淺談建設工程合同管理

摘 要：建設工程合同是工程建設的行為指南，是保證建設項目按照既定目標順利實施完成的責任書，由建設過程中各參與方簽訂的保證各方權利與義務關系并具有法律效力的書面協議。在建筑工程行業競爭日益激烈的市場環境下，建設工程合同管理直接關系到企業的自身利益和長遠發展，逐漸受到企業的高度重視。隨著行業的逐步發展，建設工程合同管理存在的系列問題也清晰可見。完善建設工程合同管理體系、采取有效合同管理措施、加深合同管理意識、提高合同管理能力對建設工程管理和企業發展具有重要意義。

關鍵詞：建設工程;合同管理;管理措施

在市場經濟大環境下，建設工程參建各方之間的責、權、利關系主要通過合同方式予以確立，使得合同管理貫穿于工程實施的整個建設周期、涉及到工程實施的方方面面，并為各項工作的指南，對建設工程項目的實施起到整體控制和建設目標保障的核心作用。建設工程合同管理對規范工程管理、提高工程管理效率、提升建設工程質量、加強成本控制、提高企業利潤將起到顯著的促進作用。

1 合同管理內容

建筑工程合同管理是指對項目合同的簽訂、履行、變更、中止、解除等過程予以執行與監督管理，按照合同約定進行建設工程履約、對履行過程中發生的爭議或糾紛進行處理，以確保合同依法訂立和合同義務的全面履行，其后并建立完善的合同檔案管理。合同管理主要目標有三條：一是使工程項目在控制的成本范圍內達到規定質量要求;二是使工程項目在經批準的施工方案和依法合規的施工下滿足工期約定，達到建設方投產運行目標;三是有效保證在項目實施過程中減少爭議，項目各參建主體間行為約束與指導、相互協調并建立友好合作關系，實現各方的預期目標。

1.1合同簽訂

簽訂合同必須遵守國家的建設工程法律法規及地方行政主管部門的有關規定。對外簽訂合同，除法定代表人外，必須是經其授權的法人委托人，法人委托人在授權委托范圍內已法定代表人身份辦理合同簽訂等工作并對本企業負責。簽約人在簽訂合同之前，必須認真了解對方當事人的簽約主體資格，作為承包人必須具備企業法人資格且必須具有履行合同的能力，即必須具有營業執照和由建設行政主管部門核準的資質等級。簽訂合同必須貫徹“自愿、平等、公平、誠實信用”原則。不同于合同訂立形式的多樣化，建設工程合同一律采用書面格式，由國家及相關行政主管部門發布統一合同范本，由合同各方當事人在合同范本基礎上進一步明確特殊要求。

1.2合同履行

合同一經簽訂生效后即對于合同當事人各方均具有法律約束效力。合同當事人應按照合同賦予的權利與義務進行合同履約，若一方出現合同違約行為，則應承擔相應的違約責任。企業合同履約管理的主要要求為：1）明確自身合同義務并嚴格按約定履行合同條款，避免違約行為發生;2）督促與監督合同其他簽約方按合同履行其義務，當合同其他當事人在履約過程中有不符合或嚴重違反合同約定的行為，要予以關注，及時作出反應，同時收集其不符合合同或違約的相關證據，為合同糾紛的處理做好支撐材料的準備。

1.3合同變更

建設工程的周期性長、工程規模大、影響因素多、不可預見性高等特點造成大量的工程實踐中，由于工程建設的條件變化，合同變更幾乎不可避免，而合同條款則是變更的變更根本依據。如果合同當事人不理解合同條款，對其權利與義務掌握不全面，造成未嚴格執行合同條款、履約偏差或違約行為，則將難以保障自身權益并可能承受違約損失、付出高昂代價、造成企業損失。

合同變更一般處理程序如下圖：

合同變更是施工過程合同管理的重中之重，任何工程變更將導致合同價格的調整是影響各方成本與利潤空間的因素之一，因此成為合同各方的管控焦點。于是，當變更事件發生后，準確識別并按照相應程序處理好工程變更，既有利于減少各方不必要的爭議與糾紛，確保項目順利實施與友好合作關系的維護，又有利于合同當事人控制工程成本。

1.4 索賠管理

工程索賠是考驗合同管理水平的一項高標準測試，反應了合同管理人員、項目團隊乃至企業對施工技術與標準、行業先進水平、合同知識、法律法規等多方面知識的掌握與運用水平，是一項的能創造企業效益的經營管理活動。在工程實施條件多變情況下，建設工程索賠十分常見，它是合同各方合理主張其自身權益的手段。索賠事件處理流程如下：

1.4.1索賠意向通知

在索賠事件發生后，有經驗的承包商會立刻抓住索賠機會，迅速啟動索賠流程。索賠目的一般分為工期索賠和費用索賠。承包商應在索賠事件發生后的28天內向工程師遞交索賠意向通知，聲明索賠事件并對此提出的索賠訴求，該意向通知應以合同、建設過程合同各方紀要、簽證等文件為支撐依據，索賠意向通知應做到有理有據。合同當事人應注意索賠具有時效性，如果索賠意向通知超出期限，工程師和業主有權拒絕其索賠。

1.4.2索賠的準備

當索賠事件發生，承包商即應對此索賠事項進行準備，直到正式向工程師和業主提交索賠報告期間，包含很多具體的工作，主要有1）識別索賠事件，即挖掘索賠點。通過對履約過程的了解、分析、判斷，對照合同條款發現索賠機會，在進行了詳細的調查后，全面了解事情前因后果、發展經過，準確掌握事件的發展時間節點與歷程，真實反應事件發生情況。2）索賠事件責任分析，即造成索賠事件的責任方，責任由誰承擔，損失由誰承擔，承包商通常對非其原因造成的索賠事件或明確由業主承擔的事件提出索賠。3）索賠支撐依據與證據搜集，即索賠理由，最主要的索賠依據為合同條款、過程中各方會議紀要、往來文件等書面記錄。承包商應參照合同條款判斷是否滿足索賠條件或工程師和業主履約過程是否違反合同，索賠事件是否有合同或書面依據。4）損失統計，即索賠事件的不利影響分析。通常索賠事件發生后主要造成承包商工期的延誤或成本的增加。損失統計主要是收集、分析、對比索賠事件發生與否對施工進度、工程成本和費用方面的差異分析與影響，據此提出對工期和費用的索賠訴求。5）提出索賠報告，索賠報告是將上述內容整合形成的書面文件，表達了承包商的索賠意向和索賠依據，索賠報告內容完整性與質量是索賠要求能否準確傳達到業主并獲得業主審批同意關鍵。

1.4.3索賠報告遞交

承包人應在發出索賠意向通知書后28天內，正式遞交索賠報告;索賠報告應詳細說明索賠理由以及要求追加的付款金額和延長的工期，并附必要的記錄和證明材料。

若索賠事件具有持續影響的，承包人應按合理時間間隔繼續遞交延續索賠通知，說明持續影響的實際情況和記錄，列出累計的追加付款金額和（或）工期延長天數。

在索賠事件影響結束后28天內，承包人應遞交最終索賠報告，說明最終要求索賠的追加付款金額和延長的工期，并附必要的記錄和證明材料。

1.5 檔案管理

合同檔案管理是提高合同管理水平，保證檔案完整性和保密性，逐步實現公司合同管理工作的規范化、制度化、科學化的管理過程，并能準確地反映公司各項工作完成情況，是企業合同管理的一個重要環節。

合同資料檔案管理，可以保存合同有關所有材料，一旦發生合同爭議與糾紛，可以及時查找檔案記錄的合同資料，依法維護公司的合法權益。在合同資料收集、整理、歸檔過程中，需要對合同資料實時掌握和記錄和分析，若發覺歸檔信息對合同履行有影響，則能夠及時作出調整和處理、保障公司順利履約。

合同履行完畢或合同的權利義務終止后，項目部按檔案管理規定的分類形式、格式標準整理合同檔案，并按檔案管理要求的時間及方式移交檔案部門歸檔。合同檔案一般包括：? 1）合同簽約背景材料，如招標文件、投標文件;2）簽約主體資格文件及資信文件;3）合同審查評審文件;4）合同正本（含附件）;5）授權委托書正本（如有）;6）經簽約各方確認的會議紀要等文件;7）合同變更、解除的相關文件;8）簽約各方的往來電函和協商文件;9）與合同有關的其他文件。

2? 加強合同管理措施

2.1強化合同管理意識

合同管理貫穿于工程項目建設的全過程，也貫穿于企業履約期間，合同管理體現在履約的每一個環節，是整個過程、整個項目團隊和公司層級的管理工作。合同管理要求企業參與合同甚至參建的每一個員工都具備合同管理觀念，通過對合同管理知識的學習，對合同管理概念的強化，達到增強合同履約管理意識的目的。

企業應結合自身經驗，參照不同項目的特點，找到合同管理的共同點和管理的核心與重點，積累經驗和教訓，營造合同管理的重視氛圍，提高企業整體合同管理與履約能力。

2.2建立健全崗位責任制度

對合同管理人員及項目實施團隊實行崗位責任制與項目目標責任制，明確項目目標、個人職責、權限和獎罰標準，積極推進針對合同管理人員和項目管理團隊的“管理對標”機制，增強內部競爭意識，促進一崗多職和專業性與綜合型人才培養，提升合同管理人員、項目管理團隊、企業的管理能力。同時，合理明確的激勵制度和獎懲制度有助于促進人才的快速培養。賞罰分明，對表現優秀和有貢獻、創造效益的合同管理人員和團隊予以適當激勵，對工作倦怠且多次失誤及管理不善的合同管理人員一定的教育、培訓和懲罰。

合理且健全的崗位責任制度、加之適當的激勵或獎懲制度的優化，將全面提升企業員工的積極性、工作熱情和專業水平。

2.3落實責任分解制度

大型企業有明確的合同交底制度，以使合同目標清晰的傳達到每位參加者，將責任進行分解、落實到各執行者，使得部門之間、崗位人員之間明確其工作范圍及責任。在合同管理部門之間，將合同責任落實到個人，使得合同管理任務完整全面的分配到個人，不遺漏任何一項履約要求，做到滴水不漏。

2. 4加強人才培養力度

人才是歷來是競爭力的核心資源，具有豐富的工程經驗、掌握合同相關法律法規、財稅知識的綜合型人才是做好合同履約管理重要保障。綜合型、專業性人才培養不僅限于形式化的培訓，應該具有針對性和進行案例深入分析，強化管理理念和提升綜合運用能力。另外，工程行業是實踐性非常強的專業，要投入工程建設的前線崗位，在工程建設過程中積累一定的實踐經驗，才能真正發揮人才應有的作用和促進人才培養。

企業要以人為本，加強人才培養力度，重視對人才的選拔。優秀的人才不僅具有能獨自發揮自身作用，更能將其責任心和工作能力傳遞到建設團隊中，成為建設團隊和企業的排頭兵與領班人物。

2.5完善合同管理評估制度

企業在進行合同履約管理時要重視評估的重要性。企業建立評估制度的作用在于定期對企業整體合同履行情況進行總體分析評估，尤其對重大合同的具體情況進行全面分析。在分析評估的過程中發現合同履行不足時，應及時采取有效的措施加以彌補。還應當對企業合同進行周期性的管理工作，以便在日后的工作中能隨時找到檔案記錄。

2.6創新和完善合同管理模式

“創新是人類進步永恒的主題”。合同管理人員應不斷從知識、技術、組織、制度、觀念、文化和管理等方面創新，合同管理方法不能墨守成規，要根據環境、政策等的變化不斷地提升、完善，建立具有企業特色的合同管理模式，推動企業健康長期的發展。

3? ?結語

通過對合同管理的簡要分析，有助于合同管理人員及與工程參加的所有相關人員掌握合同管理的內容，在實踐中增加合同管理意識、提高合同履約質量、共同促進項目履約，有效減少或避免合同糾紛，為企業謀求最大利益，推動企業更好發展。

參考文獻：

[1]盧鵬超，李朋.淺談如何加強合同履約管理[J].現代商業，2012（7）

[2]唐健，邵成俊.加強合同管理，防范合同風險，維護企業權益[J].水力發電，2012（7）

[3]成虎，建筑工程合同管理與索賠[M].南京：東南大學出版社，2000.

[4]李啟明，呂恒林，等.土木工程合同管理[M].南京：東南大學出版社，2002.

[5]蔡云.現代建筑施工企業合同管理的完善[J].建筑經濟，2007（9）

[6]盧鵬超，李朋.淺談如何加強合同履約管理[J].現代商業，2012（7）

作者簡介：

余欣榮，女，工程建設管理公司合同采購管理室成員，2016年6月畢業于三峽大學工程管理系。

（中國電建集團中南勘測設計研究院有限公司，湖南 長沙 410000）