論電子文件歸檔后的“四性”保證措施

王玉蓉

摘 要：真實性、完整性、可用性和安全性是電子文件歸檔重要的“四性”，對于發揮電子檔案的各種價值具有重要意義。但是在電子文件歸檔過程中，容易發生數據截獲或篡改等問題，“四性”無法得到保障，這就說明電子文件歸檔后的“四性”保證措施顯得更加重要。

關鍵詞：電子文件;電子檔案;“四性”;電子簽章

1 “四性”的重要性

1.1 “四性”的概念

電子檔案的“四性”是指真實性、完整性、可用性和安全性，根據《文書類電子檔案檢測一般要求（征求意見稿）》中的定義，真實性指電子檔案的內容必須要是真實的與原始材料沒有任何的不同;完整性指電子檔案的內容和信息沒有遭受改動與丟棄的性質;可用性指電子檔案可以被使用、被檢索;安全性指電子檔案的管理過程沒有遭到人為的改動或者非法侵入的性質。真實性不僅能詳細的反映各個社會活動的原始性，而且也關聯了檔案的行政有效性。完整性保障了檔案的憑證價值;可用性是電子檔案存在和具有保存價值的基礎，如果電子檔案不能方便工作人員隨時使用，就失去了它的保持價值;安全性是真實性、完整性和可用性的基礎，是維護電子檔案憑證價值、法律效力的保障。

1.2 保障“四性”是電子文件歸檔管理的目標

電子文件歸檔的工作過程有電子文件的搜集、管理、鑒定、轉交等，需要嚴格按照電子檔案的保管要求整理、分類，在電子文件歸檔化的過程中，安全性是最重要的。

電子文件歸檔工作流程中有一個重要的活動現象，電子文件被交到專門負責檔案的工作人員手中，初始的時候電子文件由制作文件的人去負責它的“四性”，交到檔案館后被接受了，就由檔案館負責了。在這個活動現象中，我們首先要保證網絡信息系統的硬件環境，保證電子文件的質量。其次，在電子文件歸檔工作中，在電子文件的整理、轉移、歸檔過程中，我們還要去保證它的“四性”，這是電子文件歸檔管理的目標。

2 電子文件與電子檔案的區別

2.1 管理主體的不同

電子文件的管理主體可能是一些普通公司也可能是一些機關單位，在處理公務的情況下，在互聯網的推動下，通過電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的不同形式的信息記錄。電子文件在互聯網時代是一個很便捷的方式去傳輸我們所需要的信息，在使用和更改上都很方便，一定程度上提高了我們的工作效率。

電子檔案的管理部門主要包括各單位的檔案部門、信息部門和一些保密部門等，主要涉及對信息文件的保存以及使用過程中的管理，電子檔案的管理仍然依賴于我們的互聯網技術，但是比傳統紙質檔案管理方便的多。電子檔案在實際工作中節省了我們的時間，不僅提高了我們的工作效率，同時還增加了資源共享性。

2.2 保存系統的不同

1）電子文件保存系統。電子文件保存系統是一個便于文件保存、檢索、使用與處理的電子系統，文件在這個系統里被搜集、整理、傳閱。以電子方式保存電子文件是最理想的方式，其一，他可以更加快速的被檢索;其二，可以增加文件的共享性;其三，電子文件的保存方式更有利于人們的活動與轉移。

2）電子檔案保存系統。電子檔案其實就是電子文件歸檔。我們設計出了一個“檔案管理系統”。這樣的系統就像是一個蜘蛛的保護網一樣，自下而上全方位的把信息變成一個有機整體。對電子文件從形成、收集、積累、鑒定、歸檔、歸檔電子文件保管、利用實施全過程管理。

由于國家機關、社會組織或個人為了處理事物而產生的各種文件是檔案的前身，而對于那些日后還需查考、有意識有目的的保存下來的文件就轉化為檔案。紙質文件對存放環境、地點都沒有什么過高的要求，紙質檔案的保存要求肯定更高、更具體。

2.3 “四性”保證措施的不同

1）加密方式不同。電子文件從產生、傳輸到存儲的過程通常都是通過計算機來實現的，為了電子文件在上述過程中更安全，一般只能人為的進行復雜而獨特的編碼加密或信息拆分處理，這樣反而加大了電子文件的系統依賴性。想要保證“四性”，往往經過壓縮編碼、加密等處理，由相應的計算機軟件，將載體上的數字編碼序列讀取出來，轉換成人能識別的形式，如顯示屏或者紙上。

電子文件歸檔過程中的加密方式多樣化，例如電子簽章法。《電子簽名法》的出臺，假如沒有加蓋有法律效益的電子簽名，那么電子文件只能作為瀏覽的信息文本，不能作為具有保存價值的電子檔案，他的“四性”沒有辦法保證。

2）分類管理方式不同。電子文件的命名方式很簡單，一般可按照時間順序或者部門信息、項目編號等簡單命名，注意不要重名就行了。而歸檔后的電子文件，就必須按照國家檔案局頒布的準則進行管理與分類，做好長期保存的準備工作。

3 電子文件歸檔后“四性”的保證措施

3.1 歸檔時可采取的應用技術

1）密碼技術。現代加密算法通常都需要密鑰來完成對信息的加密運算，加密算法的安全性基于用于加密的密鑰而不是算法本身。好的加密算法，即使它的算法過程是公開的，它的安全性也不會得不到保障。目前密碼技術分為對稱性密碼技術和非對稱性。對稱性密碼技術使用的密鑰簡單，密鑰的傳輸與保管比較重要;非對稱性密碼技術密鑰一般是一對的。

2）電子簽章法。電子簽章主要是指通過特制的技術方法來確保文件內容不被篡改，能確保電子文件歸檔過程中的“四性”。電子簽章不僅包括“非對稱性密鑰加密”，也包括一些計算機的輸入輸出口令、人物的筆跡辨別、指紋的識別，以及面部識別等等。蓋上電子簽章，電子檔案改動一個標點，我們都可以識別出來。

3）CA認證。CA中心為每個使用公開密鑰的用戶發放一個數字證書，數字證書就成為一種數字簽名的聲明。它將公鑰值與擁有對應密鑰的個人、設備或服務綁定到一起，它的作用是證明證書中列出的用戶名稱與證書中列出的公開密鑰相對應，在互聯網上可直接進行身份的認證。中心的數字簽名使得攻擊者不能偽造和篡改數字證書，由頒發證書的機構進行數字簽名，并且可以直接被管理，對于用戶和管理者來說都是很方便的。

3.2 歸檔后電子文件的“四性”措施的必要性

當今時代，隨著電子政務的飛速發展，無紙化辦公已經成為一種趨勢，大部分單位已經逐步開展電子文件歸檔工作。由于網上傳輸的電子文件容易被篡改或者偷窺，如何保障電子文件在實際流轉過程中的有效性、真實性、可用性和完整性是擺在我們面前的首要任務。在使用這些措施之前，檔案管理系統中掛接的電子文件全文，沒有被賦予法律效力的電子簽章的簽署，只能作為信息來瀏覽，是不具備檔案保存的價值的。還需要各部門檔案員將電子政務系統的電子文件打印下來，蓋上實體簽章后，再進行歸檔，這極大地增加了檔案管理員的工作量，并沒有真正實現無紙化辦公和電子文件的歸檔。同時，我們也害怕電子文件歸檔過程中無法保證它的“四性”，所以我們勢必需要一些措施來進行保證。

4 總結

電子檔案必須要有可行的措施為其證實自身的可用性、真實性、安全性和完整性，我們要看到簽章背后的意義。另外，由于電子簽章所基于的數字簽名技術，采取了嚴格的安全措施，能夠保障電子簽章與傳統印章的法律功效是一致的，兩者在保證信息處理安全需求上是等價的。因此，從法律意義上來說，電子簽章可以替代傳統的紙質印章，也就是說成熟的數字簽名技術能夠滿足電子文件的不可抵賴性和完整性。

參考文獻

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