檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考(1)

李一鋒

摘 要：隨著我國科學技術的不斷發展，信息時代已經來臨，在各行業領域中信息技術早已滲透其中，這對行業的發展以及我國綜合國力的提升是有很多促進作用的。檔案管理一直是我國各事業單位中較為基礎的工作，同時也不可忽略，為了能夠進一步提升檔案管理工作的效率，檔案信息化建設是非常有必要的，對事業單位的發展也極為有利，而本文則是就檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考為議題展開論述。

關鍵詞：信息化;檔案管理;思考

檔案作為事業單位在發展過程中所保存的歷史信息，是具有一定價值性的，作為單位的檔案管理人員，要高度重視起自身的工作，這樣才能夠為單位檔案信息化建設以及檔案信息的完整性出一份力。

1 檔案信息化建設的重要性分析

事業單位在進行檔案管理的工作中之所以越來越重視檔案信息化建設，主要是為了迎合時代發展的需求，在不斷拓寬相關工作領域的基礎上，能夠提升內部的檔案管理工作效率，對檔案儲存安全性的提升也有一定的促進作用。第一，從檔案信息化建設迎合時代發展的需求這方面來講，隨著我國網絡技術的不斷進步，在一定程度上促進了檔案管理工作的現代化，這樣一來，不但可以讓檔案管理技術變得越來越先進，還可以讓相關工作無需受到多種條件的限制，對提升檔案管理人員的管理質量有一定幫助[1]。第二，檔案信息化建設有利于拓寬相關管理工作的服務領域，對于事業單位的檔案管理人員來講，在相關管理工作中，可以利用更先進的信息技術來進行資源的開發，這可以直接拓寬其服務的方式和渠道，與傳統的管理模式相比，當代檔案信息化建設可以為單位的發展創造更多的價值。第三，事業單位檔案信息將會變得更加安全，要知道，傳統的檔案管理模式基本上以紙質存儲為主，這很容易造成信息的丟失問題，對檔案信息的安全性沒有保障，但是在檔案信息化建設工作中，這些問題將會迎刃而解，通過計算機和網絡技術的結合，檔案信息的儲存會變得更加安全。

2 當前檔案管理信息化建設的現狀

2.1 基礎設施薄弱，數字化發展滯后

事業單位要想做好其內部的檔案信息化建設工作，就需要加強對其內部基礎硬件設施的重視，不論是性能較好的電腦設備，還是局域網、服務器等，都要對其進行完善，同時為了不斷促進日常對檔案信息的維護工作，還需要專門開發與其相關的軟件，可是從當前事業單位的檔案信息管理工作中，相關部門似乎并沒有從根本上重視起有關問題，加上其部門的預算本身就有限，很難滿足檔案信息化建設的實際需求，最終將會造成基礎設施不完善的后果。此外，單位檔案信息化建設過程里是需要數字化技術做支撐的，只有這樣，才可以從根本上提升檔案管理工作的質量，現階段來看，還是有相當一部分事業單位在檔案的管理工作中沒有將數字化技術融入進來，這會對檔案管理方式的革新產生一定的影響，在此基礎上，單位在數據庫的開發建設過程中，也沒有將專業化的數字技術系統引入進來，這對檔案信息化建設工作也會產生一些影響。

2.2 單位缺乏重視度，相關管理人員的素養不足

雖然多數事業單位都展開了檔案信息化建設工作，但是實際上對其重視度嚴重不足，尤其是單位的管理人員，不僅不能夠從思想上認識到有關工作的重要性，還會影響單位基層人員對檔案信息化建設工作的認識，加上單位管理人員陳舊的管理理念，就更加阻礙了檔案信息化建設工作的順利展開。與此同時，單位內部的檔案管理人員不能夠重視起自身的工作，仍舊按部就班的利用傳統的方式來完成檔案管理工作，這對檔案信息化建設工作的推進并無實際意義。最重要的是，相關檔案管理人員自身信息技術能力不足，所以在有關工作中也無法發揮自身的作用和價值，在其思想層面，也只是安于現狀，對工作缺乏激情，這種長期不思進取的狀態對其自身以及單位的發展都會產生一定的阻礙作用。

3 加強檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

3.1 樹立檔案信息化建設觀念

單位內部的檔案管理人員可以說是檔案管理工作的主要群體，只有從根本上引導其樹立正確的檔案信息化觀念才能夠提升相關工作的實效性。在此基礎上，還需要檔案管理人員能夠給掌握一定程度的信息技術，明確其工作目標，創新工作模式，并且能夠減少思想問題，轉變管理理念的同時，還要進行服務渠道的拓展，以此來滿足社會的發展需求，這樣不僅能夠提升自身的工作效率和質量，還可以促進單位的進一步發展。作為單位的管理人員，要學會定時的組織檔案管理部門人員進行學習，務求提升其專業知識水平和能力，這可以推動檔案信息化建設工作的進程，還可以為打造強有力的檔案管理人才隊伍奠定基礎。

3.2 對內部的管理制度進行完善

在進行檔案信息化建設的過程里，單位內部的有關部門要為其制度完善的管理制度，這樣才可以使各人能夠各司其職，在進行管理模式創新的同時，還可以使得數據信息和網絡系統更具安全性，當然，相關管理制度的制定過程里要結合單位的實際發展狀況，明確責任制度的基礎上，還要對激勵制度進行革新，這樣才能夠從根本上提升檔案啊管理人員的工作質量。一方面來講，檔案管理流程要變得更加明確化，相關管理環節要不斷細化，管理人員要積極利用先進的信息技術，以此來推進電子檔案系統建設的進程。另一方面，進一步完善單位內部的安全制度，為了避免更多安全問題的出現，使得檔案數據信息保存的更加完整，要對相關檔案信息進行加密處理和傳輸，同時，還要建立注明的數據庫系統，這對提高相關管理人員的工作質量也非常有幫助。

3.3 加大基礎設施的投入

事業單位要想盡快實現檔案管理工作的現代化，就需要在有關工作中投入更多的人力物力乃至財力，加強對基礎設施的建設工作，這樣才可以為檔案管理人員提供更好的工作環境，例如，要想擴大室藏量，可以適當增加庫房的面積，并且購置一批檔案裝具，最重要的是能夠添置一批性能良好的計算機設備，將一些頗具價值的檔案信息儲存其中，對其進行統一的管理，這有利于檔案信息化建設工作進行的更加順利。同時，為了能夠拓展內部檔案管理的服務工作，可以主動向社會征集一些相對有價值的檔案信息，這樣才可以更好的服務于社會。

3.4 不斷提升檔案管理人員的業務素質

在某層面來講，單位內部檔案管理人員的業務素質對其工作質量的提升是有很大影響的，鑒于此，單位的管理人員要重視起相關工作，以促進檔案管理人員業務素質的提升，從而為單位的發展蓄力。這樣一來，自然對檔案管理人員提出更高的要求，首先，選擇檔案管理人員時要注重其專業能力，畢竟檔案管理人員的主要職責不僅僅是對檔案進行存放，還需要在此基礎上對檔案進行接收、整理甚至對其格式進行修改，如果檔案管理人員不具備一定程度的信息技術水平，是很難完成這幾項工作的。其次，單位要定期對檔案管理人員進行培訓，時代在進步，信息技術也處于不斷發展過程中，因此，檔案管理人員只有不斷的學習才能夠滿足社會的發展需求，從而不被社會以及單位所淘汰，通過培訓課程，可以加強檔案管理人員的知識儲備能力以及專業素養，最后，可以將競爭機制引入進來，這對相關管理人員能力的發揮有很大的促進作用，除此之外，還可以激發檔案管理人員的工作積極性，使其用更飽滿的狀態迎接每天的新工作。

4 總結

總而言之，對于事業單位而言，檔案管理工作本身就是一項較為系統的工作，在新時期背景下，要想不斷推進檔案信息化的建設工作，就需要結合單位的實際發展情況，加大基礎設施投入的同時，對內部的管理制度進行完善，當然，不斷提升檔案管理人員的業務素質也是極為重要的，只有這樣，才可以為檔案管理工作以及事業單位的全面發展提供一定的保障。

參考文獻

[1]劉爽.關于檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].黑龍江科技信息，2017（08）：143.