻、筆跡鑒定等技術互相結合，在線上完成操作，在條件允許的情況下，還可以將相關視頻完整錄制，以備不時之需。第二，主動服務，做好檔案的編、研、加工等服務。現代社會提倡服務，即綜合檔案室管理人員，想師生之所想，急師生之所急，在檔案管理過程中，如果發現相對重要的問題，在規定允許的情況下，可以與相關人員取得聯系，將錯誤之處及時修改。此外，一些學校的某些政策、制度變化較為頻繁，如何保證師生的合法權益不受損失，需要檔案管理人員進行充分研究，總結出客觀規律，從而為學校管理者提供完整的解決方案[2]。

4 結語

綜上所述，新時期提高學校綜合檔案室的管理質量，從認知、模式、服務三個方面逐級開展的同時，還應該切實發揮檔案室在學校日常工作中的作用，配合其他部門，將學校營造成符合現代教育理念要求的示范性場所，進而能夠吸引更多優質的社會資源，讓廣大師生身處更加良好的學習、工作環境。

參考文獻

[1]田麗慧.論學校傳統檔案室與數字檔案室的有機融合[J].檔案管理，2019（05）：89-90.

[2]凌佳慧.職業學校檔案室星級建設問題及策略研究[J].辦公室業務，2019（09）：184.

作者簡介

洪梅（1968-），女，漢族，廣西容縣人，本科，助理館員，研究方向：學校綜合檔案室管理。